حفاظت و نگهداری از آرشیوها

اگر در طول قرنهای گذشته از آرشیوهای موجود، خوب مراقبت نمی شد، امروزه استفاده از آنها مقدور نبود. در قدیم متصدیان آرشیوها و حتی تولیدكنندگان مدارك، فقط به حفظ آنها می اندیشیدند. بنابراین از مواد بادوامی نظیر پوست آهو، پوست گوساله، برگ درخت خرما و پوست درخت غوش، لوحه های گلی، سنگ، ورقه های مسی، پاپیروس، پارچه و غیره استفاده می كردند. امروزه مدارك بیشتر بشكل كاغذ، فیلم، نوار طومار كامپیوتری، برگه منگنه ای و نظایر آن هستند كه دوام برخی از آنها مورد تردید است. آنچه در این زمان برای متصدیان آرشیوها مطرح است، مساله نگهداری آرشیوها با روشهای جدید علمی است، كه چنان كه می دانیم، در طول دو جنگ جهانی و پس از آن بوجود آمدند. این روشها مرتبا" روزآمد می شوند و دست اندركاران در پی یافتن راههای نو و مطمئن تری هستند.در طول سالهای ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰، كشورهای زیادی به استقلال رسیدند. این كشورها مانند سایر حكومتهای مستقل از مجموعه های خودآگاه شدند و نیز به اهمیت نگهداری از آنها مطابق شیوه های علمی نو پی بردند. ولی آنها برای حفاظت از آرشیوهای خود فاقد تخصص و تجربه، تسهیلات اطلاعاتی و كاركنان ماهر و آزموده بودند. لذا از دو سازمان بین المللی به نام "شورای بین المللی آرشیوها"[۱] و "یونسكو"[۲] كمك خواستند. این دو سازمان تا آنجا كه بودجه شان اجازه می داد به كمك آنها شتافتند. سازمانهای حرفه ای كشورهای پیشرفته نیز موجب بالا رفتن آگاهی كشورهای نو استقلال نسبت به اهمیت حفاظت از آرشیوها شدند.
● حفاظت در قدیم
سابقاً در خصوص اسناد تاریخی، ذخیره سازی بیشتر به منظور حفظ و بقای مدارك صورت می گرفت. مدارك بشكل طومار لوله شده در جعبه های استوانه ای چوبی یا عاج نگهداری می شدند و یا آنها را در پارچه نخی یا كتانی می پیچیدند تا از گرد و غبار، رطوبت و گزند حشرات در امان باشند.برای حفاظت در مقابل نور و گرما از مكانهای تاریك استفاده می شد. بیشتر مداركی كه در حفاریها از مقبره ها و هرمها و همچنین عبادتگاههایی نظیر معبدها و كلیساها بدست آمده اند، در اثر هجوم قارچها و مورچه ها آسیب دیده اند. مجموعه مداركی كه از هرمهای مصر بدست آمدند، وضع بهتری داشتند و به نظر می رسید كه محفوظ ماندن آنها ناشی از جریان داشتن كامل هوا و خنكی درون هرمها بوده است.اولین موادی كه برای دفع حشرات به منظور حفاظت از مدارك پاپیروس به كار می رفت عبارت از، روغن چوب سدر و روغن مركبات بوده در ادوار مختلف با توجه به جنس مدارك، از حشره كشهای دیگری نیز مانند كافور، میخك و روغن میخك، روغن اكالیپتوس، مشك و نظایر آن استفاده می شد. برگها و گلهای معطر بعضی از گیاهان را نیز در میان اوراق كتابها می گذاشتند، تا از آنها در مقابل حشرات محافظت كنند. این روش در گذشته بسیار رایج بود و با وجود مضراتی كه دارد تا‌كنون منسوخ نشده است. از حشره كشهای یاد شده، روغن چوب سدر و كافور هنوز هم كاربرد دارد. تا پیش از قرون وسطی، به جهت كیفیت مرغوب موادی كه برای تهیه مدارك به كار برده می شد و همچنین تعداد محدود مدارك، نگاهداری آنها مساله مهمی نبود. برای نمونه، پوست آهو و پوست گوساله كه در آن زمان متداول بود، دوام بسیار داشت. با اختراع چاپ و نیاز روز افزون به كاغذ، نگاهداری مدارك، مساله ای جدی شد. با پائین آمدن كیفیت كاغذ و هر چه نازكتر شدن آن، سرعت زوال پذیری مدارك بیشتر شد و پوسیدگی سریع این نوع كاغذها امروزه دردسر بزرگی برای آرشیوها شده است.آلودگی، این هیولای جدید عامل دیگری است كه خاموش و سریع موجب انهدام مواد آرشیوها می‌شود. بنابراین، لازم است كه از شیوه ها و تكنیكهایی استفاده شود كه فساد و پوسیدگی ناشی از این عوامل را به حداقل كاهش دهد. چنین اقداماتی را پیشگیری حفاظتی می نامند.
