آشنایی با وظایف اصلی مدیریت سایت Webmaster در به روزرسانی وب سایت یا وبلاگ

اگر شما یک کاربر حرفه ای اینترنت هستید که روزانه حداقل بین ۵ تا ۱۰ سایت را می بینید به طور متوسط هر روز با چند سایت مواجه شده اید که لینک های موجود در آن قدیمی است؟ چند سایت را می شناسید که صفحات موجود در آن ماه ها است بروز نشده اند؟ آیا سایت هایی را که title یا عنوان ذکر شده در نوار عنوان آن ها ۱ New page می باشد، دیده اید؟ آیا تا به حال به مدیر سایتی ایمیل زده اید که هیچ پاسخی از آن دریافت نکرده باشید؟ چقدر از انتقادات شما از وب سایت ها با استقبال webmaster سایت مواجه شده است؟ احتمالا شما تعداد زیادی سایت را با مشخصات ذکر شده می شناسید که ضعف های موجود در آن ناشی از کوتاهی webmaster آن می باشد.
● مدیریت سایت Webmaster کیست چه وظایفی دارد ؟
Webmaster یا مدیریت سایت، به تعریفی شخصی است که وظیفه کنترل وب سایت و صحت عملکرد آن را برعهده دارد. البته در بعضی از مقالات به هر کسی که کاری برای یک وب سایت انجام می دهد webmaster می گویند. مثلا حتی به کسی که اطلاعات یک وب سایت را تایپ و ارسال می کند webmaster می گویند. اما به عقیده من به چنین شخصی فقط می توان یک (کاربر ارسال داده -ftp- user) ) اطلاق کرد و وظایف webmaster بیشتر از تایپ کردن اطلاعات و یا حتی چینش عکس، تصاویر و متن است.
در این مقاله سعی شده است وظایف مهم یک webmaster بیان شود:
▪ اهم وظایف یک مدیر وب سایت Webmaster
۱) بررسی وضعیت سرور( هاستینگ) سایت ( درست کار کردن، کندی و یا ترافیک آن):
این وظیفه ملزم به حوصله ؛ آگاهی فنی و آشنایی با ابزار کار و نرم افزارهای ملزومی است تا مدیروبسایت بتواند به راحتی و با کمترین خطا مورد را دنبال کند.
۲) پاسخگویی و تشکر از email های کاربران و تهیه آرشیو از آن ها
پاسخگویی را هرگز فراموش نکنید به هرمیزان پاسخگویی اتان بیشتر باشد در نتیجه ارتباطتان با کاربران دوسویه تر خواهد شد سعی کنید یک فضای کامل تعاملی ایجاد کنید ؛ به تمام سوالات ؛ نظرات و پشنهادات پاسخ کتبی بدهید حتی اگر به دردتان نمی خورد یا موردی نداشت لااقل موضوع را مودبانه و متین مطرح کنید در خصوص آرشیو نظرات هم اولیت کمتر دارد اما لااقل می توانید کارنامه درخشان خود را نگاه کنید ؛ شاید جالب باشد که برای کارها مختلف و نیازها مختلف یک ای دی و صندوف الکترونیکی خاص و صفحه خاص مهیا کنید تا به مسوول مربوطه دسترسی مستقیم باشد سعی کنید دروبسایت خود صندوف پستی مشهور روابط عمومی وبسایتها یا Info به آدرس [e-mail] حتمی راه اندازی کنید برای تمام کاربران این ایمیل برای هر وبسایت مشهور است و اولین صندوق پستی که حدس زده می شود info خواهد بود البته صندوق پستی مانند Webmaster یا master و یا sapourt نیز توصیه می شود. حتمی یک ایمیل برروی وبسایتها بین المللی مانند سرویس ایمیل یاهو یا سرویس گوگل جی میل مهیا سازید تا در وصرت ایجاد مشکل فنی یا هک وبسایت کاربران بتوانند با شما تماس بگیرند.
۳) تهیه بانک اطلاعاتی از کاربرانی که به سایت email می زنند( جهت اطلاع رسانی).
نرم افزارها و وبسایتها با سرویسهایی موسوم به خبرنامه وجود دارد که می توانید با بهره از آن ضمن دخیره کامل مشخصات یک باشگاه مجازی برای وبسایت خود تهیه نموده و یک ارتباط فوری با کاربران داشته باشید دوتوصیه ؛ سعی کنید کمتر مزاحم اعضا شوید و حتمی تمام مواردی که برایشان پست الکترونیکی ارسال می شود را قبل از ثبت نام مشروط اعلام کنید ؛ توصیه دوم مهم است هرگز و هیچ عنوان مشخصات شخصی کاربران خود را در اختیار دیگران قرار ندهید حتی اگر دو وبسایت دارید حق ندارید اعضا یک وبسایت را در وبسایت یا وبلاگ دوم اشتراک دهید. به خصوص در خصوص صندوق پست الکترونیکی کاربران حساس باشید .
