گزینش نیروی انسانی و مصاحبه

اغلب مدیران با گزینش افراد نامناسب برای تصدی موقعیتهای شغلی، روبرو بوده اند. این انتخاب نادرست باعث می گردد تا اولا زمان و انرژی سازمان در طول فرآیند استخدام و آموزش هدر رود، ثانیا سرمایه گذاریهای مستقیم و غیر مستقیم بعدی بر روی مستخدم جدید همگی بر باد داده شوند، بهترین راه برای پرهیز از این اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام یک مصاحبه هدف دار و از قبل طراحی شده است. جهت دستیابی به این منظور، بایستی فهرستی ازنیازهای شغلی و ویژگیهای جایگاه سازمانی را به ترتیب اولویت طبقه بندی نموده و با در نظر داشتن روشهای مصاحبه، افراد مناسبی را انتخاب کرد.
‌● هدف از مصاحبه استخدامی
هدف از انجام مصاحبه استخدامی، سنجش داوطلب برای تصدی شغل و جایگاه سازمانی خاصی است دستیابی به این نکته که آیا مصاحبه شونده، دارای شرایط تعریف شده برای تصدی آن شغل و جایگاه سازمانی هست یا خیر. بطور خلاصه اینکه مصاحبه گر اطلاعاتی را از مصاحبه شونده کسب و اطلاعاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به داوطلب استخدام ارائه میدهد.
● اقدامات قبل از مصاحبه
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه گر بایستی از تعداد مصاحبه شوندگان، شرح شغل مورد نیاز، نیازهای جایگاه سازمانی مورد بحث، زمان کل مصاحبه، اسامی (احتمالاً) سایر مصاحبه کنندگان، مدارکی که احتمالاً مصاحبه شوندگان بایستی همراه داشته باشند، زمان شروع هریک از مصاحبه ها و چک لیست سوالات عمومی و اختصاصی که از مصاحبه شونده بعمل خواهد آمد را تهیه نموده و همراه داشته باشد.همچنین پرسشنامه استخدامی متقاضی(فرم متداول ومعمولی که جهت کسب اطلاعات اولیه متقاضیان دراغلب سازمانها وجود دارد)را کاملا مطالعه و حتی الامکان مواردی را بخاطر سپرده باشد.
مکان مصاحبه هم بایستی از نظر فیزیکی مناسب و مصاحبه شونده و مصاحبه گر رو در رو و در شرایط مساوی (از نظر ارتفاع) قرارداشته باشند. زمان انجام مصاحبه باید قبلاً و با توافق طرفین تعیین شده باشد تا هیچکس از نظر زمانی در فشار نباشند.
● در طول مدت مصاحبه
درزمان انجام مصاحبه، بایستی مصاحبه کننده، از پاسخگویی به تلفنها و یا مراجعان،یا هر اقدام دیگری که موجب ایجاد وقفه در مصاحبه میشود خودداری نماید. همچنین به اظهارات مصاحبه شونده توجه کامل داشته ویادداشت برداری نماید.
در طول مدت مصاحبه مهمترین اقداماتی که باید توسط مصاحبه گر انجام شود اولا توضیحاتی در رابطه با سازمان و نهایتاً شغل و جایگاه سازمانی مورد تقاضاست تا اولا اگر ابهامی در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد مرتفع گردد و ثانیامتقاضی استخدام دقیقا با انتظارات جایگاه سازمانی خود آشنا شود،در بسیاری از موارد پیش آمده است که باهمین توضیحات اولیه،متقاضی متوجه شده است که امکان برآورده نمودن انتظارات شغلی و سازمانی برایش وجود نداشته و اعام انصراف نموده است.ضمنا بر روی آخرین کار (سابقه شغلی) مصاحبه شونده بیشتر تکیه شده واز وی خواسته شود که درباره موفقیتهای بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همکاران و مدیران قبلی خود، علت ترک محل کار قبلی، انتظاراتش از شغل و محل کار جدید،تجارب و تخصصهای احتمالی خود صحبت کند.
در طول مدت مصاحبه یادداشت برداری (بصورت خلاصه) از کلیه اظهارات مصاحبه شونده، الزامی است و قبل از انجام مصاحبه نیز، بایستی به مصاحبه شونده یادآوری نمود که احتمالاً پاسخهای وی با معرفها و مراجعی که وی معرفی نموده است، چک خواهند شد.
● نحوه مصاحبه
موفقیت مصاحبه کننده در کسب اطلاعات مفید از مصاحبه شونده، به میزان توانایی وی در طرح پرسشهای مناسب بستگی دارد. مهمترین مشخصه اصلی، نحوه استفاده از پرسشهای بسته (با پاسخهای بلی، خیر) و پرسشهای باز (با پاسخهای گسترده) است. لذا مصاحبه کننده بایستی در انتخاب روشها، از شیوه معینی استفاده کند، بایستی توجه داشت که در انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام، از روش یکسانی استفاده نمود تا امکان مقایسه و سنجش بین تمامی متقاضیان وجود داشته باشد.
در توضیح انواع مصاحبه باید گفت که کلا ۵ نوع مصاحبه استخدامی توصیه میشود که بشرح هر ۵ روش میپردازیم:
▪ مصاحبه بسته (از قبل طراحی شده): این نوع مصاحبه، حداقل آزادی را به مصاحبه شونده میدهد. نتیجه این نوع مصاحبه غالباً یکسان ولی دقیق خواهد بود، هر چند ممکن است اطلاعات ضروری برای تصمیم گیری به کارفرما ارائه ندهد، لیکن به لحاظ علمی، اعتبار بیشتری نسبت به مصاحبه باز دارد.
از مصاحبه بسته در موارد زیر استفاده میشود:
۱) مواردیکه پاسخهای بلی یا خیر برای کسب اطلاعات کفایت نماید.
۲) مواردیکه پاسخ، موارد مشخصیی باشد و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
۳) مواردیکه قصد داشته باشید پس از شنیدن پاسخ به سوال بسته، یک سوال باز مطرح نمائید.
▪ مصاحبه باز(غیر مشخص): این نوع مصاحبه، بیشترین آزادی را به مصاحبه شونده میدهد. هیچ سوالی قبل از طراحی شده وجود ندارد، مصاحبه کننده نیز خود را به هر وضعیتی سازگار مینماید و با استفاده از تجارب و توانائیهای خود، به وارسی زمینه هایی که بنظر وی وسازمان مهمتر هستند میپردازد.
در خصوص مقایسه بین این دو نوع مصاحبه بایستی بسیار توجه داشت چرا که پس از جمع بندی نهایی ممکن است بین اطلاعات مکتوب از مصاحبه شوندگان هیچ رابطه و سنخیتی وجود نداشته و از هر یک، اطلاعات متفاوتی در دست باشد.
از پرسشهای باز در موارد زیر استفاده می گردد:
۱) طرح زمینه های جدید برای بحث فیمابین دو طرف.
۲) کشف اطلاعات بیشتر از متقاضی استخدام.
۳) ارتباط دادن یک پاسخ با یک پاسخ دیگر.
۴) آزمون خودآگاهی مصاحبه شونده.
۵) اطلاع از میزان تحلیل گر بودن مصاحبه شونده.
▪ مصاحبه نیمه بسته (مخلوط): این روش، یک روش التقاطی است،بدینصورت که سوالات مشخصی از همه داوطلبان پرسیده میشود ولی بهر حال به مصاحبه شوندگان اجازه داده میشود به زمینه های دیگر وعلی الخصوص زمینه های مورد علاقه خود نیز بپردازند. بایدتوجه داشت که میزان موفقیت در این نوع مصاحبه نیزبستگی به مهارت و تخصص مصاحبه کننده دارد.
▪ مصاحبه بصورت میزگرد یا گروهی: در بعضی موارد خاص، امکان مصاحبه بصورت میزگرد بسیار سودمند میباشد. البته بایستی اهمیت منافع حاصله از این مصاحبه، هزینه آنرا توجیه نماید. لذا این نوع مصاحبه فقط در خصوص گزینش مشاغل بسیار حساس و در سطوح بالا، توصیه میشود.
▪ مصاحبه تنش: در این مصاحبه، بجای کسب یا ارائه اطلاعات فیمابین طرفین، فقط مصاحبه کننده میکوشد تا موجب بروز عکس العملهای عاطفی محاسبه شونده نسبت به موقعیت ها شود. مصاحبه کننده در این روش مصاحبه شونده را صرفاً بمنظور مشاهده رفتارش، تکذیب کرده، حقیر شمرده و بدلیل سوء عملکرد گذشته سرزنش مینماید. این نوع مصاحبه در اغلب مواردیکه جایگاه شغلی مورد نظر با فشارهای روانی روبروست توصیه شده و بدلیل احساس خصومتی که در مصاحبه شونده بوجود می آورند، (بخصوص در مورد متقاضیانی که استخدام نمیشوند)، تصویر بدی از سازمان در ذهن مصاحبه شونده باقی میگذارند.
مصاحبه کننده باید بسیار توجه داشته باشد که اولا سعی گردد زمان مصاحبه بیش از ۳۰ دقیقه بطول نیانجامد تا از دقت پاسخها و نهایتاً کیفیت مصاحبه، کاسته نشود،همچنین بایستی پاسخهای مصاحبه شونده را در حد و مرزی که مورد نیاز است نگاهداری نموده و از عنوان شدن مسائل و مواردیکه به نیازهای سازمان و شغل و جایگاه سازمانی مربوط نمیشوند، و یا اطلاعاتی که امکان کسب آنها از طریق دیگر مثل ملاحظه مدارک یاتحقیقات وجود دارد، جلوگیری نماید.ضمنا برای موفقیت در کسب نتیجه بایستی به مصاحبه شونده اثبات نماید که اطلاعات مورد نیاز، برمبنای ضروریات شغلی دریافت میشوند تامصاحبه شونده براحتی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار وی قرار دهد. در خصوص سوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نیز باید کاملا دقت نمود تابه جهت جلوگیری از تبدیل مصاحبه به جلسه پرسش یکسویه، بیشتر از پرسشهای باز استفاده گردد واز پرسشهای جهت دهنده و همچنین چند پرسش همزمان(بنحوی که متقاضی ازپاسخ دادن به آنهاعمدا یا سهوا شانه خالی کند) خودداری گردد.
باید به این نکته بسیار توجه داشت که از طرح پرسشهایی که رابطه ای با مصاحبه ندارند و فقط بدلیل ابراز توانایی و برتری علمی و عملی مصاحبه کننده، نسبت به مصاحبه شونده بعمل می آیند، خودداری گردد.نکته بسیار مهم دیگری نیز وجود دارد و آن اینست که از طرح مواردیکه احتمالاً این حس را در مصاحبه شونده بوجود می آورد که قبلاً تصمیم گیری در خصوص استخدام بعمل آمده است، اکیداً خودداری گردد.
جهت پاسخ به سوالات و توضیح ابهامات بایستی به مصاحبه شونده، به اندازه کافی فرصت داده شود، به نحوی که حداقل دو سوم از زمان مصاحبه، به صحبتهای مصاحبه شونده اختصاص داده شود.
سوالات مختلف و متنوعی را میتوان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت. ولی قطعا نحوه مطرح نمودن سوالات بسته به سلیقه افراد مصاحبه کننده، قابل تغییر است. لیکن سوالات نهایتاً بایستی به پاسخهایی دررابطه با موضوعات زیر منتج شوند:
اهم مسولیتهای قبلی مصاحبه شونده که مورد علاقه یا بی توجهی مصاحبه شونده بوده اند (با قید علت)، سبکهای مدیریتی مدیران قبلی وی و ارزیابی مصاحبه شونده از هر یک از سبکها (با قید علت)، ترجیح مصاحبه شونده به کارتیمی یا مستقل (با قید علت)، ساعات کار مورد علاقه وی و امکان افزایش آنها، اهم قویترین ظرفیتهای کاری وی وچگونگی استفاده از آنها در کار، مهارتها و تخصصهای مورد علاقه (جهت بسط و گسترش آنها)، دلیل ترک کار قبلی (بطور مشروح و در جهت اخذ دلیل منطقی) و مورد علاقه ترین کاری که تا بحال داشته اند ( با قید علت).
● ارزیابی داوطلب
پس از انجام مصاحبه، میتوان به آیتم هایی چون، توانایی انجام کار به نحو مطلوب، سنجش انگیزه داوطلب برای انجام کار مورد نظر، چگونگی هماهنگی وی با سایر اعضاء گروه و سازمان پی برد.
همچنین بایستی مشخص گردد که آیا داوطلب معیارهای مطلوب سازمان را دارا میباشد؟ در غیر اینصورت آیا سازمان از حد مطلوب خود پایین می آید یا مصاحبه شونده را مردود اعلام می کنیم؟که این مورد هم به ظرفیتهای موجود بستگی دارد.
● ارزیابی مصاحبه
به جهت ارزیابی موفقیت مصاحبه، میتوان پس از پایان هر سری مصاحبه و انتخاب فرد یا افراد مورد نظر، و با در نظر داشتن اینکه:
- آیا به انتخاب خود اطمینان داریم؟
- آیا توانستیم اطلاعات لازم را کسب کنیم؟
- کمترین رضایت را از کدام بخش مصاحبه داریم؟
- آیا ممکن بودپاسخهاونتیجه گیری رضایتبخش تری داشته باشیم؟ (چگونه)
- آیا میدانیم چگونه در سری بعد مصاحبه بهتری انجام دهید؟ مصاحبه را ارزیابی نمائید.
در اغلب موارد سنجش کارآیی مصاحبه شونده (پس از استخدام) میتواند بهترین عامل ارزیابی مصاحبه باشد،البته متاسفانه هیچ وقت نخواهیم توانست بفهمیم که آیا افراد رد شده نیز میتوانستند پس از استخدام،موفق شوند یا خیر!
در پایان لازم به یادآوری است که هنگام مصاحبه بایستی بی تعصب بود وچنانچه احساس مثبت یا منفی در مصاحبه کننده نسبت به متقاضی استخدام وجود دارد، بدنبال اطلاعاتی باشیم که این احساس را بلا اثر نماید چرا که در اینصورت با کسب اطلاعات منطقی و موثر میتوان نتیجه گیری بهتری کرد و چه بسا نهایتا نتیجه گیری نهایی موجب تایید نطریه اولیه مصاحبه کننده گردد!

http://mastor.blogfa.com/۸۵۰۲.aspx