استفاده مفید از Outlook

اگر كار شما مستلزم استفاده از Outlook Microsoft می باشد احتمالاً می دانید كه هر چقدر این برنامه كاراتر شود ، شما می توانید به طور موثرتری از آن استفاده كنید . Prophet ۲۰۰۴ به قیمت ۱۵۰ دلار ، محصول شركت Avidian Technologies ، با فراهم آوردن تكنیك های مدیریت ارتباط با مشتری برای نرم‌افزار‌های كاربردی پست الكترونیكی ، جدول زمانبندی و مدیریت تماسها ، می‌تواند شما را كمك كرده تا به هدف خود برسید .
برخلاف Act ۶ با قیمت ۲۳۰ دلار ، محصول Best Software ، GoldMine با قیمت ۱۸۰ دلار ، محصول Front Range Solution ، و حتی Business Contact Manager محصول خود مایكروسافت برای Outlook ۲۰۰۳ ، این Plug-in مستقیماً در داخل Outlook كار می كند .
این Plug-in علاوه بر اینكه تمام اطلاعات تماسها را در یك محل نگهداری می‌كند ، با كاهش تعداد نرم افزارهای كاربردی كه باید برای انجام كار خود باز كند نیز به كارآیی سیستمتان كمك می نماید .
من نسخه عرضه شده را با Outlook ۲۰۰۳ آزمایش كردم ( prophet ۲۰۰۴ ، دو نسخه ۲۰۰۰ و ۲۰۰۲ برنامه Outlook را نیز پشتیبانی می نماید ، البته Outlook ۲۰۰۲ به همراه office XP عرضه می‌شود.)
عملیات نصب ، پوشه prophet را در داخل personal Folder مربوط به Outlook قرار می‌دهد. در داخل این پوشه prophet زیر پوشه contact Manager ، تماسهای موجود Outlook را فهرست می‌نماید، ولی به شما اجازه می دهد تا آنها را به روشهای مختلف بیشتری مدیریت كنید .
به طور مثال ، فقط با چند كلیك ، شما می‌توانید نامه الكترونیكی شخصی شده خود را ، بدون باز كردن Word برای استفاده از دستور mail_ merge، به یك گروه بفرستید، (به شكلی كه هر فرد دریافت كننده فقط آدرس خودش را مشاهده كند).
همچنین می‌توانید در یك پنجره مجزا تمام نامه‌های الكترونیكی و پیوست هایی را كه توسط تماسهای مختلف و متفاوت برای شما فرستاده شده است ، مشاهده نمایید . بخش پرس و جو برای گزارشگیری ( Report Wizard ) در داخل prophet ۲۰۰۴ ، انواع زیادی از گزارشهای دلخواه را برای شما درست می‌كند كه مبتنی بر اطلاعات تماسهای شما می‌باشد.
زیر پوشه دوم ، Opportunity Manager بوده كه Potential Sales leads را پیگیری می‌نماید، چه آنها با افراد تماس گیرنده موجود در Outlook شما مربوط بوده و یا مربوط به افراد جدید باشند . تمام وظایف و لینكهای بكار رفته برای یكی از این lead ها، در لیست وظایف و تقویم Outlook شما به طور خودكار ، بروز می‌گردد.
بالاخره ، Administrator كه از طریق یك منوی گزینه ای در داخل Contact Manager قابل دسترسی است، به شما اجازه می‌دهد تا تصمیم بگیرید كه چه كسی به اطلاعات دست یافتنی شما دسترسی داشته باشند . همچنین جایی است كه مقادیر و فیلدهای Opportunity Manager را به دلخواه تعیین می‌كنید.

منبع : مرکز اطلاع‌رسانی خانواده شمیم