۴) بررسی صحیح بودن لینک های موجود در سایت.
این نکته نشان از حرفه ای بودن فضای وبسایت شما دارد ؛ فراموش نکنید یک مجموعه لینک آنهم در مورد تخصصی و به صورت اختصاصی می تواند ترافیک جالبی را به سوی وبسایت سرازیر کند به همین میزان لینک های شکسته یا ناصحیح با ایجاد فضای غیرحرفه ای اعتماد کاربران و خود کاربران را از شما می گیرید موتور جستجو هم به لینکهای شکسته و لینک به صفحات غیرفعال حساس است .
۵) بررسی عناوین (title ) صفحه ها ( که در نوار آبی بالای صفحه سایت نوشته می شود.)
این نکته نشان از حرفه ای بودن فضای وبسایت شما دارد؛ البته سعی کنید یک عنوان مناسب و درخور شان وبسایتتان قرار دهید تا این فضای حرفه ای حفظ شود و کاربر نیز بتواند به راحتی شما را در میان صفحات باز کرده بیابد ؛ مهمترین عاملی که موتور جستجو در ذخیره صفحه وبسایت شما دارد عنوان آن است این امر را با وسواس دنبال کنید؛ یکی از مواردی که کمتر توجه می شود اکثر مرورگرهای اینترنتی برای ذخیره صفحات از عنوان صفحه به عنوان نام صفحه بهره می برد پس کاربر را کمک کنید. سعی کنید عنوان صفحات دوم و فرعی هم متناسب و به طور خردمندانه یک عنوان مناسب و پویا داشته باشد. عنوان متحرک خیلی زشت ؛ غیرحرفه ای و برای موتورجستجو ناخوش آیند است.
۶) بررسی اشکالاتی که بازدیدکنندگان سایت مطرح می کنند و رفع آنها.
به عبارتی بهترین گزارشگران از اشکالات و نقاط ضعف است که کاربران به شما گوشزد می کنند یک صفحه جداگانه برای ارسال راحت نظرات و پشنهادات با عنوان گزارش اشکالات بگذارید ؛ سعی کنید اشکلات را دنبال کنید تا رفع شود و از طرح مشکل توسط کاربر نیز به صورت رسمی و با یک نامه الکترونیکی یعنی ایمیل تشکر کنید حتی اگر حق با کاربر نباشد و یا اینکه مشکل فنی قابل رفع نباشد مثلا ممکن است یک بازدیدکننده بگوید وبلاگ فن آوری اطلاعات یزد با مرورگر مولیزا با مشکل قابل رویت است خود هم می دانیم اما بارها رسمی تذکر داده ایم مشکل قالب را نتوانستم رفع کنیم اما حق را به آنها دادیم.
۷) ثبت نام سایت در موتورهای جست و جو.
اکثر موتور جستجو به صورت خودکار شما را پیدا می کنند به خصوص اگر در صفحات وبسایتها قدیمی تر شما معرفی شوید اما می توانید از ابزارها و سرویسهای موجود برای ثبت نام صحفات وبسایت در موتورجستجوها بهره ببرید به خصوص برخی از موتور جستجو تنبل مانند یاهو که دیربه سراغتان می‌آید البته ثبت نام صفحه اصلی وبسایت به صورت کامل کافی بوده و احتیاجی به ثبت نام تمام صفحات وبسایت ندارید.
۸) بالا بردن رتبه سایت در موتور جست و جو.
بالابردن رتبه وبسایت را به دانش و علم به نام Seo یاد می کنند اکثر موتورهای جستجو برای جلوگیری ار فریب کاری کاربران در دستکاری نتایج و ایجاد نتایج غیرمنطقی منتطق و طرز رتبه بندی موتورجستجو خود را کامل اعلام نمی کنند اما برخی از موارد را رعایت کنید به طور حتم موتورجستجو بیشتر شما را خواهد شناخت مانند انتخاب عنوان صفحه مناسب برای صفحات خود بر مبنای کلمات کلیدی صفحات که قبلا گفتم می تواند کمک شایانی به شما انجام دهد.
۹) بررسی منابع ورود کاربران به سایت .
