راهکارهای ارتقای بهره وری منابع انسانی در صنایع

کوشش های اقتصادی انسان همیشه و همواره معطوف بر آن بوده است که حداکثر نتیجه را از حداقل تلاش ها و امکانات بدست آورد. این تمایل را می توان اشتیاق وصول به بهره وری افزونتر نام نهاد. جمع اختراعات و ابداعات بشر از ابتدایی ترین ابزار کار در اعصار بدوی گرفته تا پیچیده ترین و بغرنج ترین تجهیزات مکانیکی و الکترونیکی زمان حاضر، متأثر از همین تمایل و اشتیاق بوده است. هر انسان عاقل و خردمندی می خواهد که بهترین کار را انجام دهد و بهترین بهره را حاصل کند. در بینش مدیریت علمی، با بنیانگذاری »تیلور«، خردگرایی سازمانی یا رفتار عقلانی سازمان مترادف با بهره وری و کارآیی به کار می رود. اصولاً مدیریت عبارت است از: »دانش افزایش بهره وری و استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود به منظور نیل به اهداف تعیین شده«. بهره وری مفهومی است جامع و کلی که افزایش آن به عنوان یک ضرورت، جهت ارتقای سطح زندگی، رفاه بیشتر، آرامش و آسایش انسانها، که هدفی اساسی برای همه کشورهای جهان محسوب می شود، همواره مدنظر دست اندرکاران اقتصاد و دولتمردان بوده است.
بهره وری عبارتست از به دست آوردن حداکثر سود ممکن از نیروی کار، توان، استعداد و مهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات، زمان و مکان برای ارتقای سطح رفاه جامعه.
بهره وری بیانگر نوعی ارتباط میان محصولات (اعم از کالاها و خدمات) تولید شده، و عوامل به کار رفته در تولید آن محصولات است. به سخن دیگر، بهره وری همواره ارتباط بین داده ها و ستانده ها را مشخص می سازد.
انواع بهره وریبهره وری کار یا بهره وری نیروی انسانی:
در گذشته منظور از بهره وری تنها بهره وری کار بود. منظور این بود که چگونه با بهره برداری بهتر از نیروی انسانی می توان میزان تولید را افزایش داد:
هدف این بود که نسبت مذکور به حداکثر رسانده شود. این امر از طریق آموزش و بهسازی سازمانی و رهبری صحیح نیروی انسانی امکان پذیر است.
▪ بهره وری سرمایه: کار و سرمایه به عنوان دو عامل کمک کننده و در واقع دو عامل اصلی محسوب می شوند. بنابراین به همان سهولت که در مورد
بهره وری کار صحبت می شود، در مورد بهره وری سرمایه نیز می توان سخن گفت و در این رابطه بهره وری سرمایه را می توان چگونگی کاربرد سرمایه به منظور رسیدن به حداکثر بازده تعریف کرد.
▪ بهره وری عامل منفرد (منحصر): بهره وری عامل منفرد عبارت است از نسبت بین ستانده به یک نوع داد. برای مثال بهره وری کار (نسبت ستانده به میزان کار انجام شده) یک مورد بهره وری منفرد است. به همین ترتیب بهره وری سرمایه (نسبت ستانده به میزان سرمایه به کار رفته) و بهره وری مواد (نسبت ستانده به مواد بکار رفته) مثالهای دیگری از بهره وری عامل منفرد است.
▪ بهره وری مجموع عوامل: بهره وری مجموع عوامل، نسبت کل بازده به مجموع منابع مصروفه است. بدین ترتیب، مقیاس بهره وری مجموع، مبین جمیع عوامل و منابع مصروفه برای ایجاد بازده است. در محاسبات مربوط به بهره وری باید توجه داشت که گاهی افزایش یا کاهش بهره وری حاکی از بهبود و توسعه یا برعکس ضعف مدیریت و استفاده ناصحیح از منابع نیست. به ویژه در نظام اقتصاد پولی لازم است که تنزل یا ترقی ارزش پول و افزایش یا کاهش قیمت به خاطر تورم یا رکود در نظر گرفته شود و محاسبات با توجه به نرخ تورم یا رکود تصحیح شوند، تا بدین ترتیب تأثیر تغییرات قیمت خنثی گردد و تغییرات فیزیکی در بازده و منابع مصروفه در نسبتهای بهره وری به گونه صحیحی اندازه گیری شود.
● عوامل مؤثر در بهره وری
تحقق چهار عامل زیر در هر سازمانی می تواند عامل فراگیر بهره وری شناخته شود:
۱) هدفها: به میزانی که تحصیل شده اند.
۲) کارآیی: چگونه منابع به طور مؤثر برای تولید مفید به کار گرفته شده است.
۳) اثر بخشی: نتیجه به دست آمده در مقایسه با آنچه امکان تحصیل آن وجود دارد، چگونه است.
۴ )قابلیت مقایسه: چگونه عملکرد بهره وری طی زمان ثبت می شود.
در مورد عوامل مؤثر بر بهره وری از دیدگاههای مختلف تقسیم بندیهای مختلفی را می توان ارایه کرد. در بین عوامل متعدد اثر گذار در بهره وری دو گروه نقش اصلی را دارند:
▪ عوامل داخلی - عوامل خارجی عوامل داخلی یا درونی توسط فرد یا مدیر بنگاه قابل کنترل است، ولی عوامل خارجی یا بیرونی خارج از کنترل فرد یا بنگاه است. عوامل داخلی بهره وری سازمان در دو گروه قابل تقسیم است:
گروه اول ) عوامل سخت افزاری یا عواملی که به آسانی و در کوتاه مدت قابل تغییر نیستند. این عوامل شامل تولید بنگاه، تکنولوژی تولید، ماشین آلات و تجهیزات، مواد خام و انرژی است.
گروه دوم) عوامل نرم افزاری یا عواملی است که تقریباً به آسانی قابل تغییرند. این عوامل شامل افراد، سیستمهای سازمانی، روشهای کار و روشهای مدیریت است.
● بهره وری و سیستمهای خطاناپذیر سازی
اشتباه در سازمانها به دلایل مختلفی اتفاق می افتد، ولی اغلب آنها قابل جلوگیری است. اگر مردم تلاش کنند وقتی مشکلی به وجود می آید، آنرا بشناسند و علتهایش را ریشه یابی کنند و برای آن یک اقدام اصلاحی مناسب انجام دهند، از بروز مشکلات در مراحل مختلف کار پیشگیری می شود و در صورت بروز اشتباه، مشکل در کمترین زمان شناسایی می شود و از بین می رود. استفاده از تکنیک های خطا ناپذیر سازی ساده در اجزای مکانیکی و دستگاه ها می تواند بصورت مؤثری از بروز اشتباه و دوباره کاری ها و اتلاف منابع جلوگیری کند.
هر چه مقدار خطا و اشتباهات نیروی انسانی بیشتر شود سیستم مجبور به دوباره کاری و اصلاح خطا خواهد شد و هر چه دوباره کاری در سیستم افزایش یابد، بهره وری نیروی انسانی کاهش پیدا خواهد کرد. پس یکی از راههای افزایش بهره وری، کاهش خطاهای نیروی انسانی است.
● پوکا یوکه (خطا ناپذیر سازی) چیست؟
پوکایو که (خطا ناپذیر سازی) توسط یک مهندس تولید ژاپنی به نام شی جی یو شینگو ابداع شد. او کسی بود که باعث ایجاد تحولات عظیمی در بسط مفهوم کنترل کیفیت در ژاپن شد. پوکایو که به صورت
»Poh-Kah Yoh-Key« تلفظ می شود و به معنای پوکا (خطاهای غیرعمدی) و یوکه (پرهیز) است. پوکایو که سیستمی است که از هدر رفتن انرژی، زمان و منابع قبل از بروز خطا در آینده، جلوگیری می کند.
اصلی ترین این خطاها، خطاهای نیروی انسانی است. در اکثر موارد خطاهای غیرعمدی نیروی انسانی موجب بروز صدمات و هدر رفتن منابع می شود. اگر بتوان با تکنیکهایی باعث کاهش متغیرها در فرآیند و کاهش خطاهای نیروی انسانی شد، در واقع بازده نیروی انسانی بیشتر تحت کنترل خواهد بود.
● چه عواملی ایجاد کننده خرابیها هستند؟
اغلب خرابیها در یکی از پنج حالت زیر رخ می دهد:
۱) در طراحی فرآیندهای استاندارد، رویه های مناسبی رعایت نشده باشد. مثلاً اگر در عملیات پرسکاری، مسائل ایمنی در نظر گرفته نشود، احتمال وقوع حادثه وجود خواهد داشت.
۲) عملاً در بسیاری از عملیات، تغییر پذیری وجود دارد. به عنوان مثال زیاده از حد کار کردن یاتاقان های یک ماشین می تواند موجب ایجاد خرابی باشد که با تعمیر و نگهداری مناسب می توان از بروز خرابیها جلوگیری کرد.
۳) گاهی ممکن است از مواد غیریکنواخت و یا آسیب دیده استفاده شود. راه حل اینست که مواد ورودی به هنگام رسید، حتماً بازرسی شوند تا از خرابی یا تغییر پذیری احتمالی جلوگیری شود.
۴) قطعات فرسوده یک ماشین می تواند موجب ایجاد خرابی شود که با تعمیر و نگهداری مناسب و مدیریت ابزار می توان از بروز مشکل جلوگیری کرد.
۵) اگر تمامی موارد فوق درست و صحیح اجرا شود، اشتباه اپراتور و خطای انسان می تواند باعث بروز خطا، خرابی و حادثه شود.
معمولاً چهار حالت اول هر کدام دارای راه حلهایی است که توضیح داده شد ولی چون خطای انسانی قابل پیش بینی نیست پیشگیری آن نیز سخت تر است.
● مراحل اجرای خطا ناپذیرسازی (Mistake-Proofing)
الف) هدف:
هدف اول) پیشگیری از یک اشتباه قبل از روی دادن که یک عمل کنشی است. (Preventive)
هدف دوم) شناسایی و تشخیص فوری (وقتی یک اشتباه اتفاق افتاده) که یک عمل واکنشی است. (Detection)
ب) پیامد:وقتی یک اشتباه در فرآیند بوجود می آید یکی از چهار پیامد زیر روی می دهد:
۱) کنترل: به معنای خود کنترلی، یعنی اصلاً اجازه خطا داده نمی شود. (سه شاخه مخصوص تلفن)
۲) توقف: در صورت بروز خطا فرآیند متوقف می شود.
(ترموکوبل گاز، چشم الکترونیکی پرس)
۳) اخطار، هشدار: در صورت بروز خطا سیستم هشدار می دهد.
(چراغ کمربند ایمنی)
۴) اعلام خطر حسی: تشخیص خطا بوسیله انسان
(مشاهده عدم وجود قاب زنجیر کانوایر و احساس خطر ناشی از آن)
بهترین نوع پیامد به موارد متعددی وابسته است. توجه به چگونگی شروع یک پیامد، آنچه که اتفاق می افتد، نتیجه شروع پیامد، ارزش نهفته، میزان خطر، عمق حوادث و برگشت سرمایه همگی جزو این موارد هستند. کنترل، توقف و اخطار همگی بصورت اتوماتیک عمل می کنند در حالیکه در اعلام خطر حسی، این نیاز وجود دارد که اپراتور، اشتباهات و خطرات را لمس کند. انتخاب بهترین نوع پیامد، بستگی به چگونگی شروع خطا در فرآیند، میزان هزینه از دست رفته (در صورت ایجاد آن خطا یا حادثه)، میزان خطر، زمان کشف آن خطا و میزان بازگشت سرمایه دارد.
● استاندارد سازی
استفاده از سیستم استاندارد سازی در کار باعث کاهش خطاهای نیروی انسانی و در نتیجه کاهش حادثه خواهد شد.
● بهبود های کایزنی
استفاده از بهبود های کایزنی می تواند علاوه بر کاهش هزینه قابل توجه، فرهنگ بهبود مستمر را در محیط کار در تمامی موارد کاری (ایمنی و کیفیت) در بر گیرد.
● ساده سازی کار
هر چقدر کارها ساده تر شود، احتمال بروز حادثه و یا خطا کاهش
می یابد. هنگامی که فرآیند خطا ناپذیرسازی ممکن نبوده و یا پرهزینه باشد، از ابزارهای کمکی خطا ناپذیر سازی استفاده می شود که عبارتند از:
رنگها و کد رنگها، اشکال، نشانه ها، کشف خودکار توسط اپراتور، دستور العملها، فرمها، چک لیستها و جریانهای کاری ساده شده سیستم های خطا ناپذیرسازی در این موارد کار نخواهند کرد:
۱) سیستم بصورت ذاتی، دارای طراحی صحیح نیست و قادر نیست مشکل مربوطه را مرتفع سازد یا بصورت عمدی از کار می افتد.
۲) اجزای سیستم، اعم از اجزای مکانیکی، الکتریکی، الکترونیکی و . . . بصورت معیوب در سیستم وجود دارد.
۳) ناتوانی سیستم در اثر قصد عمدی و یا خراب کردن مغرضانه.
در اینجا باید توجه داشت تعمیرات نگهداری و کالیبراسیون جزو الزامات سیستم خطا ناپذیر سازی است.
● شناسایی و اولولیت بندی
شناسایی مشکلات، بوسیله تکنیکهای:
▪ توفان فکری
▪ گزارش بازرسی و ممیزی های دوره ای
▪ آنالیز ضایعات و معیوبات
▪ برگشتی از مشتری ها
▪ گزارش خطاهای فرآیند
▪ FMEA
اولویت بندی مشکلات بوسیله
▪ تواتر اتفاق خطاها
▪ اهمیت ممیزی ها
▪ ضایعات
▪ توقفات
▪ زمان دوباره کاری
▪ استفاده از اصل پارتو
▪ زمان یا هزینه کشف
ریشه یابی مشکلات، بوسیله تکنیک ۵W&۱H
▪ چه کسی؟ (چه کسی حوادث و خطاها را تجربه کرده است)
▪ چه چیزی؟ (مشکل چیست)
▪ کجا؟ (ریشه مشکل کجاست، مشکل کجا اتفاق می افتد)
▪ چه وقت؟ (چه زمانی مشکل اتفاق می افتد)
▪ چرا؟ (علت روی دادن مشکل چیست)
▪ چطور؟ (چند بار مشکل اتفاق افتاده، چطور می توان مشکل را خطا ناپذیرکرد)
● ایجاد راه حل
برای یافتن بهترین راه حل ها جهت کاهش و یا حذف خطا، استفاده از تکنیک های کار گروهی و جلسات منظم بررسی منشا خطاها ضروری است. باید افرادی خلاق مطلع در گروه حضور داشته باشند تا بهترین راه حلها را پیشنهاد دهند.