● پیشگیری حفاظتی
▪ ذخیره سازی
برای حفاظت درست و علمی آرشیوها، باید محیط آنها مناسب باشد. لیكن فقط ساختمان تعدادی از آرشیوها مناسب است و بقیه در ساختمانهای اجاره ای واقع شده اند و با وجود تغییر مختصری كه در آنها داده اند، باز از آنچه كه باید باشند بسیار دورند. برای رفع این مشكل، بیشتر آرشیوها در صدد ساختن بنای مناسب هستند. لذا می توان امیدوار بود كه در بعضی از كشورها طی دهه آینده، یا بعد از آن، ساختمانهای نو و درخور آرشیو ایجاد شود.كشورهایی كه در چند سال اخیر ساختمانهای تازه ای جهت آرشیو ساخته اند عبارتند از: استرالیا، هند (اوتاپرداش، گجرات، آندهراپرادش) اندونزی، ژاپن و انگلیس. كشورهایی هم در صدد ایجاد ساختمانهای نو هستند كه از جمله می توان از: بلژیك، هند، ایران، عراق، كنیا، مالزی و سنگاپور نام برد.ساختمانهایی كه اخیرا" بنا شده است، دارای تجهیزات ذخیره و نگاهداری در طبقه زیرزمین است. از این طرح كه ابتدا برای ممالك اسكاندیناوی تهیه شده، سایر كشورها هم شروع به استفاده كرده اند. تجهیزات دیگری كه برای مقابله با آتش و رطوبت به كار برده می شود عبارتند از: دیوارهای مقاوم در برابر آتش، درهای فولادی، پشم شیشه و پنبه نسوز.استفاده از دیوارهای شیشه دار گرچه در معماری مطلوب است، اما بخاطر این كه فاقد قدرت حفاظت در برابر نور و گرما است، در كار آرشیوها اختلال ایجاد می كند. علاوه بر این، در ساختمانهایی كه اخیراً ساخته شده است، دستشویی و آبریزگاه و تسهیلات مربوط به شستشو، كاملاً در مجاورت اطاقهای ذخیره سازی و یا درست در بالای آنها قرار گرفته اند. در نتیجه، رطوبت به دیوارها و سقف نفوذ می كند كه علاوه بر ضرر آن، در تهویه هوای محل ذخیره نیز ایجاد اختلال می كند. از طرفی آبریزگاهها، جای مناسبی برای زندگی حشرات می گردد و در نتیجه موجب نفوذ آنها به محل ذخیره می شود. از این قبیل موارد فنی، كه از دیدگاه اصول و نگاهداری صحیح نیست، باز هم می توان در ساختمانهای جدید برشمرد. بهر حال، در اینجا باید تاكید شود كه طرح ساختمان آرشیو مجهز به تهویه مطبوع و مصالح ساختمانی آن باید چنان باشد كه حداكثر امكان حفاظت در برابر حشرات، قارچها، گرما، نور، رطوبت، آتش، جریانهای مغناطیسی، برق و ویرانیهای عوامل طبیعی دیگر فراهم آید. زیرا، این ها عوامل مهم تخریب مواد آرشیوی محسوب می شوند. شورای بین المللی آرشیوها و یونسكو در مورد نیازهای ساختمانی آرشیوهای مدرن مطالعاتی كرده اند كه نتایج آنها منتشر شده است. بنا بر توصیه آنها موارد زیر باید مورد توجه خاص قرار گیرد:میزان مساحت طبقات و مقاومت هر متر مربع در هر طبقه، سیم كشی برق و بخصوص كشش آن با در نظر گرفتن گسترشهای بعدی، پیش بینی محلهایی برای افزودن به فضا و گسترش ساختمان، چه بنای ساختمانهای مناسب آرشیو كار ساده ای نیست زیرا كه این ساختمانها باید حداقل برای سه نسل یا بیشتر قابل استفاده باشند.