آسیب شناسی انتخاب روابط عمومی های برتر

● مقدمه
برگزاری جشنواره های انتخاب روابط عمومی های برتربرای سازمان ها و مؤسسات اجرایی، کارکردهای متعددی را به همراه دارد که واحدهای ستادی با هدف معرفی، پشتیبانی و ارتقای فعالیت واحدهای اجرایی استانی به برگزاری جشنواره ها می پردازند و به عبارتی برگزاری چنین مراسمی مقوم وحمایت کننده واحدهای اجرایی استانی است تا وظیفه ای خاص برای واحدهای ستادی.
● کارکردهای جشنواره:
با توجه به مقدمه فوق مهمترین کارکردهای برگزاری جشنواره انتخاب روابط عمومی های برتر عبارتند از:
▪ کارکرد آموزشی
▪ کارکرد ارزیابی
▪ کارکرد ارتباطی
▪ کارکرد انگیزشی
کارکرد آموزشی جشنواره های انتخاب روابط عمومی های برتر استانی از طریق تنظیم دستورالعمل ها وتعیین چارچوب های ارسال آثار و مشارکت در جشنواره و اعلا شاخصهای اصلی داوری و ارزیابی فعالیت ها تحقق می یابد و به دنبال هدفمند سازی؛استاندارد سازی و تقویت برنامه های روابط عمومی سازمانها براساس چارچوب های حرفه ای و علمی روابط عمومی است.
کارکرد ارزیابی جشنواره انتخاب روابط عمومی های برتر،به دنبال شناخت نقاط قوت وضعف،فرصت ها وتهدیدها در عملکرد واحدهای روابط عمومی است تا از این طریق سازمان ها و دستگاههای اجرایی جایگاه و موقعیت خودشان را در مقایسه با سایر واحدهای سازمانی به محک آزمون گذارند.
کارکرد ارتباطی جشنواره انتخاب روابط عمومی های برتر شامل ارتباط و انتقال تجربیات کارشناسان ومدیران روابط عمومی استان ها با یکدیگر و ازسوی دیگر حساس سازی و برانگیختن توجه نظام مدیریتی و بخش های مختلف سازمان به اهمیت و جایگاه فعالیت واحد روابط عمومی در سازمان است و مشارکت در آن نوعی رسالت و تعهد صنفی برای کارگزاران روابط عمومی است.
بالاخره کارکرد انگیزشی به عنوان آخرین کارکرد در جشنواره انتخاب روابط عمومی های برتر است تا سازمان ها و دستگاههای اجرایی در یک فضای رقابتی سازنده برترین آنها گزینش شوند.بدیهی است داوری جشنواره از مجموعه آثار رسیده تابع متغیرهای متعددی (کیفیت،کمیت،زمان،نحوه ارائه،تعداد بخشهای شرکت در جشنواره،سطح شرکت کنندگان و رعایت استانداردهای حرفه ای) است و فقط تعداد محدودی که توانمندی و امتیاز بیشتر را در مقایسه با یکدیگر کسب کنند انتخاب میشوند و عدم انتخاب آنان نباید شاهدی بر ضعف یا ناکارآمئدی سازمانهای فوق تصور شود و از طرفی انتظار می رود سازمانها نیز مشارکت در این جشنواره ها را به عنوان یک وظیفه صنفی و حرفه ای برای خود در نظر بگیرند تا فقط کسب رتبه و نتیجه زیرا کسب یا عدم کسب رتبه در واقع هردو فرصت هایی را برای توسعه روابط عمومی در سازمان مهیا می سازند وحتی سازمان هایی که موفق به کسب رتبه نمی شوند با یک برنامه ریزی ارتباطی شایسته و هدفمند می توانند نگرش نظام مدیریتی در زمینه توانمند سازی،اصلاح سیستم ها و روشها در روابط عمومی و طرح مطالبات خود جلب نمایند.
● مشارکت سازمانها در برگزاری جشنواره:
مشارکت سازمان ها در برگزاری جشنواره های روابط عمومی برتر،تابع تصورات ونگرشهای شرکت کنندگان و میزان حمایت و نگرش نظام مدیریتی به این امر است و عموماً شرکت کننگان و نظام مدیریتی فقط بر اساس کارکرد چهارم(انگیزشی) تصمیم به مشارکت در این جشنواره ها می نمایند و سایر کارکردها مغفول می ماند.
متأسفانه شواهو آمارهای مربوط به برگزاری جشنواره های انتخاب روابط عمومی های برتر،گویای این مسأله است که سازمانهای زیربط، آگاهی و یا احساس نیاز کمتر به کارکردهای فوق دارند و تصور می کنند این فقط جزو وظایف ستادی شرکت است وآنها در صورتی که تمایل داشته باشند پس از بارها مکاتبه،تماس تلفنی،تمدید مهلت تصمیم میگیرند که در آن مشارکت کنند فارغ از اینکه برگزاری جشنواره انتخاب روابط عمومی برتر و استمرار آن به عنوان یک وظیفه وتعهد سازمانی مشترک با کارکردهای چهرگانه فوق برای واحدهای استانی در بلند مدت به مراتب اهمیت بیشتری دارد.
جمع بندی مشارکت شرکت های آبفا و آبفار نشان می دهد بین یک ششم تا یک سوم شرکت های فوق در جشنواره ها شرکت داشته اند و در بهترین وضعیت(۳۲ شرکت) در چهرمین جشنواره شرکت کرده اند ودر مجموع روند صعودی مشارکت در جشنواره مشاهده می شود که می بایست تلاش بیشتری در این زمینه انجام گیرد همچنین از لحاظ مشارکت ،استان های محدودی به صورت مستمر و پیوسته در همه جشنواره ها شرکت کرده اند و به عبارتی براساس کارکرد انگیزشی فقط در دوره های مختلف جشنواره شرکت کرده اند و سایر کارکردهای آن مغفول مانده است .
● نقاط قوت برگزاری جشنواره ها:
تلاش برای ارتقاء و بهبود شاخص های فعالیت های کیفی روابط عمومی از جمله مهمترین مزایای برگزاری چشنواره روابط عمومی های استانی بوده است:
در سطح ستاد:
۱) تدوین شاخص ها و ضوابط اجرایی برگزاری جشنواره با همکاری استان ها
۲) تدوین شاخص های ارزیابی و قضاوت آثار جشنواره
۳) سطح بندی سازمان ها در ۳ گروه بر اساس توان و امکانات سازمانی
۴) ارتقاء کیفی گروه داوری آثار در ارزیابی اولیه و ثانویه
در سطح استان ها:
۱) رشد و پیشرفت کیفی بخش ارتباطات الکترونیک،پژوهش و امور تبلیغی در چهر دوره جشنواره
۲) تبادل، انتقال تجربیات و ارتباطات انسانی مناسب بین کارگزاران روابط عمومی استان ها
در سطح مدیران سازمان:
۱) آشنایی و نگرش نسبی مساعد نظام مدیریتی به جایگاه و کارآمدی روابط عمومی در سازمان با توجه به تأکید مقام رهبری و آئین نامه اجرایی روابط عمومی
۲) امکان رایزنی و ارتباط برخی مدیران عامل/ ارشد سازمان در این مناسبت ها
● نقاط ضعف:
هر موقعیت سازمانی می تواند نقاط ضعف و محدودیت هایی را بدنبال داشته باشد که شایسته است برنامه ریزان و دست اندرکاران سازمان نسبت به رفع و کاهش محدودیت های موجود در این زمینه اقدام نمایند.