ارزیابی نتایج راه حل ها
۱) آیا اشتباهات کاهش یافته اند؟ ( بررسی آمارها و تعداد خطاها)
۲) بررسی تأثیرات مالی (مقایسه آنالیز سود - هزینه راه حل ها)
● آخرین مرحله
تجزیه و تحلیل عوامل شکست و آثار آن با خطا ناپذیر سازی:
در این مرحله از FMEA برای موارد زیر استفاده می شود:
۱) یافتن موارد خطا و اشتباهاتی که ممکن است در فرآیند رخ دهد.
۲) پیشگویی مواردی که مؤثرتر خواهند بود و اثر بیشتری را در کیفیت محصول نهایی و رضایت مشتری دارند.
۳) تعیین تواتر و فرکانس اتفاق افتادن رویداد، شدت و اثرات احتمالی دیگری که ممکن است آن رویداد به دنبال داشته باشد.
باید توجه داشت که ارزیابی نتایج و تعیین موارد خطا و مغایرت های ایمنی انتهای کار نبوده و ضروریست با استفاده از چرخه معروف PDCA رفع مغایرت ها را تا رسیدن به اهداف تعیین شده و کسب رضایت مشتری دنبال کرد.
چرخه Plan، Do، Check، Act یک چرخه اقدام اصلاحی سنتی است.
در چرخه بهبود کیفیت سنتی غالباً چرخه Plan، Do، Cheek نشان داده شده که در این چرخه سنتی، شرایط بهینه فرآیند در مرحله Plan تشخیص داده می شود. فعالیتهای طرح ریزی شده در مرحله Plan بعدی اقدام اصلاحی اتخاذ می شود تا شرایط فرآیند جهت چرخه Do بعدی مهیا باشد.
این چرخه، نمی تواند بطور کامل از بوجود آمدن خرابیها و حوادث جلوگیری کند بخصوص در مواقعی که علت خطاها، اشتباهات ساده انسان یا دستگاه باشد. این چرخه نمی تواند راهی جهت جلوگیری از اشتباهات باشد و تنها پس از رخ دادن یک خطا، فیدبک آن را در اختیار ما می گذارد.
باید بدانیم اشتباه همان حادثه نیست بلکه آن چیزی است که موجب حادثه می شود. همواره بهتر است که بجای ردیابی حوادث، از ایجاد اشتباهات قبل از اینکه منجر به حادثه شوند جلوگیری کنیم.
البته این روش مناسب است ولی هیچگاه به نقطه صفر نخواهیم رسید. با قرار دادن مراحل Do و Cheek در کنار یکدیگر از ایجاد اشتباه قبل از اینکه منجر به حادثه شوند جلوگیری و در نتیجه هر آنچه در Plan طرح ریزی شده، بدرستی انجام خواهد شد.
در این روش با قرار دادن مراحل Do و Cheek در کنار یکدیگر، بازرسی در جایی انجام خواهد شد که خاستگاه مشکلات نیز همانجاست و با استفاده از آنچه بازرسی منشایی نام دارد، قبل از اینکه اجرای فرآیندکامل شود، جهت اطمینان از صحت شرایط فرآیند انجام شده، فیدبکی آنی در اختیار ما قرار می دهد و در نتیجه مشکلات، قبل از اینکه هرگونه خرابی رخ دهد، تصحیح می شوند و نه بعد از رخ دادن آن.
بازرسی در منشا، بازرسی۱۰۰ درصد حلقه فیدبک کوتاه و سیستمهای خطا ناپذیرکننده همگی از روشهای تکنیک پوکایوکا هستند.

نویسنده: محمدصادق نجدی ، بهروز سراج ، شهرام قاسمی
منابع و مأخذ۱- پوکایوکه، شرکت نیکان، کوگیو شیمبون، ترجمه ساتراپ تسبیح چی
۲- پوکایوکه، سازمان خدمات علمی و صنعتی ایران
۳- جزوات آموزشی پوکایوکه شرکت ایران خودرو*
این مقاله در همایش بهره وری- خرداد۸۷ ارایه شده است.

منبع : ماهنامه نفت پارس