برنامه ریزی استراتژیک : رویکردی برای مدیریت وب سایت کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی

در جهان امروز و در عصر تكنولوژی اطلاعات و ارتباطات ، باید بپذیریم كه هر سازمان و مؤسسه ای نیاز به وب سایت[۱] دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی نیز از این قاعده مستثنی نیستند . اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی از اواسط دهه ۹۰ به ایجاد وب سایت و ارائه خدمات از این طریق پرداخته اند ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۰۷ ) . وب سایت هر كتابخانه از یك سو پنجره ای به آن كتابخانه و از سوی دیگر ، راهنمای كاربران در اینترنت می باشد . در واقع كتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گیری از امكانات اینترنت ، می توانند از این طریق به معرفی خود و ارائه خدمات بپردازند .اما ایجاد وب سایت برای كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی ، نیاز به سرمایه گذاری گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نیروی انسانی دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی چالش های ایجاد و مدیریت وب سایت را پذیرفته اند و از برنامه ریزی استراتژیك به عنوان ابزاری سودمند برای مدیریت وب سایت كتابخانه ها بهره می برند .
● فرآیند برنامه ریزی استراتژیك
طبق نظر پیتر دروكر‌ “ برنامه ریزی استراتژیك ، فرآیند پیوسته ای از تصمیمات سیستماتیك و ریسك پذیر و با حداكثر دانش و آگاهی از نتایج آینده است كه به طور سیستماتیك تلاشها و كوشش هایی را كه برای انجام این تصمیم ها مورد نیاز است را سازماندهی می كند و نتایج این تصمیم گیری ها را در مقابل انتظارات ، از طریق بازخورد سیستماتیك و سازمان دهی شده اندازه گیری می كند . ” ( استوارت ،۱۹۹۸، ۴۱) برنامه ریزی استراتژیك ، فرآیندی است كه در آن مقاصد ، اهداف و برنامه ها تنظیم و اجرا می شوند . البته فرآیندهای تنظیم و اجرا هر دو تدریجی و پیوسته اند . مقیاس زمانی برای برنامه های استراتژیك حدود سه سال است و بیشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح كلی تری در نظر گرفته می شود اما باید به اندازه كافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به تغییرات پاسخ دهد ( كورال ،۱۳۸۰،۶-۷) . همچنین برنامه ریزی استراتژیك به عنوان یك اقدام مدیریتی برای تعیین محیط وب سایت كتابخانه و سمت و سوی آن و پاسخ به چالشهای سازمانی ، تعریف می شود . برنامه ریزی استراتژیك یك ساختار مفید برای ایجاد وب سایت و توسعه آن در آینده و نیز مكانیزمی برای نگهداری و روز آمدی وب سایت به وجود می آورد . فرآیند برنامه ریزی كه به طور یقین در همه بخشهای كتابخانه در جریان است ، قابل انتقال به وب سایت كتابخانه نیز می باشد ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۰۹).گام نخست در انجام بر نامه ریزی استراتژیك ، تعریف و ایجاد كمیته یا تیم برنامه ریزی است كه مسؤولیت برنامه ریزی را عهده دار خواهد بود و با دیگر گروه های كاری در زمان مناسب در فرآیند برنامه ریزی تعامل خواهد داشت .
با توجه به اینكه فرآیند برنامه ریزی استراتژیك در تعامل با محیط داخلی و خارجی كتابخانه است ، شناخت محیط ، جنبه اساسی فرآیند برنامه ریزی است (استوارت ،۱۹۹۸ ،۴۷) . محیط خارجی ، همه شرایط و عواملی را كه بر گزینه های استراتژیك اثر دارند را شامل می شود . چارچوب مفید برای تحلیل محیط خارجی این است كه موضوعات و تأثیرات در قالب عناوین سیاسی ، اقتصادی ، جامعه شناختی و فناوری در نظر گرفته شود . این عمل به تحلیل پستPEST [۲] مشهور است . برای تحلیل محیط داخلی ، شرایط كتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهدیدها ( SWOT )[۳] باید مورد ارزیابی قرار گیرد . بیشتر این اطلاعات از طریق مستندات برنامه ریزی ها و گزارشات قابل دستیابی است ( كورال ،۱۳۸۰ ،۲۰۱-۲۰۳ ) . تصویر محیط خارجی و محیط خودتحلیل داخلی در كنار هم به صورت یك فرآیندجمع می شوند تا استراتژی ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشی ها و روشها تبدیل كنند و به تمركز برنامه ریزی بر اساس رسالت سازمان كمك كنند ( استوارت ،۱۹۹۸، ۵۰) .
