بروکراسی و عوامل آن

در حالی كه فایول و تیلور با مساءل مدیریت دسته و پنجه نرم می كردندیك جامعه شناس آلمانی به نام ماركس وبر برای ساختارهای اختیار ، تئوری خاصی تدوین می كردكه در آن نوعی سازمان را به نام بروكراسی مشخص می ساخت . جنبه های متفاوت بروكراسی تعریف نقش ها در یك سلسله مراتب بودكه درآن ، كاركنان بر پایه لیاقت منصوب می شدند . از قوانین تبعیت كنندو رفتاری بی طرفانه داشته باشند .
اصطلاح بروكراسی در معانی مختلفی به كار برده می شود ، و همین،موجب درك نادرست از معانی واقعی آن شده است .
▪ مشهورترین معانی آن عبارتند از:
ـ بروكراسی ، تشریفات زائد است یعنی كاغذ بازی و مقررات اضافی كه موجب از بین رفتن كارایی می شود . این معنی منفی كلمه است .
ـ بروكراسی ، دستگاهی اداری است ، یعنی همه ی ابزار و امكانات دولت مركزی و محلی . این معنا ، مشابه تشریفات زائد است.
ـ بروكراسی ، نوعی شكل سازمانی است ، دارای ویژگی های مشخص از قبیل سلسله مراتب اختیار و نظام مقررات .
● ماكس وبر
ماكس وبر از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور ، نخستین پیشگامان تفكر مدیریت بود كه پیش از این از آن ها سخن گفته شد . اما برخلاف آن ها ، وبر یك دانشگاهی بود نه یك مدیر اجرایی . علاقه او به سازمان ها و ساختار اختیار در آن ها سرچشمه گرفت . او می خواست بداند چرا كاركنان سازمانی از افراد ما فوق پیروی می كند . مشاهدات مطالعات و نتیجه گیریهای او ، برای نخستین بار در ۱۹۴۷از زبان آلمانی ترجمه و انتشاریافت . در این نوشته كه به نام تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی بود او واژه بروكراسی را برای ترویج نوعی سازمان كه كما بیش عملاًدر هرموسسه ی خصوصی و عمومی وجود دارد ، به كار برد .
وبر تجزی و تحلیل سازمان ها ۳ نوع اختیار مشروع را شناسایی می كند : - سنتی - كاریز ماتیك - عقلایی یا قانونی .
نخست لازم است بدانیم منظور از اختیار مشروع چه بود . اختیار را باید از قدرت متمایز دانست . قدرت موضوعی یك طرفه است دارنده ی آن می تواند از طریق زور یا پاداش ، دیگری را وادارد كه به دلخواه او رفتار كند . اما در اختیار ، قبول حاكمیت توسط فرو دستان نیز نهفته است . به بیان دیگر اختیار را می توان تنها محدوده ی موردموافقت فرودستان به كار برد منظور وبر از اختیار مشروع ، همین موقعیت اخیر است .
▪ سه نوع اختیار مشروع تشریع شده توسط وبر را می توان به صورت زیر خلاصه كرد:
۱) اختیار سنتی :
كه در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود.
۲) اختیار كاریزماتیك :
كه در آن پذیرش ازوفاداری و اعتماد به توانایی های شخصی حكمران سرچشمه می گیرد.
۳) اختیار عقلایی یا قانونی :
كه در آن پذیرش از مقام یا سمت دارنده یااختیاركه توسط مقررات و دستور العمل های سازمان محدود و مشخص شده ، ناشی می شود.
امروزه این شكل است كه در اكثر سازمان ها وجود دارند و این شكلی است كه وبر به آن نام بروكراسی داده است . وبر معتقد است یكی دیگر از مبانی اختیارات ، قوانین و مقررات صریح و روشنی است كه موجودیت سازمان را جنبه عقلایی می دهد و اختیارات را در نظر مرئوسین مشروع جلوه گر می نماید .
همچنین او معتقد است سوابق،محیط اجتماعی و شرایط فرهنگی مختلف ، عواملی هستندكه مبانی اختیارات را در سازمان ها تعیین می نمایند. مثلاً :در جوامع قرون وسطایی اغلب اختیارات ناشی از رسم سنت بود و در جوامع مدرن امروزی اغلب اختیارات ریشه های بروكراتیك و در سازمان های انقلابی مثلاًانقلاب ۱۹۱۷روسیه اختیارات اغلب منشأ جذبه شخصی داشته است . از طرف دیگر وبر می گوید:"اختیارات خانواده حتی در جوامع بروكراتیك بر مبنای رسم و سنت،اختیارات سازمان های وسیع و پیچیده حتی در دوران قرون وسطایی بر اساس بروكراسی یا قوانین و مقررات و بلاخره اختیارات احزاب سیاسی و انقلابی حتی در یك جامعه كهنه و قدیمی بر اساس كاریز ماتیك یا جذبه استوار می باشد".وبر پس از تجزیه و تحلیل بالا نتیجه گیری می كند كه اداره ی مؤثر و مفید سازمان های وسیع و پیچیده امروز مستلزم اعمال اختیارات مبتنی بر مبنای بروكراتیك است . مبانی دیگر اختیارات نظیر كاریز ما و یا رسم و سنت هیچكدام قادر نیست احتیاجات سازمان های جوامع امروزی را جوابگو باشد . زیرا فاقد یك سیستم منظم تقسیم و تخصصی كردن كارهای سازمان است و ثانیاًاساس و پایه های منطقی و عقلایی را برای انجام مؤثر فعالیت های سازمان ایجاد نمی كند و در اختیار نمی گذارد.
● ساختار ایده آل سازمان های بروكراتیك‌‌‌‌(ویژگی های اصلی بروكراسی)
وبر ساختار ایده آل سازمان های بروكراتیك امروزی را بر اصول زیر استوار و آن ها را به تفضیل بیان كرده است .
۱) تنظیم وظایف رسمی و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن :
وبر معتقد است كه سازمان های عقلایی امروزه باید مداومت و ثبات خود را حفظ كندوبرای انجام دادن وظایف سازمانی رفتار و راه حل های استاندارد و یكنواختی را به وجود آورد.وجود قواعد به این دلیل لازم است كه امكان اینكه وظایف سازمان های وسیع به صورت مواردی منحصر به فرد و انفرادی به طور مؤثر و با صرفه انجام گیرد بسیارضعیف و یا اصولاًغیر ممكن است .
۲) ایجاد زمینه برای ابراز شایستگی :
الف ) بر اساس تقسیم منظم كارها برای مسئولین تعهخد و مسئولیت ایجاد كند .
ب ) برای تسهیل انجام این چنین مسئولیت ها ، اختیارات لازم را تفویض می نماید .
ج ) و بلاخره مسائل را مناسب با شرایط مختلف دقیقاً مشخص نموده در اختیار مجریان قرار دهد.به عبارت دیگر ایجاد زمینه ی مناسب برای ابراز شایستگی ، در سازمان بر اساس تقسیم منظم (كار ، حقوق و قدرت)امكان پذیر خواهد بود. بنابراین ، نه تنها افراد سازمان باید شغل خود را صراحتاً بشناسندو وسایل مورد لزوم را یكی از عوامل مهم فرماندهی بر دیگران است در اختیار داشته باشند ، بلكه باید به حدود شغل ، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گلیم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئولیت و نقش دیگران قدم نگذارند و هدف های كلی سازمان را تحت الشعاع هدف های خود در نیاورند.
۳) استقرارسیستم آموزش های فنی و تخصصی :
معمولاً قواعد و مقرراتی كه در هر پست و مقام ، وظایف ساز مانی را محدود و مقید می كند ، اغلب فنی ، تخصصی و منطبق بر فرم های مختلف سازمانی می باشند . بنابراین تنها كسانی می توانند در این تیپ ها به ایفای موفقیت آمیز مسئولیت های خود بپردازند كه از آموزش فنی و تخصصی بهره كافی گرفته باشند .
وبر همچنین معتقد است كه اختیارات بروكراتیك مدیر در بست های سازمانی وسیع ، از دانش تحصیلات و آموزش های تخصصی او ریشه می گیرد . زیرا دانش و آموزش فنی یك مدیراست كه اختیارات او را هم در نظر مرئوسین ، شروع و قابل قبول جلوه گر می سازد.
۴) ایجاد سلسله مراتبی از مقامات و پست های سازمانی :
به نظر وبر اطاعت وانجام دادن كار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمی آید و باید به طور منظم مورد بازرسی و نظارت قرار گیرد . لذا به منظور حصول یك سیستم نظارت همه جانبه باید بین پستها و مقامات سازمانی و واحد های تحت سرپرستی آن ها ، سلسله مراتب فرماندهی و نظارت ایجاد گردد،تا ضمن آن پست ها و واحد های تحت نظارت و بازرسی دقیق مقامات بالاتر قرار گرفته ، مقید به پیروی از اصول و مقرراتی استاندارد باشند .
۵) تفكیك مدیریت و مالكیت :
وبر تأكید می كند كه اعضای اداری و مدیریت سازمان ها از مالكین و هیئت امنای سازمان مجزا باشند . بعلاوه مایملك سازمان نیز باید كاملاًاز مایملك اعضای اداری سازمان تفكیك گردد همچنین باید مقام و موقعیت رسمی ناشی از سازمان با مقام و موقعیتی كه بر اثر عوامل غیر از سازمان برای مدیران ایجاد می گردد اشتباه شود و به جای هم به كار نرود .
۶) آزادی سازمانی :
وبر معتقد است كه برای آزادی سازمانی،لازم است كه از یك طرف منابع سازمانی از قید و نفوذ خارجی رها گردد و مطابق احتیاجات سازمانی تشخیص داده شود . از طرف دیگر مشاغل سازمانی نیز باید متناسباً به افراد شایسته و لایق توزیع و بدان ها واگذار گردد.
۷) ایجاد سیستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارك در سازمان :
یكی از موارد قوی انتقادات مخالفین بروكراسی این است كه نگهداری و جریان بیش از حد پرونده ها و مدارك در سازمان نه تنها برای یك سازمان منطقی و عقلایی نیست ، بلكه سبب ایجاد قرطاس باز و دوباره كاری های بی مورد می شود و این خود دلیلی است بر غیر عقلایی بودن كارها، ولی وبر معتقد است تنها ضابطه ای كه می تواند همیشه نشان دهد كه قواعد و نرم های سازمانی كاملاً اجرا شده است ، همانا ایجاد یك سیستم منظم بایگانی ، ثبت و ضبط مدارك در سازمان است ، زیرا در غیر این صورت ، با ارتباطات شفاهی و لفظی نمی توان منظور فوق را تأیید نمود .
۸) ایجاد سیستم منطقی حقوق و مزایا :
وبر معتقد است كه پاداش ها ی مادی باید جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد،نه مشتری یا ارباب رجوع . این امر افراد رابه سوی سازمان و هدف هایش رهنمون می سازد . بعلاوه باید سیستم تر فیع آن چنان منظم باشد كه قدرت تحرك و جاه طلبی افراد را در كار ارضاءكند و آن ها را نسبت به شغلشان بیشتر وفادار سازد .
اتزیونی معتقد است كه كلیه ی تجزیه و تحلیل ماكس وبر را باید شامل اصولی دانست كه در اطراف یك شكل اساسی سازمان دور می زند و آن این است كه ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ ها ی خارجی آسیب پذیر است و ضرورت دارد كه به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنین فشارها ، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصمیمات خود را خارج از نفوذ های خارجی و به منظور تحقق هدف های خود اتخاذ نماید. شاید این مهمترین دلیلی باشد كه مدل ایده آل بروكراسی یك سیستم بسته است .
ویژگی های یاد شده سازمان بروكراتیك ، موجب می شود كه اختیار صاحب منصبان ،تابع مقررات و شیوه های منتشر شده ای باشد . از این جاست كه اختیار مشروعیت دارد و مستبدانه نیست ، این نكته بیش از هر چیز باعث شد وب اظهار كند كه ساز مان بروكراتیك می تواند به بالاترین درجه ی كارایی برسد و به این معنا عقلانی ترین وسیله شناخت شده برای اجرای كنترل ضروری بر استان ها است.
به نظروبر ، بروكراسی در سازمان های بزرگ غیر قابل اجتناب بوده ، و شكی نیست كه همه ی مؤسسات با اندازه های مختلف در سراسر جهان ،عملاًاین شكل سازمانی را اختیار كرده اند . مهمترین عوامل در رشد سازمان های بروكراتیك بی تردید دو عامل اندازه و پیچیدگی بوده است .
پیچید گی و اندازه گیری و دیگر عواملی كه در بروكراسی تأثیر دارند را در قسمت دوم مقاله با ذكر منابع آورده می شود.

سارا محمدی