پیش از رفتن به یک همایش بخوانید...

كنفرانس‌ها، نمایشگاهها و سمپوزیوم ها فرصت‌های خوبی هستند كه صاحبان شركت‌های بزرگ و كوچك و نمایندگانشان می‌توانند با هم دیدار كنند، كسب و كارشان را معرفی نمایند و با همكاران و مشتریان بالقوه ملاقات داشته باشند.این فرصت‌ها گاه بسیار مفید، سازنده و صمیمی هستند و گاه ناراحت‌كننده، وقت‌گیر و بی‌نتیجه. هر دوی این حالات بستگی به شمایی دارد كه در آن موقعیت و فرصت اجتماعی حاضر می‌شوید. شاید بسیاری از صاحبان كسب و كار ندانند كه این فرصت‌ها چقدر مفید هستند و باید چگونه از آن‌ها استفاده كرده چگونه رفتار و برخورد نمایند.
▪ دراین‌جا چند نكته مهم و قابل توجه درباره این موقعیت‌ها را ذكر می‌كنیم:
۱) مسئله اول كسب آگاهی واطلاعات راجع به این سمینار یا كنفرانس بازرگانی و تجاری است. چه كسانی در آن حضور خواهند داشت، قرار است چه كارهایی انجام شود، سخنرانان چه كسانی هستند؟ برنامه و جدول زمان‌بندی چه طور تنظیم شده است؟ سپس فكر كنید و ببینید كه چطور وتحت چه شرایطی احساس راحتی خواهید كرد؟ اگر یكی از كسانی كه می‌دانید در آن جلسه حضور دارد، همراهتان باشد نگرانی نخواهید داشت؟ ترجیح می‌دهید شما نماینده و سخنگوی شركتتان باشید یا فقط به عنوان یكی از مدعوین در سمینار شركت كنید؟
۲) برای این كه اضطراب و نگرانی كمتری داشته باشید، درباره افرادی كه احتمالا با آنها برخورد خواهید كرد، اطلاعات كسب كرده سعی كنید آن‌ها را بشناسید. همان‌طور كه می‌دانید، اینچنین رویدادهای گروهی و اجتماعی فرصت‌های خوبی برای معرفی كسب وكار، یافتن شركای مطمئن و حامیان مالی است. رمز موفقیت هم برقراری ارتباطات موثر و حاكی از اعتماد به نفس است كه معرف شركت و كسب و كار شما می‌باشد. درباره سخنانی كه شاید بین شما و آن فرد رد و بدل شود، فكر كنید و نكات كلیدی را به خاطر بسپارید.
۳) ممكن است وقتی كه جلسه شروع می‌شود و نمایندگان شركت‌های گوناگون با هم ملاقات می‌كنند، اندكی نگران شوید و با خود بگویید كه بهتر بود اصلا نمی‌آمدید. بهترین راه رفع این كسالت وتشویش اینست كه خود را وارد جریان فعالیت‌ها و صحبت‌ها و گفتگوها كنید و با جمع همراه شوید. اگر قرار است اقدامی به صورت داوطلبانه انجام گیرد، داوطلب شوید. با این كار هم نگرانی و بی‌حوصلگی‌تان برطرف خواهد شد وهم این كه بقیه شما را خواهند شناخت. یك علت نگرانی در چنین جلسات و میتینگ‌هایی ناآگاهی از مقدار دانش و معلومات و توانایی‌ها و امكانات بقیه است. عده‌ای حس می‌كنند كه ضعیفترین عضو این مجموعه‌اند و همه از آن‌ها برترند. به همین خاطر از شركت در فعالیت‌ها خودداری می‌كنند. كناره‌گیری و انفعال نگرانی را تشدید می‌كند وبالاخره دیگران هم آن‌ها را اشخاصی با اعتماد به نفس ضعیف می‌پندارند.