۱) در سطح ستاد:
▪ محدودیت تشکیلاتی،حقوقی و مالی برگزاری جشنواره روابط عمومی های استانی
▪ عدم باور و آشنایی مدیران میانی و ارشد با کارکردهای برگزاری جشنواره روابط عمومی های استانی
▪ عدم همکاری استان ها برای مشارکت فعال در این زمینه و تعهد حرفه ای به روابط عمومی
۲) در سطح استانها:
▪ تصور و انتظار ویژه نظام مدیریتی برای کسب رتبه به عنوان شرط مشارکت در جشنواره روابط عمومی ها
▪ عدم وجود زیرساخت و امکانات فعالیت حرفه ای روابط عمومی بویژه در گروه ب –ج
▪ وابستگی بیش از حد به منابع درون سازمانی و عدم استفاده از توان بخش خصوصی برای پیشبرد فعالیت های سازمان
▪ عدم تنوع و خلاقیت در فعالیت های سازمانی و گرایش به فعالیت های روزمره و ضعف روابط عمومی ها در بخش ایده برتر و مدیریت مصرف
▪ عدم ارسال تولیدات فرهنگی – تبلیغی در موعد مقرر و ارائه بسته بندی نامناسب و نداشتن مرزبندی نامشخص در عرصه محصولات مئیریت مصرف،انتشارات و امور تبلیغی
▪ شرکت ناقص استان ها در بخش های مختلف جشنواره و عدم مستندسازی (بویژه در بخش ارتباطات رسانه ای و ارتباطات مردمی) شواهد و الگوهای ارائه شده به جشنواره
▪ کارهای تکراری سالهای گذشته یا سازمان های دیگر
۳) در سطح مدیران سازمان:
▪ فاصله بین گفتار و عمل مدیران سازمان در باب اهمیت و جایگاه روابط عمومی
▪ عدم پیش بینی ساختار،تشکیلات،بودجه،نیروی انسانی و امکانات مورد نیاز برای تحقق انتظارات متصور از روابط عمومی ها
▪ عدم برون سپاری فعالیت های روابط عمومی ها
▪ دخالت دادن دیدگاه ها و نگرش های شخصی در مسایل کارشناسی روابط عمومی
▪ بی ثباتی و تغییرا مدیریتی
● پیشنهادها:
۱) تدوین ومکتوب کردن استانداردها و شاخص های نهایی قضاوت آثار و ابلاغ آن به استان ها
۲) تعیین تقویم زمانی چندسالانه برگزاری جشنواره و الزام قانونی مشارکت کلیه استان ها در آن
۳) بهره گیری از توان و امکانات برون سازمانی برای توسعه روابط عمومی
۴) طراحی و تدوین ساختار،تشکیلات مورد نیاز متناسب با سطوح روابط عمومی در شرکت های آب و فاضلاب کشور
۵) ارتباطات انسانی آموزش و توانمند سازی کارشناسان و مدیران روابط عمومی
۶) فعال سازی کمیته های کارشناسی موجود در سازمان برای تبادل و انتقال تجربیات
۷) شناسایی و توسعه زمینه های ارتباطی با اساتید دانشگاه، رسانه ها، اصحاب هنر، ورزش،نمایندگان مجلس و رهبران فکری برای معرفی سازمان
۸) تهیه فراخوان و حمایت از کتب،مقالت و پایان نامه در مورد عملکرد بخش های مختلف سازمان و قرار دادن این اطلاعات در وب سایت خبری شرکت و نشریات درون سازمانی
۹) توجه به اصل شایسته سالاری، روحیه مردم گرایی و داشتن تخصص روابط عمومی برای مدیران و کارشناسان سازمان
۱۰) انجام تمهیدات لازم برای تفهیم توانمندی های روابط عمومی به مدیران ارشد سازمان ها و دعوت آنان در نشست های روابط عمومی
۱۱) توجه و تأکید بیشتر بر نقش مشاوره، راهنمایی فکری و امر پژوهش در فعالیت های روابط عمومی بصورت مستمر
۱۲) احترام به خلاقیت ها و استعدادهای انسانی، ایده برتر و پرهیز از فعالیت های کلیشه ای و یکنواخت
۱۳) یافتن مکانیسم و سازو کارهای اجرایی فعال سازی نظام پیشنهادات،مشارکت و احساس تعلق به سازمان در کارکنان
۱۴) تقویت ارتباطات درون سازمانی علاوه بر ارتباطات رسانه ای و مردمی
۱۵) تقویت بخش مستندسازی در فعالیت روابط عمومی و دیگر بخش های سازمان
۱۶) اصلاح و بازنگری مجدد در سطح بندی سه گانه روابط عمومی سازمان برای افزایش انگیزش سازمان های کوچک با منابع محدود

http://pr-so.blogfa.com/