برنامه ریزی جهت زمانهای وقفه کاری !

یکی از مشکلات کارکنان در محیط های کاری ، زمانبندی صحیح و منظم کارهای روزانه می باشد . مواردی از قبیل رفت و آمد مکرر مراجعه کنندگان ، تلفن های پی در پی ، احضار کارمند توسط کارفرما یا مراجعات سایر کارکنان و .... ،شاید هیچگاه در برنامه روزانه افراد منظور نگردد اما مطمئناً موجب بروز وقفه در این زمانبندی خواهد شد. با توجه به ماهیت این گونه امور که غیر قابل پیش بینی می باشند از این رو به ً زمانهای وقفه کاری ً اشتهار دارند . تحقیقات نشان داده است که عوامل پیدایش زمانهای وقفه ، در بیشتر مواقع نه تنها از لحاظ موضوعی ارتباط چندانی با وظائف یک کارمند نداشته بلکه در زمان بروز ، موجب می گردند تا کارمند به طور کلی از فعالیت در حال اجرای خود دست کشیده ، تمرکز خود را بر روی موضوع قبلی از دست داده و با جدیت تمام به موضوع جدید رسیدگی نماید .جالب است بدانید ، طبق محاسبات انجام گرفته ، حدوداً ۲۰ دقیقه طول می کشد تا کارمند در صورت بازگشت به کار قبلی خود ، تمرکز خود را بر روی آن موضوع بازیابد .
حال بایستی به میزان ساعات تلف شده در هر روز کاری فکر کنیم و متوجه شویم که چگونه مراجعات مکرر نامربوط و یا در برخی اوقات مرتبط اما بد موقع همکاران و یا مراجعه کنندگان ، تا چه حد وقت ارزشمند ما را از بین می برد !
راه حل چیست ؟ آیا بایستی این زمانهای وقفه را در هر روز کاری داشته باشیم و یا در زمان برخورد با امور پیش بینی نشده و غیر منتظره ، از انجام آن سر باز زنیم ؟ به نظر شما کدام یک صحیح تر است ؟طبق بررسیهای صورت گرفته هیچ کدام از این دو روش راه حل مناسبی نمی باشند . یکی از راه حلهای ساده جهت جلوگیری از ایجاد وقفه کاری ، این است که در طول روز وقت مشخصی را جهت مشاوره با رئیس یا کارفرمای خود و یا جهت بررسی مشکلات کاری همکاران و یا مراجعه کنندگان به آنان اعلام و در جدول روزانه فعالیتهای خود درج نمائیم ، به نحوی که عملاًَ در آن زمانها کار دیگری انجام ندهیم .با این کار رسماً به همکاران و مراجعه کنندگان خود اعلام می کنیم که وقتی را جهت بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و یا حتی مشاوره ، به آنها تخصیص داده ایم و آماده همکاری با آنها هستیم . خواهید دید که پس از مدتی آنها نیز به این شیوه عادت نموده و برنامه منظم تر و منسجم تری به فعالیتهای روزانه خود می دهند .اما سوالی که بیش از همه مطرح است این است که : چه مقدارزمان وقفه در برنامه زمانبندی روزانه می تواند مناسب باشد ؟ البته پاسخ این سئوال از شخصی به شخص دیگر متغیر می باشد . اما آنچه که مسلم است ، این زمان بایستی مناسب و به اندازه ای باشد که کارمند در طول مدت آن احساس راحتی نماید . به طور مثال اگر شما یک نیروی تازه کار در سازمان هستید یقیناً در طول روز چند دقیقه ای بیش ، به زمان وقفه نیاز ندارید ، این در حالی است که مدیر سازمان ممکن است در هر روز بیش از چند ساعت از وقت خود را به این کار اختصاص دهد . در یک قاعده کلی ، پیشنهاد می گردد که زمان وقفه کمی قبل و یا بعد از زمان صرف نهار یعنی در ساعات میانی روز کاری باشد ، تا حداقل کارمند مطمئن باشد که بخشی از فعالیتهای روزانه خود را به نحو احسن انجام داده است و با خیالی آسوده می تواند پاسخگوی مراجعان خود باشد .
نویسنده : Eric Plantenberg
مترجم : راضیه بیگم سبحانی – کارشناس انفورماتیک مجتمع فارس
منبع : WWW . sideroad . com

منبع : پایگاه اطلاع رسانی وزارت نیرو