▪ مدیر سایت كتابخانه باید ابتدا به بررسی سؤالات برنامه ریزی استراتژیك بپردازد :
- رسالت[۴] سایت چیست ؟
- مقصود[۵] سایت چیست ؟
- اهداف [۶] سایت چیست ؟
پاسخ به این سؤوالات ، به شناسایی كاربران بالقوه و نیازهای اطلاعاتی آنها می انجامد و این شناخت از ضروریات و مقدمات اساسی قبل از هر تصمیم گیری است . در مرحله بعد ، مدیر سایت باید بیانیه رسالت را كه یك بیانیه عمومی و پایه ای برای گسترش اهداف سایت است ، را تنظیم نماید و همواره به رسالت كتابخانه ، كه سازماندهی ، دسترس پذیری و اشاعه اطلاعات مورد نیاز كاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زیرا رسالت سایت باید مطابق با رسالت كلی كتابخانه باشد . بیانیه رسالت باید به قدر كافی كلی ، مشخص ، عملی و انعطاف پذیر باشد ( كورال ،۱۳۸۰ ، ۴۰) . به طور مشخص بیانیه رسالت ، بیانیه ای از نگرش ، چشم انداز و جهت گیری سازمان است نه مقصد های تفضیلی و قابل اندازه گیری . در واقع ارزش اصلی بیانیه رسالت ، مشخص كردن مقاصد نهایی است . ( پیرس و رابینسون ،۱۳۷۷ ،۷۰ و ۱۰۰) . اگر بیانیه رسالت به درستی تدوین شود ، مبنایی برای برنامه ریزی پایدار خواهد بود . بعد از آنكه كه رسالت سایت معین و تدوین شد ؛ باید مقصود سایت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سایت باید به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سایت تعیین شود و هر یك از اهداف با مراحل كاری كه آن را پشتیبانی می كند ، بیان شود .
بعد از آنكه مراحل كاری هر یك از اهداف مشخص شد ، بایستی كه مسؤولیت ها ، بودجه ، زمان بندی ، معیارهای ازریابی هر یك نیز مشخص شود . در واقع اگر فرآیند برنامه ریزی استراتژیك از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مدیران این فرصت را به دست می آورند كه مهارتهای لازم ، نیروی انسانی ، منابع مالی ، زمان ، وسایل و تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری را كه در هر مرحله از فرآیند برنامه ریزی برای ایجاد و مدیریت وب سایت نیاز است را به طور كامل شناسایی كنند . برنامه ریزی گام به گام سبب می شود كه اهداف سایت تضمین و اجرا شود ( ریان ۲۰۰۳ ، ۲۰۹) . در مرحله بعد باید به توسعه استراتژی ها و برنامه های عملی پرداخت كه این امر خود مستلزم تعریف وتعیین منابع مالی و توسعه خط مشی ها و راه وروش ها در راستای اهداف سایت است . در واقع استراتژی ها به عنوان اقدامات اصلی یا الگوهای اقدامات برای تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت تعریف می شوند و قدم های عملی تحقق رسالت سایت رامشخص می كنند و باید برنامه زمانی ، مسؤولیت ها و شاخص های عملكرد را در بر داشته باشند .
در مرحله بعد ، استراتژی های انتخاب شده به برنامه های عملیاتی مشخص تر تبدیل می شوند . به منظور ارزیابی عملكرد مربوط به هدف ها و بازبینی و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتایج و شرایط متغیر ، ضروری است كه پیشرفت كار به صورت منظم مورد نظارت قرار گیرد . فرآیند نظارت در تمام سطوح مهم است و باید روشهای كنترل و نظارت نیز مشخص شود . خود برنامه ریزی استراتژیك نیز نیاز به بازبینی دارد ( كورال ، ۱۳۸۰ ، ۵۷و۵۹و۶۸و۷۴) . در ادامه به بررسی خط مشی وب سایت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی می پردازیم :
خط مشی وب سایت
طی فرآیند برنامه ریزی استراتژیك ، خط مشی وب سایت مشخص می شود . در واقع هدف اصلی از تهیه و اجرای فرآیند برنامه ریزی استراتژیك نیز همین است كه بتوان یك خط مشی جامع ، كارا و مؤثر به وجود آورد ( ریان ، ۲۰۰۳ ، ۲۱۰) . خط مشی ها ، رهنمودهایی هستند كه برای راهنمایی ، تفكر ، تصمیم و اقدامات مدیران و فرودستان آنها در اجرای استراتژی سازمان تدوین می شوند . خط مشی ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل های استاندارد عملیاتی ” و ابزاری مؤثر برای انتقال تصمیمات به سطوح پایین تر در سازمان هستند ( پیرس و رابینسون ، ۱۳۷۷ ، ۵۲) . یك تعریف خوب برای خط مشی می توانند به این شرح باشد : یك راهنمای شفاهی ، مكتوب یا ضمنی كه مرزها و مسیر كلی عملكرد مدیریتی را تعیین می كند ( استوارت ، ۱۹۹۸ ،۶۹ )در واقع برای اجرای استراتژی ها ، خط مشی ها تدوین می شوند .
▪ یك خط مشی جامع وب سایت ، چارچوبی از موارد زیر را شامل می شود :
ـ اداره وب سایت
ـ طراحی
ـ معماری اطلاعات[۷]
ـ محتوا
ـ فراپیوندها[۸]
ـ نگهداری و روزآمدی
ـ ارزیابی ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۱۰)
● اداره وب سایت
گرچه اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی یك ساختار اداری ثابت برای وب سایت خود تدوین می كنند ؛ ولی در فرآیند برنامه ریزی موفق ، ساختار اداری حاصل به بهترین تناسب و سازگاری بین رسالت و اهداف سایت منتهی می شود . البته تقدم و تأخر در ساختارهای ادارای بی حد و پایان است . تیم اداره كننده سایت می تواند به صورت متمركز یا غیرمتمركز ، مستقل یا دارای سلسله مراتب فعالیت كند .گرچه ممكن است كتابخانه های كوچك تنها از وجود یك مدیر سایت[۹] بهره برند ، اما معمولاً در كتابخانه های بزرگ مسؤولیت ها بین افراد تقسیم می شود وتیم وب سایت كتابخانه[۱۰] تشكیل می شود و یك فرد متخصص نیز مسؤولیت هدایت و رهبری تیم را برعهده می گیرد ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۱۰) .
البته در بعضی از كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی دو نفر برای مدیریت سایت كتابخانه انتخاب می شود ؛ یك نفر مدیر فنی سایت[۱۱] ، كه مسؤولیت اداره و نگهداری سیستم را برعهده می گیرد و دیگری مدیر محتوایی سایت[۱۲] ، كه مسؤول ایجاد وب سایت و روزآمدی اطلاعات آن خواهد بود . ساندرز مك مستر در سال ۱۹۹۷ برای توصیف موقعیت مدیر سایت ، عبارت “ بهترین شغل در كتابخانه ”[۱۳] را به كار برده است . به گفته وی ، مدیر وب سایت كه دارای زمینه هایی در تكنولوژی اطلاعات ، سیستم ها ، مرجع و منابع الكترونیكی است ؛ به مهارت هایی دیگر از جمله : دانش زبان علامت گذاری شده فرامتنی ( HTML)[۱۴] ، آشنایی با بسته های نرم افزاری[۱۵] طراحی صفحات وب ، آشنایی با مرورگرهای[۱۶] مختلف اینترنت ، طراحی گرافیكی ، مهارت در نگارش ، ویرایش و ترجمه ، اجرای استانداردها ، جستجو و بازیابی و ارزیابی اطلاعات ، مدیریت و نگهداری سرویس دهنده[۱۷] وب سایت و نیز به تجربه و مهارت در تعیین خط مشی های وب سایت كتابخانه نیز نیاز دارد ( مك مستر ،۱۹۹۷ ، ۳۷) . اما بدون توجه به ساختار اداری انتخاب شده ، مدیر سایت باید مطمئن شود كه اعضاء تیم سایت كتابخانه یا مركز اطلاع رسانی ، موافق برنامه ریزی استراتژیك هستند و باید نقاط بحرانی در سازمان را به خوبی بشناسد و اقدامات لازم را به عمل آورد . ضمن اینكه به مدت زمان لازم برای آموزش كاركنان و افزایش سطح دانش تخصصی آنها توجه نماید .
● طراحی
اولین قدم در ایجاد و نگهداری یك وب سایت عالی ، طراحی عالی است . پس نكات زیر را برای طراحی صفحات وب سایت كتابخانه در نظر بگیرید :
▪ یك استاندارد برای طراحی صفحات سایت در نظر بگیرید ؛ به طوری كه همه صفحات از یك طرح و سبك ثابت پیروی كنند و هر صفحه به عنوان بخشی از سایت كتابخانه ، به راحتی قابل شناسایی باشد و هر صفحه دارای نام و آرم كتابخانه در اندازه كوچك باشد .
▪ خود را به جای كاربران سایت قرار دهید و آنچه را كه اغلب كاربران می خواهند از طریق سایت كتابخانه به دست آورند را فراهم كنید .
