خدمات فنی و کتابخانه‌های دانشگاه تهران

برای جلوگیری از هزینه‌های فراوان خدمات فنی در كتابخانه‌ها استفاده از خدمات متمركز تجویز می‌شود. كتابخانه‌های دانشگاه تهران هم برای پرهیز از دوباره‌كاریها و صرف هزینه و نیروی متخصص اضافی، لازم است در روند مجموعه‌سازی به اشتراك منابع و مجموعه اشتراكی توجه بیشتری داشته باشد. و در سازماندهی هم نظام متمركز فهرستنویسی و رده‌بندی را اعمال كند تا بتواند از نیروها و منابع موجود استفاده بهینه به عمل آورد. اما انجام این تحول و تغییر روش در خدمات فنی نیازمند آگاهی از شرایط موجود این خدمات است. لذا پژوهش حاضر در نیمه دوم سال ۱۳۷۵ انجام گرفت كه یافته آن به جدولهایی تبدیل و هدف مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و نتایج و پیشنهاداتی ارائه شده است.
۱- معرفی پژوهش
۱-۱- مقدمه
عمده‌ترین وظایف كتابخانه در جریان گردآوری, سازماندهی و ذخیره‌سازی, و اشاعه اطلاعات یا ارائه خدمات اطلاعاتی انجام می‌گیرد. با توجه به عمق مفاهیم فوق می‌توان سه روند فوق را به صورتی دیگر یعنی مجموعه‌سازی, سازماندهی و ذخیره مجموعه و ارائه خدمات از مجموعه بیان كرد. بر این اساس مجموعه بیشترین فعالیتها را به خود اختصاص می‌دهد و اگر این مجموعه متناسب گردآوری شده, به موقع و بطور صحیح و دقیق سازماندهی و ذخیره‌سازی شود می‌توان انتظار داشت كه كتابخانه در ارائه خدمات اطلاعاتی موفق باشد. اگر مجموعه‌كتابخانه‌كفایت پاسخگویی به نیاز مراجعه‌كنندگان را دارد در این صورت آن‌ها را جذب خوهد كرد و كتابخانه به نهادی پویا تبدیل خواهد شد. در زمان‌های گذشته حجم و تنوع زیاد مجموعه تفاخری به حساب می‌آمد امّا امروز وسعت و كیفیت استفاده از كتابخانه بر قدرت و اعتبار آن دلالت می‌كند. كتابخانه‌های كاربرمدار در تمامی سطوح به خصوص در آموزش دانشگاهی تضمین‌كنندهء كیفیت آموزش بشمار می‌روند. افزایش منابع اطلاعاتی, كمبود بودجه‌ها و امكانات, كثرت پذیرفته‌شدگان در دانشگاه‌ها بطور عام و در دانشگاه تهران بطور خاص كتابخانه‌ها را با مشكلات و مسائل مهمی برای گسترش و انسجام مجموعه‌ها مواجه ساخته است.آگاهی‌از چگونگی روند مجموعه‌سازی و سازماندهی مجموعه‌ها در كتابخانه‌های دانشگاه تهران گام نخستین مبارزه با مشكلات و ایجاد تحولی در روند مجموعه‌سازی و سازماندهی برای هماهنگی بیشتر و تمركز در خدمات فوق و در نتیجه ارائه خدمات اطلاع‌رسانی مناسبتری خواهد بود.
۱-۲- بیان مسئله
مجموعه‌سازی ناظر بر دو جریان انتخاب و تهیه است و گسترش مجموعه نیز ناظر بر تعیین قوت و ضعف مجموعه و طرح برنامه‌ای برای جبران ضعفهاست. سازماندهی مشتمل بر فهرستنویسی توصیفی, تحلیلی و رده‌بندی منابع گردآوری شده, آماده‌سازی و ذخیره آنهاست. با توجه به مشكلات فوق‌الذكر كه تمامی كتابخانه‌ها و نیز كتابخانه‌های دانشگاه تهران با آن روبرو هستند آگاهی از شرایط موجود روند مجموعه‌سازی و سازماندهی‌در كتابخانه‌های این دانشگاه برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی هر گونه تحول, گسترش و یا بكارگیری فناوری‌های جدید الزامی است.
۱-۳- فرضیه پژوهش
با توجه به كمبود بودجه‌ها و بالا بردن سطح هزینه خدمات فنی و كمبود نیروهای متخصص كه تمامی كتابخانه‌ها با آن روبرو هستند, كتابخانه‌های دانشگاه تهران به صورت منفرد و جدا از یكدیگر عمل می‌كنند نظام‌های سازماندهی, ذخیره و بازیابی اطلاعات و خط‌مشی‌های مجموعه‌سازی با یكدیگر هماهنگ نیستند. تبادل اطلاعات كتابشناختی, همكاری در سازماندهی یا سازماندهی تعاونی و متمركز وجود ندارد. اشتراك در منابع, مجموعه‌سازی اشتراكی و یا متمركز وجود ندارد و امكان تبادل منابع سازماندهی یا نیروهای متخصص ناشناخته است.
۱-۴- جامعه پژوهش
بر این اساس در نیمهء دوم سال ۱۳۷۵ پرسشنامه‌ای به ۳۴ كتابخانه كه دانشگاه تهران بر آنها نظارت مالی و اداری دارد ارسال شد. این كتابخانه‌ها معمولاً به دانشكده‌ها, سازمان‌های پژوهشی و یا خدماتی وابستگی دارند.
