مدیریت اطلاعات شخصی (PIM)

برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی اطلاعات شخصی برای هر كسی لازم است و این بدان معنا است كه استفاده از PIMها برای همه می‌تواند مفید واقع شود. PIM یا مدیریت اطلاعات شخصی، برنامه‌ای كاربردی است كه معمولاً حاوی كتاب آدرس و سازمان‌دهی اطلاعات پراكنده، مانند یادداشت‌ها، قرارها و نام‌ها است.
كمترین كاری كه می‌توان با این زمان‌بند دیجیتالی انجام داد برنامه‌ریزی و تنظیم تمام ارتباطات تجاری و شخصی، وقایع، قرار ملاقات‌ها و جلسات مختلف است. البته دامنه‌ی كار PIMها از این هم كه گفته شد فراتر می‌رود و شما با استفاده از آن می‌توانید علاوه بر پی‌گیری پروژه‌های مختلف به ایجاد هماهنگی میان وسایل دیجیتالی موجود و حتی همكارانتان اقدام كنید.
اگر شما مدیر یك شركت باشید از ویژگی‌های موجود در این برنامه‌ها می‌توانید برای تنظیم فهرست‌ تمام كارهای موجود در محل كارتان استفاده كرده و قرارهای مهم و داده‌های پروژه‌ای را بر روی یك صفحه‌ی وب منتشر كنید. بسیاری از PIMها دارای انتخاب‌های امنیتی و كلمات عبوری هستند كه از دسترسی كاربران غیر مجاز به برنامه‌ریزی‌های شخصی جلوگیری می‌كند؛ در حالی‌كه مدیران و سرپرستان می‌توانند با استفاده از آن رمزها و كلمات عبور، وارد این برنامه‌ها شده و به مدیریت و بررسی داده‌ها بپردازند.
یكی از مسایلی كه در تهیه‌ی PIMها باید به آن توجه كرد، تهیه برنامه‌ای است كه بتواند مطابق با نیاز شما باشد. توجه به این موضوع از اهمیت خاصی برخوردار است؛ چون با تغییر نیازهای شما، نوع برنامه‌ای كه تهیه می‌كنید نیز می‌تواند تغییر كند. بنابراین قبل از تهیه‌ی چنین برنامه‌ای ابتدا لازم است تا این سؤالات را از خود بپرسید: آیا از این برنامه می‌خواهید برای همزمان سازی داده‌ها با وسایل دیجیتالی مختلف استفاده كنید یا به‌دنبال برنامه‌ای با یك رابط ساده بر روی صفحه نمایش هستید؟
و یا این كه برنامه‌ای گرافیكی می‌خواهید كه تمام داده‌هایتان را به جای یك رابط در چندین پنجره‌ی مختلف ارایه دهد؟ در اینجا ما به معرفی ۵ برنامه‌ی PIM می‌پردازیم كه می‌توانید با توجه به نوع برنامه‌ریزی مورد نیازتان و بودجه‌ای كه دارید به تهیه‌ی یكی از آنها اقدام كنید.
هنگام انتخاب این برنامه‌ها بیش از همه، ویژگی‌های مفیدی چون قابلیت‌های همزمان‌سازی داده‌ها با سایر وسایل، رابطی كه بتوان به‌سادگی از آن استفاده كرد، انتخاب‌های ارجاعی ساده و ویژگی‌هایی برای سازمان‌دهی راحت، مورد نظر بوده است. اگرچه اكثر PIM ها این انتخاب‌ها را ارایه می‌دهند اما برخی از آنها علاوه بر قابلیت‌های مذكور، ویژگی‌هایی چون همزمان‌سازی داده‌ها با وسایل قابل حمل مختلف و یا تبدیل و اشتراك‌گذاری داده‌ها با برنامه‌های دیگر PIM را نیز ارایه می‌كنند.
بعضی از این برنامه‌ها دارای ویژگی‌های بیشتری هستند كه به شما اجازه می‌دهند بدون باز كردن برنامه‌ی‌ كاربردیِ اصلی؛ وارد قرارهای ملاقات‌، وظایف و سایر داده‌هایی از این دست شوید. چنین قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی باعث افزایش انعطاف‌پذیری یك PIM شده و آن را از سایر برنامه‌های قدیمی این خانواده متمایز می‌سازد.
● Above & Beyond ۲۰۰۰ LITE
این برنامه اكثر چیز‌های مورد نیاز شما برای تنظیم قرارهای مابین اعضای یك گروه كاری را دارا می‌باشد. البته از نظر رابط و قابلیت‌های همزمان‌سازی به پای برنامه‌های دیگر نمی‌رسد. برنامه‌‌ی مذكور علاوه بر ویژگی برنامه‌ریزی، تعقیبِ وظایف كاركنان و سایر ویژگی‌هایی كه در برنامه‌های PIM انتظار آنها می‌رود؛ دارای تایمر شمارش‌ِ معكوس، یابنده‌ی زمان قرار ملاقات و ویژگی برنامه‌ریزی برای بیش از هزار نفر در مناطق جغرافیایی مختلف و یا در یك محل مشخص می‌باشد.
این برنامه از برخی جهات نیز دارای محدودیت‌هایی است.
برای مثال از ویژگی‌ همزمان‌سازی آن تنها می‌توان در موارد بسیار محدودی استفاده نمود، دارای رابط چندان دوستانه‌ای نمی‌باشد و اطلاعاتی چون تقویم، تایمر و كتاب آدرس را داخل پنجره‌ای‌ كه در جدول اصلی قرار دارد ارایه می‌دهد. البته بسیاری از كاربران این برنامه را به‌خاطر فهرست‌ها و جداول متمركز آن و راه‌یابی آسان در میان عناصر مختلفش می‌پسندند.
در این برنامه بخش برنامه‌ریزی هفتگی نیز كمی خسته‌كننده است. گرچه شما می‌توانید روزهای هفته و شماره ‌روزها را در پنجره‌ی برنامه تغییر دهید اما نمی‌توانید به طور افقی در میان وظایف مشروح حركت كرده و یا به تغییر اندازه‌ی قسمت‌های مختلف پنجره بپردازید. تنها كاری كه می‌توان در ارتباط با تغییر اندازه‌ی جدول زمان‌بندی انجام داد، بزرگ و یا كوچك كردن متنی است كه در داخل قسمت‌های مختلف پنجره قرار دارد. به این ترتیب متن كوچك و یا بزرگ شده باعث می‌شود كه اندازه‌ی قسمتی كه آن را احاطه كرده نیز تغییر كند.
صرف‌نظر از تمام محدودیت‌های ذكر شده در ارتباط با برنامه‌ی Above & Beyond ۲۰۰۰ LITE؛ به‌خاطر یادگیری آسان این برنامه، ظاهر تمیز و مرتبش و فضای اندكی كه بر روی درایو دیسك‌سخت اشغال می‌كند می‌بایست امتیازاتی را نیز برای آن قایل شد. این برنامه‌ تنها به MB۲ حافظه نیاز دارد. اگر رابط این برنامه دوستانه‌تر گردد بهتر می‌‌تواند با برنامه‌های دیگر رقابت كند.
● Day-Timer Organizer ۲۰۰۰
این برنامه یكی از انعطاف‌پذیرترین برنامه‌های PIM می‌باشد كه برای هر كاربری می‌تواند مفید واقع شود اما نحوه‌ی سازمان‌دهی و همزمان‌سازی داده‌ها و سایر ویژگی‌های موجود در آن، این برنامه را بیشتر برای مدیران پرمشغله و یا صاحبان شركت‌های تجاری، مناسب و ایده‌آل ساخته است. با استفاده از این برنامه می‌توانید به همزمان‌سازی داده‌هایتان با بسیاری از وسایل و كامپیوترهای دستی بپردازید.
علاوه بر اینها، ویژگی‌های vCard و vCalendar موجود در این برنامه به شما اجازه می‌دهد تا به آسانی و به طور مستقیم اطلاعات را از برنامه‌هایی چون Out Look ،Act و دیگر برنامه‌هایی از این دست به داخل تقویم، زمان‌بند و یا كتابچه‌ی تماس این برنامه وارد كنید.