▪ همه اطلاعات را توسط عبارات مختصر در صفحه خانگی[۱۸] كتابخانه قراردهید و توسط فراپیوندها كاربران را به اطلاعات مفصل در سایر صفحات سایت هدایت نمایید و سعی كنید كه صفحه خانگی سایت درست در یك صفحه ویندوز قرار بگیرد ؛ زیرا بزرگتر بودن آن ممكن است باعث شود كه بعضی از اطلاعات در اولین برخورد از نظر كاربران دور بماند . تحقیقات نشان داده كه كاربران اینترنت حداكثر ۹۰ ثانیه برای مشاهده یك صفحه وقت می گذارند و اغلب به ادامه صفحه توجه نمی كنند و می خواهند اطلاعات مورد نیازشان را به سرعت و در كمترین زمان به دست آورند.
▪ در همه صفحات سایت ، علائم راهنما را در بالا یا سمت چپ صفحه قرار دهید و فهرست
مندرجات كل سایت را در همه صفحات قرار دهید . به این ترتیب امكان ارتباط سریع بین صفحات به وجود می آید و كاربران به آسانی می توانند در سرتاسر سایت حركت كنند .
▪ از به كار بردن تصاویر متحرك ، غیرضروری و بزرگ در طراحی صفحات خودداری كنید ؛ زیرا این تصاویر كاربران را گیج می كند . در مقابل از تصاویر دیجیتالی كوچك ( حد اكثر ۳۵ كیلوبایت ) استفاده كنید .
▪ صفحات سایت را بیشتر شبیه صفحات كتاب طراحی كنید تا به آسانی قابل خواندن باشد و از قرار دادن اطلاعات زیادی در یك صفحه خودداری كنید . صفحات را با زمینه سفید و حروف سیاه یا با رنگهای مغایر با هم طراحی كنید . به اندازه متناسب حروف نیز توجه كنید .
▪ اگر می خواهید كاربران به طور مداوم به وب سایت كتابخانه شما مراجعه كنند ، به انجام اصلاحات و تغییرات بپردازید . البته تغییرات ساختاری را حداكثر یك بار در ماه انجام دید .
▪ وب سایت كتابخانه را مورد علاقه كاربران ، ساده و با زبان كاربر پسند[۱۹] طراحی كنید و چیزهایی در صفحه خانگی سایت قرار دهید كه درسایر سایت ها نتوان آنها را یافت ( مینكل ، ۲۰۰۲ ، ۴۶-۴۸ ).
▪ از فراداده ها[۲۰] برای تبلیغ و عرضه وب سایت در اینترنت بهره بگیرید . فراداده ها ،داده هایی هستند كه داده های دیگر را توصیف می كنند وتوسط مؤلف یا نمایه ساز سایت تهیه می شوند . بعضی وب سایت ها از بسته های نرم افزاری كه به طور خودكار تعدادی فراداده را در هر صفحه وب سایت ایجاد می كنند ، بهره می برند . فراداده ها توسط موتورهای جستجو و راهنماها[۲۱] و سایر وسایل نمایه ساز اینترنت قابل بازیابی هستند . قرار گرفتن وب سایت كتابخانه در فهرست نتایج موتورهای جستجو و راهنماها ، اولین اقدام برای دسترس پذیر ساختن وب سایت كتابخانه برای كاربران بالقوه است .▪ در پایان صفحات آماده شده را روی یك سرویس دهنده وب نصب كنید و هر یك از صفحات را قبل از آنكه از طریق سرویس دهنده در دسترس كاربران قرار دهید ، به وسیله مرورگرهای مختلف و ویرایش های مختلف هر مرورگر از جمله Internet Explorer ، Netscape ، Prodigy ، … و نیز توسط كامپیوترها و صفحه نمایش های مختلف بررسی كنید و مطمئن شوید كه با نرم افزارها و سخت افزارهای مختلف ، طرح وب سایت كتابخانه كارایی خود را حفظ می كند ( كلاید ، ۲۰۰۰ ،۱۰۳ و۱۰۰) .
● معماری اطلاعات
معماری اطلاعات شامل روشهای سازماندهی اطلاعات درسایت می باشد به نحوی كه بتوان با بهترین روش به ارائه خدمات و پاسخگویی به نیازهای كاربران پرداخت . دو سطح كلی برای معماری اطلاعات در محیط وب وجود دارد :
۱) سازماندهی اطلاعات در سایت به طور كلی .
۲) سازماندهی اطلاعات در هر صفحه خاص از وب سایت .
معماری اطلاعات این دو سطح را با هم تر كیب می كند و ساختار سایت را به وجود می آورد و به سازماندهی اطلاعات می پردازد . ساختار كلی وب سایت و یا هر صفحه از وب سایت كتابخانه می تواند بر اساس هر یك از ساختارهای زیر و یا تركیبی از آنها به وجود آید :
- ساختار خطی
- ساختار درختی یا سلسله مراتبی ( از كل به جزء )
- ساختار منطقی
- ساختار جغرافیایی
- ساختار تاریخی ( جدید به قدیم یا قدیم به جدید )
- نظم موضوعی
- نظم الفبایی
- نظم ترتیبی اعداد ( از كم به زیاد یا از زیاد به كم )
- توالی رده بندی دیویی و یا سایر رده بندی ها ( كلاید ،۲۰۰۰ ،۱۰۳)
مهممرین ویژگی در انتخاب هر یك از این ساختارها ، كارا بودن و راحتی كار با آن ساختار برای كاربران كتابخانه یا مركز اطلاع رسانی است . البته خط مشی وب سایت نیز در انتخاب ساختار و معماری اطلاعات سایت عاملی مهم و مؤثر است . توجه كنید كه هر صفحه فرعی[۲۲] حداكثر سه سطح پایین تر از صفحه خانگی قرار گیرد ؛ قرار گرفتن صفحات در بیش از سه لایه سبب می شود كه بعضی صفحات سایت از دید كاربران دور بماند ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۱۲) . ضمن انتخاب هر یك از این ساختارها ، برای راهنمایی و هدایت بیشتر كاربران صفحه ای تحت عنوان “ راهنمایی ”[۲۳] برای كاربران در نظر بگیرید و اطلاعات نسبتاً مختصری در مورد نحوه طراحی و ساختار سایت ارائه كنید . البته وجود علائم راهنما ، فهرست مندرجات سایت ، درخت موضوعی[۲۴] ، نقشه سایت و تور مجازی[۲۵] نیز در آشنایی و هدایت كاربران مؤثر و مفید خواهد بود .
● محتوا
عناصر تشكیل دهنده محتوای وب سایت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی با توجه به نوع كتابخانه ، نیازهای متفاوت كاربران انواع كتابخانه ها ، خط مشی و اهدافی كه طی فرآیند برنامه ریزی برای وب سایت در نظر گرفته شده ، مشخص می شود .گرچه هیچ سایتی نمی تواند تمام نیازهای كاربران بالقوه خود را برآورده سازد ، اما توجه به نیازهای اساسی كاربران ضرورت دارد و مدیر سایت همچنین باید به مسأله حق مؤلف در محیط چاپی و الكترونیكی توجه نماید ( هیل و فیشر،۲۰۰۱ ، ۲۹) .
به هرحال ، عناصری كه در اغلب وب سایت كتابخانه ها قرار داده می شوند ، از این قرارند :
▪ اطلاعات كلی كتابخانه شامل : عنوان و نشانی كتابخانه ، تاریخچه كتابخانه و اهداف و برنامه های جاری و آتی كتابخانه ، ساعات كار كتابخانه ، شرایط عضویت ، مدت زمان امانت منابع ، پوشش موضوعی و محتوایی كتابخانه ، تصاویر و نقشه كتابخانه به همراه فهرست كامل از بخش های مختلف كتابخانه و پیش بینی صفحه راهنمای كاربران و یك تور مجازی ، شماره تلفن های تماس با كتابخانه و آدرس پست الكترونیك كتابخانه[۲۶] و نیز خبرنامه داخلی كتابخانه .
▪ ارائه اطلاعات مربوط به كتابداران و سایر كاركنان كتابخانه و ذكر شماره تلفن و آدرس پست الكترونیك هریك از آنها .
▪ پیامی از مدیر سایت با این محتوا كه “ كتابداران ماهر همواره آماده راهنمایی شما در دنیای گسترده اطلاعات هستند .” و آدرس پست الكترونیك وی به منظور ارتباط با كاربران .
▪ فهرست كامپیوتری كتابخانه (OPAC ( [۲۷]و آموزش چگونگی از آن .
▪ پاسخ به پرسش های متداول و معمولی كه به اختصار FAQ [۲۸] نامیده می شوند ( منصوریان ،وب ،۱۳۸۰ ،۲۴ -۲۵) .
▪ میز مرجع مجازی[۲۹].
▪ برقراری فراپیوند با سایر منابع اینترنتی از جمله موتورهای جستجوی عمومی ، دایركتوری های اختصاصی و… و نیز وب سایت سایر كتابخانه ها و پایگاه های اطلاعاتی ( هیل و فیشر،۲۰۰۱ ،۲۹) .
