مکاتبات بازرگانی و بازاریابی در عصر حرفه ای بودن و سرعت عمل

اگر ما در شركت هایمان و برنامه هایمان «چرخ» را دوباره و دوباره اختراع می كنیم، یكی از دلایلش همین است كه كسی «گزارش» نداده بود یا جایی «مكتوب» نشده بود كه «این دپارتمان قبلاً چرخ را اختراع كرده است لطفاً شما زحمت نكشید ...».
همیشه توصیه من به آنها كه می خواستند فردی را به عنوان مسئول مكاتبات بازرگانی و بازاریابی شركت خود استخدام كنند این بوده است كه پنج سوال اساسی از آنها بپرسند. مسلماَ همه آنهایی كه برای استخدام فرم استخدام را پر كرده اند به سوابق تحصیلی، كاری و حرفه ای خود بخوبی واقفند و اكثر آنها با توجه به آنچه می دانند و آنچه تجربه كرده اند این اعتماد به نفس را پیدا كرده اند كه برای استخدام به شركت شما مراجعه نمایند.
اما اكثریت ما نمی دانیم كه آن «پنج سوال اساسی» چیست و نتیجتاً آن سوالات را با كارمند احتمالی مان مطرح نمی كنیم و از آنها نمی پرسیم و به همین لحاظ نمی دانیم یا اهمیت نمی دهیم كه فرد مورد نظر ما تا چه اندازه برای كار كردن در عصر كنونی آمادگی دارد.
«اینترنت» و «پست الكترونیك» ابزار و سرویس و خدمات منحصربفرد و محشری است كه عصر كنونی در اختیار ما قرار داده است. همه بخوبی می دانیم كه این ابزار قدرتمند تا چه اندازه سریع و ارزان قیمت است، اما، متاسفانه، گاهی اوقات اهمیت آن را فراموش می كنیم.
با توجه به اینكه در عصر حرفه ای بودن زندگی می كنیم، به عقیده من «سوال اول» این است كه از كارمند احتمالی مان بپرسیم : «آیا كارش را به صورت حرفه ای می داند؟» یعنی اینكه آیا آنقدر به خود، دانش و تجربه ای كه دارد مطمئن است كه بتواند از كارش در هر شرایطی (مكانی - زمانی) درآمدی را كه خود خواهانش هست به دست آورد؟ پاسخ وی به این سوال جدیت او را در كاری كه به او محول می شود نشان می دهد. نشان می دهد كه فرد تا چه اندازه مسئولیت پذیر است و تا چه اندازه می تواند نسبت به آنچه آموخته یا به تجربه كسب كرده است مطمئن باشد. كارمند مورد نظر ما بایستی «انگیزه» - انگیزه برای آموختن بیشتر، اجرای بهتر و سریعتر و ادامه ی كار - داشته باشد.
مكاتبات و ارتباطات بازرگانی و بازرایابی (حتی از طریق اینترنت) نیازمند میزان بسیار بالایی از «خلاقیت» و «نوآوری» است. «سوال دوم» این است كه «اگر به او وظایف متعددی بدهیم آیا می تواند از عهده انجامش بر بیاید؟» ببینید، این یك واقعیت است كه در دوران ركود اقتصادی، بسیاری از شركت ها سعی در كاهش هزینه های خود دارند، در سالهای اخیر، در اكثر كشورهای پیشرفته و صنعتی و حتی در كشورهای در حال توسعه كاهش نیروی انسانی و حفظ نیروهای كارآمدتر سرفصل آغاز تمام طرح ها و پروژه های كاری بوده است و این یك واقعیت است كه همه ما با آن بخوبی آشنا هستیم.
در ایران خودمان، - متاسفانه به لحاظ فشارهای اقتصادی بیشتر و نیز تحریم ها - این تفكر مدیریتی تقریباً به صورتی گسترده جا افتاده است كه شركت ما «آچار فرانسه» لازم دارد. در بسیاری از شركت ها، منشی مدیر عامل، در كنار وظایف معمول و معقول خود مثلاً پاسخگویی به تلفن ها، تایپ نامه ها، بایگانی نامه ها، مسئول روابط عمومی، مكاتبات بازرگانی، جمع آوری اطلاعات از اینترنت، جستجو روی اینترنت، مسئول حسابداری و فروش و بازاریابی و خرید و غیره نیز - در حاد ترین حالت و فجیع ترین وضعیت آن تكنسین اطاق عمل هم (چون كار تخصصی خودش را پیدا نكرده است!) - هست.
«سومین سوال» این است كه آیا كارمند بالقوه ما توانایی سریع یادگرفتن و آموختن را دارد؟ این هم اشاره ای دارد به این واقعیت كه ما در عصری زندگی می كنیم كه من به آن گفته ام «عصر حرفه ای بودن و سرعت» - در این عصر نباید از رقبا عقب افتاد، برای این منظور بایستی هر چه سریعتر و حرفه ای تر بیاموزیم، هر چه بیشتر بیاموزیم، بیشتر و بهتر می توانیم درون گود باقی بمانیم و این نیازمند یك تلاش مستمر و بی وقفه است.