برنامه‌ی مذكور به سازمان‌دهی هزینه‌ها پرداخته‌ و فهرستی از تمام ورودی‌های مالی، تقویم و قرار ملاقات‌ها را ارایه می‌دهد. با استفاده از ویژگی‌ Phone Log می‌توانید به كنترل و مرور تمام تماس‌های تلفنیخود بپردازید.
همچنین در صفحه‌ای كه Team Organize نام دارد می‌توانید تمام برنامه‌های زمان‌بندی‌شده برای كل افراد یك گروه كاری را بررسی نمایید. یكی از ویژگی‌های دیگر موجود در این برنامه، انتخابی است كه Express Services نام دارد. این ویژگی به صورت یك آیكون در پایین صفحه نمایش شما ظاهر می‌شود و شما می‌توانید با استفاده از این آیكون بی آنكه تمام برنامه‌ی اصلی را باز كنید، مستقیماً آن را كلیك كرده و پس از باز شدن پنجره‌ی آیكون مذكور، اطلاعات مربوط به تماس‌ها، وظایف، هزینه‌ها و تقویم را وارد نمایید.
به این ترتیب، با توجه به ویژگی‌هایی چون استفاده آسان، همزمان‌سازی داده‌ها، چاپ اطلاعات و قیمت پایین؛ این برنامه را می‌توان یكی از بهترین‌ها در این زمینه برای افرادی كه می‌خواهند وظایف یك گروه كاری را دنبال كرده و به برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی امور تجاری و شخصی خود بپردازند، دانست این برنامه حدود MB۱۰ از فضای درایو دیسك‌سخت را اشغال می‌كند.
● Lotus Organizer ۶.۰
این برنامه‌ی چندمنظوره می‌تواند وظایف گوناگونی انجام داده و نیازهای برنامه‌ریزی كاربران را برآورده سازد. علاوه بر پشتیبانی از ویژگی‌هایی چون vCalendar, vCard و iCalendar (كه به شما اجازه می‌دهد داده‌های سازگار با این برنامه را از وب بیرون كشیده و به داخل برنامه‌ی PIM خود بیاندازید)، این برنامه می‌تواند از برنامه‌های كاربردیی چون dBASE و Foxpro اطلاعاتی را دریافت و یا به آنها اطلاعاتی را ارسال نماید.با استفاده از انتخاب Fone Sync به‌راحتی می‌توانید اطلاعات تقویمی و مكالمات تلفنی را بر روی وب منتشر كرده و نام و شماره تلفن خود را با تلفن‌های همراه دیجیتالی به اشتراك بگذارید.
رابط این برنامه بسیار آشنا و استفاده از آن ساده می‌باشد. تمام ورودی‌های مربوط به تماس‌ها، تقویم، وب و دیگر محتواهای دیجیتالی دارای گزینه بوده و با كلیك كردن هر كدام می‌توانید محتوای داخل آن را مشاهده نمایید. از بخش وب این برنامه می‌توانید به آدرس‌های وب دسترسی پیدا كرده، آنها را مشاهده و یا ذخیره نمایید و از بخش Notepad می‌توانید محتوای صفحات وب مانند مسیر دسترسی به آدرس‌های مخصوص را گرفته و بارگذاری و یا ذخیره كنید.
این برنامه با حجم MB۱۷ یكی از گران‌ترین و پرحجم‌ترین برنامه‌های PIM می‌باشد، اما در عین حال یكی از بهترین‌های این گروه است. وجود ویژگی‌های خوب و مناسبی چون نشر در وب، مشاهده‌ی محتوای سایت‌ها، سازگاری با استانداردهای vCarad و vCalendar و دیگر ویژگی‌های سازمان‌دهنده؛ همه به این معنا هستند كه این PIM می‌تواند با شما و برنامه‌ی گسترده‌اتان رشد نماید.
● inKline Global
ویژگی‌های استفاده‌ی آسان، ارجاع و نشر وب، تولید گزارشات ساده و پی‌گیری هزینه‌های تجاری باعث شده‌اند كه این برنامه‌ یك PIM خوب بر روی PC باشد اما در عین حال برنامه مذكور محدودیت‌هایی نیز دارد. از جمله‌ی این محدودیت‌ها می‌توان به ناتوانی در انتقال داده‌ها به یك PIM و یا برنامه‌ی كاربردی دیگر و نداشتن قابلیت همزمان‌سازی داده‌ها اشاره كرد. بنابراین نمی‌تواند انتخاب خوبی برای كاربرانی كه می‌خواهند داده‌ها را به اشتراك گذاشته و یا اطلاعات برنامه‌ریزی شده را منتقل كنند، باشد.
با استفاده از ویژگی Link Manager به‌سادگی می‌توانید به ارجاع اقلام برنامه‌ریزی شده و احضار تماس‌های صورت گرفته بپردازید. از ویژگی‌های دیگر این برنامه تولید گزارش است كه می‌تواند وظایف و وقایع برنامه‌ریزی شده‌ی شما را به زبان HTML تبدیل كند. همچنین این برنامه دارای بخشی به‌نام Web Publishing Wizard می‌باشد كه از آن به آسانی می‌توان برای نشر موضوعات برنامه‌ریزی شده در وب استفاده كرد. با استفاده از بخش Expense موجود در این برنامه‌ به آسانی می‌توانید از هزینه‌های صرف شده مطلع شوید چرا كه تمام اطلاعات مربوط به هزینه‌ها به صورت گرافیكی و كاملاً مشخص ارایه می‌شوند. در این بخش می‌توانید هزینه‌ها را وارد كرده، از آن خارج نموده و یا چاپ نمایید.
این برنامه ویژگی‌های امنیتی جالبی را نیز ارایه می‌دهد كه بیشتر برای محیط‌های كاری طراحی شده است. با استفاده از این ویژگی‌های امنیتی، برنامه‌ریزی هر فرد می‌تواند توسط یك كلمه‌ی عبور حفاظت شود.
در هر صورت محدودیت‌های موجود در این برنامه مانع می‌شود كه ما آن را به عنوان یك محصول كامل در نظر بگیریم. با وجود این كه می‌توانید فایل‌های متنی را از برنامه‌هایی چون واژه‌پرداز و یا صفحه‌گسترده گرفته و یا به آنها بفرستید، اما تماس‌های وارد شده‌ی شما یا اطلاعات دیگر از این دست نمی‌توانند به طور خودكار در بخش درستی از برنامه‌ی PIM‌اتان گرفته و بارگذاری شوند. به هنگام كار با فایل‌های پشتیبان و یا فایل‌ها متنی مجبور هستید كه خودتان اطلاعات را بریده و بچسبانید تا مطمئن شوید كه داده‌ها در جای درستشان قرار می‌گیرند.
اگر شما نیاز به اشتراك‌گذاری داده‌ها و یا همزمان‌سازی فایل‌ ندارید می‌توانید از این برنامه كه از نظر سازمان‌دهی بسیار ساده بوده و دارای ویژگی‌های نشر وب است، استفاده كنید. این برنامه همچنین دارای رابط بسیار گیرا و جالبی می‌باشد و تنها MB۸ از فضای درایو دیسك‌سخت را اشغال می‌كند و از آن می‌توان در كامپیوترهای مدل ۴۸۶ به بعد استفاده نمود.
● Time & Chaos
اگر به دنبال یك PIM بی‌كم و كاست، با یادگیری آسان هستید تا داده‌های حرفه‌ای و شخصی‌اتان را به كمك آن زمان‌بندی و برنامه‌ریزی كنید، برنامه‌ی Time & Chaos را به شما پیشنهاد می‌كنیم. این برنامه دارای امكانات و ویژگی‌های خوبی، مانند ذخیره‌سازی آدرس‌های وب، همزمان‌سازی داده‌ها، به اشتراك‌گذاری فایل‌ها، رابط ساده و جذاب و بسیاری ویژگی‌های دیگر می‌باشد.
این برنامه از نظر گرافیكی نسبت به برنامه‌های قبلی معرفی شده در این گروه، بسیار ساده و دور از پیچیدگی است. در برنامه مذكور برای این كه كار بررسی قرار ملاقات‌ها، وظایف، تماس‌ها و تقویم آسان گردد، تمام اطلاعات در یك صفحه به نمایش گذاشته می‌شود. ویژگی Telephone Book موجود در این برنامه دارای انتخاب‌هایی است كه باعث صرفه‌جویی در زمان و وقت شما می‌گردد. با استفاده از اتصالاتی كه به سایت‌های MapQuest و یا MapBlast وجود دارد كاربران می‌توانند وارد نقشه‌ی مكان‌های تماس گردند. در كنار هر تماس دكمه‌های E-mail و URL وجود دارد كه با كلیك كردن آنها می‌توانید از این ویژگی‌ها نیز بهره‌مند شوید.
این برنامه ‌دارای یك انتخاب مفید بنام Search نیز است. با استفاده از این انتخاب، می‌توانید ركوردهای ویژه‌ای را برای ویرایش، ادغام پست‌الكترونیكی به اسناد Microsoft Word، تبدیل به Lotus , Outlook Express, vCard یا فرمت‌های فایلی Excel و یا همزمان‌سازی داده‌ها با دیگر داده‌های موجود در برنامه‌ی Time & Chaos ، بسازید. شما همچنین می‌توانید از انتخابی كه Transportable Record نام دارد استفاده كرده و یك فایل اختصاصی برای همزمان‌سازی داده‌ها با وسایل مختلف ایجاد كنید.
علاوه بر موارد مذكور می‌توانید به پایگاه وب iSBiSTER International وارد شده و از آنجا برنامه‌ی افزودنی Chaos Synch را گرفته و بارگذاری كنید. با استفاده از این برنامه می‌توانید اطلاعات برنامه‌ی Time & chaos را با سایر كامپیوترهای قابل حمل مانند Palm Pilots ، Handspring و ... به اشتراك بگذارید.
در این برنامه‌ ویژگی‌های مفیدی برای گروه‌های كاری وجود دارد مانند In Basket كه می‌توان از آن برای پذیرش قرار ملاقات‌هایی كه پیش می‌آید، به روز كردن اطلاعات تماس و ... استفاده كرد. همچنین ویژگی Time Bar را می‌توان برای بررسی جدول برنامه‌ریزی شده‌ی هر كدام از اعضای گروه كاری مورد استفاده قرار داد.
این برنامه با سیستم‌عامل‌های ویندوز ۹۵، ۹۸، ۲۰۰۰ و NT سازگار بوده و MB۳ از فضای درایو دیسك‌سخت را اشغال می‌كند. با توجه به فضای اشغالی، برنامه‌ی مذكور را می‌توان یك برنامه‌ی سبك از این دست به حساب آورد. این برنامه دارای یك رابط بسیار ساده و امكان ذخیره‌سازی زمان می‌باشد.
● سخن آخر
هر كدام از PIMهای معرفی شده در این گروه بیشتر امكانات لازم برای برنامه‌ریزی دیجیتالی را ارایه می‌كنند. اما دو برنامه‌ی Lotus Organizer ۶.۰ و Day-Timer نسبت به سایر برنامه‌ها كارآمدتر هستند.
هر دوی این برنامه‌ها می‌توانند با نیازهای برنامه‌ریزی شما رشد كرده و گسترش یابند؛ با استانداردهای vCard و vCalendar سازگار هستند و در مورد بسیاری از كامپیوترهای دستی دارای انتخاب‌های فراوانی برای به اشتراك‌گذاری و همزمان‌سازی داده‌ها می‌باشند. علاوه بر این‌ها دارای رابط‌های جذابی بوده و می‌توان بدون باز كردن برنامه‌ی PIM ، به بسیاری از انتخاب‌های آنها وارد شد.
در هر صورت هنگامی كه دو برنامه‌ی گفته شده را با هم مقایسه كنیم شاید Day Timer به‌خاطر ارزانتر بودن و فضای كمی كه بر روی درایو دیسك‌سخت اشغال می‌كند پسندیده‌تر باشد. این برنامه همانطور كه گفته شد دارای قابلیت‌های خوبی در ارتباط با هزینه‌ها و تعقیب و پی‌گیری آنها دارد. این برنامه می‌تواند وظایف بسیاری را در اداره‌های كوچك، گروه‌های كاری و محیط خانه انجام دهد. شاید این PIM همانی باشد كه شما به دنبال آن هستید!

منبع : کامپیوتر جوان