▪ صفحه آموزش ویژه كاربرانی كه برای نخستین بار از اینتر نت استفاده می كنند و آموزش چگونگی جستجو در اینترنت و پایگاه های اطلاعاتی .
▪ نشانی اینترنتی ( URL )[۳۰] كتابخانه و تاریخ ویرایش هر صفحه وب سایت ( منصوریان ، وب۱۳۸۰ ،۲۴-۲۵) .
● فراپیوندها
اغلب كتابخانه ها بوسیله برقراری فراپیوندها با سایر منابع اینترنتی خارج از سازمان خود ( سایر كتابخانه ها ، موتورهای جستجو ، راهنماها و پایگاه های اطلاعاتی ) به توسعه و گسترش مجموعه و نیز ایجاد مجموعه های مجازی[۳۱] می پردازند . این گونه اقدامات برای غنی سازی و توسعه محتوای وب سایت كتابخانه ها توصیه می شود . مدیر سایت باید این سایت های مفید را شناسایی و انتخاب كند و به نگهداری و ارزیابی آنها بپردازد ؛ البته كتابخانه ها در مقابل محتوای این سایت ها هیچ مسؤولیتی ندارند ولی باید متناسب با خط مشی مجموعه سازی كتابخانه ، این سایت ها و مجموعه های مجازی را تهیه نمایند ( ریان ، ۲۰۰۳ ،۲۱۴ ) . بدین ترتیب سایت كتابخانه می تواند با برقراری فرا پیوندها با سایر منابع اینترنتی ،كاربران را به سمت تأمین نیازهایشان هدایت كند . هم اكنون با گسترش انواع پایگاه های اطلاعاتی از جمله : نمایه نامه ها ،چكیده نامه ها ، دایره المعارف ها و واژه نامه های الكترونیكی و نیز ژورنال ها ی الكترونیكی تمام متن و كتابهای الكترونیكی ؛ اغلب كتابخانه های دانشگاهی و تحقیقاتی از طریق برقراركردن فراپیوند با سایت ناشر یا كارگزار و پرداخت هزینه اشتراك از این منابع بهره می برند . توجه داشته باشید عناوینی كه برای هر فراپیوند در نظر گرفته می شود باید گویای منظور و محتوای سایت مورد نظر باشد . از جملات كوتاه یا واژه هایی كه افراد را به برقراری ارتباط با این سایت ها ترغیب می كند ، استفاده نمایید.فراپیوندها را می توانید به صورت موضوعی یا الفبایی یا بر اساس انواع سایت ها تنظیم كنید ( منصوریان ، پیام كتابخانه : ۱۳۸۰ ، ۱۴) .
● نگهداری و روزآمدی
برای داشتن یك وب سایت كارا و موفق ، توجه به نگهداری و روزآمدكردن محتویات سایت لازم و ضروری است . خط مشی نگهداری و روزآمدی سایت از طریق فرآیند برنامه ریزی استراتژیك مشخص می شود . نگهداری سایت كتابخانه ها یك كار مشكل و وقت گیر است ، زیرا روزانه ۱۰درصذ اطلاعات سایت تغییر می یابد و كهنه می شود و از وظایف مدیر سایت است كه این تغیرات را شناسایی كند و به اصلاح و روزآمدی آنها بپردازد . ۹۰ درصد دیگر نیز باید هر شش ماه یك بار مورد تجدید نظر قرار گیرد و روزآمد شود ( كلین ،۲۰۰۳ ، ۲۸) . فراپیوندها نیز باید به طور ماهیانه مورد ارزیابی قرار گیرند ( ریان۲۰۰۳ ،۲۱۴) ؛ زیرا بنا به دلایل متعدد آدرس سایت ها تغییر می كند . بعضی از مدیران وب سایت ها از بسته های نرم افزاری كنترل كننده خودكار فراپیوندها [۳۲] استفاده می كنند تا پیوندهای شكسته[۳۳] و یا مرده [۳۴]را شناسایی كنند . این نرم افزارها به صورت كاملاً خوكار بوده و به حضور نیروی انسانی برای انجام كار نیاز ندارند . ( جكسو ، ۵۹ : ۲۰۰۰ ) . اما برای كنترل تناسب محتوای فراپیوندها با اهداف سایت ، مدیر سایت باید خود به بررسی بپردازد . پس مدیر سایت باید :
▪ فراپیوندها را به طور منظم بررسی كند .
▪ فراپیوندهای جدید را اضافه نماید .
