کارتان، «کارستان» است اگر...

ـ طوری برنامه تان را تنظیم کنید که همیشه حداقل ۱۵دقیقه زودتر از ساعت شروع کار به محل کارتان برسید. این امر باعث خواهد شد که سلام و احوالپرسی های صبگاهی با همکاران و همچنین دیگر کارهای غیراداری و غیرکاری قبل از شروع کار پایان یابد و شما بتوانید در راس ساعت مقرر کار خود را آغاز کنید.
- اولین کلید موفقیت در «کار» آنست که همیشه سر وقت در محل کارتان حاضر شوید. گناه کسی که همیشه فقط چند دقیقه دیر می رسد، سنگین تر از کسی است که ساعتی دیر می رسد، چراکه فرد دوم حتما با مشکل جدی مواجه شده که او را ساعتی درگیر کرده است و نتوانسته خود را در ساعت مقرر به محل برساند. ولی کسی که همیشه چند دقیقه دیر می رسد یقینا سهل انگاری و کندی او باعث این تاخیر شده است.
- اگر به هر دلیل امکان حضور در محل کار را ندارید، بهتر است چند روز قبل با مافوق خود هماهنگ کنید. غیبت های ناگهانی و بدون اطلاع، علامت بی توجهی شما به کارتان است و باعث سلب اعتماد از شما خواهد شد.
- تلاش کنید در محیط کار، رفتاری یکنواخت، سنگین و با وقار داشته باشید. هرگز با همکارانتان رابطه ای خارج از ضوابط کاری برقرار نکنید. ایجاد اینگونه روابط باعث خواهد شد که به ناچار در بعضی مواقع چشمان خود را برروی قوانین کاری ببندید و این عمل به نوعی خیانت به خود و مجموعه ای است که در آن کار می کنید.
- پنهان کردن خطاهای عمدی دیگران، به نوعی شراکت در کار آنها می باشد. هرگز اجازه ندهید دیگران از سکوت و یا بی تفاوتی شما سو»استفاده کنند.
- دقت و نظم را سرلوحه ای کارهای خود قرار دهید. در هر کار، نظم موجب پیشرفت سریع در کار می شود. یک میزکار پر از کاغذ ها و پرونده های درهم و برهم، یک مغازه شلوغ، وسایل کار نامرتب و... معرف شخصیت بی حوصله و آشفته شماست. مراقب باشید در این گروه قرار نگیرید.
- با رعایت دستورالعمل های محیط کار چه در ملا»عام و چه در خفا برای خود اعتماد و احترام جلب کنید.
- در کارتان جدی، پیگیر و مصمم باشید. هرگز ناامید نشوید. مثل تمبری باشید که به پاک پستی می چسبد و تا به مقصد نرسد از پای نمی نشیند و از آن جدا نمی شود.
- به کارتان عشق بورزید و به آنچه انجام می دهید ایمان داشته باشید. مطمئن باشید اگر کاری را از سر بی تفاوتی و باری به هر جهت انجام دهید، به هیچ وجه پیش نخواهد رفت و دیگران هم این بی تفاوتی را در شما احساس خواهند کرد. در حالی که اگر کار را با علاقه و نشاط انجام دهید، آنوقت کارتان بهترین تفریح برای تان خواهد بود و هرگز خسته و کسل نخواهد شد.
- برای کارهای روزانه تان دفترچه ای تهیه کرده و کارها را به ترتیب اولویت و ساعت انجام در آن فهرست کنید. هر کاری را که انجام دادید از لیست خود خارج کنید و به پیگیری کارهای انجام نشده بپردازید تا به نتیجه برسید. سعی نکنید همه چیز را در ذهن خود نگه دارید. ذهن شما گنجایش محدودی دارد و وقتی چیزی را فراموش کنید نزد خودتان و دیگران شرمنده می شوید.
- از قدیم الایام گفته اند; کار امروز را به فردا نیندازید. فردا روز دیگری است و نمی دانیم چه حجم کاری پیش روی ماست. کارهای تان را روی هم انبار نکنید به خیال اینکه فردا انجام می دهید.
- بیکاری یک نوع بلا، ریشه اکثر انحرافات بوده و انسان را از درون می پوساند. به محض بیکار شدن از مافوق خود درخواست کار جدید کنید. اگر به هر دلیل بیکار ماندید از اتلاف وقت دیگر همکاران و صحبت با ایشان خودداری کنید. حداقل بگذارید ایشان به کارهایشان برسند.
- محیط کارتان را به هر روشی که می دانید شاداب و تازه نگه دارید. از کسالت آور شدن و یکنواختی محیط کارتان خودداری کنید.
- اگر پیگیری کار شما به پاسخ همکارانتان مربوط می شود، ابتدا از ایشان سوال کنید که «آیا برای پاسخگویی به شما وقت دارند و یا اینکه مشغول کار مهم دیگری هستند؟» یکباره و بدون اجازه در میان کار او مزاحم نشده و تمرکز او را برهم نزنید.
- از اینکه همکاران، شما را برای انجام کاری یاری می کنند، قدردان و سپاسگزار باشید. برخوردهای طلبکارانه سبب می شود که برای دفعات بعدی رغبتی به همکاری با شما نشان ندهند و به بهانه ای، خود را مشغول کار دیگری نشان دهند.
- اگر افراد مجموعه شما در بهبود روش های کار و یا کیفیت نتیجه، کوشش می کنند به ارایه نظر و یا تلاش های هر چند کوچک ایشان توجه کنید. بی توجهی به این امر انگیزه رشد را در ایشان خواهد کشت و این امر حتما به ضرر مجموعه کاری شماست.
- همکاران خود را به کار گروهی تشویق کنید.
- اگر از همکارتان انتقادی دارید بهتر است در جمع او را توبیخ نکنید. گاهی توبیخ در جمع از بمب اتم مخرب تر خواهد بود. بهتر است در خلوت با او درباره اشتباهش صحبت کرده و به او راهکار نشان بدهید تا مجددا اشتباهش را تکرار نکند. مراقب باشید که بخاطر اشتباهی که کرده است شخصیت او را زیر سوال نبرید. ضمنا اگر می خواهید انتقاد شما موثر واقع شود، بهتر است ابتدا کمی از اقدامات مثبت او در موارد مشابه به میان آورده و بعد رفتار و کار اشتباه او را گوشزد کنید.
- مقام ها و درجات پستی و جایگاهای شغلی را رعایت کرده و به آنها احترام بگذارید.
- همکارتان را حتما با پیشوند یا پسوند «خانم» یا «آقا» خطاب کنید و نام آنها را بدون لقب خانم یا آقا بکار نبرید. کلمه تو فقط مربوط به کسانی می شود که بسیار به ما نزدیک بوده و ما آنها را با خود در یک سطح می دانیم.
- توجه کنید که هرچه مسئولیت کاری افراد بیشتر باشد، فرد بیشتر تحت فشار قرار گرفته و ممکن است رفتاری پرتنش داشته باشد. اگر روزی همکارتان حتی بی دلیل برخورد تندی با شما داشت، سعی کنید عکس العمل نشان ندهید و تنش را بیشتر نکنید. سعی کنید با وقار و متانت سکوت کرده و او را آرام کنید. مطمئن باشید در فرصت مناسبی از شما پوزش خواهد خواست.
- در ساعت کار به کارهای شخصی مانند تماس های تلفنی، مطالعه روزنامه، حل جدول و... نپردازید. کاری نکنید که مجبور باشید آن را از دیگران پنهان کنید. مطمئن باشید بالاخره کار شما فاش خواهد شد و ارزش و اعتبارتان را در میان همکارانتان از دست خواهید داد.
- در زمان تماس های تلفنی، با صدای بلند صحبت نکنید. این کار تمرکز دیگر همکارانتان را برهم خواهد زد. به علاوه فردی که آن سوی گوشی است بدون تردید گوشی تلفن را به گوشش چسبانده و اگر شما با صدای بلند صحبت کنید پس از پایان تماس شما دچار سردرد خواهد شد.
- به پیام های تلفنی دیگران سریعا پاسخ دهید. منتظر نشوید تا مجددا خودشان با شما تماس بگیرند; این کار علامت حرمت و بزرگی شما نیست!
- به مکالمات تلفنی همکارانتان گوش ندهید. اگر لازم دیدید خود را سرگرم کرده و یا به بهانه ای اتاق را ترک کنید.
- قبل از ورود به اتاق همکارانتان در بزنید. در زدن به معنای اجازه گرفتن برای ورود است، پس قبل از اجازه ورود، وارد نشوید.
- در زمان صحبت با افراد دست هایتان را از داخل جیبتان بیرون آورید. همچنین چنانچه مخاطب، مسن تر و یا در جایگاه شغلی بالاتری از شما است، بهتر است همتراز با فرد مخاطب یا گوینده قرار بگیرد. اگر او ایستاده است و شما نشسته اید بهتر است برخیزید.
- مدارک و یا نامه های دیگران یا همکارانتان را که روی میز و یا در گوشه ای افتاده است، نخوانید. مگر اینکه خودشان از شما درخواست کنند و یا این اجازه را به شما بدهند تا نامه را مطالعه کنید.
- سرمیز، کمد یا کشوی همکارتان نروید مگر با اجازه یا خواست خودشان. بدون اجازه از لوازم تحریر و وسایل دیگر همکارانتان استفاده نکنید. در صورت لزوم استفاده از وسایل فورا آنها را عودت دهید.
- در زمان حضور دیگران مشغول خوردن غذا، تنقلات و... نشوید. در صورت لزوم حتما تعارفی کوچک بزنید.
- از انتقال دانش و تخصص خود به افراد تازه کار خودداری یا کوتاهی نکنید. گمان نکنید که اگر آنها خبره شوند جای شما را خواهند گرفت. باور داشته باشید که اگر نیروهایی که در کنار شما هستند حرفه ای و متخصص باشند به شما امکان می دهند که کارتان را به آنها محول کرده و آسوده خاطر پله های بعدی ترقی را بالا بروید.
- برای قرار ملاقات مراجعین اهمیت قائل شوید و آنها را منتظر نگذارید. در پیشرفت روند کاری مراجعین کوشا باشید و در مقابل ارباب رجوع ها روی کاناپه یا صندلی تان لم ندهید. سرتان را برروی صندلی تکیه ندهید. و کاملا رسمی در مقابل شان بنشینید و وقتی با شما صحبت می کنند در چشم هایشان نگاه کنید و با دقت به صحبت هایشان گوش دهید.
- در جلسات حضور فعال داشته باشید. ممتنع و بی نظم نباشید. نظرات موافق و مخالف خود را با نهایت احترام اعلام کنید. خمیازه نکشید و در گوشه ای لم ندهید. مدام به ساعت خود نگاه نکنید. به چشمان سخنران نگاه کرده و گاهی با تکان دادن سرتان او را متوجه کنید که کاملا در جریان صحبت هایش هستند. در جلسات کاری حتما تلفن همراه خود را خاموش کنید!

منبع : روزنامه ابتکار