مروری بر مصاحبه شغلی

مصاحبه های استخدامی، متداولترین روش مورد استفاده در فرآیند گزینش هستند. بسیاری از سازمانها و کارفرمایان، مصاحبه های استخدامی را معتبرترین روش جمع آوری اطلاعات می دانند. بررسی مدارک و شواهد نشان می دهد که برای قضاوت در مورد هوش داوطلب، توان تحلیل، انگیزش، توانش های شناختی، گستره تفکر، مهارت ارتباط با دیگران، ثبات هیجانی و ...، مصاحبه می تواند مفید واقع شود. این جزوه سعی دارد که به مصاحبه ، چهارچوب آن ، شرایط و بایدها و نبایدهای آن ، بپردازد.
● تعریف مصاحبه:
مصاحبه نوعی تماس چهره به چهره است که از طریق آن مصاحبه کننده این امکان را می یابد که رفتار مصاحبه شونده، ویژگی های آشکار و شخصیت او را، از ابعاد مختلف مشاهده و بررسی کند. مصاحبه کننده می تواند با کمک مشاهدات خود و اطلاعات دیگری که با روش های دیگر ( آزمونها ، برگ درخواست و ... ) بدست آورده، تصمیم بگیرد مصاحبه شونده را انتخاب کند یا نه ( به منظور استخدام ارتقا و ... ).
در واقع مصاحبه، در فرآیند گزینش، یک گفت و شنود رسمی و عمیق است که به منظور ارزیابی شایستگی داوطلب، صورت می گیرد که درآن مصاحبه کنندگان در جستجوی پاسخ به سه سوال اساسی هستند:
▪ آیا داوطلب شغل می تواند کار را انجام دهد؟ در غیر اینصورت، آیا از ظرفیتهای لازم جهت انجام کار برخوردار است؟
▪ در صورت وجود مهارت یا ظرفیت انجام کار، آیا داوطلب، کار مورد نظر را انجام خواهد داد؟ (انگیزه و مسئولیت)
▪ چگونه می توان این داوطب را، با باقی داوطلبین مقایسه کرد؟ (ارزشیابی، امتیاز دهی و رتبه بندی)
● انواع مصاحبه:
▪ سازمان یافته یا مستقیم: مصاحبه کنندگان در این مصاحبه، معمولا مجموعه ای از سوالات معین و از پیش تعیین شده را مطرح می کنند. اگر چه سوالات این نوع مصاحبه، صحت فرآیند مصاحبه را، تا حدود زیادی تضمین می کند، اما به مصاحبه کننده، امکان پی گیری پاسخ های جالب را نمی دهد مانع بروز خلاقیت مصاحبه گری و کسب اطلاعات جامع تر می شود. بنابر این، کسب اطلاعات جامع از مصاحبه شونده، در این نوع مصاحبه ها با محدودیت مواجه است.
▪ مصاحبه های سازمان نیافته یا غیر مستقیم: در این نوع مصاحبه، به مصاحبه شونده فرصت داده می شود تا به سوالات مختلفی که بر حسب موضوع، در طول مصاحبه مطرح می گردد، آزادانه و حتی بدون محدودیت زمانی، در محیط دوستانه پاسخ دهد. این روش، قابلیت اعتمادش پایینتر از مصاحبه سازمان یافته است.
▪ مصاحبه های مختلط : معمولا مصاحبه کنندگان در عمل، ترکیبی از سوالات مستقیم و غیر مستقیم را به کار می برند. این روش، از قابلیت اعتماد بیشتری نسبت به دو روش قبلی برخوردار است.( عموما در طرح مدیران فردا از این نوع مصاحبه استفاده خواهدشد. )
● تیم مصاحبه:
تیم مصاحبه، با توجه به ترکیب تعداد مصاحبه کنندگان و مصاحبه شوندگان، متفاوت است که از آن جمله می توان به تیم های مصاحبه زیر اشاره داشت:
▪ مصاحبه فرد به فرد: در این مصاحبه فقط یک نفر مصاحبه کننده و یک نفر مصاحبه شونده وجود دارد. از این روش معمولا برای ارزیابی عمیق تر شخصیت مصاحبه شونده استفاده می شود.
▪ مصاحبه گروهی: در این روش معمولا چهار مصاحبه کننده و پنج مصاحبه شونده، در حالیکه دور یک میز گرد نشسته اند، حضور دارند. مسئولیت مصاحبه کنندگان، عموما به عهده یک روان شناس متخصص است و ارزیابی داوطلب نیز، به شیوه مشاهده عملکرد افراد در گروه انجام می گیرد.
▪ مصاحبه چند نفر با یک نفر: در این روش، مصاحبه با حضور چند نفر مصاحبه کننده و یک نفر مصاحبه شونده انجام می شود. مصاحبه کنندگان هر یک در زمینه ای خاص، مثلا روانشناسی، مهندسی، مدیریت سازمان و ... تخصص دارند.
▪ مصاحبه تحت فشار: اگر موقعیت شغلی ، تحمل فشارهای عصبی زیادی را می طلبد، اینگونه مصاحبه ها ، سعی در کشف چگونکی واکنش متقاضی دارد تا بتواند واکنش مصاحبه شونده را به فشارهای ناشی از شغل بررسی کند.انتخاب هر یک از این تیم های مصاحبه، بسته به هدف مصاحبه ، مهارت و تخصص مصاحبه کننده، در زمینه ارزیابی ویژگی مرتبط با معیارهای انتخاب، متغیر است.
● مراحل اجرای مصاحبه:
فرآیند مصاحبه، از مراحل مختلفی تشکیل می شود که طی این مراحل باید به ترتیب زیر، در جریان مصاحبه رعایت گردد:
▪ مرحله آمادگی: پیش از تشکیل جلسه مصاحبه، لازم است مصاحبه کننده اطلاعات مربوط به مصاحبه کننده ( نظیر نمرات آزمون های کتبی، فرم درخواست و ... ) و نیز شرایط احراز شایستگی مرتبط به شغل را مورد بررسی قرار دهد و مصاحبه را بر اساس این اطلاعات انجام دهد. به نوعی ساختار مصاحبه، دستورالعمل آن و پرسشهای مطروحه، تا حدود زیادی به این مطالعه مقدماتی وابسته است.
▪ آغاز مصاحبه و ایجاد ارتباط: فشار ایجاد ارتباط بر دوش مصاحبه کننده است فرض کنید داوطلب کمی نگران است و علایم تنش روانی دیده می شود، اگر مصاحبه کننده بر آن است که به واقعیت های پی ببرد، باید نخست کاری کند تا از میزان تنش داوطلب کاسته شود و وی احساس آرامش و راحتی نماید. برای این منظور بهتر است یکی از اعضای تیم مصاحبه پیش از ورود به مرحله مصاحبه اصلی به گرمی به مصاحبه شونده سلام و خوش آمد بگوید، لبخند زده و اعضای مصاحبه را معرفی کند، به بعضی از تعارفات روزمره بپردازد و برخی سوالات غیرمرتبط و ساده را مطرح کند.
مثلاً : هوای امروز گرم نبود ؟ در مسیر راه ترافیک سنگین بود؟ ، سپس با بیان مختصر اهداف و انتظارات خود از مصاحبه مقدمه چینی لازم را برای ورود به فرایند اصلی مصاحبه به عمل آورد.
▪ ورود به مصاحبه اصلی و تبادل اطلاعات: در این مرحله مصاحبه کننده باید کوشش کند بر مبنای شرایط احراز ( یا معیار های شایستگی ) با دقت و ظرافت سوالاتی را مطرح کند تا ضمن جمع آوری اطلاعات مورد نیاز، بتواند دیدگاه کلی مصاحبه شونده را نسبت به مسایل مربوط به کار و زندگی مورد ارزیابی قرار دهد. به طور کلی مصاحبه گر باید سوالات را به گونه ای مطرح کند تا بیشترین اطلاعات ممکن را در ارتباط به معیارهای مربوط به گزینش، به دست آورد.
در واقع در این مرحله مصاحبه گران باید بر مبنای برنامه از پیش تعیین شده، به طرح موضوعات مختلف بپردازند و در اذهان آنها، طرح جامعی از سوالاتی که بر پایه آنها قضاوت کنند وجود داشته باشد. بهتر است ابتدا از موضوعات ساده و روزمره شروع کرده (مثلاُ درباره کار و فعالیت کنونی وی پرسیده شود) ، پس از اطمینان خاطر از آرامش مصاحبه شونده به مرور سوالات اساسی تر طرح شود. "روابط کاری" ، "سوابق کاری"، "زمینه های مورد علاقه " ، "شرایط کلی"، "دلایل جذت" ، محورهای اساسی هستند که اگر سوالات بر پایه آنها طرح شوند ، می توانند اطلاعات نسبتا جامعی در مورد مصاحبه شونده و نتیجه گیری از مصاحبه بدست دهد.
قابل ذکر است سوالاتی که با کلمات استفهامی مانند " چرا "شروع شوند، یا طرح سوالاتی که پاسخ آنها بلی یا نه است، نمی تواند اطلاعات دقیقی ، در اختیار مصاحبه کننده قرار دهد.
▪ پایان مصاحبه: پس از کسب اطمینان از اینکه همه سوال های مورد نیاز ارزیابی، مطرح شده و برای هر سوال نیز پاسخ مناسب در یافت شده، مصاحبه به پایان خود نزدیک می شود.
ختم مصاحبه را بهتر است با نشانه های رفتاری مثل نگاه کردن به ساعت، بستن پرونده و یا گفتن اینکه "نکته دیگری برای صحبت ندارید؟" اعلام کنید. در این مرحله از مصاحبه باید آگاه بود که هیچ گونه نشانه ای دال بر پذیرش مصاحبه شونده به او داده نشود زیرا ممکن است مصاحبه شوندگان بعدی، دارای کیفیت برتری باشند و یا مصاحبه شونده در مراحل دیگر فرایند گزینش، نتواند موفق شود.
▪ نتیجه گیری از مصاحبه: پس از پایان مصاحبه، مصاحبه کنندگان باید برداشت کلی خود را همراه با تجزیه و تحلیل پاسخ های مصاحبه شونده، گزارش دهند، مصاحبه کنندگان برای اینکه بتوانند صحت، قابلیت اعتماد و اعتبارمصاحبه های خود را ارتقا دهند، می بایست ارزیابی های خود را به به مصداقهای حاصل از مصاحبه وابسته کنند.
● خطاهای مصاحبه:
مصاحبه کننده آگاه متخصص و آموزش دیده با خطاهای مصاحبه آشناست و در حد امکان سعی می کند این خطاها در قضاوت وی اثر نگذارد از جمله آنها می توان به خطاهای زیر اشاره داشت:
▪ خطای هاله ای (Hallo error ): گرایش مصاحبه کننده به قضاوت مطلوب یا نامطلوب، در مورد مصاحبه شونده بر اساس برداشتها و ادراک های کلی خود، ( به جای ارزیابی واقعی وبر مبنای معیارهای تدوین شده ) ، مصاحبه گر را با خطای هاله ای مواجه می کند. نکته مهم این است که خطای هاله ای یک تحریف آگاهانه درجه بندی نیست بلکه بر عکس مصاحبه گران باور دارند که امتیاز های مناسب و واقعی به افراد داده اند. مثلا ادراک کلی مصاحبه گر مبنی بر اینکه فارغ التحصیلان فلان دانشگاه دارای یک ویژگی خاص هستند می تواند در نوع امتیاز دهی وی تاثیر سو بگذارد.
▪ خطای تساهلی(Leniency error) : این خطا هنگامی رخ می دهد که مصاحبه گران بر مبنای استانداردهای شخصی خود، فرد را ارزیابی کنند . هر چه استانداردهای شخص ارزیابی کننده بالاتر باشد، احتمال کسب امتیاز های پایین تر، بیشتر خواهد بود. یا بر عکس هر چه استانداردهای شخص پایین باشد، تمایل بیشتری به داد ن امتیازات بالاتر وجود خواهد داشت.
▪ تعمیم پذیری بیش از حد (Over generalization error ): در صورتیکه یک ویژگی خاص مصاحبه شونده (مثلا یک ویژگی خیلی مثبت یا خیلی منفی) در سایر نتیجه گیری های ارزیابی کننده از مصاحبه شونده،تاثیر بگذارد، مصاحبه گر دچار خطای تعمیم پذیری بیش از حد شده است. مثلا معدل خیلی بالا یا مهارت بالای زبان انگلیسی و ... ، باعث شود مصاحبه گر، در سایر عوامل دیگر نیز، وی را در حد خوب و بالاتر ارزیابی کنند.
▪ خطای گرایش به مرکز (Central tendency error ): عموما در شرایطی که مصاحبه گران جهت ارزیابی،نتوانند اطلاعات لازم را جمع آوری کنند و در عین حال مجبور به دفاع از ارزیابی خود شوند. این خطا ظاهر می شود. در این خطا مصاحبه گر، مصاحبه شونده را در عوامل مورد بررسی، عموماً در حد متوسط ارزیابی می کند.

منبع : روزنامه تفاهم