▪ مانند وجین كردن كتابها ، به وجین كردن فراپیوندها بپردازد ( مینكل ،۱۹۹۹ ،۲۷) .مدیر سایت همچنین باید به نگهداری و روزآمدی نرم افزارها و سخت افزارهایی كه وب سایت كتابخانه را حمایت می كنند توجه نماید و نكات ایمنی را برای جلوگیری از فعالیت های مخرب هكرها رعایت نماید ( ادوین ،۲۰۰۳ ،۲۷۹) .
● ارزیابی
مدیر سایت باید به ارزیابی میزان موفقیت سایت در دستیابی به اهداف مورد نظر بپردازد .برای ارزیابی سایت كتابخانه می توان از روشهای مختلف بهره گرفت :
▪ استفاده از دانش پایه ، مطالعات وبرسی های انجام شده در این زمینه كه توسط افراد متخصص خود سازمان و یا خارج از سازمان انجام شده است ( كلاید ،۲۰۰۰ ،۱۰۶) .▪ انجام جستجوهای پیش فرض توسط كتابدار و بررسی نتایج حاصل .
▪ مصاحبه با كاربران سایت ، به صورت حضوری و یا از طریق قرار دادن فرم های نظرسنجی در سایت كتابخانه . البته می توان از برنامه ریزی استراتژیك به عنوان راهنمایی در تهیه سؤوالات مناسب و تجزیه و تحلیل آنها و میزان دستیابی به اهداف استفاده كرد ( ریان ،۲۰۰۳ ،۲۱۵) .
▪ آدرس پست الكترونیك مدیر سایت در سایت كتابخانه گذاشته شود و از كاربران خواسته شود كه نظرات و پیشنهادات خود را ارسال نمایند ( منصوریان ،وب ،۱۳۸۰ ، ۲۷) .
▪ استفاده از آمارهای بسته های نرم افزاری كه ورود و خروج كاربران رابه سایت كتابخانه كنترل می كنند[۳۵] ؛ بعضی از این نرم افزار ها مدت زمان استفاده كاربر و بعضی حتی میزان استفاده از منابع كتابخانه و یا سایت هایی كه از طریق فراپیوندها با سایت كتابخانه در ارتباط هستند را نیز مشخص می كند . البته این نرم افزارها نیز دارای محدودیتهایی هستند ، از جمله اینكه آنها نمی توانند ركورد بعضی از صفحات را ثبت كنند و یا اینكه عمل كلید هایی كه صفحات را به جلو[۳۶] یا عقب[۳۷] می برند را نیز به عنوان ركورد جدید ثبت می كنند و این مسائل سبب می شود كه صحت آمارهایی كه ارائه می دهند ، كاهش یابد (Library Technology Report ، ۲۰۰۲ ، ۲) .
مدیر سایت باید :
▪ محتوای وب سایت كتابخانه را برساس نیازهای كاربران مورد ارزیابی قرار دهد .
▪ میزان روزآمدی محتوای كتابخانه رابسنجد .
▪ میزان استفاده از وب سایت رابسنجد .
▪ وب سایت كتابخانه را بر اساس میزان استفاده از فناوری های جدید در تكنولوژی اطلاعات به طور كلی و منابع اینترنتی به طور خاص ، ارزیابی نماید .
▪ رتبه سایت كتابخانه را در لیست نتایج موتورهای جستجو بررسی نماید ( كلاید ، ۲۰۰۰ ،۱۰۵ ) .
به هرحال ، هر روشی كه مدیر وب سایت برای ارزیابی وب سایت كتابخانه به كار می برد ، باید وی را قادر سازد كه میزان دستیابی به اهداف اصلی سایت كتابخانه راتعیین نماید و به ارائه راه كارهایی برای توسه آینده سایت و نیز چرخه جدیدی برای فرآیند برنامه ریزی استراتژیك بپردازد .
● نتیجه گیری
وب سایت هر كتابخانه یا مركز اطلاع رسانی ، فصلی جدید در ارائه خدمات نوین و تحولی گسترده در نوع روابط كتابخانه با كاربران خود و نیز با سایر كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی محسوب می شود و مدیریت وب سایت كتابخانه كه موقعیت جدیدی برای كتابداران به شمار می آید ، به خوبی از طریق برنامه ریزی استراتژیك قابل انجام است ؛ زیرا مدیریت وب سایت نیاز به سرمایه گذاری وسیع در هزینه ، زمان و نیروی انسانی دارد و برنامه ریزی استراتژیك كمك می كند تا این سرمایه گذاری ها به سود كتابخانه یا مركز اطلاع رسانی تمام شود . پس دنبال كردن گام به گام مراحل فرآیند برنامه ریزی ، اندازه گیری میزان دستیابی به اهداف برنامه و توجه به بازخورد آن عملی پیوسته در فرآیند برنامه ریزی است كه باید مورد توجه قرار گیرد . مدیر سایت می تواند با كسب مهارتهای لازم و دانش تخصصی ، شناخت كاربران و نیازهای اطلاعاتی آنها و تهیه خط مشی جامع برای وب سایت و اجرای آن ؛ كتابخانه یا مركز اطلاع رسانی را در دستیابی به اهدافش یاری نماید .

یادداشتها:
[۱] Web site
[۲] ( Political , Economic , Sociological and Technological ) Factors
[۳] Strenghts , Weaknesses , opportunities , Threats
[۴] mission
[۵] purpose
[۶] objectives
[۷] information architecture
[۸] hyperlink
[۹] webmaster
[۱۰] web team members
[۱۱] Technical webmaster
[۱۲] content webmaster
[۱۳] The Coolest Job
[۱۴] hypertext markup language
[۱۵] Software packages
[۱۶] browsers
[۱۷] server
[۱۸] home page
[۱۹] user friendly
[۲۰] metadata
[۲۱] directory
[۲۲] Sub-page
[۲۳] Help
[۲۴] Subject Trees
[۲۵] virtual tour
[۲۶] E-mail
[۲۷] Online Public Access Catalogue
[۲۸] Frequently Asked Question
[۲۹] virtual reference desk
[۳۰] Uniform Resource Locator
[۳۱] virtual collection
[۳۲] link checking software
[۳۳] broken links
[۳۴] dead links
[۳۵] server log
[۳۶] forward
[۳۷] back
منابع و مآخذ :
۱. پیرس ، جان ؛ رابیتسون ، ریچارد .“ برنامه ریزی و مدیریت استراتژیك .” ترجمه سهراب خلیلی شورینی . تهران ، یادواره كتاب : ۱۳۷۷ .
۲. كورال ، شیلا . “ برنامه ریزی استراتژیك برای خدمات كتابخانه ای و اطلاعاتی . ” ترجمه مجید امیدوار . تهران : مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران ، ۱۳۸۰.
۳. منصوریان ، یزدان . “ رهنمودهایی در طراحی وب سایت كتابخانه های عمومی .” وب . ۱۹. دی ماه ۱۳۸۰ : ۲۴-۲۷ .
۴. منصوریان ، یزدان . “ ویژگی های سایت كتابخانه ها در اینترنت . ” پیام كتابخانه . ۱۰ (۴ ) زمستان ۱۳۸۰ : ۱۰-۱۶ .
۵. Clay , Edwin S. “content management and library web site .” Public library . ۴۲( ۵ ) . Sep/Oct ۲۰۰۳ . ۲۷۸-۲۷۹
۶. Clyde , Laurel A . “ A Strategic Planning Approach to Web Site Management Tht Electronic Library .۱۸ ( ۲ ) : ۹۷-۱۰۸
۷. Hill , Ann ; Fisher , Julieta Dias . “ The ABCs of Web Page Design . ” Library Talk ..۱۴ ( ۵) . Nov / Dec۲۰۰۱ : ۲۸-۲۹
۸.Jacso , peter . “ Developing and Maintaining Your Web Pages .” Computers in Libraries . ۲۰ ( ۹) . Oct۲۰۰۰ : ۵۸-۶۱
۹. Klein , Leo Robert . “ Mixing up Web Site management . “ library Journal .۱۲۸ ( ۷ ) . Spring ۲۰۰۳ : ۲۸-۲۹
۱۰. “ Library Web Site Analysis .” Library Technology Report . May/June۲۰۰۲ : ۲۲-۳۵
۱۱. Minkel , Walter . “ Keeping up Appearances .“ School library Journal . ۴۵ ( ۱۲ ).Dec۹۹ : ۲۷
۱۲. Minkel , Walter . “ Remaking Your Web Site in Seven Easy Step .“ School library Journal . ۴۸ ( ۵ ) . May۲۰۰۲ : ۴۶-۵۰
۱۳. Ryan , Susan M . “ Library Web Site Administration : A Strategic Planning Model for the Smaller Academic library . “ Journal Academic Librarianship . ۲۹ ( ۴ ) . Jul۲۰۰۳ . ۲۰۷-۲۱۸
۱۴. Saunders-McMaster , laverna . “The Coolest Job in the Library . “Computers in libraries . ۱۷ ( ۲ ) . Feb۹۷ : ۳۷
۱۵.Stueart , Robert D. “ Library and Information Center management .”fifth edition . Endewood , Colorado : Libraries Unlimited ;INC ,۱۹۹۸ .
نویسنده : لیلا دهقانی
دانشجوی كارشناسی ارشد علوم كتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شیراز

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران