میز کارتان را مرتب کنید

به نظر می‌رسد که یکی از خصوصیات افراد پر مشغله، برخورداری از دفترهای کار آشفته و شلوغ است. به مجرد این‌که محیط کار شما کثیف شود و اسناد و مدارک در هم ریخته شوند، کارهای شما عقب می‌افتند و نظم و انضباط اولیه را از دست خواهید داد.
دلایل بسیار زیادی وجود دارند تا شما را قانع کنند که محل کار خود را مرتب نگه دارید. البته این امر تنها موجب دسترسی آسان شما به وسایل مورد نیازتان نمی‌شود، بلکه فواید بی‌شمار دیگری نیز دارد. تحقیقات نشان داده‌اند که محیط کار نا مرتب و بی نظم بر روی عملکرد ذهنی افراد تاثیر منفی می‌گذارد. در چنین شرایطی شما مجبور می‌شوید تا بیشتر از حد لازم از توانایی‌های خود استفاده کنید و تا به واسطه آن بتوانید لیاقت و شایستگی خود را به دیگران اثبات کنید.
متاسفانه در نظر بسیاری از افراد، سازمان یافتگی دفتر کار ارزش زیادی ندارد. به راحتی می‌توانید در اطراف خود افرادی را نام ببرید که تصور می‌کنند کنترل همه چیز را به عهده دارند، اما در واقع انسان‌های نامرتب و بی‌نظمی ‌هستند. البته در این میان استثناهایی هم به چشم می‌خورند. به‌طور مثال برخی از افراد هستند که شلختگی آنها با چشمان غیرمسلح نیز به وضوح آشکار است، اما این دسته از افراد از سیستم چیدمان شخصی خود دنباله‌روی می‌کنند. ادامه مقاله را بخوانید تا با نکته‌های جالبی در مورد سازمان بخشیدن به محیط کار فعلی خود بیشتر آشنا شوید.
● از سیستمی پیروی کنید که برای شما مفید باشد
آیا شما فردی هستید که توانایی به خاطر سپردن تاریخ‌ها را دارید؟ (البته به خاطر سپردن روز دقیق مهم نیست، فقط حدود آن مورد نظر است)، یا اینکه فردی هستید که بیشتر ترجیح می‌دهید بر طبق دسته‌بندی موارد مختلف کار خود را پیش ببرید؟ برای آن دسته از افرادی که به دسته‌بندی فکر می‌کنند، یک زونکن، پوشه و یا کلاسور، چاره کار است. با اتکا به این روش، این افراد به راحتی و تنها با یک نگاه سطحی به فهرست مطالب می‌توانند موضوع موردنظر خود را پیدا کنند.
عده دیگری از افراد نیز هستند که بر طبق اطلاعات زمانی سوژه‌ها را به خاطر می‌آورند. این دسته از افراد دسته‌بندی‌های ردیفی که به ترتیب از «الف» شروع شده باشد و به «ی» ختم شود را ترجیح می‌دهند. موفقیت این افراد، زمانی تضمین می‌شود که بتوانند موضوعات خود را با پیروی از زمان دسته‌بندی کنند. آنها وقایع را بر اساس زمان و یا تاریخ وقوع آنها به خاطر می‌آورند و معمولاً در دسته‌بندی تحمل بیشتری نسبت به گروه اول از خود نشان می‌دهند. دلیل این امر کاملا ساده و قابل فهم است: زمانی که پرونده‌های کاری بر روی میز شما چیده می‌شوند، قدیمی‌تر‌ها در جایگاه پایین‌تری قرار می‌گیرند.
سعی نکنید خودتان را مجبور به پیروی از روشی کنید که ذهن‌تان با آن هم‌خوانی ندارد. به جای این کار، شایسته است که از سیستم سازماندهی طبیعی و ذهنی خود کمک بگیرید و در محیط کار همان سیستم را به کار گیرید.
● در هر روز مقدار کمی از آن را انجام دهید
در خلال فواصل زمانی روزانه، برای خود وقتی را در نظر بگیرید و در آن به تمیز کردن محیط اطراف خود بپردازید. اگر احساس کردید چیزهایی به چشم‌تان می‌خورند که اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، می‌توانید آنها را در بایگانی بر طبق سیستم دسته‌بندی خود فایل‌بندی کنید.
اگر قسمت‌های کوچکی از این کار را به صورت روزانه انجام دهید و در طی هر روز تنها چند دقیقه از وقت خود را به این کار اختصاص دهید، به این نتیجه می‌رسید که در فضایی آکنده از نظم کار می‌کنید و همچنین می‌توانید در آینده در وقت خود تا اندازه بسیار زیادی صرفه جویی کنید.