۱-۵- روش‌شناسی
اطلاعات گردآوری شده از طریق پرسشنامه‌ها به جدول‌هایی تبدیل و براساس این یافته‌ها تجزیه و تحلیل‌هایی انجام گرفت و در نهایت نتایج و پیشنهادها ارائه شد.
۱-۶- فایده پژوهش
همان‌طور كه ذكر شد هزینهء خدمات فنی اعم از مجموعه‌سازی و سازماندهی بسیار زیاد است. امّا كتابخانه‌های دانشگاه تهران به علت عدم همكاری و هماهنگی با یكدیگر به تكرار این خدمات در كتابخانه‌های خود مشغول هستند. آگاهی از شرایط انجام این خدمات گام اولیه و اساسی در تعاونی كردن یا تمركزدادن به این خدمات و استفاده بهینه از منابع, امكانات و نیروهای متخصص و جلوگیری از به هدردادن نیرو, زمان و بودجه اضافی برای انجام مكرر این خدمات است.
۲- یافته‌های پژوهش
۱-۲- مجموعه‌سازی
۲-۱-۱- كمیته انتخاب منابع
یكی از بایدهای امر مجموعه‌سازی در كتابخانه‌های دانشگاهی و تخصصی دانشكده‌ها وجود كمیته انتخاب منابع كتابخانه است. امّا مطابق جدول ۱ این كمیته فقط در ۱۹ كتابخانه حضور دارد و در ۵ كتابخانه از این ۱۹ كتابخانه انتخاب توسط كمیته‌ای كه وجود دارد انجام نمی‌گیرد. یعنی فقط در ۱۴ كتابخانه كمیته انتخاب كتاب در انتخاب دخالت دارد و در دو كتابخانه كمیته انتخاب در امور كلی و جاری كتابخانه و تصمیماتی دربارهء مقررات كتابخانه نیز دخالت دارد. در دو كتابخانه علاوه بر سفارش نشریات ادواری و كتاب‌ها, اولویت‌های خرید به عهده این كمیته است.
۲-۱-۲- تركیب كمیته انتخاب
همچنان‌كه در بالا اشاره شد در ۱۴ كتابخانه چنین كمیته‌ای وجود ندارد و در ۱۹ كتابخانه‌ای هم كه گزارش وجود كمیته هست در ۳ كتابخانه مركب از یك نفر و در یك كتابخانه دو نفر, در ۳ كتابخانه ۳ نفر, در ۴ كتابخانه ۴ نفر, در ۲ كتابخانه ۵ نفر, در یك كتابخانه ۶ نفر, در ۴ كتابخانه ۷ نفر و در یك كتابخانه ۱۰ نفر است. مطابق جدول ۱ (پیوست) در این ۱۹ كتابخانه در تركیب كمیته تنها ۱۰ كتابخانه كتابدار نیز حضور دارد. در ۱۰ كتابخانه انتخاب تنها به وسیله اعضای هیئت علمی صورت می‌گیرد كه تعداد آن‌ها از یك تا ۹ نفر است. در كمیتهء انتخاب ۳۲ كتابخانه كاركنان نقشی ندارند و تنها در كتابخانه كوی دانشگاه در كمیتهء انتخاب سه نفر از كاركنان نیز حضور دارند. تنها در این كتابخانه دو نفر نماینده از مقطع كارشناسی و یك نفر از مقطع كارشناسی ارشد و در كتابخانه مركز تحقیقات كویری و بیابانی یك نفر نماینده از مقطع دكتری در كمیته انتخاب حضور دارند و در ۱۷ كمیته انتخاب, نمایندگان دانشجویان مقاطع مختلف نقشی ندارند. جدول شماره ۱ عدم و حضور كمیته و تركیب اعضای آن را در كتابخانه‌ها مشخص می‌كند.
۲-۱-۳- دیگر شرایط انتخاب
در ۱۴ كتابخانه‌ای كه كمیته انتخاب كتاب وجود ندارد انتخاب توسط كتابداران و اعضای هیئت علمی انجام می‌گیرد. بطور كلی اعضای هیئت علمی چه به صورت عضویت در كمیته و چه در عدم حضور كمیته در انتخاب كتاب ۳۰ كتابخانه دخالت دارند. تنها شرایط انتخاب در كتابخانه‌های گروه‌های ریاضی و فیزیك دانشكده علوم و مركز تحقیقات بیوشیمی-بیوفیزیك مشخص نیست كه توسط چه فرد یا افرادی انجام می‌گیرد. در ۶ كتابخانه نظر دانشجویان نیز در انتخاب تأثیر دارد و در دو كتابخانه رئیس آن و در یك كتابخانه رئیس مجتمع آموزشی نیز در انتخاب كتاب نظارت دارد و انتخاب در كتابخانه موءسسه لغتنامه دهخدا توسط موءلفین لغتنامه انجام می‌گیرد. جدول ۱ چگونگی این شرایط را نشان می‌دهد. لازم است به این نكته مهم اشاره شود كه مطابق جدول ۲ فقط در ۸ كتابخانه خط‌مشی مدونی برای انتخاب كتاب وجود دارد و در ۲۵ كتابخانه انتخاب براساس هیچ خط‌مشی مشخصی نیست و جدول شماره ۲ نشانگر این مطلب است.