مجموعه های مدارك بنا بر حجم، اندازه و شكل متفاوتند. بنابراین، قفسه بندی باید بر اساس طبیعت شكل و حجم مواد صورت گیرد. در بیشتر آرشیوها برای اینكه از مدارك در برابر آتش سوزی و هجوم جانوران موذی نهایت حفاظت ممكن بعمل آید، آنها را در قفسه ها و كابینت های فولادی نگاهداری می كنند. با این وجود، برخی از آرشیوها، قفسه های چوبی، سیمانی یا آجری دارند. كه نیازمند مراقبت مداوم و دقیق، بخصوص در برابر رطوبت و حشرات موذی است. یكی از روشهای متداول جهانی حفاظت از آرشیوها، قرار دادن مدارك در پوشه های غیراسیدی یا جعبه های مخصوص است كه مقوای آنها از مواد بدون اسید تهیه شده باشد.
▪ محیط
برای طولانی تر كردن عمر مدارك باید شرایط مناسبی در محل ذخیره سازی فراهم آورد، بنحوی كه امكان كنترل آفات بیولوژیكی، نور، درجه حرارت و رطوبت، آلودگیهای جوی و گرد و غبار وجود داشته باشد.
▪ كنترل آفات بیولوژیكی
متصدیان آرشیوها از صدمات آفات به مدارك آگاهند و با استفاده از اسپری های حشره كش و سموم دفع حشرات، به مبارزه با آنها می پردازند. آنها برای محافظت از حوزه های ذخیره سازی مدارك در برابر هجوم آفات دست به اقدامات احتیاطی می زنند. برخی از مواد مورد استفاده و متداول عبارتند از: محلول پیرتروم (گیاهی با خاصیت حشره كشی) با د. د. ت[۳] به صورت اسپری، و كافور، نفتالین یا پارادی كلروبنزن برای دفع حشرات. مصرف این مواد، بویژه در كشورهای گرمسیر متداول است. در این كشورها همچنین با استفاده از هیدرو كربورهای كلره[۴] مانند دیلدرین و دیلدركس برای مبارزه با موریانه استفاده می شود.در بعضی از آرشیوها برای پیشگیری از هجوم حشرات، محیط را ضد عفونی می كنند، گر چه فقط تعداد اندكی از آرشیوها امكانات و تجهیزات ایجاد خلاء برای ضدعفونی با گاز كربوكسید یا برومورمتیل را دارند؛ روش اخیر در مقایسه با روشهای دیگر به جهت هزینه كمتر و راحتی آن، بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد و رواج می یابد. استفاده از پارا دی كلرو بنزن در مرتبه بعد قرار دارد كه تقریباً تمام آرشیوهای كشورهای انگلیسی زبان با این روش، آرشیو خود را ضدعفونی می كنند. از فرمالدئید[۵] هم بواسطه خاصیت قارچ كشی آن استفاده می شود. سایر مواد شیمیایی مورد استفاده عبارتند از: فسفین[۶]، مخلوط تتراكلروركربن[۷] و مخلوط دی كلروراتیلن[۸] و گاز اسید سیانیدریك،[۹] از آنجا كه این مواد سمی است باید با دقت بسیار از آنها استفاده شود. ارتوفنیل ـ فنل[۱۰]، پ ـ كلرو ـ م ـ كرزو[۱۱] و تیمول[۱۲] نیز برای قارچی كشی استفاده زیادی دارند كه ماده اخیر ضد قارچ خوبی است.