ارتباط بین کتابخانه و آرشیو

كتابخانه و آرشیو وجوه مشترك زیادی با هم دارند، و نباید به عنوان دو مفهوم جدا از هم بررسی شوند. هدف مشترك كتا بدار و آرشیو داری، ذخیره و گسترش دانش است . ضرورت خدمات كتابخانه ای و آرشیوی به عنوان یك نهاد عمومی برای نشان دادن علت اصلی و عملكرد نهایی فراهم گردیده است .در قدیم مواد كتابخانه و آرشیو را در یك جا ذخیره می كردند . در آغاز چون, تفاوتی بین آنها احساس نمی‌شد .معمولامواد مربوط به این دو، به صورت در هم نگاهداری میشد . تفاوت بین كتابخانه و آرشیو در قرن پانزدهم و بعد از اختراع چاپ پدیدار گشت .
كتابخانه و آرشیو، هردو موسسات عمومی اند كه وجودشان در زندگی ما ضروری است .Archiveاسم جمع است و از كلمه یونانی Archelion كلمه آرشیوگرفته شده و به آنچه كه متعلق اداره یا یك دفتر است، اطلاق می گردد . دكتر شلنبرگ Shellenbeg آرشیو را این طور تعریف كرده است : (( سوابق چندین مؤسسه خصوصی یا عمومی كه برای اهداف تحقیقاتی و ارجاعی ارزش نگا هداری دائمی دارند و یا جهت نگا هداری در یك مؤسسه آرشیوی انتخاب شده ا ند )) . واژه كتابخا نه Library از كلمه لاتینیLiber به معنی كتاب گرفته شده است . واژه نامه كتابداری انجمن كتابداران آمریكا A.L.A Glossary of Library Terms كتابخانه را به عنوان (( مجموعه ای از كتابها ومواد مشابه سازمان یافته برای قرائت، مطالعه و تبادل نظر )) تعریف كرده است . آرشیو توسط اولین مدیران،به عنوان خدمتی ضروری جهت ذخیره مداركی كه باید برای ارجاع یا نیاز آتی نگا هداری شوند،توسعه یافت .
در آغاز، آرشیو های قدیم را موادی مثل سنگهای كنده كاری شده، لوحهای گلی، طومارهای پاپیروس، یا ازپوست آهو، بز یا پوست گوساله گرفته تا كاغذ و فیلم تشكیل می دادند، كه بیشتر به مسائل حقوقی، احكام قضایی, قراردادهای بین مردم و غیره اختصاص داشت . كتابهای اولیه ای كه از دوران تمدن آشوریها، بابلیها مصریها، یونانیها، رومیها و نیز تمدن درُه سند باقیما نده اند، مانند آرشیوهای روسیه، بیشتر بر روی لوحهای گلی، طومارهای پاپیروس, پوست آهو یا بز، پوست گوساله و غیره نوشته شده اند . از قرن پانزدهم به بعد با اختراع و گسترش سریع چاپ، مجموعه كتابخانه ها افزایش یافت .
در همان زمان،واحدهای مستقل آرشیو به عنوان فنی اداری اجرایی، ابتدا برای نگهداری سوابق ادارات و بخشهای خاص دولتی بوجود آمدند و سپس برای نگهداری سوابق ملل خاصی به عنوان مخازن مركزی توسعه یافتند.باین حال، آرشیو ها تا زمان انقلاب فرانسه در سال ١٧٨٩ كامل نشده بودند . در آن زمان، دولت فرانسه آرشیو های ملی“National Archives” خود را بعنوان مخازن نگاهداری سوابق ملی گذشته و حال بوجودآورد.آرشیو ها و كتابخانه ها همان طور كه از نامشان پیداست، مختصات متناوب بسیار دارند كه هر یك را به عنوان سازمانی مجزا مشخص می نماید . بسختی می توان تصور كرد كه جامعه ای بدون كتابخانه و ملتی فاقدمخزن آرشیو باشد . هر دوی آنها مختصات ویژه خود را داشته و بنابر این هر كدام وظایف خاص خود را درمحدوده مربوط به خود انجام می دهند . اختلاف آنها نه در نوع، بلكه در مراحل كارشان است . ارتباط آنها رامی توان به شرح زیر بر شمرد :
١ ) در كتابخانه (( امانت )) یك وظیفه اساسی است . كتابخانه ها، كتابها را بدون پرس و جو به مراجعه كنندگان امانت می دهند : در صورتی كه مواد آرشیوی یك سازمان كه به دقت خاصی در انتقال و تفسیر نیاز دارند، وضع دیگری می طلبند . مواد آرشیوی برای مطالعه شخصی اما نت داده نمی شود، فقط می توان با اجازه مخصوص از مقامات صلاحیتدار از آنها استفاده كرد .
٢ ) كتابها توسط نویسندگانی با نقطه نظرهای متفاوت در موضوعهای مختلف نوشته می شوند و در حالیكه موادآرشیوی توسط كسی نگاشته نمی شوند بلكه به طور معمول، در خلال تحولات ویژه یا كلی به وجود می آیند و بدون شرح و تفسیر یا قصد و تفكری كه ممكن است مورخان یا محققان را تحت تاثیر قرار دهد، تهیه می گردند.
٣ ) كتابها جهت اشاعه اطلاعات نوشته می شوند, در صورتی كه مواد مكتوب آرشیو جهت پیشگیری از ابهامات احتمالی، بویژه در زمینه تركیب و تلفیق حقایق و آرایی كه ممكن است منجر به روشن شدن حقایق اصلی گردد, می پردازد .
٤ ) كتابها برای مراجعه و مطالعه نوشته میشوند، در صورتی كه آرشیوها در خلال تغییر و تحولات روزانه و عمدتاجهت اهداف ارجاعی تولید می گردند. یك مدرك آرشیوی به عنوان منبع اصلی Original Source جهت رفع نیازهای اساسی تحقیقاتی به كار می رود .
٥ ) آرشیوها عمدتا مجموعه ای از فایلها، اسناد، صورتحسابها، نمودارها، نسخه های خطی, مقالات,طرحها، نقشه ها، تصاویر، فیلمها، و كتابها می باشند در صورتی كه كتا بخا نه بیشتر از كتابها، نشریات ادواری مواد سمعی وبصری و احتمالا بعضی مواد آرشیو تشكیل شده است .
٦ ) آرشیو ها در خلال تغییر و تحولات طبیعی، خواه خصوصی باشد یا دولتی، به وجود آمده و همان طور كه تولیدمیشوند، نگاهداری هم می گردند، در حالیكه مجموعه كتابخانه از طریق جمع آوری و تنظیم مواد از سراسر دنیا و از منابع مختلف برای رفع نیازهای استفاده كنندگان ساخته میشود . مواد آرشیو ها ویژگیهای ملی دارند، ونویسندگان و پژوهندگان برای اطلاع از طبیعت و محتوای این مواد به آنها رجوع میكنند.
٧ ) اگر مواد آرشیو از بین برود، تولید و تهیه مجدد آن امكانپذیر نخواهد بود . در صورتیكه مواد گمشده كتابخانه را معمولا میتوان از منابع متفاوت، بصورت اصل یا اشكال دیگر تهیه نمود .
٨ ) روش طبقه بندی و فهرست نویسی مواد آرشیو, با روش طبقه بندی و فهرستنویسی كتابها متفاوت است . مواد آرشیو بر اساس محتوای اطلاعاتی آنها، مرتبط با تشكیلات و وظایف سازمان مادر تنظیم می شوند . و این كاملا با سیستم طبقه بندی و فهرستنویسی مورد استفاده در كتابخا نه متفاوت است كه با هركتاب به عنوان یك ماده مستقل كار می شود، فهرستنویسی شده و به آن یك نشانه طبقه بندی برای ترتیب اصولی و سیستماتیك آن برروی قفسه داده می شود . كتابدار، مواد كتابخانه را مطابق الگوهای موجود در فهرستنویسی و قوانین مورداستفاده در طبقه بندی، فهرست و طبقه بندی می كند، در حالیكه یك متصدی آرشیو، مواد آرشیو را بر اساس اهداف و وظایفش مرتب می كند برای فهرستنویسی و طبقه بندی مواد آرشیو قاعده ای كلی وجود ندارد تا كلیه كتابداران بتوانند در سطح بین المللی از آن پیروی كنند .
٩ ) مواد كتابخا نه را می توان بر اساس مولف، عنوان، موضوع و یا دوره انتشار, مترجمان و غیره جستجو و بازیابی نمود، در صورتی كه در آرشیو ها، مواد به شكل گروهی یا سلسله انتشارات توصیف می شوند .
١٠ ) مواد كتابخا نه مورد استفاده همه افراد جامعه است، در صورتی كه مواد آرشیو برای متخصصان تهیه شده و مورد استفاده محدود دارد . مواد آرشیو، مثل كتابهای كتابخا نه برای استفاده در منزل امانت داده نمی شود .
١١) كتابدار در كتابخا نه اش با تك تك مواد سرو كار دارد و هر مدرك برای خود هویتی را داراست, در صورتیكه در مجموعه آرشیو، چنین چیزی وجود ندارد و باید به دقت تنظیم گردند .
١٢) أرشیو با منبع اصلی یا مواد دست اولPrimary material ارتباط می یابد . در صورتی كه كتابخانه با مواد چاپ شده یا مواد دست دوم Secondary material سر و كار دارد . ازتجزیه و تحلیل مطالب فوق، روشن می شود كه آرشیو و كتابخانه از لحاظ ماهیت وجودی با هم تفاوت دارند . كتابخانه ها بر اساس موضوعهای داده شده، تمام اطلاعات موجود را برای محققان فراهم میكنند، تا اینكه آنها بتوانند موضوعات مورد تحقیقشان را شكل داده و نتیجه گیری نمایند . در حالیكه مواد آرشیو به آنها كمك می كند تا صحت منابع دست دوم كتابخانه را مورد بررسی قرار دهند . این دو بنیاد با متانت و وقار خاصی در كنار یكدیگر به فعالیت می پردازند، تا مواد با ارزش را جهت استفاده خوانندگان، محققان و دانشمندان حفظ نموده و اطلاعات لازم را در تمام زمینه های دانش بشری، ترویج و اشاعه دهند . این دو سازمان از طرق ممكن، نه فقط در گرد آوری علوم فعلی، بلكه در كشف علوم جدید نقش آفریننده ای ایفا میكنند . در پایان به عنوان نتیجه گیری ، نظر آقای اچ.اچ. پكهام Mr. H.H. Packham را میتوان اضافه كرد كه می گوید: (كتابخانه برای خوانندگان و آرشیو برای نویسندگان تاسیس شده است).

AFIFA RAHMAN “Archives and Libraries: Their Relationship” Int. Forum Inf. Doc. ۱۹۸۲, Vol. ۷.
نوشته عفیفه رحمان
ترجمه سید حسین میری گرجی

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی