ساخت پایگاه‌ مستند موضوعی برای کتاب‌های فارسی موجود در.کتابخانهٔ مرکزی و مرکز اطلاع‌رسانی دانشگاه فردوسی مشهد .

مقالة حاضر گزارشی است از طرح ایجاد پایگاه مستند موضوعی فارسی در کتابخانة مرکزی و مرکز اطلاع‌رسانی دانشگاه فردوسی مشهد که دربرگیرندة موضوع‌های کلیة کتاب‌‌های فهرست‌شدة کتابخانه‌های این دانشگاه می‌باشد.
فهرست سرعنوان‌های موضوعی فارسی موجود در کتابخانه‌های دانشگاه فردوسی با خدمت سی‌ساله به بازنگری، اصلاح و تکمیل نیاز دارد. گزینش و ساخت موضوعات جدید، تطبیق آن‌ها با یافته‌های قبلی، روزآمدسازی واژه‌ها، بررسی همخوانی آن‌ها با موضوع‌های کتابخانة کنگره آمریکا و کتابخانة ملی ایران با درنظرگرفتن اقتضای فرهنگی و زبانی، مراحل کار را دربر می‌گرفت. ویراستاری و تکمیل فهرست سرعنوان‌های موضوعی فارسی کتابخانه که با همکاری یک گروه کاری منتخب، با دقت و با صرف ساعت‌ها وقت انجام گرفت دسترسی به یک پایگاه مستند موضوعی مطمئن و مستند را در سیستم شبکه‌ای کتابخانه ممکن ساخت.
● مقدمه
پیشرفت روزافزون اطلاعات و افزایش حجم انتشارات در جهان امروز، دسترسی سریع و صحیح به اطلاعات موردنظر را در میان انبوه اطلاعات موجود دشوار می‌سازد. دستیابی مؤثر به کتاب‌ها و دیگر منابع اطلاعاتی موجود در یک کتابخانه که درواقع گنجینة عظیمی از دانش بشری هستند، فقط به مدد ساماندهی صحیح و اصولی میسر است و اولین گام در این جهت، فهرستنویسی است. فهرستنویسی شامل مجموعه مراحلی است که برای ارائة اطلاعات کتابشناختی منابع موجود طی می‌شود. گزینش و ارائة این اطلاعات سازماندهی‌شده است که دستیابی سریع و موثر را برای جستجو‌کنندگان اطلاعات محقق می‌سازد.
هدایت پژوهشگران و جستجوکنندگان اطلاعات به سوی منابع صحیح اطلاعاتی، رسالت کتابداران است. وجود یک فهرست موضوعی منظم و مستند از منابع فهرستنویسی شدة موجود، یکی از راه‌های دسترسی به اطلاعات است که از اتلاف وقت پژوهشگران می‌کاهد و نیاز اطلاعاتی آن‌ها را به صورتی سریع، صحیح و علمی برآورده می‌سازد.
ایجاد فهرست موضوعی یا پایگاه موضوعی به عنوان یک ابزار بازیابی منابع اطلاعات موجود در کتابخانه، دارای ارزش و جایگاه خاصی است. یکی از مهم‌ترین فواید فهرست مستند موضوعی یا پایگاه مستند موضوعی آن است که نشان می‌دهد کتابخانه در موضوع‌های مختلف چه منابعی در اختیار دارد و چگونه می‌توان آن‌ها را در مجموعه بازیابی کرد. در تعریف سرعنوان موضوعی [۲] آمده است: «سرعنوان‌های موضوعی به واژه یا عبارتی اطلاق می‌شود که در فهرست کتابخانه برای بیان موضوع یا پیام اصلی کتاب به کار می‌رود». بنابراین، کتابدار نمی‌تواند به دلخواه هر واژه یا عبارتی را که به نظر او مناسب است به منزلة سرعنوان‌ موضوعی انتخاب کند و به کار ببرد. اصل هماهنگی و یکنواختی و برگزیدن واژه‌های استاندارد، اساسی‌ترین اصل در فهرستنویسی موضوعی است و وظیفة فهرستنویس متخصص موضوعی انتخاب بهترین، دقیق‌ترین و طبیعی‌ترین کلمه یا عبارتی است که بتواند محتوای کتاب را بیان کند و مراجعه‌کننده را در بازیابی اطلاعات مورد نیازش یاری دهد. [۳]
در فهرست سرعنوان‌های موضوعی که حاصل تلاش چندین سالة متخصصان موضوعی است، مجموعة سرعنوان‌ها با حروف درشت به همراه ارجاعات مربوط به خود نوشته شده‌اند. هر کتابخانه براساس یکی از مجموعه سرعنوان‌های موضوعی (مثل سرعنوان‌های موضوعی «کنگره»، «سیرز» یا «کتابخانه ملی») واژه‌ها و عبارت‌هایی را که بیان‌کنندة محتوای کتاب هستند برمی‌گزیند. کتابخانة مرکزی و مرکز اطلاع‌رسانی دانشگاه فردوسی مشهد نیز که فهرستنویسی کتاب‌های خریداری شده توسط کتابخانه‌های دانشکده‌ای را به صورت متمرکز برعهده دارد، از ابتدای تأسیس (یعنی از سال ۱۳۵۱) روش رده‌بندی کتابخانة کنگرة آمریکا را برای فهرستنویسی مجموعة خود برگزیده است.
پیروی از اصول فهرستنویسی تعیین‌شده در کتابخانة ملی ایران (که درحقیقت دنباله‌رُوی از نظام رده‌بندی در فهرستنویسی کتابخانة کنگره آمریکا است) همواره سرلوحة کار فهرستنویسی در این کتابخانه بوده. فهرست سرعنوان‌های موضوعی فارسی که توسط کتابخانة ملی و بر اساس فهرست مشابه لاتین کتابخانه کنگره [۴] منتشر می‌شود، اساس تعیین موضوع‌ها درکتابخانة مرکزی می‌باشد. این فهرست، بر اساس اجماع‌نظر متخصصین کتابخانة ملی که در زمینه‌های علمی مختلف دارای بینش علمی- ادبی لازم برای گزینش واژه‌های دقیق و مناسب بوده‌اند، تهیه وکامل می‌شود. گزینش علمی موضوعات و وجود ارجاعات لازم، زمینة دسترسی به موضوع موردنظر را بسیار آسان‌تر می‌کند. اگرچه فهرست سرعنوان‌های موضوعی کتابخانة ملی ایران، اساس کار فهرستنویسان کتابخانة مرکزی بوده است، ولی چون در طول سی‌سال فهرستنویسی، فهرستنویسان متعددی به این کار پرداخته‌اند، این فهرست از یکدستی لازم برخوردار نیست.
با رایانه‌ای شدن مجموعة کتابخانه، دستیابی شبکه‌ای به موجودی منابع از طریق یک پایگاه مستند موضوعی قابل اعتماد به منظور دسترسی تمام استفاده‌کنندگان به گنجینة موضوعات ساخته‌شده و موجود در کتابخانه، ممکن می‌گردد. به این دلیل، ایجاد پایگاهی برای سرعنوان‌های موضوعی که نشان‌دهندة محتوای موضوعی منابع موجود در کتابخانه باشد ضروری می‌نمود. در این روند، گرچه کتابخانه دارای یک فهرست موضوعی سی‌ساله بود، ولی توسعة علم کتابداری و اطلاع‌رسانی و نیز پیشرفت روزافزون علوم ایجاب می‌کرد که فهرست موضوعی موجود، با این تحولات همخوان شود. بنابراین، تکمیل ویراستاری و اصلاح آن اجتناب‌ناپذیر بود. پس از بحث و بررسی دربارة ضرورت انجام این امر با مدیریت وقت کتابخانة مرکزی، انجام بررسی‌های اولیه و مشخص‌شدن حجم کار و نیاز به وقت فراوان و به یک تیم کاری، این امر به عنوان یک طرح پژوهشی تعریف و به معاونت پژوهشی وقت دانشگاه پیشنهاد شد. با نمایش مشکلات موجود در فهرست موضوعی برای مسئولان وقت دانشگاه و توجیه علمی ضرورت انجام این مهم، طرح مورد موافقت قرار گرفت. این طرح (یعنی ایجاد پایگاه مستند موضوعی فارسی کتابخانه) که دربرگیرندة موضوعات کلیة کتاب‌های فهرست‌شدة کتابخانه‌های دانشگاه فردوسی مشهد می‌باشد، از سال ۱۳۸۰ با کمک و همراهی خستگی‌ناپذیر تنی چند از کتابداران و تحت سرپرستی نگارنده آغاز گردید. گزینش و ساخت موضوعات جدید، تطبیق آن‌ها با یافته‌های قبلی، بازنگری، اصلاح و روزآمدسازی واژه‌ها به نحوی که با اصول علمی پیشنهاد شده از طرف کتابخانة کنگره و کتابخانة ملی ایران منطبق و با رعایت تفاوت‌های زبانی و اقتضای فرهنگی همراه باشد، دشواری‌ها و صرف وقت زیادی را به همراه داشته است.