كارمندان مكاتبات بازرگانی و بازاریابی (خصوصاً از طریق اینترنت و پست الكترونیك» بایستی همواره به روز باشند) یك زبان خارجی مثل انگلیسی را دانستن دیگر یك امتیاز نیست، آشنایی با اصطلاحات تجاری و بازرگانی و بازاریابی دیگر مطرح نیست، حتی كار كردن با كامپیوتر و آشنایی با برنامه ها و نرم افزار های مختلف و مرتبط یك نیاز اساسی است، اما در نظر ما آن كسی كه گفته ایم كارش را حرفه ای می داند بایستی این مجموعه Qualification را دارا باشد، بحث بر سر آن است كه كلیه ابزارهای ما مثل همین «زبان» (تجاری / فنی / محاوره ای) در حال متحول شدن است، هر روز اصطلاحات تازه ای ساخته و پرداخته می شوند كه بایستی نسبت به آنها آگاهی داشت و این آگاهی داشتن مستلزم آموختن است. این فن آوری های نوین، ارتباطات اینترنتی، برنامه ها و نرم افزار ها، همه و همه در حال بهتر شدن، متحول شدن و تغییرات اساسی هستند، سیستم عامل های كامپیوتر ها، پروتوكل ها و غیره و غیره، بنابر این، كارمند ما بایستی بتواند بسرعت بیاموزد.
سوال «چهارم» یك سوال اساسی و در عین حال سوالی - از نظر بسیاری از شما كه اكنون شنونده و بعدها خواننده این مقاله هستید - پیش و پا افتاده است. سوال این است: از او باید بپرسید كه «آیا می توانی بنویسی؟» ببینید، این خیلی ساده است، ما در حال گذشت سریع زمان هستیم، سرمایه گذاریهای ما، از وقت و زمان گرفته تا پول و اعتبارات مالی، برای رسیدن به هدفی است كه ممكن است رسیدن به آن سالها به طول بیانجامد، ما برای نیل به اهداف و مقاصدمان، استراتژی های مختلف و متنوعی پیاده می كنیم، اگر آنها را بكار بردیم و به هدف مان رسیدیم بایستی نتیجه را مكتوب كنیم و در جایی به ثبت برسانیم تا بقیه (آیندگان) بدانند كه ما از چه راهی رفتیم و به چه نتیجه ای رسیدیم.
نگارش گزارش یك وظیفه است. در بسیاری از شركت هایی كه با آنها كار كرده ام، متوجه شده ام كه اغلب كارشناسان و مهندسان ما فاقد این توانایی ضروری بوده اند. بسیاری از آنها حتی نمی توانند یك صفحه گزارش بنویسند - به زبان مادری شان - كه به زبان انگلیسی یا زبانهای دیگر پیشكششان! - ببینید این یك ضرورت است، الان خیلی از شما مهندسان و كارشناسان كه صحبت های مرا می شنوید ممكن است در لحظه، از این بابت ناراحت شوید كه كسی آمده است اینجا علناً و صراحتاً دارد این واقعیت را به شما می گوید.
در عصر حاضر، با دراختیار داشتن ابزار قدرتمندی مثل اینترنت كه اكثراً همه چیز روی آن به صورت متنی و «مكتوب» رد و بدل می شود، شما بایستی بتوانید بنویسید. جمله بندی های درست و حرفه ای و با رعایت تمام اصول و قواعد گرامری، با سبك نگارشی (Writing Style) كه به عنوان استاندارد از طرف شركت و یا كارفرمای شما تعیین شده است كار می كند و موفق می شود. از كارمندان خود این را بخواهید كه «نوشتن» را بیاموزند و تمرین كنند و انجام دهند.
«نوشتن یك نامه تجاری یا نوشتن به منظور بازاریابی كالا و یا خدماتی یك كار حرفه ای است، دودمان یك شركت می تواند با نامه ای كه اشتباه و پر از غلط های املایی یا دستور زبانی نوشته شده است بر باد برود.» به آنی تمام آنچه رشته اید پنبه می شود. سالها كار و تلاش شما به هدر می رود چرا كه به این موضوع در زمانی كه فردی را برای پذیرفتن مسئولیت «مكاتبات تجاری و بازاریابی» استخدام می كردید اهمیت نداده بودید.
«گزارش نویسی» در «عصر حرفه ای بودن و سرعت عمل» یك «باید» است. اگر ما در شركت هایمان و برنامه هایمان «چرخ» را دوباره و دوباره اختراع می كنیم، یكی از دلایلش همین است كه كسی «گزارش» نداده بود یا جایی «مكتوب» نشده بود كه «این دپارتمان قبلاً چرخ را اختراع كرده است لطفاً شما زحمت نكشید ...».
اما سوال آخر، كارشناسان بسیاری معتقدند، از آن فردی كه قصد دارید او را به عنوان مسئول مكاتبات بازرگانی و بازاریابی (اینترنتی) خود استخدام كنید بپرسید كه آیا می تواند مطلب یا گزارشی را كه تهیه كرده است را بر روی اینترنت منعكس و منتشر كند؟ در یك كلام و خیلی ساده از او بپرسید كه تا چه اندازه درباره زبان علامت گذاری HTML اطلاعات دارد؟ آیا می تواند با استفاده از HTML گزارشی را كه تهیه كرده است در اینترنت Publish كند؟ حالا خیلی از شما ها را می بینیم كه دارید می خندید.
خانم ها، آقایان، این را جدی می گویم، اگر كارمند بالقوه شما، نتواند یك متن ساده را بر روی اینترنت Publish كند به نظرم نباید اجازه دهید كه به جمع كارمندان بالفعل شما وارد شود. بلی، همین جا و همین الان و در همین ایران خودمان، بسیاری از شركت ها دارند از اینترانت ها و شبكه های LAN و WAN و اینترنت استفاده می كنند و كاركنان با استفاده از امكاناتی كه شبكه برایشان فراهم آورده است با یكدیگر ارتباط دارند و می توانند یكدیگر را از آنچه در حال انجامش هستند مطلع سازند، واحد ها در ارتباط و تعامل نزدیك با یكدیگر هستند و گروه های كاری در حال كار.
گزارش ها، تجارب و دانش مكتوبی هستند كه بایستی كارمندانتان بتوانند دیگران را در آن و در حدی كه شركت یا موسسه تان مجاز می شناسد سهیم سازند.

منبع : پارک فناوری پردیس