نرم افزارها و وبسایتها با سرویسهایی موسوم به استات Stat یا همان شمارنده ها وجود دارد که به شما این امکان را می دهد که بنا به درخواستتان تمام وضعیت کاربران و بازدیدکنندگان را برمبنا ساعت ؛ روز ؛ ماه و سال دنبال کنید یکی از موارد منابع ورورد کاربران به صفحات شما است ؛ نیمی از کاربران با لینک مستقیم وبسایت شما در دیگر وبسایتها یا انتهای مقالات به عنوان منبع شما را بازدید می کنند این نکته شما را بادوستانتان روبرو می کند.
من به شما وبسایت پرشین استات به عنوان یک شمارنده حرفه ای به زبان فارسی با تمام امکانات موردنیاز از گروه وبسایتهای پرشین بلاگ معرفی میکنم البته شمارنده حرفه ای فارسی وبگذر هم مناسب خواهد بود آدرسش را دارید:
۱۰) بررسی و گسترش کلمات کلیدی که در موتورهای جستجوگر سایت آن را می شناسند.
این موردهم جز ابزار شمارنده های حرفه ای است موتورهای جستجو نیز کمک شایانی در یافتن وبسایت شما برای کاربران انجام می دهد حتمی دنبال کنید کاربر چه کلمه را جستجو نموده تا به وبسایتان رسیده است این نکته هم مهم است که رتبه چندمین در تنیجه بودید و در آخر تعداد آن هم دنبال کنید این امر علاوه بر نشان دادن نیاز و جستجو کاربران به شما سوژه ناب می هد.
۱۱) بررسی صفحات پر بازدید کننده سایت و بهبود آن ها.
این موردهم جز ابزار شمارنده های حرفه ای است ؛ منظورم بسیار ساده است شما می توانید با این موضوع ضمن آگاهی از نیاز کاربران خود ؛ طیف مخاطبین خود را بیابید و با گرفتن سوژه جدید در دنباله عمکلرد خود به موضوع پربازدیدکننده بیشتر بپردازید اگر موضوع یا مقاله خاصی است سعی کنید بازهم از آن مطلب بدهید اگرهم یک خبر یا یک موضوع خاصی است سعی کنید بیشتر بدان بپردازید ؛ اینترنت چیست ؛ بررسی تاریخچه شبکه جهانی اینترینت پربازیدکننده ترین صفحه و مقاله بازدید شده در وبلاگ فن آوری اطلاعات است.
۱۲) بررسی صفحاتی که کاربران با دیدن آن صفحه از سایت خارج می شوند.(Exit page)
این موردهم جز ابزار شمارنده های حرفه ای است ؛ منظورم بسیار ساده است شما می توانید دو نکته حرفه ای را دنبال کنید ابتدا اینکه برخی از مطالب جالب نیست و باعث فراری بازدیدکننده شما می شود دوم هم نقطه آغاز رسیدن به وبسایت شما مهم است نقطه انتهایی و آخر وبسایت شما هم به همین میزان مورد توجه است.
۱۳) درک نیاز مخاطبان سایت از طریق هماهنگی بین نام سایت و کیفیت مطلوب.
در فضای وبسایتهای حرفه ای و بین المللی این امر به طور خاص دنبال می شود حتی برخی ازوبسایتها به کاربران اجازه می دهد که قالب را تنها برای خودشان عوض کنند این امر باعث به وجودآمدن صفحه شخصی یا My Home با امکان چیدمان سرویسها و خدمات وبسایت با نیاز و علاقمندی کاربر این امر رابرجسته نموده است که MY Yahoo معروفترین این خدمات است. البته این امر تنها در مورد خدمات نیست باید تمام مخاطبین خود را بشناسید ؛ با تمام تلاش و کوشش نیازهای هریک را پیدا کنید وسعی کنید تا حد امکان مهیا سازید اینقدر بگویم که حتی اگر نیاز شد با توجه به اوج بازدید و مخاطبین خود به روزرسانی را در ساعات و زمانهای مقرر خاص دنبال کنید.
۱۴) بررسی گستردگی جغرافیایی بازدیدکنندگان سایت، به علل آن و گسترش آن.
این موردهم جز ابزار شمارنده های حرفه ای است ؛ منظورم بسیار ساده است البته در برخی موارد جغرافیا بازدید خیلی مهم است ؛ یکی از موارد تبلیغات است یک شرکت استانی در یزد نمی خواهد تبلیغاتی در سراسر کشور داشته باشد پس باید بداند چند نفر از یزد بازیدکننده دارید ؛ از موارد دیگردلیل گسترش مخاطب در جغرافیا خاص می تواند در تجریه و تحلیل کارکرد و کارنامه وبسایت شما موثر و مفید باشد.