نگارنده، گندزدایی مدارك را با قرار دادن آنها برای مدتی كوتاه در اتاقی با حرارت ۶۵ درجه سانتیگراد با موفقیت امتحان كرده است. حشرات، لاورها و شفیره های آنها در اثر این عمل از بین رفتند در حالی كه به كاغذها صدمه محسوسی وارد نشد.بهر حال، بررسی برای تشخیص هر نوع صدمه احتمالی ناشی از این روش بر كاغذها در طول زمان ذخیره و نگاهداری مدارك همچنان ادامه دارد. اگر نتایج بررسیها امید بخش باشد، این روش، ساده ترین راه رهایی از دست آفات مدارك آرشیوی است.از آنجا كه تهیه و تدارك تجهیزات ضدعفونی پرهزینه است، سازمانهای كوچك اغلب مایلند كه به اشتراك از آنها استفاده كنند، لذا داشتن وسیله ضد عفونی سیار كه سازمانهای كوچك بتوانند آن را كرایه كنند بسیار بجا و مناسب است.بیشتر كشورهای مناطق سرد شمالی از بابت حشرات چنین مشكلاتی ندارند، بنابراین وسیله ضد‌عفونی هم مورد نیاز آنها نیست.
▪ نور
در ساختمانهای تازه ساز مخصوص آرشیو، نور طبیعی با كمك معماری و همچنین با استفاده از پرده‌های كركره ای[۱۳] و شیشه ها و پرده های رنگی ضخیم كنترل می شود. نور داخل اطاقها نیز با استفاده از رنگهایی كه نور طبیعی را منعكس می كنند تنظیم می شود. روش جدید تامین نور مصنوعی در اطاقهای مختلف، استفاده از پخش نور با شدت متغیر است. بیشتر آرشیوها از چراغ فلورسنت كه فقط در صورت لزوم روشن می شود استفاده می كنند.بعضی از آرشیوها هنوز نور حرارتی[۱۴] بكار می برند. در برخی از آرشیوها، بخصوص در ایتالیا، در محل ذخیره روستایی وجود ندارد و برای یافتن مدارك از چراغ قوه استفاده می شود. در نمایشگاههای مواد آرشیوی، باید از نور پخش كن و فیلترهای جاذب اشعه ماوراء بنفش استفاده گردد كه متاسفانه بیشتر آرشیوها به جهت جنبه تبلیغاتی، در نمایشگاههای خود از آن غفلت می كنند.▪ درجه حرارت و رطوبت
گرما و رطوبت در كشورهای گرمسیر و نیمه گرمسیر بیشترین خسارت را ببار می آورند. در حالی كه در كشورهای سردسیر و مناطق معتدل مساله چندان حاد نیست. در بسیاری از آرشیوهای مناطق گرمسیر، برای مقابله با اثر گرما و نور از تهویه مطبوع ـ آن هم نه بیست و چهار ساعته ـ استفاده می‌شود. در حالی كه استفاده از تهویه در صورتی موثر است كه دستگاه بدون وقفه كار كند. درجه حرارت و میزان رطوبت مناسب به ترتیب بین ۲± ۲۰ درجه سانتیگراد و ۴۵-۵۵ درصد است. بهر حال، درجه گرما و رطوبت در آرشیوها یكنواخت نیست. برای نمونه: در باهاما، گرما ۱۸ درجه سانتیگراد و میزان رطوبت نسبی ۵۹ درصد است، در حالی كه در كانادا، گرما ۱۷ درجه سانتیگراد و رطوبت نسبی ۵۰-۵۵ درصد می باشد. در آرشیو ملی ایالات متحده امریكا، درجه حرارت ۲۰-۲۴ درجه سانتیگراد و میزان رطوبت ۴۶-۵۴ درصد است. در مالزی و سنگاپور، درجه حرارت ۲۱-۲۴ درجه سانتیگراد و میزان رطوبت نسبی ۵۰-۶۵ درصد است. در اروپا، درجه حرارت بین ۱۴-۲۱ درجه سانتیگراد متغیر است و میزان رطوبت نسبی بین ۴۰-۶۵ درصد است. ولی بطور كلی در بیشتر آرشیوهای اروپا حداقل درجه حرارت و حداكثر میزان رطوبت نسبی ذكر شده در فوق معمول است. در دانمارك، اتحاد جماهیر شوروی سوسیالیستی و سایر كشورهای مناطق سرد شمال، اگر درجه حرارت بیش از ۱۰ درجه سانتیگراد باشد، مردم محیط را گرم می دانند و كار كردن در آن رامشكل می یابند.در ساختمانهای بدون تهویه مطبوع، بخصوص در مناطق گرمسیر، حرارت هوای اطاقهای ذخیره را در صورتی می توان به حد معقول و مناسبی رسانید كه اطاقها در وسط ساختمان بوده و یا اطراف آنها دارای ایوان باشد. در فصل تابستان نیز با نصب كولر می توان گرمای زیاد را كاهش داد. برای برقراری جریان هوا با كمك وسایلی مانند پنكه ها و هواكشها رطوبت زیاد را از بین برد و از تشكیل هوای راكد و كثیف در محل ذخیره جلوگیری كرد. در بعضی آرشیوها برای كنترل رطوبت، از مواد شیمیایی مثل ژله سیلیكا استفاده می شود، اما موثرترین روش، استفاده از دستگاه تنظیم كننده رطوبت است كه در برخی از كشورها از آن استفاده می شود. این دستگاه هم باید مانند دستگاه تهویه مطبوع شبانه روز و اصولاً تا زمانی كه رطوبت بالاتر یا پائین تر از حد لازم است كار كند. در عین حال، برای ثبت و كنترل درجه حرارت و میزان رطوبت باید هر آرشیوی وسایل لازم را در اختیار داشته باشد.
▪ آلودگیهای جوی و گرد و غبار
متداول‌ترین شكل آلودگی ـ آلودگی های گازهای اسیدی، مثل اكسیدهای سولفور، نیتروژن و كربن است. این گازها از سوختن ذغال و تولیدات نفتی و نفت خام حاصل می شوند. این ها مواد آرشیوی را اسیدی می كنند و در نتیجه باعث سرعت زوال پذیری آنها می شوند. گرد وغبار هم بعلت دارا بودن خاصیت جذب رطوبت، باعث افزایش رطوبت شده، كه این امر خود عامل خسارت دیدن و كثیف شدن مدارك می شود. غبارهای هسته ای نیز عامل دیگری برای صدمه زدن به آرشیوها هستند. بنابراین، لازم است كه با اقداماتی نظیر شستشوی قلیایی هوای در درون سیستم تهویه مطبوع، نظافت با جاروی برقی، نصب پنجره ها و درهای غیر قابل نفوذ و دور قرار دادن محل آرشیو از تاسیسات هسته ای، با این عوامل مبارزه كرد.