۴) شركت در فعالیت‌ها باعث می‌شود كه فرد نگران و مضطرب دریابد كه دیگران هم تفاوت چندانی با او ندارند. اندكی واقعا برجسته وتوانایند و درصد زیادی هم معلومات و تجربیات خوبی چون او دارند. زمانی كه پای گفتگو و صحبت‌های چند جانبه به میان می‌آید، در عوض این كه مرتب به جملات و عبارات خودتان فكر كنید و درباره درست و نادرستی‌شان نگران باشید، به صحبت‌های دیگران گوش دهید. اگر مرتب به حر‌ف‌هایی كه می‌خواهید بگویید فكر كنید، نمی‌توانید همه سخنان اطرافیان را بشنوید و نكته‌هایشان را به ذهن بسپارید. در این حالت ممكن است موقع سخن گفتن‌ همان مسائل باز گوشده را یك بار دیگر بگویید و لازم به گفتن نیست كه خجالت خواهید كشید. ولی با دقت و گوش دادن به حرف و گفته‌های دیگر اشخاص حاضر در بحث، می‌توانید بهتر پاسخ داده جواب‌های دقیق، حساب شده و منطقی ارائه كنید.
به علاوه افرادی كه می‌تواند خوب صحبت كنند، روابط و تعاملات موثری را شكل دهند و با سخنانشان مطالبی فصیح و شیوا عرضه دارند، شنونده‌های بسیار ماهری هستند. آنها عجله‌ای در صحبت كردن ندارند بلكه گوش دادن را ترجیح می‌دهند.
۵) به این نكته خوب دقت كنید. زمانی كه افراد خود را معرفی می‌كنند، خوب گوش دهید و اسامی آن‌ها را به خاطر بسپارید و در جلسات بحث و گفتگو و در مكالمه‌های عادی و دوستانه، آن‌ها را به نامشان صدا بزنید. این كار هم دقت و توجه شما را می‌رساند وهم صمیمیت فضای گفتگو را بیشتر می‌كند.
۶) مسئله دیگر مربوط به پایان مكالمه‌ها و گفتگوهایتان با افرادیست كه تازه با آن‌ها آشنا شده‌اید. وقتی كه همه مطالب لازم بیان شدند و دیگر حرفی ضروری برای گفتن نماند، با عبارتی مناسب خداحافظی كنید. برخی از چنین موقعیت‌هایی احساس ناراحتی می‌‌كنند و به جای خداحافظی و پایان دادن به گفتگو از مطالب نامربوط حرف می‌زنند. عبارات از "دیدارتان خوشحال شدم" و "روز خوبی داشته باشید" و "امیدوارم همیشه موفق باشید،" می‌توانند به آسانی یك گفتگو را به پایان رسانند.
۷) یادتان باشد كه همیشه كارت ویزیتتان را همراه ببرید. اهمیت این كارت‌ها در چنین موقعیت‌هایی بیش از هر زمانی مشخص می‌گردد. آدرس، شماره تلفن و آدرس ایمیل روی این كارت‌ها امكان برقراری ارتباط و تنظیم قرار ملاقات بعدی را فراهم می‌آورند.
۸) در آخر این كه آرام باشید و از جلسه لذت ببرید. عده كثیری از كسانی كه می‌خواهند در چنین جلسات، همایش‌ها یا نمایشگاههایی شركت كنند، نمی‌توانند شب قبل از آن را درست بخوابند. یافتن و جلب مشتریان جدید، فروش وجلب شراكت و حمایت شركت‌های بزرگ، آن‌ها را آشفته و مضطرب می‌‌كند. ولی این موقعیت‌ها نه برای احساس اضطراب و نگرانی بلكه برای لذت بردن است. هر قدر آرامتر و آسوده‌تر باشید، هم از این رویداد لذت خواهید برد و هم این كه در رسیدن به اهدافتان موفق‌تر خواهید شد. مشتریان بالقوه و نمایندگان شركت‌های دیگر به یك نماینده نگران و آشفته اعتماد می‌كنند یا با نماینده‌ای خوشحال، آرام و معتمد به نفس ارتباط برقرار نموده قول خرید، همكاری و شراكت می‌دهند؟

مترجم: آذین صحابی

منبع : روزنامه تفاهم