۲-۱-۴- چگونگی سفارش و تهیهء منابع
۲-۱-۴-۱- كتاب
با توجه به این كه در اكثریت این كتابخانه‌ها خط‌مشی مدون انتخاب كتاب وجود ندارد و با توجه به این كه مطابق جدول ۱ در حدود نیمی از این كتابخانه‌ها كمیته انتخاب نیز حضور ندارد طبیعی است كه تهیه كتاب اكثریت قریب به اتفاق این كتابخانه‌ها یعنی ۲۵ كتابخانه از نمایشگاه‌های‌ كتاب و ۲۱ كتابخانه با سرزدن به كتاب‌فروشی‌ها باشد. تنها در ۱۵ كتابخانه یكی از روش‌های انتخاب, مراجعه به كاتولوگ‌های ناشران است. ۹ كتابخانه كتاب‌های خود را از طریق كارگزار تهیه می‌كنند. ۵كتابخانه در هر شرایطی از روشهای معمول كه ممكن شود به تهیه كتاب اقدام می‌كنند. جدول ۲ (پیوست) مشخص‌كنندهء راه‌های تهیه كتاب در كتابخانه‌هاست.
۲-۱-۴-۲- نشریات ادواری
نشریات ادواری لاتین تقریباًَ در همه كتابخانه‌ها از طریق سفارش متمركز دانشگاه تهیه می‌شود. مطابق نمودار شماره ۱ (پیوست) تنها پنج كتابخانه گزارشی از چگونگی سفارش و تهیه نشریات ادواری لاتین خود نداده‌اند كه با تحقیق شفاهی مشخص شد كتابخانه‌های گروه‌های فیزیك و ریاضی دانشكده علوم و مركز تحقیقات بیوشیمی-بیوفیزیك نیز از روش كتابخانه‌های دیگر پیروی می‌كنند و تنها دو كتابخانه كوی دانشگاه و موءسسه لغتنامه دهخدا هیچ نشریه ادواری لاتین گردآوری نمی‌كنند. كتابخانه مركز مطالعات بین‌المللی علاوه بر سفارش متمركز از طریق كارگزار نیز نشریات ادواری لاتین تهیه می‌كند. دانشكده علوم اداری و مدیریت بازرگانی علاوه بر سفارش متمركز, از بازار آزاد نیز نشریات ادواری لاتین مورد نیاز خود را تهیه می‌كند. نمودار شماره ۱ مشخص‌كننده وضع سفارش نشریات لاتین در كتابخانه‌هاست نشریات ادواری فارسی در ۲۱ كتابخانه از طریق اشتراك تهیه می‌شود. تنها كتابخانه مركز مطالعات عالی بین‌المللی, نشریات ادواری فارسی خود را نیز از طریق كارگزار تهیه می‌كند. ۳ كتابخانه نشریات ادواری فارسی مورد نیاز خود را علاوه بر اشتراك از بازار آزاد نیز تهیه می‌كنند و فقط ۳ كتابخانه نشریات ادواری فارسی را بجای اشتراك فقط از بازار آزاد تهیه می‌كنند.
۸ كتابخانه نیز از شیوه سفارش و تهیه نشریات ادواری فارسی خود گزارشی نداده‌اند. نمودار شمارهء ۲ (پیوست) چگونگی تهیه نشریات ادواری فارسی را نیز مشخص می‌كند.
۲-۱-۵- دریافت منابع
در ۷ كتابخانه دریافت منابع توسط رئیس كتابخانه انجام می‌گیرد و فقط در ۵ كتابخانه بخش سفارش عهده‌دار دریافت منابع گردآوری شده است. در ۳ كتابخانه امر دریافت توسط بخش نشریات ادواری, در یك كتابخانه توسط بخش سازماندهی, در یك كتابخانه توسط بخش كامپیوتر و امانت و بالاخره در یك كتابخانه منابع تهیه شده توسط معاون پژوهشی و برنامه‌ریزی دانشكده دریافت می‌شود. در ۱۷ كتابخانه نیز وضع مشخصی از دریافت منابع توسط یك بخش خاص گزارش نشده است. و افرادی با مسئولیت مشخص دریافت نیز عهده‌دار این امر نیستند. در ۶ كتابخانه منابع دریافتی روز بعد و در دو كتابخانه دو روز بعد و در ۱۴ كتابخانه هفته بعد و در ۱۱ كتابخانه چند ماه بعد قابل دسترسی هستند كه با توجه به تعیین فواصل دسترسی برای هر نوع از منابع گزارش هفته بعد و چند ماه بعد فواصل دسترسی به كتاب‌ها و روز بعد و دو روز بعد مربوط به نشریات ادواری است. تنها یك كتابخانه دسترسی به منابع را در همان روز دریافت گزارش داده است و ۷ كتابخانه نیز هیچ گونه فاصله‌ای را برای دسترسی به منابع دریافتی خود تعیین نكرده‌اند.
۲-۲- سازماندهی
۲-۲-۱- رده‌بندی
۲-۲-۱-۱- كتاب‌ها
روش رده‌بندی كتاب‌ها مطابق جدول ۳ در اكثریت كتابخانه‌ها شبیه به نظام كتابخانه كنگره است بدین معنی كه كتاب‌ها در ۲۶ كتابخانه با این روش رده‌بندی می‌شود و تنها در ۷ كتابخانه روش رده‌بندی دیوئی به كار می‌رود. از روش رده‌بندی ده‌دهی جهانی هیچ كتابخانه‌ای استفاده نمی‌كند. جدول ۳ نظام رده‌بندی كتابها را در هر كتابخانه مشخص می‌كند.۲-۲-۱-۲- اسناد
در پنج كتابخانه اسناد دریافتی را فهرستنویسی و رده‌بندی‌می‌كنند. و در پنج كتابخانه اسناد را فهرستنویسی و نمایه‌سازی می‌كنند. در سه كتابخانه نوع نمایه‌سازی همارآ است و در دو كتابخانه دیگر یكی براساس موضوع و دیگری براساس عنوان, فهرستنویسی و سپس بازیابی می‌شود. روش‌های ذخیره و بازیابی اسناد براساس عنوان در بین كتابخانه‌ها اكثریت دارد. در یك كتابخانه تنها براساس كد اختصاص‌یافته به سند در زمان انتشار به وسیله ناشر, اسناد خود را رده‌بندی می‌كنند.
۲-۲-۱-۳- پایان‌نامه‌ها
در پنج كتابخانه هیچ گونه پایان‌نامه‌ای از مقاطع سه گانه جمع‌آوری نشده است امّا از بیست و هشت كتابخانه‌ای كه مجموعه‌ای بزرگ یا بسیار كوچك دارند, تنها در ۱۶ كتابخانه به سازماندهی آن‌ها پرداخته شده است. از این تعداد تنها پنج كتابخانه نظام نمایه‌سازی را كه امروزه توسط اكثر كتابخانه‌های دنیا برای سازماندهی منابع غیركتابی برگزیده شده انتخاب و اجرا می‌كنند. نوع نظام نمایه‌سازی در این پنج كتابخانه نمایه‌سازی همآرا گزارش شده است. و یازده كتابخانه نظام فهرستنویسی را اجرا می‌كنند كه تنها در دو كتابخانه فهرستنویسی موضوعی وجود دارد و در بقیه اكثراً به تهیه برگه موءلف و یا موءلف و عنوان با بازیابی الفبایی و شماره ثبت اقدام كرده‌اند. روش سازماندهی در كتابخانه مركزی نیز نمایه‌سازی همآراست.
۲-۲-۱-۴- مواد دیداری شنیداری
در ۸ كتابخانه مواد دیداری شنیداری فهرستنویسی و رده‌بندی می‌شوند و در هشت كتابخانه نیز برای سازماندهی این منابع از نظام نمایه‌سازی استفاده می‌شود كه در سه كتابخانه نوع نمایه‌سازی همآرا گزارش شده است و در یك كتابخانه سازماندهی موضوعی دارد و در كتابخانه دیگر از طریق برگه‌های عنوان دسترسی به این منابع امكان‌پذیر است.
۲-۲-۲- فهرستنویسی
۲-۲-۲-۱- نوع و ابزار
قواعد فهرستنویسی انگلوامریكن در ۲۰ كتابخانه اجرا میشود و بقیه كتابخانه‌ها از وضعیت اجرای قواعد فهرستنویسی گزارشی نداده‌اند در ۲۶ كتابخانه, مستندِ موضوعی براساس سرعنوان‌های موضوعی فارسی و كتابخانه كنگره تهیه می‌شود.
امّا مستندِ موءلف چه برای اشخاص حقیقی و چه حقوقی تنها در ۱۴ كتابخانه فراهم می‌شود.
۲-۲-۲-۲- روش‌ها
مطابق جدول شماره ۴ (پیوست) از این ۳۴ كتابخانه ۱۹ تای آن‌ها به تهیه فهرست مبنائی (Original) اقدام می‌كنند و برای تكمیل این روش در ۱۶ كتابخانه به جستجوی فهرست‌ها در منابعی از قبیل فهرست مشترك كتابخانه كنگره (CDMARC,NUC) و یا فهرست كتابخانه ملّی و یا كتابخانه‌های دیگر می‌پردازند و فقط ۴ كتابخانه از برگه‌های آماده كتابخانه ملّی استفاده می‌كنند. در دو كتابخانه نیز از برگه‌های فهرستنویسی تهیه شده در كتابخانه‌های دیگر سود می‌برند.
۲-۲-۲-۳- مسئولان فهرستنویسی
در ۱۵ كتابخانه فهرستنویسی به وسیله بخش فهرستنویسی انجام می‌شود. در ۴ كتابخانه فهرست‌ها از طریق عقد قرارداد با افراد خارج از كتابخانه تهیه می‌شود. تنها یك كتابخانه از برگه‌های فهرستنویسی آماده توسط كتابخانه ملی استفاده می‌كند و ۷ كتابخانه نیز از طریق فهرستنویسی متمركز توسط كتابخانه مركزی دانشگاه فهرست‌های لازم را تهیه می‌كند.
۲-۲-۳- حجم دریافتی برای سازماندهی
بالاترین حجمی كه در سال در این كتابخانه‌ها دریافت می‌شود ۲۵۰۰ عنوان است. در كتابخانه دانشكده فنی و در مرتبهء دوم حدود ۱۵۰۰ عنوان, در كتابخانه دانشكده علوم اداری و مدیریت بازرگانی و در مرتبهء سوم ۱۴۰۰ عنوان, در كتابخانه دانشكده هنرهای زیبا است. در سه كتابخانه سالانه بین ۱۰۰۰ تا ۱۲۰۰ عنوان دریافت می‌شود. دریافتی سه كتابخانه بین ۵۰۰ تا ۷۵۰۰ عنوان است و دریافتی ۶ كتابخانه سالانه بین ۱۰۰ تا ۴۰۰ عنوان است. تنها یك كتابخانه در سال كمتر از صد عنوان دریافت می‌كند. ۱۷ كتابخانه از متوسط دریافتی خود چه در سال و چه در ماه گزارشی نداده‌اند.
۲-۲-۴- زمان آماده‌سازی و دسترسی
منابع دریافتی در ۵ كتابخانه بلافاصله ظرف یك تا دو روز آماده‌سازی می‌شود. در ۴ كتابخانه این فاصله یك هفته و در ۴ كتابخانه دو هفته است و در دو كتابخانه ظرف مدت ۳ تا ۴ ماه منابع سازماندهی می‌شود و در سه كتابخانه این مدت تا شش ماه طول می‌كشد.
شرایط دسترس‌پذیری نیز كه تابعی از زمان فوق می‌باشد به این زمان‌ها بستگی دارد. در بعضی از كتابخانه‌ها در همان روز دریافت منابع قابل دسترسی هستند و در بعضی از كتابخانه‌ها این فاصله تا ماهها (از یك تا ۶ ماه) به درازا می‌كشد.
۳- تجزیه و تحلیل یافته‌ها
۳-۱- مجموعه‌سازی
۳-۱-۱- انتخاب
پاسخ به این سئوال كه كتابخانه دانشگاهی چه منابعی را باید گردآوری كند چندان آسان نیست و این كه چه كسی می‌گوید كه چه چیزی تهیه شود در هر كتابخانه متفاوت است.
۳-۱-۲- كمیتهء انتخاب
قیمت‌های رو به تزاید كتاب‌های دانشگاهی و كمبود بودجه‌ها ایجاب می‌كند كه از عامل »ارتباط فاضلانه« حداكثر بهره‌برداری انجام شود. دایدریش (Diedrichs, ۱۹۹۶ a) اشاره می‌كند كه »در این زمان تغییرات, افرادی كه كتابدار مسئول تهیه و سفارش می‌تواند با آن‌ها ارتباط برقرار كند تا مجموعه‌ای پاسخگوی نیازهای مراجعه‌كنندگان فراهم سازد بی‌شمارند« بنابراین رشد متعادل مجموعه كتابخانه محتاج همكاری و مشاركت حداقل گروه‌های سه گانه استادان, دانشجویان و كتابداران می‌باشد.
این همكاری می‌تواند در شكل كمیته‌ای به نام كمیته انتخاب سامان گیرد و با تنظیم خط‌مشی انتخاب, هماهنگی لازم را برقرار سازد. امّا متأسفانه در ۱۵ كتابخانه چنین كمیته‌ای وجود ندارد و در ۵ كتابخانه از مابقی كتابخانه‌ها كه كمیته‌ای با این اسم دارند, عملاً بر انتخاب منابع كتابخانه نظارتی ندارند كه كتابخانه مركزی و مركز اسناد نیز یكی از همین انواع است.
۳-۱-۳- تركیب كمیته انتخاب كتابخانه‌ها
از گفته »دایدریش« كه در بالا به آن اشاره شد مبنی بر این كه »افراد بی‌شماری می‌توانند در انتخاب مدخلیت داشته باشند« می‌توان صرف‌نظر كرد امّا از این اصل كه نیاز جامعه یك كتابخانه مهم‌ترین عامل تصمیم‌گیری در انتخاب است نمی‌توان عدول كرد و چه كسانی بهتر از نمایندگان این جامعه می‌توانند در مورد انتخاب منابعی كه پاسخگوی نیاز آن‌ها باشد تصمیم‌گیری كنند.
مطابق جدول ۱ در اكثر كتابخانه‌هائی كه كمیته انتخاب دارند استادان به تعداد متفاوت از یك تا ۹ نفر در كیمته عضویت دارند امّا جالب توجه سه كتابخانه‌ای است كه كمیته آن‌ها مركب از یك نفر است. و جالب‌تر این‌كه در تركیب بعضی از این كمیته‌ها كتابدار حضور ندارد. یعنی در ۱۰ كتابخانه انتخاب تنها بوسیله اعضای هیئت علمی صورت می‌گیرد و تنها در دو كتابخانه نمایندگان دانشجویان در انتخاب كتاب و تركیب كمیته انتخاب مشاركت دارند.
مطابق جدول فوق در تنها ۸ كتابخانه سیاست انتخاب مدونی وجود دارد و در بقیه كتابخانه‌ها جدول شماره ۲ گویای گوناگونی این امر مهم می‌باشد.
۳-۱-۴- سفارش و تهیه
۳-۱-۴-۱- كتاب
خرید از نمایشگاه‌ها: پدیده‌ای كه این سال‌ها دامنگیر مجموعه‌سازی تمامی كتابخانه‌ها شده است. خرید بدون انتخاب و برنامه‌ریزی قبلی است. زیرا اگر نمایشگاه داخلی است آن چنان فهرست انتشارات منظمی وجود ندارد كه از قبل آماده و در اختیار كتابخانه‌ها قرار گیرد تا براساس انتخابی سازمان‌یافته خرید از نمایشگاه انجام گیرد و اگر نمایشگاه خارجی است مشكل فراوان‌تر است. این‌گونه انتخاب از تعدادی عناوین معدود و محدود, مجموعه‌های كتابخانه‌های دانشگاهی را در معرض علمی از پیش تعیین‌شده, نه براساس انتخاب از نشر بین‌المللی, قرار می‌دهد. نمایشگاه بین‌المللی زمانی تأثیر مفید و موثری در مجموعه‌های دانشگاهی خواهد داشت كه واردات آن براساس نیازسنجی و انتخاب پیشنهادی كتابخانه‌های دانشگاهی انجام گیرد. در غیر این صورت باید كتابخانه‌های دانشگاهی توانائی خرید مستقیم از ناشران معتبر علمی را داشته باشند.
جالب‌ترین نوع انتخاب در شش كتابخانه روش باری به هر جهت است كه كتابخانه مركزی هم به طریقی یكی از این كتابخانه‌ها می‌تواند محسوب شود.
۳-۱-۴-۲- نشریات ادواری
مطابق نمودار ۲ به نظر می‌رسد منظم‌ترین و منطقی‌ترین روش تهیه نشریات ادواری فارسی اشتراك آن‌ها باشد امّا یك چهارم از كتابخانه‌ها از این روش استفاده نمی‌كنند و نشریات مورد لزوم خود را به وسیله كارگزار و یا از بازار آزاد فراهم می‌كنند و یا تلفیقی از سه روش را اعمال می‌كنند كه كتابخانه مركزی نیز از این گونه كتابخانه‌ها به شمار می‌رود.
سفارش متمركز نشریات ادواری لاتین با شرایطی كه نمودار شمارهء ۱ نشان می‌دهد نكته قوتی است در كتابخانه‌های دانشگاه تهران, اگر با شرایط صحیح انتخاب, و با پیگیری و دقت‌نظر دریافت شود.۳-۱-۵- دریافت منابع
شرایط دریافت منابع در كتابخانه‌ها تابعی از شرایط نظام تهیه و سفارش است در ۲۰ كتابخانه امور بخش تهیه و سفارش توسط بخش‌های دیگر انجام می‌گیرد و طبیعتاً دریافت منابع هم از چنین شرایطی پیروی می‌كند. البته وجود بخش تهیه و سفارش نیز نمی‌تواند دلیلی بر دریافت منابع توسط این بخش باشد از آن جمله می‌توان كتابخانه مركزی را به عنوان نمونه بررسی كرد كه دریافت كتاب‌ها توسط بخش تهیه و سفارش انجام می‌گیرد. منابع دیداری شنیداری توسط بخش خاص خودش تهیه می‌شود و بخش نشریات ادواری علاوه بر دریافت این گونه منابع مسئولیت دریافت و توزیع كل پست كتابخانه مركزی را نیز به عهده دارد. مسئله تشتت دریافت منابع اگر سازمان‌یافته و متكی به دلایل موجهی باشد منطقی و پذیرفته است و خللی در كار كتابخانه ایجاد نمی‌كند امّا اگر براساس »چون كس دیگری نمی‌كند این یك فرد یا بخش انجام دهد« بسیار خطرناك و بعلت عدم پذیرش مسئولیت در قبال دریافت‌ها كمبودهائی را بوجود می‌آورد كه جبران آن برای یك كتابخانه غیرممكن و یا اگر ممكن باشد بسیار گران خواهد بود.
۳-۱-۶- فواصل دریافت تا دسترس‌پذیری
یكی از مواردی كه متأثر از نحوهء دریافت كتابخانه است فاصلهء دریافت تا دسترس‌پذیری است. كتابخانه‌ای كه امكان دسترس‌پذیری به ادواری‌های دریافتی را در همان روز گزارش می‌دهد با كتابخانه‌هائی كه روز بعد این امكان را ایجاد می‌كند, با هم تفاوت فراوانی دارند. فاصله چند هفته حتی چند ماه بعد برای دسترس‌پذیری كتاب‌ها چندان بعید نمی‌نماید امّا این فاصله برای ادواری‌ها با اهمیتی كه این‌گونه منابع در تازه و جدید بودن اطلاعات دارند بهتر است در كتابخانه‌های دانشگاهی حتماً در همان روز باشد.
۳-۲- سازماندهی
۳-۲-۱- رده‌بندی
۳-۲-۱-۱- كتاب‌ها
یكی از نكات كلیدی كه امروزه كتابخانه‌ها با آن مواجه هستند مسئله دستیابی به منابع است تا مالكیت منابع. رده‌بندی موضوعی كتاب‌ها ساده‌ترین و ابتدائی‌ترین امكاناتی است كه دسترسی مراجعه‌كنندگان را به منابع موجود, در یك موضوع و یا در ارتباط با آن موضوع, در كنار هم در قفسه‌های كتاب فراهم می‌آورد.به دفعات مكرر اتفاق افتاده است كه مراجعه‌كنندگان به قفسه‌های باز كتابخانه‌های دانشكده‌ها در كتابخانه مركزی, به علت عدم آشنائی با نظام برگه‌دان و استخراج اطلاعات از برگه‌دان‌ها, سراغ منابع موجود از شماره خاصی از رده‌بندی را می‌گیرند. (مثلاً كتاب‌های جدید ۷۳/۷۶ QA)برای این قبیل مراجعه‌كنندگان بسیار گمراه‌كننده و یأس‌آور خواهد بود اگر با نظامی از شماره‌ها روبرو شوند كه با آن‌چه در كتابخانهء دانشكده خود و یا موءسسه تحقیقاتی همسایهء خود دیده‌اند متفاوت باشد.
شاید دسترسی به شبكه‌های اطلاعاتی و یا پایگاه‌های اطلاعاتی نیاز به دانستن شمارهء رده‌بندی را كم كند امّا به هر حال مراجعه‌كننده به منابع برای دسترسی به آن‌‌ها نیاز به دانستن محل منابع در قفسه‌های باز و یا بسته می‌باشد و یكسانی و هماهنگی این رده‌بندی در كتابخانه‌های دانشگاه علاوه بر بسیاری فواید كه ذكر آن در جای خود خواهد آمد در امر دسترسی به منابع نقش كلیدی دارد.
امّا تمامی كتابخانه‌های این دانشگاه از یك نظام واحد برای رده‌بندی كتاب‌ها استفاده نمی‌كنند و مطابق جدول ۳ نظام رده‌بندی در ۷ كتابخانه رده‌بندی دیویی است كه مسلماً برای مراجعه‌كنندگان به منابع تخصصی كه از شمارهء رده‌بندی آن موضوع در نظام رده‌بندی كنگره آگاهی دارند مستلزم صرف وقت اضافی خواهد بود.
۳-۲-۱-۲- رده‌بندی منابع غیركتابی
به رده‌بندی منابع غیركتابی اعم از اسناد, پایان‌نامه‌ها و منابع دیداری شنیداری به علت قلّت تعداد مجموعه چندان پرداخته نشده است. تعداد معدودی از كتابخانه‌ها نظام نمایه‌سازی و یا فهرستنویسی را برای اسناد و پایان‌نامه‌ها برگزیده‌اند و بطور كلی تهیه فهرست‌های موءلف, عنوان شایعترین روش سازماندهی این‌گونه منابع است كه دسترسی به اكثر آن‌ها از طریق شماره‌های ثبت ورود به كتابخانه امكان‌پذیر است تنها یك كتابخانه اسناد موجود را براساس شمارهء مسلسل ناشر كه برای هر سند برگزیده است نگهداری می‌كند.
۳-۲-۲- فهرستنویسی
شرط اصلی دستیابی به منابع گردآوری شده وجود فهرست »جامعی« از مواد موجود در كتابخانه است. استانداردهای‌كتابخانه‌های‌دانشگاهی داخل و خارج (۲),(۳)هر دو با جامعیت, انسجام و هماهنگی فهرست‌های كتابخانه‌ها تأكید دارند. لازمه هماهنگی, اجرای نظام واحدی در فهرستنویسی و اطاعت از قوانین فهرستنویسی یكسان است. قوانین فهرستنویسی انگلوامریكن ویرایش دوم(۴) امروزه در كتابخانه ملی پذیرفته شده و به عنوان پایه اصلی قوانین فهرستنویسی كتاب‌های فارسی به كار می‌رود و در صورت لزوم مناسب‌سازی با منابع فارسی انجام می‌گیرد كه تاكنون مجموعه این تصمیمات به صورت دستنامه قواعد فهرستنویسی ‌فارسی در ‌دسترس‌كتابخانه‌هاست(۵) صدیق بهزادی, ۱۳۷۳)امّا از این قواعد تنها در ۲۰ كتابخانه استفاد می‌شود یعنی حدوداً بیش از یك سوم كتابخانه‌ها وضعیت فهرستنویسی نامشخصی دارند.استانداردهای كتابخانه‌های دانشگاهی داخل و خارج هر دو بر لزوم سازماندهی مواد كتابخانه براساس اصول و قواعد پذیرفته شده ملّی و بین‌المللی تأكید دارند. مراعات اصول و قوانین كتابشناختی مربوط به تعیین شناسه‌ها, فهرست توصیفی, برگه آرائی, رده‌بندی و سرعنوان‌های موضوعی علاوه بر تسریع و تسهیل در امر بازیابی منابع, با نظام اطلاع‌رسانی ملّی و جهانی نیز هماهنگی خواهد داشت.در كتابخانه‌های دانشگاه تنها در ۱۴ كتابخانه یعنی حدوداً در یك سوم كتابخانه‌ها مستند موءلف برای اشخاص حقیقی و حقوقی تنظیم می‌شود و مستند موضوع نیز در ۲۶ كتابخانه براساس سرعنوان‌های موضوعی فارسی و كتابخانه كنگره تهیه می‌شود.
۳-۲-۲-۱- تهیه فهرست‌ها
با وجود این كه در كتابخانه مركزی و مركز اسناد, بخش خدمات فهرستنویسی كتابخانه‌های دانشكده‌ها و موءسسات وجود دارد, بنا بعلل مختلف كه عمده‌ترین آن را می‌توان عدم توانائی كتابخانه مركزی در انجام این مهم چه از جهت كمبود نیروی انسانی متخصص و چه از جهت كمبود ابزار و تجهیزات و امكانات دانست, تنها ۷ كتابخانه از طریق فهرستنویسی متمركز كتابخانه مركزی دانشگاه فهرست‌های لازم را تهیه می‌كنند. و بیشترین تعداد از این كتابخانه‌ها یعنی ۱۵ كتابخانه ترجیح می‌دهند فهرستنویسی توسط بخش فهرستنویسی كتابخانه انجام گیرد و این بدان معنی است كه یك كتاب مثلاً »فرهنگ معین« احتمالاً ۳۴ نوبت یعنی برای هر كتابخانه به طور جداگانه فهرستنویسی خواهد شد. جالب‌تر این كه در كتابخانه مركزی نیز یك كتاب به زبان‌های مختلف, انگلیسی, فرانسه, روسی, آلمانی, فارسی, عربی به تعداد این زبان‌ها توسط متخصصان فهرستنویسی به هر زبان جداگانه فهرستنویسی و رده‌بندی می‌شود. البته شكی نیست كه برگه‌های فهرست یك كتاب به زبان‌های فوق متفاوت خواهد بود امّا توجه به قوانین و استفاده از ابزار و منابع استاندارد, یكدستی و هماهنگی لازم در تعیین سرشناسه, موضوع و شماره رده‌بندی آن‌ها ایجاد خواهد كرد و تنها با تغییر مناسب و درست نشانه زبان در شماره رده‌بندی آن‌ها دستیابی به تمامی ترجمه‌های یك كتاب در كنار هم امكان‌پذیر خواهد شد. این امكان تنها با اجرای متمركز فهرستنویسی فراهم می‌شود كه حتی در كتابخانه مركزی هم ایجاد نشده است.