● هدف
هدف از بازنگری در پایگاه مستند موضوعات فارسی، یکدست‌سازی موضوع‌ها، رفع اشکالات موجود، و فراهم‌کردن یک پایگاه موضوعی قابل اعتماد است که دسترسی به حداکثر اطلاعات موجود در کتاب‌ها و بازیابی اطلاعات را برای استفاده‌‌کنندگان ممکن سازد.
● روش بازنگری
در آغاز، همان‌گونه که اشاره شد باید از طریق بررسی اولیه، به نوع‌شناسی اشکالات پرداخته می‌شد. نتیجة این بررسی، اشکالات زیر را در فهرست نمایان ساخت:
تایپ غلط، قرار گرفتن موضوعات در فیلد نامربوط، انتخاب یک سرعنوان موضوعی پذیرفته نشده و غیرمستند از میان واژه‌ها و عبارت‌های مشابه، منسوخ شدن برخی واژه‌ها، عدم رعایت فاصله‌گذاری بین واژه‌ها، نایکدستی در اسامی موضوعی، املای غلط، و روزآمد نبودن موضوعات علمی بسیار جدید. از آنجا که دستیابی مؤثر به موضوع‌های صحیح، هدف اصلی طرح بود، بدیهی است که می‌بایست از نظامی استفاده کرد که از اصولی دقیق و منطقی بهره گرفته باشد و این نظام، سرعنوان‌های موضوعی کتابخانة کنگره (با ارجاعات متقابل و مربوط) بود. رعایت این موارد و اعمال این تغییرات به همان اندازه که حجم کار را افزون می‌کرد، نیاز به یک فهرست یکدست، استاندارد و روزآمد را شدت می‌بخشید.
● مراحل بازنگری
در نیل به این هدف مراحل زیر اساس کار قرار گرفت:
۱) تعیین موضوعاتی که در کاربرگة ورود اطلاعات پایگاه کتاب‌های فارسی در فیلدهای نامربوط و نابجا، قرار گرفته‌اند:
با این کار، موضوعاتی که در هنگام ورود اطلاعات در فیلدهای اشتباه وارد شده بودند (به‌جای تایپ مجدد در فیلد موضوع متنی در فیلد تقسیمات فرعی)، به فیلد موضوع متنی منتقل و به این ترتیب، قابل رؤیت و جستجو می‌شوند. ساعت‌ها وقت برای قراردادن موضوعات در فیلدهای صحیح صرف شد تا سیستم بتواند آن‌ها را در پایگاه مستند موضوعی نشان دهد. کار اصلاح و تکمیل موضوع‌ها با درنظرگرفتن این مهم، از حرف اول الفبای فارسی یعنی حرف «آ» آغاز و تا حرف «ی» ادامه یافت.
۲) رفع دوگانگی‌ها:
این امر به منظور ایجاد هماهنگی و مستندسازی واژه‌های موضوعی، مطابق با استانداردها و اصول پذیرفته‌شدة کتابخانة کنگره و کتابخانة ملی ایران صورت گرفت. این بررسی موجب هماهنگی و یکدستی سرعنوان‌های موضوعی در کل کتابخانه‌های کشور و برابر با نیاز اطلاعاتی مراجعه‌کنندگان می‌شود. یکدستی و یکسان‌سازی واژه‌ها و عبارت‌های موضوعی مختلف که در طول سال‌ها برای بیان مفاهیم یکسان، ساخته شده بودند، ضروری می‌نمود. به عبارت دیگر، این امر برحذف دوگانگی‌های موجود در موضوعات، و انتخاب شکل صحیح آن‌ها تأکید دارد. مثلاً ترجمه «Composition (Art)» را که پیشتر به صورت «ترکیب (هنر)» انتخاب کرده بودیم، همسان با فهرست سرعنوان‌های موضوعی کتابخانة ملی به صورت «نقاشی- کمپوزیسیون» تغییر دادیم و به کمک ارجاعات مناسب از فرم‌‍‌های پیشین، امکان دستیابی راحت‌تر به موضوع را برای هر نوع استفاده‌کننده‌ای فراهم ساختیم. در این مراحل، اصلاح و ویرایش ده‌ها واژه و عبارت موضوعی انجام گردید.
موارد زیر مثال‌هایی از این نوع کار می‌باشد:
واژه‌ها و عبارت‌های موضوعی‌پیشین / واژه‌ها و عبارت‌های‌موضوعی جدید
سلولها (Cells) / یاخته‌ها
تحلیل داده‌- ستانده (Input-output analysis) / اقتصاد بین‌الصنایع
پردازش دسته‌ای (Batch processing) / دسته‌پردازی
سازگاری اجتماعی (Social adjustment) / وفاق اجتماعی/
گل‌پروری (Floriculture) / گیاهان- پرورش و تکثیر
بهره هوشی (Intelligence levels) / هوشبهری
۳) تصحیح غلط‌های املایی موضوع‌ها:
در طول حدود سی‌سال کار، کتابخانة مرکزی از افراد مختلف برای تایپ و ورود اطلاعات استفاده کرده است. با این که همیشه تلاش می‌شده افراد دقیق، مسئول و مجرب برای این امر درنظر گرفته شوند، وجود اشتباه به علل مختلف، اجتناب‌ناپذیر بود. غلط املایی چه در اثر تایپ اشتباه حرف یا حروف، یا در رعایت فاصله‌گذاری‌ها و علائم رخ دهد، موجب گم‌شدن موضوع در پایگاه موضوعی و در نتیجه‌ عدم دستیابی به منبع مربوطه در مجموعه می‌شود. مثال‌های زیر اهمیت انجام این اصلاحات را روشن می‌سازند.
موضوع‌های صحیح / موضوع‌های با غلط املایی
نشت / نشست
ژئودزی / ژئودزدی
قاپ‌بازی / قاب‌سازی
سوشیانت (مهدی موعود در دین زرتشتی) / سوشیانس
۴) گزینش ارجاعات مناسب برای سرعنوان‌های موضوعی:
ارجاعات نقش مؤثری در جلوگیری از بازیابی صفر دارند. با کمک آن‌ها می‌توان از زبان طبیعی (که بیشتر مورد استفادة مراجعان کم‌تجربه است) و نیز از زبان تخصصی به زبان کنترل‌شده، از واژة انتخاب‌نشده به واژة انتخاب شده، و از شکل منسوخ‌شدة یک عبارت به شکل متداول آن دست یافت. ارجاعات در پاسخ‌دهی به هر نوع جستجوگر مبتدی یا مجرب، نقش بسزایی دارند و صرف حداقل زمان و حداکثر سهولت را در بازیابی امکانپذیر می‌کنند. بنابراین تکمیل، اصلاح و ویراستاری ارجاعات موجود، در این مرحله از کار صورت گرفت.
به نمونه‌های زیر توجه کنید:
مثال ۱:
موضوع (زبان کنترل‌شده) سینماها- طرح و ساختمان Motion picture theaters-Design & construction
ارجاعات/ x ساخت سالن سینما
ساختمان سینما / سینما- طرح و ساختمان
سینما- معماری طرح و ساختمان سینماها / معماری سینما
مثال ۲:
موضوع (زبان کنترل‌شده) خوانش پریشی/ Dyslexia
ارجاعات /x اختلال در خواندن
خواندن- اختلالات/ خواندن‌پریشی
دیسلکسی/ ناتوانی در خواندن
مثال ۳:
موضوع (زبان کنترل‌شده) خوانش پریشان
Dyslexics
ارجاعات
x خواندن پریش
ناتوانان در خواندن
مثال ۴:
موضوع (زبان کنترل‌شده) یون‌گاوی/ Paratuberchlosis
ارجاعات/ x پاراتوبرکلوزیس
بیماری یون‌گاوی/ گاوها- یون‌گاوی
مثال ۵:
موضوع (شکل پذیرفته‌شده) ساختمانها- اثر زلزله Buildings-Earthquake effect
ارجاعات (شکل منسوخ‌شده) x اثر زلزله در ساختمانها
زلزله و ساختمان‌سازی/ ساختمان و زلزله
۵) انتخاب موضوع‌های دقیق و بازیابی معادل‌های انگلیسی مناسب و برابر با فهرست سرعنوان‌های موضوعی کتابخانة کنگره آمریکا:
جستجوی معادل‌های لاتین همیشه به سادگی ممکن نمی‌شود. در برخی از موارد به دقت نظر، تیزهوشی، روحیة جستجوگر و دانش نیاز دارد. به عنوان مثال در مورد عقل و خرد یا فرزانگی، مفاهیمی دقیق وجود دارند؛ برخی آن‌ها را یکی می‌دانند و برخی دومی را به مفهوم اولی به کار می‌برند. مشکل، زمانی بیشتر می‌شود که نویسنده در عنوان کتاب و فصل‌های آن از چنین واژه‌هایی به صورت نابجا استفاده کرده باشد. برای تعیین موضوع صحیح، فهرستنویس یا متخصص موضوعی باید با تفاوت‌های این مفاهیم آشنا باشد یا بداند چگونه آن‌ها را جستجو کند، محتوای کتاب را منتقدانه ارزیابی و سپس واژة صحیح را برای آن انتخاب نماید. افزودن یادداشت‌های دامنه که مفهوم واژه و کاربردهای آن را مشخص می‌کند نیز مفید است. انتخاب معادل لاتین واژه برای جستجو، مانع نسبت دادن مفاهیم گوناگون به اثر می‌شود. دست‌یافتن به مفاهیم صحیح در این زمینه به ذهن کنجکاو، علاقه، و روحیة پژوهشگرانه نیاز دارد. مثال‌های ذکرشده نمونه‌هایی از این مورد می‌باشد:
معادن استخراج شده- بازسازی زمین / Abandoned minded lands reclamation
آزمون شخصیت کتل / Sixteen Personality Factor Questionnaire
تحلیل داده‌های زمان شکست / Failur time data analysis
کم‌توجهی در نوجوانان / Attention deficit disorder in adolescence
گزینش واژه موضوعی «دق» (به عنوان یک ابزار تشخیصی در معاینه فیزیکی بیماری ریه، قفسه سینه و قلب) و بازیابی معادل لاتین آن به کمک ارجاعات مناسب نیز می‌تواند راهگشای مناسبی برای جستجوگر چنین اطلاعاتی باشد.
دق / Percussion
x تشخیص پزشکی- دق/ دق در تشخیص پزشکی
۶) جایگزینی برابرهای انگلیسی جدید موضوع‌ها به‌جای شکل منسوخ‌شدة آن‌ها:
بنابر آنچه گفته شد ضروری‌است برابر لاتین واژه‌ها و عبارت‌ها تهیه شود و منطبق با فهرست کتابخانة کنگرة آمریکا، تغییرات لازم صورت گیرد (که با جستجوی آن‌ها از طریق وب‌سایت آن کتابخانه نیز می‌توان به روزآمدسازی واژه‌ها و عبارت‌های لاتین پرداخت). پیگیری منظم و دقیق این تغییرات موضوعی در رشته‌هایی مانند علوم رایانه و علوم پزشکی که تغییرات در آن‌ها سریع‌تر از علوم دیگر رخ می‌دهند، اهمیت بیشتری دارد.
به مثال‌هایی در این زمینه توجه کنید:
مثال ۱:
سرعنوان‌های موضوعی پذیرفته شدة جدید سرعنوان‌ موضوعی منسوخ‌شده
ورد مایکروسافت Microsoft word [موضوع جدید]
x نرم افزار ورد Microsoft word software [موضوع قبلی]
ورد مایکروسافت (فایل کامپیوتر) Microsoft word (Computer file) [موضوع قبلی]
ورد ۲۰۰۰ (فایل کامپیوتر) Microsoft word ۲۰۰۰ [موضوع قبلی]
مثال ۲:
ویندوز مایکروسافت (فایل کامپیوتر) Microsoft Windows (Computer file) [موضوع جدید)
x ویندوز مایکروسافت / Microsoft windows [موضوع قبلی]
ویندوز ۹۵ مایکروسافت / Microsoft windows ۹۵ [موضوع قبلی]
ویندوز ۹۸ مایکروسافت / Microsoft windows ۹۸ [موضوع قبلی]
ویندوز ۲۰۰۰ مایکروسافت /Microsoft windows ۲۰۰۰ [موضوع قبلی]
مثال ۳:
معلولان / People with disabilities [موضوع جدید]
x علیل
معلول
معلولان جسمی
معلولین
ناتوانان
ناتوانان جسمی
معلولان Handicapped [موضوع قبلی]
معلولان جسمی Physically handicapped [موضوع قبلی]
۷) همخوانی فهرست موضوعی فارسی با تغییرات سرعنوان‌های موضوعی کنگره:
ویراستاری و اصلاح موضوع‌های پیشین همگام با تغییر دیدگاه کتابخانة کنگره در برخی موارد، از دیگر نکاتی بود که درنظر گرفته شد و تلاش گردید با اِعمال تغییرات مربوطه در فهرست سرعنوان‌های موضوعی فارسی، همخوانی با فهرست سرعنوان‌های موضوعی کنگره صورت گیرد. در این زمینه، به مثال‌های زیر می‌توان اشاره کرد:
موضوع سیاست بین‌المللی (International politics) قبلاً به موضوع سیاست جهانی (World politics) ارجاع داده می‌شد، اما از سال ۲۰۰۱ خود به شکل یک سرعنوان موضوعی مستقل نیز در چندین مورد به کار برده شده است. در این روند به حذف دوگانگی‌های موجود در برخی از موضوعات نیز می‌توان اشاره کرد؛ مانند: «شعر اسپانیایی- قرن ۲۰م.» از آثار «پابلو نرودا»که از سال ۱۹۷۰ به بعد به جای آن، موضوع «شعر شیلیایی- قرن ۲۰م.» به کار می‌رود یا تغییر موضوع در مورد آثار «پائولو کوییلو» از «داستان‌های پرتغالی- قرن ۲۰» به «داستان‌های برزیلی- قرن ۲۰».
۸) گزینش موضوعات پیشنهادی جدید:
دلایلی چند مانند مسائل ملی و تاریخی، مذهبی، پژوهش‌های خاص یا نیاز خاص در دانشگاه فردوسی موجب شده برخی از موضوع‌های مورد نیاز در سرعنوان‌های موضوعی کنگره یا کتابخانة ملی جستجوپذیر نباشند. این موضوع‌ها بنا به اهمیت وجودی آن‌ها با مشورت همکاران، و سپس با هماهنگی با کتابخانة ملی ساخته شده، و به‌طور معمول به کتابخانة ملی و گاه کتابخانة کنگره نیز پیشنهاد می‌شوند. از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: سماع، مقامه‌نویسی، قیام توابین، ۶۵ق.، چهارشنبه سوری، و ... .
۹) تکمیل یا اصلاح اطلاعات:
در برخی از موارد، اطلاعاتی که به عنوان موضوع آورده می‌شوند مبهم یا نادرست است. رفع ابهام یا تصحیح اشکال به تحقیق، تجسس و شناخت بسیاری از موضوعات، افراد و علوم بستگی دارد؛ مانند گزینش موضوع «ارسطو، ۳۲۲-۳۸۴؟ق.م. باری ارمینیاس» که نمی‌تواند با اطمینان صورت گیرد، چون در مورد کتاب «باری ارمینیاس» ابهام وجود دارد. رفع ابهام نیازمند تحقیق و کسب اطلاعاتی دربارة کتاب «ارغنون» «ارسطو» است. «ارغنون» (معرب لفظ یونانی Organon) عنوان مجموعه آثار «ارسطو» در علم منطق است. «ارگانون» مرکب از چند رساله بوده که نام یونانی یکی از آن‌ها «پری ارمنیاس» (Peri Ermeneyas) می‌باشد که در مآخذ اسلامی به صورت «باری ارمینیاس» (Bari Erminias) ضبط شده است. به دست‌آوردن این اطلاعات، همانطور که پیشتر اشاره شد نیازمند روحیة جستجوگری، مهارت در جستجو و علاقه به کار است.
● سخن آخر
اهمیت وجود یک فهرست مستند موضوعی کامل در کتابخانه، برای پژوهشگران و استفاده‌‍‌کنندگان امری روشن است. مستندبودن و جامعیت هرچه بیشتر این فهرست، دستیابی دقیق به منابع مورد نیاز را ممکن می‌کند و نهایتاً نتیجة تحقیق را ارزشمند و علمی می‌سازد.
با درنظر گرفتن نقش مؤثر این فهرست، تهیة موضوع برای منابع، طراحی و نگهداری پایگاه موضوع‌ها در یک کتابخانه (بخصوص یک کتابخانة جامع) فعالیتی علمی است که نیاز به هدفگذاری، برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل دارد. تجربه‌های به دست آمده در روند طراحی، تکمیل و اصلاح فهرست موضوعی کتابخانة مرکزی و مرکز اطلاع‌رسانی دانشگاه فردوسی مشهد شاید بتواند برای استفاده کسانی که در این راه گام می‌نهند مفید باشد. موارد قابل ذکر به شرح زیرند:
الف) در هدفگذاری باید ارزش کار روشن گردد و برای دست یافتن به آن تلاش شود، زیرا کار عظیمی مانند بازنگری در پایگاه موضوعی، کاری گروهی است که به حمایت قوی‌ نیاز دارد. این ارزش باید به تک‌تک اعضای گروه و افراد حمایت‌کننده شناسانده شود. در برنامه‌ریزی نیز باید به حجم کار، طول زمان، نیروهای مورد نیاز و زمانبندی توجه کرد.
ب) نکتة قابل توجه در مورد نیروی انسانی، وجود علاقه و احساس مسئولیت در آن‌ها است. چون در بسیاری مواقع مانند موارد ذکرشده، در جابه‌جاکردن موضوع‌ها و اصلاح اشکالات املایی، کار یکنواخت است، ضروری است افراد علاقه‌مند و مناسب برای این امر در نظر گرفته شوند و هرچند وقت یک‌بار جای آن‌ها تغییر کند.
ج) در اجرا، باید انجام کارهای ساده مانند اصلاحات تایپی را برعهدة گروه کم‌تجربه گذاشت، گروهی که دارای دانش لازم هستند به پژوهشگری بپردازند و گروهی نیز عهده‌دار شناسایی مشکلات و رفع آن‌ها شوند.
د) پیشرفت کار همة گروه‌ها باید هماهنگ با کار فرد کنترل‌کننده‌ای که به طور معمول مسئول طرح است، یا فردی که اصلاحات جدید را در پایگاه اصلی وارد می‌کند پیش برود. تصمیم‌های گروهی با همراهی فهرستنویسان و گاه مسئول کتابخانه گرفته می‌شود، به صورت یک خط‌مشی مکتوب درمی‌آید و در اختیار گروه کاری، فهرستنویسان و نیز مسئول ورود اطلاعات قرار داده می‌شود تا از تکرار اشتباه‌ها جلوگیری گردد.
ه‍ ( گزارش پیشرفت کار به طور منظم به مسئول کتابخانه و فهرستنویسان، موجب مشارکت فکری، همکاری و حمایت بیشتر فهرستنویسان و مسئولان و استفاده از دیدگاه‌های آن‌ها می‌شود.
و) در یک بازنگری جامع باید به تمام اشکالات توجه نمود و آن‌ها را اصلاح کرد تا بتوان از یک پایگاه مطمئن برخوردار بود. ولی با وجود تمام دقت‌نظرها ممکن است در شرایطی، مشکلاتی نیز دیده شوند. بنابراین پس از پایان کار، باید هر شش ماه یا یکسال، پایگاه مرور شود.

ملیحه ناظم
منابع
چان، لوئیس مای. فهرستنویسی و رده‌بندی. ترجمه زهیر حیاتی، زهرا ستوده.- تهران: نشر کتابدار، ۱۳۷۹.
صفریان، شاهرخ. «نگرشی مفهومی بر روش فهرستنویسی ارجاعی»، نشریه رهیافت، ش ۳۰، ۱۳۸۲.
فتاحی، رحمت‌الله. فهرستنویسی، اصول و روشها. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد، ۱۳۷۷.
گیلوری، عباس. فهرستنویسی توصیفی در کتابخانه‌ها. تهران: دبیزش، ۱۳۷۸.
Hunter, Eric J. Cataloguing. London: C. Bingley, ۱۹۹۱.
Managing cataloging and the organization of information. edited by Ruth C. Carter. NewYork: Haworth Information Press, ۲۰۰۰.
مسعود بهمن آبادی