● صبح یا بعد از ظهر این کار را انجام دهید
هر چند وقت یک بار دفتر کار شما نیاز به یک نظافت کلی پیدا می‌کند. شاید وسایل شما آنقدر بیش از اندازه روی هم انباشته شده باشند و یا آنقدر پرونده‌های دسته‌بندی نشده داشته باشید که برای مرتب کردن همه آنها نیاز به زیرمجموعه‌سازی هم پیدا کنید.هر کاری که انجام می‌دهید، فقط باید مطمئن باشید که به اندازه کافی بر روی آن وقت می‌گذارید. باید به این کار مانند سایر وظایف شغلی خود نگاه کنید. سعی کنید حداقل هر دو ماه یکبار یک بعد از ظهر و یا صبح را به طور کامل به انجام این کار اختصاص دهید؛ در اینجا باز هم باید تاکید کنیم که وقت کافی به این کار اختصاص دهید، چرا که این مطلب، امری نیست که بی حوصله و سرسری بخواهید آن را از سر خود باز کنید. با این وجود بازهم در مرتب کردن‌های روزانه باید سعی کنید فایل‌های مختلف را مجدداً چک کنید تا ببنید چیزی از قلم نیفتاده باشد و همه چیز در سر جای خود قرار گرفته باشد.
● موارد ضروری را در پوشه مخصوص به خود ذخیره کنید
مواردی که زمان تحویل آنها نزدیک می‌شود را باید در یک بخش جداگانه ذخیره کنید. آنها را در جایی بگذارید که در دسترس‌تان باشند. همیشه فضایی را برای موارد ضروری که ممکن است در آینده به آنها نیاز پیدا کنید، نیز در نظر بگیرید. این موارد باید از سایر مدارک جدا شوند و بر اساس «اولویت تحویل» دسته‌بندی شوند. حتماً تاکنون زیاد اتفاق افتاده است که زمان تحویل بسیاری از پروژه‌ها فرارسیده، اما به این دلیل که باید زیاد دنبال آنها بگردید، و یا فقط صرفاً به دلیل فراموشی، از انجام آن امور عاجز مانده‌اید.
● در صورت امکان از کپی‌های الکترونیکی استفاده کنید
درصد زیادی از درهم ریختگی روی میز شما به دلیل تعدد میزان کاغذها و پوشه‌های متنوع ایجاد می‌شود. هر گاه که برایتان مقدور بود، از مردم بخواهید تا مدارک خود را برای شما از طریق پست الکترونیکی ارسال کنند. سپس آنها را نامگذاری کنید و در فولدرهای جداگانه دسته‌بندی کنید. موتورهای جستجوی اینترنی از جمله گوگل می‌توانند در این زمینه امکانات بی‌نظیری را در اختیار شما قرار دهند. اما به هر حال شما باید نسخه تمام پرونده‌های خود را بر روی دیسک سخت کامپیوتر داشته باشید. اگر تنها به سیستم‌های طبقه‌بندی اینترنتی اتکا کنید، کار خطرناک پرریسکی را انجام داده‌اید، بنابراین بهتر است کمی وقت بگذارید و فایل‌های خود را بر روی رایانه شخصی سازماندهی کنید.
اگر به اندازه کافی وقت در اختیار دارید، سعی کنید برخی از پرونده‌های خود را اسکن کرده و در کامپیوتر نگهداری کنید. شاید این کار برای برخی از افراد دیوانه کننده باشد، اما باید توجه کنید که این امر یکی از گام‌های ضروری برای رعایت نظم و ترتیب است.
● از یک تقویم رومیزی استفاده کنید
ممکن است برخی از افراد از خود سؤال کنند: در جایی که می‌توانند از تقویم‌های داخل رایانه شخصی خود استفاده کنند، چرا خود را به زحمت بیندازند و از تقویم رومیزی استفاده کنند؟ پاسخ سوال آنها این است که: تقویم رومیزی درست در مقابل چشمان‌تان قرار دارد.
سعی کنید زمان دریافت هر پرونده و همچنین تاریخ تحویل آن را بر روی تقویم خود یادداشت کنید. همچنان که به مرور زمان میزان پرونده‌های ضروری روی میز شما زیاد می‌شود، به راحتی می‌توانید به تقویم مراجعه کرده و با خیال راحت همه امور را انجام دهید. اگر زمان تحویل و کاری که باید انجام دهید، همواره در مقابل چشمان‌تان قرار گیرد، امکان فراموشی به صفر می‌رسد.

منبع : روزنامه ایران