▪ آتش
تقریباً كلیه آرشیوها برای مقابله با آتش سوزیهای ناگهانی، اقداماتی می كنند مانند: سیم كشی برق در لوله های مخصوص، تعبیه كلیدهای كنترل در خارج از مخزن و استفاده از مواد نسوز. در ساختمانهایی كه سیستم تهویه مطبوع دارند، در مسیرهای معین وسایل خودكار تنظیم هوا برای جلوگیری از سرایت آتش نصب شده است. و حتی از دستگاههایی مانند دستگاههای حساس نسبت به گرما[۱۵] و دستگاه "دودیاب[۱۶]" استفاده شده كه با كمك آنها بسرعت می توان به محل آتش و دود پی برد.برای مقابله با آتش دو ماده كاربرد بیشتری دارند كه عبارتند از: گاز دی اكسید كربن و هالوژن. در بعضی از آرشیوها، علاوه بر تجهیزات مذكور، سیستم آب پاش با كنترل گرما، لوله های آب و شلنگهای مخصوص آتش نشانی هم استفاده می شود. بهر حال، برای این كه این ابزار موثر واقع شوند لازم است كه كلیه كاركنان آرشیو بدون استثناء نحوه استفاده از كپسولهای گازرا، برای مقابله با آتش سوزی ناگهانی بدانند. علاوه بر این ها، تدارك امكاناتی نظیر ایجاد راههای خروجی اضطراری كاركنان و تخلیه مدارك از مخزن ها و ارتباط با مراكز آتش نشانی، از ضروریات آرشیوهای مدرن است.
▪ دی اكسیده كردن برای نگاهداری
یكی از دلایل اصلی از بین رفتن كاغذها، حالت اسیدی آنها است، كه ناشی از عوامل زیر است: استفاده از سلولز ناخالص، كاربرد موادی خاص برای آهار زدن به كاغذها، باقی ماندن مواد شیمیایی بر روی كاغذهایی كه با كیفیت خوب تهیه نمی شوند، شرایط محیطی و كاربرد اتصالهای اسیدی در ساخت كاغذ و مانند اینها. آگاهی از میزان اسیدیته مدرك بسیار مهم است، این كه بدانیم مدرك تا چه حدی اسیدی است و یا اصولاً خنثی است یا قلیایی، اهمیت بسیار دارد. هر آرشیوی برای اطلاع از وجود اسید در مجموعه و همچنین خنثی كردن آن، باید ابزار و نیروی انسانی لازم را دارا باشد.در صورتی كه مدارك از كیفیت و شرایط خوبی برخوردار باشند استفاده از تكنیكهای پرهزینه خنثی‌كردن اسیدیته از جمله شستن هر برگه با محلولهای خنثی كننده لزومی ندارد. از روشهای ساده تری كه می توان برای رفع اسید مدارك بكار برد، استفاده از تجهیزات گندزدایی همراه با آمونیاك است؛ كه روش بسیار ساده بوده و نیازی به استفاده از ابزار و مواد گرانقیمت ندارد و نه تنها صدمه ای به مدارك نمی زند. بلكه، در خنثی كردن حالت اسیدی مدارك بسیار موثر است.اگر مداركی كه اسیدیته آنها خنثی شده باشد در محیط مناسبی مانند مخزنهای مجهز به دستگاه تهویه مطبوع كه هوای آن پیش از پخش در فضا، شسته می شود نگاهداری شوند، امكان اسیدی شدن مجدد آنها تا مدتها كاهش می یابد.كلیه آرشیوها باید وسایل لازم را جهت این امر فراهم نمایند. در این مورد، گزارشی كه محققان آلمانی در خصوص استفاده از آمونیاك در حرارتهای كم برای شستن مدارك به كنفرانس سال ۱۹۸۰ كمبریج ارائه كردند واجد اهمیت زیادی است.هر چند كه از مواد دیگری مانند مورفولین و دی اتیل روی برای خنثی كردن اسیدیته مدارك می‌توان استفاده كرد ولی از آنجا كه بكارگیری آنها در آرشیو خطرناك است، توصیه نمی شوند.
