کارگروهی و معجزه در بنگاه های اقتصادی

شرکت کارت هال مارک (Hall mark) یکی از بزرگ ترین تولیدکنندگان کارت های تبریک است. این شرکت در کانزاس سیتی امریکا قرار دارد. در دهه ۱۹۸۰ آقای رابرت استارک و تیم مدیریتی ایشان اعلام کردند که این شرکت با یک بحران بزرگ روبه رو شده است. تغییرات و همچنین رقابت های شدید به این معنی بود که آنها باید هرچه سریع تر جدید ترین نوع کارت های شان را روانه بازار کنند. متقاضیان خواستار تنوع بیشتری بودند.
فروشندگان جزء نیز برای تامین هزینه های خود مجبور به فروش کارت های بیشتری بودند. در این زمان بود که وحشت فراوانی آقای استارک را در برگرفت که آیا او می تواند شرکتی را با حدود ۸۵ سال قدمت در این زمینه از این بحران نجات دهد؟ در دو سه سال گذشته در دهه ۸۰ حدود
دو سوم از زمان صرف ایجاد خلاقیت و برنامه ریزی در مورد مضمون کارت ها و توسعه بازار می شده است.
فرآیند تولید و ارائه کارت های جدید باعث ایجاد یک سلسله مراتب طولانی شده بود. گروهی مشغول به طراحی کارت ها بودند. نویسندگان مطالب کارت ها را می نوشتند و باز در پایان در پی تقاضای بازار و ارزیابی آن بودند. همزمان جلسات متعددی نیز در گروه مدیریتی تشکیل می شد تا بتوانند برنامه ریزی بهتر و دقیق تری برای این تحولات داشته باشند. قبل از اینکه یک کارت به بازار عرضه شود در حدود ۲۵ مدیر مختلف در مراحل مختلف آنها را کنترل و امضا می کردند. آقای استارک به منظور سهولت در کار تولید کارت های جدید سبک قدیمی را تغییر داده، تمامی افراد مسوول را در یک جا متمرکز و کار را به صورت تیمی آغاز کرد.
براساس برنامه آقای استارک هنرمندان، نویسندگان، طراحان و بازاریابان که تا قبل از آن در واحدهای مختلف و برخی در ساختمان های جداگانه بودند یکجا جمع شدند تا یک کار گروهی را آغاز کنند. به جای اینکه مدیران نظرات و انتقادات خود را به شیوه قدیم از یک بخش به بخش دیگر اعلام کنند در این حالت به صورت مستقیم و رو در رو به بررسی نظرات و پیشنهادات می پرداختند و به جای اینکه مدیران هر قسمت پس از پایان هر کار آن را تایید و امضا کنند، اعضای گروه خود درباره تغییرات ضروری محصول تصمیم می گرفتند و در صورت نیاز به آن می پرداختند. این شیوه جدید کاملاً با شیوه قدیمی تولید کارت در این شرکت بزرگ در تناقض بود. این گروه در کمتر از یک سال با این شیوه بیشترین و جدید ترین کارت ها را به بازار ارائه کرد.
این شیوه نه تنها به افزایش تولید کمک کرد بلکه باعث شد تا کیفیت کارت ها نیز به بهترین شکل افزایش یابد. رضایت گروه اعم از نویسنده و طراح و... نیز بسیار بیشتر از گذشته بود. استارک بر این باور است که «شما باید با مردم درباره کارهایی که انجام می دهند صحبت کنید.» رابرت استارک نه تنها از گروه و تیم خود بهترین استفاده را کرد و بهترین تولید و خدمات را ارائه داد بلکه نیازهای مشتریان را نیز تامین کرد. بسیاری از شرکت های بزرگ و کوچک نیز برای به دست آوردن منافع بیشتر از این شیوه استفاده می کنند.
در این جا می خواهیم ضمن بررسی چگونگی گروه ها و تیم ها تاثیرات آنها را در بهبود و پیشرفت کارها مورد ارزیابی قرار دهیم. می خواهیم در مورد عوامل موثر بر افزایش بازدهی گروه و همچنین شیوه های مختلف که مدیران می توانند به وسیله آنها انگیزه را در افراد گروه بالا ببرند تا بتوانند به اهداف سازمان ها دست یابند بحث کنیم. در خاتمه
در خواهید یافت که مدیریت موثر گروه ها و تیم ها کلید طلایی برای اجرای بهتر و به دست آوردن بالا ترین میزان منفعت است.
● گروه ها، تیم ها و تاثیرات سازمانی
یک گروه متشکل از ۲ یا چند نفر است که با هم در ارتباط بوده و با تاثیر بر یکدیگر می خواهند به یک هدف مشترک برسند.
یک تیم گروهی است که اعضای آن به شدت با یکدیگر کار می کنند تا به یک هدف خاص و مشخص دست یابند. با این تعاریف تمامی تیم ها می توانند گروه باشند ولی تمامی گروه ها تیم نیستند. دو مشخصه یی که باعث تمایز گروه و تیم می شود عبارتند از؛
۱) همکاری هدف دار و تعامل نزدیک
۲) داشتن هدف مشخص
همان گونه که در قبل توضیح داده شد در شرکت کارت هال مارک اعضا به صورت تیم کار می کنند
چرا که به شدت با یکدیگر همکاری می کنند تا به یک هدف خاص که آن هم تولید کارت های جدید و ارائه موفق آن به بازار است دست یابند. در عوض گروهی از حسابدارانی که در یک شرکت کار می کنند به عنوان «گروه» هستند زیرا اگر چه آنها با یکدیگر در تماسند که به اهدافی مثل به روز نگهداشتن حساب ها، رضایت مشتری و... برسند، اما آنها به عنوان یک تیم با هم کار نمی کنند زیرا در کار آنها تعامل شدید وجود نداشته و هر یک برای تامین نیازها و اهداف خود تلاش می کنند.
از آنجایی که تمام تیم ها گروه نیز هستند هرگاه نامی از گروه در این جا برده شود منظور هم تیم و هم گروه است. همان گونه که ممکن است فرض کنید چون اعضای یک تیم به شدت با یکدیگر کار می کنند شکل گیری آن مشکل است و ممکن است زمان زیادی صرف شود تا اعضای تیم یاد بگیرند با یکدیگر به طرز موثری کار کنند. گروه ها و تیم ها می توانند در دستیابی سازمان به منافع بیشتر کمک کنند. آنها می توانند؛
۱) کمیت و کیفیت کار را افزایش دهند.
۲) سطح رضایتمندی مشتریان را افزایش دهند.
۳) ابتکار و نو آوری را افزایش دهند.
۴) باعث افزایش انگیزه و رضایت کارفرما شوند.

محمد ایازی،علی فتح الله زاده خویی

منبع : روزنامه اعتماد