۱۵) نظرخواهی در مورد گرافیک و طراحی وب سایت و سرعت down load شدن صفحات.
این امر مهم است که صفحه به سرعت بازگذاری شود ؛ گفته شده اگر کاربر بیش از ۴ ثانیه فقط چهار ثانیه شاهد صفحه وبسایت نباشد امکان دارد که صفحه را برای همیشه ترک کند سرعت بارگذاری و نمایش وبسایت را دنبال کنید برای سرعتها و خطوط پایین اینترنت مبنا کار خود بگذارید ؛ سعی کنید از تمام تکنیک ها و ترفندها بهره ببرید که سرعت بارگزاری یا دانلود صفحه را بالا ببرید شرط اول کم بودن حجم صفحه است عدم به کارگیری عکس حجیم و پرتعدادکارساز است ؛ مسایل فنی زیادی دخیل است ؛ حتی انتخاب یک میزبان وبسایت مناسب با پهنای باند بالا بسیار کارساز و راهگشا خواهد بود.
۱۶) درخواست لینک (url) به سایت از سایت های دیگر
در مورد درخواست لینک از وبسایتها زیاد صحبت شده است طریقه و روش آنهم بسیار ساده اما حساس است ؛ سعی کنید تبادل لینک را فراموش نکنید بازهم تاکید کنم نیمی از بازدیدکنندگان از لینک صفحات وبسایت شما در دیگر وبسایتها به وبسایت شما مراجعه می کنند.
۱۷) بررسی صفحاتی که مدت ها ست بروز نشده اند و بروز کردن آنها.
این امر در مورد وبلاگها آسانتر است و امری عادی است که به ترتیب به روزرسانی نمایش داده شود اما سعی کنید بخشهای مختلف و سوژه های متفاوت وبسایت خود را دنبال کنید تا همیشه به روز بوده و نیاز کاربران را به روز جواب دهید .
۱۸) ارسال به موقع اطلاعات جدید سایت در ساعات خاصی از شبانه روز.
تاکید دارم ؛ با تمام تلاش و کوشش نیازهای هریک را پیدا کنید و سعی کنید تا حد امکان مهیا سازید اینقدر بگویم که حتی اگر نیاز شد با توجه به اوج بازدید و مخاطبین خود به روزرسانی را در ساعات و زمانهای مقرر خاص دنبال کنید یک وبسایت که مطالب برای دانشجویان می زند اگر بعداز ظهر به روزرسانی کنید فایده نداردلااقل مخاطبین دانشجو می خواهد روز که مراجعه می کند آخرین تغییرات را ببیند این امر به برنامه ریزی کامل احتیاج دارد کمی حوصله و به کارگیری تمام ابزارها ممکن است.
۱۹) بررسی سایت های پربیننده و مرتبط با سایت جهت درخواست لینک و یا تبلیغات در آن سایتها.
در فضای وبسایتهای حرفه ای و بین المللی این امر به طور خاص دنبال می شود این مورد علاوه بر ایجاد ترافیک بیشتر برای شما ؛ اعتبار وبسایت شما را با مشهور شدن عنوان وبسایت فراهم می کند این امر برای شما حتی می توانددرآمد زا باشد مدیران دوست دارند محصولات و شرکتهای خود را در وبسایتهای خوش نام و معروف معرفی کنند علاوه بر این اکثر وبسایتهای پربیننده دارای رینکینگ یارتبه بالا بود و در نتیجه در رتبه صفحات وبسایتان در موتور جستجو بسیار مهم و حایز اهمیت است.
۲۰) افزایش تعداد لینک های موجود در سایت به سایت های دیگر (این عمل موجب ارتقای رتبه سایت در موتورهای جستجوگر نیز می شود)
اکثر وبسایتهای پربیننده دارای یارتبه بالا بود و در نتیجه در رتبه صفحات وبسایتان در موتور جستجو بسیار مهم و حایز اهمیت است این امر را به عنوان قاعده دنبال کنید مهمترین مبنا موتورجستجو در رتبه بندی تعداد لینکی است که به صفحات وبسایت شما داده می شود این امر شاید هم به واقعیت نزدیک باشد یک موضوع مهم در یک وبسایت مهم توسط میلوینها نفر بعنوان منبع معرفی و لینک داده می شود البته در بسیاری ازمواردهم نادرست است گفتم ممکن است برخی بخواهند موتورجستجو را فریب دهند مانند اینکه صدها صفحه مشابه طراحی نمایند و به یک صفحه خاص لینک دهند آنوقت صفحه مهم به نظر می رسد و رتبه وبسایت افزایش می یابد این نکته در بمب گوگلی مورد توجه است .