▪ ترمیم
مجموعه بسیاری از سازمان ها در حال از میان رفتن است، ولی درصد مدارك نیازمند مرمت در سازمانهای گوناگون متغیر است. بطور متوسط ۱۵ تا ۲۵ درصد مجموعه ها در حال از بین رفتن هستند و باید ترمیم شوند. در برخی از سازمانها، حدود ۵۰ درصد مجموعه احتیاج به توجه و مراقبت ویژه دارد. چند آرشیوی را كه نویسنده می شناسد و مورد بررسی قرار داده است، هر چند كه می‌خواهند در آینده نزدیك برای ترمیم مجموعه بكوشند ولی هنوز حتی قدمی برنداشته اند. از طرف دیگر تعدادی از آرشیوها كه وسایل و ابزار این كار را فراهم كرده اند، از جهت بودجه و نیروی انسانی آزموده، در مضیقه اند. با همه این احوال، همه جا نیاز مبرمی به كنترل سریع خرابی و ترمیم مدارك كاملاً احساس می شود.در اینجا نگارنده در صدد بررسی روشهای متداول ترمیم نیست، همین قدر كافی است خاطر نشان شود كه روشهایی كه تا‌كنون موفق بوده است، همان روشهای قدیمی است مثل: روش فلورانسی[۱۷] و روش لفاف كشی خاصی در آن كاغذ شكننده و صدمه دیده را بین دو لایه پلاستیك شفاف تحت فشار و حرارت قرار می دهند و آن را مقاوم می كنند. هر آرشیوی برای مرمت مجموعه با این روشها باید تعدادی افراد آموزش دیده داشته باشد. در واقع متخصصین آرشیو در كشورهای در حال رشد باید فقط به این روشها متوسل شوند، و آنها نیز تنها زمانی می توانند به فكر ماشینی كردن كار باشند كه مهارت و تخصص كافی كسب كرده و بودجه لازم را نیز داشته باشند.برای ترمیم روزنامه هایی كه در اختیار آرشیوها هستند، استفاده از ماشین لفاف كننده[۱۸] بسیار مطلوب است، اما ابزار آن گران است. كمبود بودجه و تردیدهایی كه كتابخانه كنگره امریكا بوجود آورده (هر چند كه این تردیدها قابل دفاع نیست) باعث تاخیر در استفاده از این ماشینها شده است. تا زمان رفع تردید، روش فلورانسی و روش دستی ترمیم با كمك لفاف پلاستیك شفاف كافی خواهد بود.وسیله دیگری كه در صورت تولید بیشتر قطعاً متداول خواهد شد، ماشینهای پیشرفته لفاف ساز و لفاف كن[۱۹] است كه در آرشیوهای پیشرفته اروپا و امریكا در سطح وسیعی بكار می رود. قیمت این ماشین زیاد است، اما اگر ترمیم ماشینی مجموعه آرشیوها ضروری باشد این ماشین بر ماشین لفاف‌كننده ترجیح دارد.