۴- نتایج
۴-۱- مجموعه‌سازی
فرضیه پژوهش بر عدم هماهنگی خط‌مشی‌های مجموعه‌سازی و نظام‌های سازماندهی و ذخیره‌سازی منابع در كتابخانه‌های مبتنی است.در تأیید بخش اول فرضیه فوق متذكر می‌شود كه تنها حدوداً یك چهارم كتابخانه‌ها یعنی ۸ كتابخانه خط‌مشی مدونی برای انتخاب كتاب دارند و در ۲۵ كتابخانه هیچ گونه رهنمود و یا دستورالعملی برای این امر مهم وجود ندارد لذا این سئوال مطرح می‌شود كه چگونه مجموعه‌سازی كتابخانه‌های دانشگاه می‌تواند در غیاب هدف‌های مشخص, تعیین شده و مدون, با یكدیگر هماهنگی داشته باشد.هماهنگی در مجموعه‌سازی بر تصمیم‌گیری‌های مدون و مشخص در انتخاب استوار است. لازمه جریان نظامی وجود كمیته‌ای بنام كمیته انتخاب منابع كتابخانه است اما متأسفانه در ۱۵ كتابخانه چنین كمیته‌ای وجود ندارد و در ۵ كتابخانه از كتابخانه‌هائی كه كمیته‌ای به این نام دارند عملاً كمیته بر انتخاب منابع كتابخانه نظارتی ندارد و كتابخانه مركزی هم یكی از همین انواع است (جدول ۱) لازم به ذكر است كه در تنها ۸ كتابخانه سیاست مدون انتخاب وجود دارد و در بقیه كتابخانه‌ها روش‌های متفاوتی برای انتخاب به كار می‌رود سفارش و تهیه منابع نیز تابعی از همین شرایط است. نقص خرید بدون برنامه و انتخاب از نمایشگاه‌ها این است كه دانش جامعه این دانشگاه را در معرض علمی از پیش تعیین شده نه براساس انتخاب از نشر بین‌المللی قرار می‌دهد.
جالب‌ترین نوع انتخاب در شش كتابخانه روش باری به هر جهت است كه كتابخانه مركزی هم به طریقی یكی از این كتابخانه‌ها می‌تواند محسوب شود.اما خوشبختانه روش‌های تهیه نشریات ادواری اعم از فارسی و لاتین مطابق نمودارهای شماره‌های ۱ و ۲ از اشكال یكنواخت‌تر و هماهنگ‌تری برخوردار است.
۴-۲- سازماندهی
روش‌های رده‌بندی كتاب‌ها در كتابخانه‌ها متفاوت است مطابق جدول شماره ۳ در ۷ كتابخانه رده‌بندی دیویی و در بقیه كتابخانه‌ها نظام رده‌بندی كتابخانه كنگره است. این تنوع برای مراجعه‌كنندگان منابع تخصصی كه با شماره‌های یكی از این دو روش رده‌بندی آشنائی دارند مستلزم صرف وقت اضافی خواهد بود.علاوه بر آن این تنوع ذخیره‌سازی از ارزش تمركزگرائی در خدمات كه مشخصه‌های اشتراك خدمات می‌باشد می‌كاهد. سازماندهی منابع غیركتابی به علت قلت مجموعه‌ها مورد توجه كتابداران نبوده و اكثراً سازمان‌نیافته و یا صورت‌های ابتدائی تهیه برگه موءلف-عنوان سازماندهی شده‌اند.
۵- پیشنهادها
۵-۱- مجموعه‌سازی
- كمیته‌های انتخاب كتاب باید به طور جدی و فعال مركب از نمایندگان كتابداران, استادان و دانشجویان مقاطع مختلف در كتابخانه‌ها تشكیل شود و خط‌مشی‌های مناسب با حضور صاحبنظران تهیه و تدوین شود تا مجموعه‌سازی كتابخانه‌های دانشگاه تهران برای انسجام مجموعه‌های خود هماهنگ عمل كنند.
- سفارش و تهیه منابع با تمركزهای مناسب در صورت لزوم انجام گیرد.
۵-۲- سازماندهی
- روش‌های رده‌بندی كتابخانه‌ها همه یكنواخت و به روش رده‌بندی كتابخانه كنگره كه روش اكثریت بیش از ۷۰ درصد كتابخانه‌ها است تبدیل شود كه سرعنوان‌های آن هم در كتابخانه ملی ایران مناسب‌سازی می‌شود. تهیه برگه‌دان مستند اسامی و موضوعی جدی گرفته شود.
- تمركز در فهرستنویسی و یا حتی فهرستنویسی تعاونی حتماً باید به مورد اجرا گذاشته شود تا از این طریق از تمامی منابع, نیروی متخصص و دیگر امكانات موجود استفاده بهینه انجام گیرد.

نوشته: دكتر ناهید بنی‌اقبال
عضو هیئت علمی دانشگاه تهران