۲۱) بررسی امکان دو یا چند زبانه کردن سایت(درک نیاز مخاطبان).
در فضای وبسایتهای حرفه ای و بین المللی این امر به صورت جدی دنبال می شود به طور مثال وبسایت مربوط به مراجع عظام مانند آیت الله عظمای سیستانی به ۲۴ زبان زنده دنیاست یا گوگل حتی لهجه های منطقه ای با ۱۰۰ هزار جمعیت را دروبسایت خود گنجانده است البته سعی کنید امکان سنجی کنید شاید افزودن یک زبان یا چند زبان اصلا جلب مخاطب نکنید ممکن است موضوع وبسایت شما برای کشورها خاص و مردمانی بازبان متفاوت جالب توجه نباشد. این امر می تواند با بررسی جغرافیا بازدیدکنندگان وبسایت تجریه و تحلیل شود.
۲۲) بررسی این نکته که آیا نام وب سایت هایی که لینک آن ها در سایت آمده تغییر یافته است یا خیر؟
لینک های شکسته یا ناصحیح با ایجاد فضای غیرحرفه ای اعتماد کاربران و خود کاربران را از شما می گیرید بدیهی است کاربر لینکی را مربوط به اخبار ورزشی کلیک کند و با صفحه جوک و طنز روبرو شود کمی ناخرسند شود ؛ شاید هم گیج کننده باشد در هرحال محتوای وبسایت شما مهم است حتی
موتور جستجو هم به لینکهای شکسته و لینک به صفحات با عناوین و موضوعات غیر عنوان شده حساس است ممکن است این کار را به حساب فریب کاری مدیروبسایت بگذارد.
۲۳) ایجاد جذابیت و تنوع برای کاربران از راه هایی مثل برگزاری مسابقات، جایزه، سرگرمی و ...
در فضای وبسایتهای حرفه ای و بین المللی این امر به صورت جدی دنبال می شود با توجه به مخاطب خود ؛ با نیاز سنحی ؛ بررسی موضوعات مورد علاقه و حتی جغرافیا بازدیدکنندگان و صدالبته با توجه به موضوع تخصصی وبسایت خود مسابقه ؛ جایزه ؛ سرگرمی و ... موارد مشابه جذب کننده راه بیاندازید این امر باعث ترافیک بیشتر می شود تعامل مخاطب را زیاد تر می کند و در مقابل مخاطب را به شما وفادارتر می نماید سعی کنید مسابقات و نوع جایزه ها از ابتدا مشخص و در تمام مراحل شفاف باشد هرگز عملی انجام ندهید که بازیدکننده فکر کند شما قصد فریبکاری دارید.
۲۴) ارایه گزارش سالیانه به بازدیدکنندگان درباره عملکرد سایت در طول یک سال گذشته.
این نکته برای بازیدکننده مهم و اساسی است تا میزان اعتبار و مقبولیت وبسایت محبوبش را به درستی بداند ؛ سعی کنید آمار و گزارش دقیق ؛ بی پرده و ساده باشد به ضعفها همانند نقاط قوت اشاره کنید برنامه آتی خود و زمان بندی فازها کاری را اعلام کنید این امر نشان از فضای حرفه ای در وبسایت شماست.
۲۵) ارایه یادداشت ها، وقایع یا گزارش های روزانه یا هفتگی از طریق وبلاگ شخصی.
بررسی و بهبود ناوبری سایت (یعنی بازدیدکننده از هر جای سایت با یک کلیک بتواند به صفحه اصلی Home page و با صفات مهم داخلی سایت برگردد.
در دسترس بودن تمام صفحات در صفحه اصلی Home page و با صفات داخلی سایت در خصوص تمام قسمتها و زیرمجموعه ها با رعایت سلسله مراتب مهم و امری ضروری است اما در مورد یادداشتها و وقایع به صورت وبلاگ نویسی مدیریت بسیار مهم است سعی کنید وبلاگ مدیر وبسایت به روز باشد عنوان و مشخصات خود را کامل بگویید تا کاربر بداند برایش احترام قایلید سعی کنید همه چیز درخصوص مشکلات و موانع و حتی موفقیتها وبسایت را از طریق وبلاگ مدیرگفته شود سعی کنید در سرویسهای رایگان هم وبلاگ داشته باشید تا در صورت هک یا بروز مشکلات فنی رایج بازهم مخاطبین شما را پیدا کنند.

منبع : وبلاگ فن آوری اطلاعات یزد yazdit.mihanblog.com
نویسنده: محمد محمدی – مدیر فنی وبلاگ فن آوری اطلاعات یزد