▪ كاركنان
برای نگاهداری و ترمیم مواد آرشیو داشتن كاركنان فنی و آزموده ضروری است، هر چند كه لازم نیست تعداد آنها زیاد باشد ولی باید برای رفع احتیاجات فوری كفایت كنند. آنها باید بتوانند اسیدی بودن مواد را تشخیص دهند و مهارت لازم را برای استفاده از تجهیزات حفاظت و ترمیم داشته باشند، و همچنین در برابر استفاده از روشهای نو و موادی كه هنوز در مورد ماهیت آنها تردید وجود دارد دست نگه دارند، چه ممكن است در اثر استفاده از آنها ضایعات بیشتری به مدارك وارد شود. این امر بخصوص در مورد مواد جدید مانند برگه های منگنه ای، طومارهای كامپیوتری، فیلمها و نوارهای ویدئو و نظایر آن كه بعضی از مجموعه های آرشیوها از آنها تشكیل شده است صدق می كند. بهر حال، تخصص در این زمینه ها هنوز در مراحل اولیه است.در حال حاضر در كشورهای در حال رشد نیروی انسانی آموزش دیده كم است و بیشتر كاركنان، در حین كار و در اثر آزمایش و خطا و یا از طریق بازدید از آرشیوهای پیشرفته كشورهای خارجی كسب مهارت كرده اند.حال با استفاده آرشیوهای كشورهای در حال رشد از امكانات آموزشی سازمانهایی كه با كمك شورای بین المللی آرشیوها و یونسكو بوجود آمده اند، یا در حال تشكیل هستند، این وضعیت بتدریج در حال تغییر است.معهذا ضرورت آموزش امروزه كاملاً محسوس است و معلوم گردیده كه آموزش جنبه های عملی كار كافی نیست بلكه كسب دانش پایه و اساسی در مورد علوم، بخصوص شیمی، مواد و روشهای نگاهداری و ترمیم ضروری است. تعداد افرادی كه دارای چنین دانشی هستند در حال افزایش است. آرزوی نگارنده این است كه افراد واجد شرایط بیشتری عهده‌دار شغل نگاهداری آرشیوها شوند. زیرا نگاهداری از اهمیتی هم سطح با سایر امور آرشیو مانند مدیریت و سرپرستی و تنظیم مواد آن برخوردار است. در واقع این سه جنبه اساس كار آرشیو بهم مرتبط است.
● نتیجه
در بررسیهای انجام شده كلاً تجهیزات نگاهداری و پیشگیری در آرشیوها رضایت بخش بنظر می رسد. بهر حال، این امر در مورد آرشیوهایی كه جدیداً ساخته شده اند و یا در حال ساخته شدن هستند صدق نمی كند كه ناشی از كمبود نیروی انسانی آزموده ونقصان اطلاعات در این زمینه می باشد. در مورد لزوم اقداماتی برای پیشگیری حفاظتی مواد آرشیوی به اندازه كافی آگاهی وجود دارد، زیرا تنها هزینه یك شق یعنی ترمیم، بیش از امكانات مالی آرشیوها حتی در پاره ای از كشورهای رشد یافته است. چون علاوه بر اینكه هزینه ترمیم بسیار بالا است، انبوه عظیمی از مدارك نیاز به ترمیم دارد.ممكن است در بدو امر چنین به نظر آید كه پیشگیری حفاظتی مواد آرشیوی كاری پر هزینه است، اما بهر جهت در ضروری بودن آن تردید نیست وانگهی باید دانست كه این امر با تدابیر جدید فقط ۱۰ درصد شقهای دیگر حفاظت و نگاهداری، هزینه بر می دارد.

Y. P. Kathpalia. “Conservation and Preservation of Archives”. Unesco Fournal of Information science and Librarianship and Archine Administration, Vol. , No. ۲, April-June ۱۹۸۲, P. ۹۴-۱۰۰.
[۱] - International Council of Archives (ICA)
[۲] - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (Unesco)
[۳] - Pyrethrum mixed with D. D. T
[۴] - Chloromated Hydrocarbons
[۵] - Formaldehyde
[۶] - Phosphine
[۷] - Carbontetrachloride
[۸] - Ethylene dichloride mixture
[۹] - Hydrocyanic Acid gas
[۱۰] - Orthophenyl-Phenol
[۱۱] - Hydrocyanic Acid gas
[۱۲] - Thymol
[۱۳] - Venetion blinds
[۱۴] - Incandescent Light
[۱۵] - Heat Seusors
[۱۶] - Smoke detector
[۱۷] - Florention Technigue
[۱۸] - Machin Laminator
[۱۹] - Leaf Casting Machine

نوشته: وای. پی. كاتپالیا
ترجمه: مهین دستمالچی

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی