تبادل اطلاعات بااستفاده از Sharepoint

Sherepoint نرم افزاری از نوع پورتال است. با استفاده از یک پورتال می توان امکان تبادل نظر، نامه نگاری و ارسال و دریافت فایل میان اعضای گروه را فراهم کرد. Sharepoint نیز یک Server مخصوص برپاکردن چنین محیط هایی است. در واقع این محصول را می توان سکویی برای متصل کردن نرم افزارها و فایل های آفیس (و سایر فایلها) به یکدیگر و فراهم کردن یک محیط آن لاین تحت وب برای تشریک مساعی کاربران دانست. شاید زمان آن رسیده باشد که برای به گردش در آوردن فایلها، اطلاعات، ایده ها، نظریات و منابع در سازمان مطبوع خود فکری کنید. به خصوص که این روزها کاربرد وب در اغلب سازمان ها و شرکتها و منازل عمومیت یافته است.
چه خوب است که دنبال راه حلی مبتنی بر وب برای این منظور باشید. اگر در سازمان یا شرکت شما از نرم افزارهای آفیس مایکروسافت زیاد استفاده می شود، یکی از مناسب ترین راهکارهای موجود، به خدمت گرفتن نرم افزار سرویس دهنده Sharepoint است. به وسیله این نرم افزار نیرومند می توانید یک پورتال تحت وب برپا کنید و از طریق آن امکان تبادل اطلاعات میان اعضای سازمان یا شرکت خود را فراهم سازید. قابلیتهایSharepoint پر شمار است و نسخه ۲۰۰۳ آن یکی از بهترین ابزارهای موجود در بازار برای ساختن پورتال است. با Sharepoint ۲۰۰۳ علاوه بر امکان مبادله فایل های آفیس و انواع دیگر اسناد (مانند PDF)، امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات مربوط به کارهای روزانه (tasks)، آدرس emailو شماره تلفن (contacts)، رویدادها (events) و اطلاعات دیگری از جنس آن چه که در نرم افزار Outlook قابل مدیریت است را خواهید داشت. در کنار این ها، هر کاربر عضو پورتال یا هر گروه از کاربران عضو می توانند برای خود یک سایت اختصاصی داشته باشند و در آن جا با تمرکز بیشتری روی علایق اختصاصی خود فعالیت کنند. کل سیستم بر مبنای پلتفرم ویندوز عمل می کند و از آخرین محصولات و فناوری های این پلتفرم، از جمله دات نت، ویندوز ۲۰۰۳ و مجموعه آفیس ۲۰۰۳ پشتیبانی کاملی به عمل می آورد. این ویژگی را می توان هم به عنوان حسن Sharepoint۲۰۰۳ و هم به عنوان یکی از معایب آن مطرح کرد. از یک سو به کارگیری بسیاری از قابلیتهای این نسخه از Sharepoint مستلزم استفاده ازOffice۲۰۰۳و Windows Server۲۰۰۳ است وازسوی دیگر همین عامل سبب می شود کهSharepoint۲۰۰۳ به یک ابزارپورتال سازی بسیار نیرومند تبدیل شود. استراتژی سال های اخیر مایکروسافت همواره این بوده است که به شکل های مختلف کاربران نرم افزارهای خود را به روی آوردن به نسخه های جدیدتر این برنامه ها تشویق کند. بنابراین اگر هنوز به استفاده کردن از نسخه های قدیمی آفیس (به خصوص آفیس ۹۷) عادت دارید، احتمالاً تعداد قابل توجهی از امکانات این نسخه از Sharepoint برایتان قابل استفاده نخواهد بود.اشکال دیگر Sharepoint این است که مانند بسیاری از دیگر محصولات مایکروسافت، شدیداً به پلتفرم ویندوز گره خورده است. برخی از امکانات Sharepoint۲۰۰۳ بیش از حد به سیستم Active Directory ویندوز وابسته است و این موضوع ممکن است کمی آزار دهنده باشد. اما حتی اگر این دسته از امکانات را نادیده بگیریم و برخی ویژگیهای دیگر نیز که منوط به استفاده از آخرین نسخه آفیس است را کنار بگذاریم، هنوز هم۲۰۰۳ Sharepoint یک پورتال قوی و انعطاف پذیر است که خیلی از امکانات ابتدایی آن ممکن است بیش از حد مورد نیاز در سازمان ها و شرکتها و گروههای متوسط و کوچک باشد.
● دو خانواده اصلی ۲۰۰۳ harepoint
نرم افزار سرویس دهنده Sharepoint در دو گونه عرضه می شود: یکی موسوم به Windows Sharepoint Services که به عنوان یک Component الحاقی رایگان روی ویندوز ۲۰۰۳ قابل نصب است و می توانید آن را از سایت مایکروسافت دریافت کنید. دومی به نام Sharepoint Server ۲۰۰۳ شناخته می شود و چند قابلیت بیشتر نسبت به نوع اول دارد که در همین مقاله به آنها اشاره خواهیم کرد. البته این نسخه از Sharepoint۲۰۰۳ بسیار گران (حدود ۴۰۰۰ دلار به ازای هر دستگاه سرور) است و تنها برای سازمان ها و گروههای بزرگ مناسب است.
● مرور سریع بر ویژگیهای مهم Sharepoint۲۰۰۳
۱) My Siteیکی از جالب ترین قابلیتهای Sharepoint۲۰۰۳ امکان ایجاد سایت های شخصی است. هر کابر عضو پورتال می تواند در دو قسمت عمومی و خصوصی اطلاعات و فایلهای خود را قرار دهد. در قسمت خصوصی که پشت یک لایه امن قراردارد می توان فایل های نیمه تمام (مثلاً Word یا PowerPoint)و لینک های دلخواه را قرار داد. در قسمت عمومی نیز می توان گزارشها، فایلها و اطلاعات تکمیل شده قابل عرضه به عموم را به نمایش گذاشت.
۲) Personalization یکی دیگر از ویژگی های جالب Sharepoint که در نسخه اخیر بهبود قابل ملاحظه ای پیدا کرده است، امکان شخصی سازی یا سفارشی کردن ظاهر و حال و هوای صفحات پورتال است. به این معنا که هر کاربر عضو، پس از ورود به سیستم (login کردن) می تواند جزییات مختلف قابل نمایش در پورتال را آن چنان مطابق میل خود تنظیم کند که ظاهری کاملا متفاوت با ظاهر صفحات قابل مشاهده برای کاربر دیگر داشته باشد.
در واقع از آن جا که پورتال اساساً محل تبادل و به اشتراک گذاری اطلاعات به صورت طبقه بندی شده است، هر کاربر این امکان را دارد که فقط آن دسته از اطلاعات که مورد توجه و علاقه اوست را در معرض دید و دم دست قرار دهد. این عمل از طریق چیدن سلیقه ای عناصر صفحه (موسوم به Web Parts) صورت می گیرد. با استفاده از نرم افزار Frontpage ۲۰۰۳ می توان Web Part ها را به طور دلخواه کنار هم چید و صفحات وب اختصاصی در ست کرد. البته این امکان برای مدیریت پورتال وجود دارد که سیستم Personalization را غیرفعال کند تا سرتاسر صفحات و سایتهای درون پورتال از یک تم سراسری سازمانی تبعیت کنند.
۳) مقیاس پذیری (Scalability) و قابلیت توسعه
از ویژگیهای مهم Sharepoint Server ۲۰۰۳ پشتیبانی آن از معماری نرم افزاری توزیع شده یا Distributed Architecture است. در سازمان ها و محیط های بزرگ ممکن است یک سرور کفایت نکند و لازم باشد چندین سرور از چند مکان مختلف سازمان به کاربران سرویس دهند. Sahrepoint Server ۲۰۰۳ در این محیط ها انعطاف پذیری زیادی نشان می دهد زیرا می توان خانواده ای از سرورها را فراهم کرد که هرکدام به یک کار و وظیفه خاص تعلق گرفته باشند.از این رو در یک Server Farm (مجموعه سرورها) ممکن است چندین DatabaseServer، سرورهای جستجو و ایندکس و سرورهای نمایش صفحات وب (Web Front End) وجود داشته باشد. علاوه بر این، مایکروسافت ادعا می کند Sharepoint Server ۲۰۰۳ قابلیت مدیریت حداکثر یک میلیون کاربر عضو که در Active Directory ویندوز ثبت شده باشند و اجرای ۲۵۰ صفحه وب دینامیک در هر ثانیه (شامل عناصر WebParts) را دارد.
۴)Collaborationو تعامل کاربران با یکدیگر
به کمک SharePoint ۲۰۰۳ می توان انجمن های متعدد بحث و گفت گو که اصطلاحاً Forum یاDiscussion Groups نامیده می شوند با موضوعات گوناگون برپا کرد. همچنین امکان تعریف و فعال کردن سیستم نظر سنجی از کاربران در زمینه های مختلف وجود دارد. کاربران از طریق مکانیزم کتابخانه فایل می توانند انواع فایل و سند را میان خود مبادله کنند. البته این امکان برای مدیریت سیستم وجود دارد که امکان ارسال بعضی از انواع (extensions) فایل را از کاربران سلب کند. این امکان نیز وجود دارد که در هر کتابخانه فایل، پوشه های فرعی ایجاد کرد و اطلاعات را با دقت بیشتری دسته بندی نمود. از نسخه های مختلف یک فایل در مقاطع زمانی مختلف می توان Backup تهیه کرد و کاربران می توانند از طریق به خدمت گرفتن قابلیت document workspace در نرم افزار word و نیز SharePoint Services درباره یک سند خاص به تبادل نظر بپردازند. همچنین قابلیت My Site در سیستم را می توان به گروه های موسوم به Team Sites توسعه داد.از این طریق می توان گروهی از سایت های شخصی کاربران، یعنی تک تک My site ها را در یک گروه موضوعی مشخص جای داد و با اضافه و کم کردن کاربران به لیست، یک سایت گروهی برپا کرد.
۵) سیستم عضویت مدیریت کاربران
هنگامی که می خواهید SharePoint Services را روی سرور ویندوز نصب کنید از شماسؤال می شود که مایلید SharePoint از کدام یک از روشهای Windows Domain Account یا Active Directory استفاده کند. خوبی SharePoint این است که سیستم پروفایل کاربران در این پورتال می تواند با مکانیزم AD گره بخورد و هماهنگ شود. البته این ایراد وجود دارد که بعدا نمی توانید سیستم کاربری را تغییر دهید و در ضمن برای این که کاربران خارج از سازمان یا کاربران موقت نیز بتوانند از پورتال استفاده کنند ناچار به انتخاب مکانیزم اکتیو دایرکتوری در مرحله نصب نرم افزار هستید. بنابراین ممکن است بعضی از سازمانها ناچار شوند دو پورتال جداگانه، یکی برای کارکنان داخل سازمان و یکی برای کاربران خارج سازمان برپا کنند. به طور کلی استفاده از مکانیزم اکتیو دایرکتوری در SharePoint مزایای بسیاری دارد اما درعین حال وابستگی سیستم به آن را بالا می برد. به عنوان مثال قابلیت Single Sign-on در SharePoint۲۰۰۳ به کارایی این پورتال افزوده است. به این معنی که پس از ورود کاربر به سیستم، اطلاعات username و password وی به صورت موقت در ناحیه امنی نگهداری می شود. از آن پس، هرگاه این کاربر بخواهد از امکانات و قابلیت های سایر نرم افزار های سازمانی مانند ERP و CRM استفاده کند، در صورت لزوم SharePoint اطلاعات مذکور را با اطلاعات مربوط به حق و حقوق و سطح دسترسی کاربر که در اکتیو دایرکتوری ثبت شده مقایسه می کند و به طور خودکار امکان استفاده از آن نرم افزار را در اختیار وی قرار می دهد تا کاربر مجبور نباشد برای دسترسی به آن نرم افزار، یک بارهم در آن جا login کند. همچنین، استفاده از سیستم اکتیو دایرکتوری، مدیریت کاربران و فهرست گیری از اعضای پورتال را برای Administrator سیستم آسان تر می سازد.
۶) قابلیت اتصال به نرم افزارهای دیگر از طریق BizTalk
یکی از مزایای جالب و سودمند SharePoint این است که با دیگر نرم افزار سرویس دهنده مایکروسافت به نام BizTalk Server رابطه عمیقی دارد. مزیت اصلی BizTalk در این است که می توان از طریق Component های الحاقی موسوم به Connectors در آن، اطلاعات مختلف شبکه سازمانی (از جمله اطلاعات مربوط به کاربران) را با سایر نرم افزارهای غیر مایکروسافتی مانند نرم افزارهای کسب و کارالکترونیک از شرکتهای SAP،Siebel، Peoplesoft مبادلکه کرد. تنها اشکال قضیه این است که BizTalk Server خود نرم افزار گران قیمتی است ولی برای یک سازمان بزرگ به صرفه است که سیستم پورتال مبتنی بر SharePoint خود را از این طریق به نرم افزارهای CRM، SCM و ERP ساخت شرکت های دیگر پیوند بزند.
۷) سیستم Topics و مکانیزم جستجو
پورتال SharePoint ۲۰۰۳ شامل یک سیستم جامع به نام Topics است که گشت و گذار در سایت و یافتن هرچیزی، از فایل ها و اسناد گرفته تا افراد و حتی سایت های آنان را در بر می گیرد. یک سند یا Link مشخص ممکن است در دسته بندی های موضوعی مختلفی ظاهر شود. Topic ها نیز به نوبه خود ممکن است در برگیرنده سندهایی باشند که داخل SharePoint ذخیره شده اند یا لینک هایی را شامل گردند به به اطلاعاتی خارج از سیستم پورتال اشاره می کنند. در کنار سیستم Topics، نرم افزار SharePoint یک ابزار بسیار قوی جستجو در اختیار کاربران قرار می دهد. موتور جستجوی SharePoint می تواند هم محتوای اسناد متنی را برای یافتن یک کلمه یا عبارت به طور کامل جستجو کند و هم فایل ها و سندهای مختلف ذخیره شده در پورتال را بر اساس خواص و کلید واژه های مربوطه به آنان بیابد. کاربران می توانند به کمک موتور جستجوی این نرم افزار، علاوه بر اطلاعات فایلی، افراد (سایر کاربران)، گروهها و سایت های مرتبط با یک کلید واژه را نیز بیابند. سیستم جستجو در نسخه ۲۰۰۳ بهبود قابل ملاحظه ای یافته است و اکنون به امکاناتی مانند ranking (رتبه گذاری روی نتایج جستجو)، ایندکس گذاری و گزینه های مختلف برای مرتب کردن (sort) نتایج جستجو مجهز است.
۸) قابلیت Targeted Audience
یکی از ویژگیهای جالب و جدید SharePoint Server ۲۰۳که در نسخه SharePoint Services ۲۰۰۳ وجود ندارد، امکان انتشار دادن اطلاعات معین برای گروه خاصی از کاربران است. به این ترتیب که محتوای اطلاعات مذکور فقط به سمت عده خاصی از کاربران هدایت می شود و مابقی کاربران قادر به مشاهده آن نخواهند بود. گردانندگان اصلی پورتال می توانند براین اساس، قواعد و خط مشی های متعددی تعریف کنند، به طوری که مثلا یک سری اطلاعات خاص تنها برای مدیران یک دپارتمان خاص از سازمان قابل مشاهده باشد.
۹) ضعف بزرگ: Document Management
باهمه اینها، SharePoint دارای یک ضعف بزرگ نیز هست. حتی آخرین نسخه SharePoint نیز یک نرم افزار قوی برای فرآیند Document Management نیست زیرا اگر از یک فایل معین بیش از یک کپی در انباره پورتال داشته باشید، SharePoint آن ها را نه به عنوان کپی های یک سند واحد، بلکه به عنوان دو سند جداگانه در نظر می گیرد. بنابر این برای این که مدیریت سایت و کاربران عضو پورتال همگی مطمئن باشند که تنها یک کپی از یک فایل معین وجود دارد، باید میان خود قواعد و قوانینی را وضع کنند و به اجرا بگذارند. اهمیت یکتا بودن اسناد در این است که وقتی سندی تغییر می کند، این تغییر در تمام ساختارهای سیستم اطلاعاتی پورتال، از جمله در موتور جستجو و سایت های فردی و گروهی و کتابخانه های متعدد فایل منعکس می شود. یکتا نبودن اسناد می تواند به افزونگی اطلاعات (Redundancy) منجر شود.
۱۰) ویژگی مهم: پشتیبانی از پلتفرم دات نت
سرانجام یادآوری این نکته ضروری به نظر می رشد که بدانید SharePoint ۲۰۰۳ با پلتفرم دات نت و صفحات وب ASP.NET سازگاری کامل دارد. مزیت اصلی پشتیبانی از دات نت این است که اولا امکان برنامه نویسی برای توسعه قابلیت های SharePoint و غلبه بر ضعفها و کاستی هایش وجود دارد. دوم به دلیل ماهیت شیء گرای پلتفرم دات نت، از قابلیتهای موجود این نرم افزار می توان برای طراحی و توسعه پورتال های پیشرفته تر استفاده کرد. پشتیبانی از فناوری ASP.NET عملاً به معنی آن است که عناصر موسوم به Web Parts که قطعات کلیدی به وجود آورنده امکان سفارشی سازی و شخصی سازی حال و هوای صفحات وب در پورتال هستند از جنس ASP.NET Server Controls هستند که هم قابل توسعه هستند و هم بدون هیچ نگرانی روی همه مرورگرها به طور یکسان قابل مشاهده اند. ضمناً برنامه نویسان می توانند با استفاده از پروتکل SOAP از مزایای مدل برنامه سازی Web Services برای توسعه کاربردها و قابلیت های SharePoint ۲۰۰۳ بهره بگیرند.

www.karapardaz.ir

منبع : روزنامه ابرار اقتصادی