سازمان‌دهی دانش برای استفاده مسئولیتی برای فرد و سازمان در قرن بیست و یکم

از اینكه جهان، در میانه عصر اطلاعات قرار گرفته است آگاهی بسیاری داریم و می‌دانیم كه هر كس در دریایی از اطلاعات غرق است كه توان بهره‌گیری از آنها را ندارد. ولی ما اطلاع نداریم كه وارد دوره تازه‌ای شده‌ایم كه عصر دانش است، و این عصر گرچه جدید است، ولی حجم دانش در آن آنقدر زیاد است كه استفاده تام و تمام از آنها از قدرت ما خارج است. وقتی كه علمی ارائه می‌شود كه ما توان درك آن را نداریم آن علم برای ما جز یك سر و صدا چیزی دیگر نمی‌تواند به حساب آید. درست مانند پارازیتی كه می‌شنویم ولی از مفهوم و معنی آن بی‌خبریم، و كاربرد آن را هم نمی‌دانیم. اكنون وظیفه ما بعنوان انسان‌های فعال عصر دانش این است كه به این سر و صداها تسلط پیدا كنیم و آنها را طوری سازمان و شكل بدهیم كه برای عموم قابل درك و استفاده شوند.
خوشبختانه، تكنولوژی امروز ما را در انجام این مهم یاری بسیار می‌دهد. این تكنولوژی‌ها كه معروف به سیستم‌های پیچیده و مبتنی بر دانش هستند، در حال حاضر در كاربرد كامپیوتری در زمینه‌های مختلف و در سراسر جهان مورد استفاده هستند و راه‌حل‌های مؤثری برای كلیه مسائل ارائه می‌دهند. خودروهای بسیار عظیم و سنگین را در بزرگ‌راه‌ها هدایت می‌كنند؛ برای قربانیان حریق تختخواب مخصوص طراحی می‌كنند. پیشنهادات را بررسی و ارزیابی می‌كند؛ به تیم‌های فروشنده كالا آموزش می‌دهند، طرح درس استادان دانشگاه‌ها را شكل می‌دهند، و جنایتكاران را بازجویی می‌كنند.
در جهانی كه اطلاعات بی‌فایده و خالی، آزادانه جاری است، این تكنولوژی با قراردادن دانش در یك میدان قابل استفاده، زمینه مساعدی بوجود می‌آورد. این تكنولوژی با تخصص، ارزش‌یابی، روش‌ها، مراحل، و مقرراتی را كه در یك سیستم تلفیق شده‌اند، خوب كار می‌كند و استفاده از آن آسان است و امكان می‌دهد كه مسائل و مشكلات در فواصل زمانی معینی كه معمولاً ضروری است، حل شوند.
این صلاحیت و قابلیت، مفاهیم نیرومندی را عرضه می‌كنند. از این طریق است كه ماشین‌های محاسبه، ما را از زحمت كار حساب خلاص می‌كند. این مسائل و ابزارها ما را از كارهای فكری روزمره رها می‌كنند. تكنولوژی تخصص را از خود و یا سازمان كسب می‌كنند و امكان استفاده همگان را از آن تخصص فراهم می‌آورد. به جای اینكه برای پیدا كردن راهی برای حل یك مسئله، كتابها را زیر و رو كنیم، فرمول‌ها و روش‌های مختلف و مراحل چندگانه را انجام دهیم، فقط با در اختیار داشتن سیستم مناسب برای كامپیوتر شخصی خود، و پیروی كردن از مقررات آن، مسائل را بسادگی حل می‌كنیم، نتایج حاصل ممكن است خیلی عمیق‌تر از آن باشد كه ظاهراً می‌بینیم: راحت شدن از كارهای وقت‌گیر روزانه فرصتی بدست می‌دهد تا در مورد مسائل مهم‌تر و دشوارتر تمركز فكری داشته باشیم؛ و واقعاً به سطحی بالاتر از امور جاری روزانه بیندیشیم.
مع‌الوصف باید دید كه چرا استفاده از این تكنولوژی وسیع‌تر نیست؟ در شركت خود ما در حدود چهل راه‌حل برای مسائل صنایع مختلف طراحی شده است. نتیجه‌ای كه ما از این كار گرفته‌ایم این است كه تهیه این راه‌حل‌ها كند و سنگین بوده است، زیرا ملزومات و مقدمات كار بموقع آماده نشده و در جای خود قرار نگرفته بودند. (بویژه اینكه دانش مربوط به این راه‌حل‌ها بطور مؤثر سازمان‌دهی نشده بود). مسلم است كه اگر سازمانی نتواند تخصص مربوطه خود را جمع‌بندی و یكپارچه نماید و بر آن هماهنگی‌ها و سازش‌های لازم را بوجود آورد، چگونه می‌تواند آن‌ را اتومات و خودكار نماید؟ چنین بود كه تأخیرهای غیر لازم اجتناب‌ناپذیر شدند و اكثر وقت‌ ما صرف سازمان‌دهی دانش شد تا كدگذاری تخصص. بهر حال بسیاری از مشتریان اظهار داشتند كه روش ما در سازمان‌ دادن دانش و آگاهی آنها فی نفسه مفید بوده است.
ما از این تجربه ایده‌گران بهائی بدست آورده‌ایم: برای این كه بتوانیم در دانش دیگران بطور مؤثر سهیم و شریك باشیم (دانش حرفه‌ای‌ها: پزشكان، معلمین، وكلا، مهندسین، روزنامه‌نگاران و نمایندگان دولتی و غیره) باید دانش خودمان را برای استفاده سازمان‌دهی كنیم.
سازمان دادن دانش به منظور استفاده از آن، بدین معنی است كه برنامه‌های كار و روش‌های پردازش اطلاعات را برای كلیه امور استراتژیك كه مبتنی بر دانش هستند، نه تنها در داخل سازمان متبوعه، بلكه در سراسر صنعت مربوطه، مورد بررسی و ارزیابی قرار دهیم و وسیله مناسب ارتباط در بین مراحل كار را بوجود آوریم. مهم‌تر از همه اینكه دانش و تخصص جمع‌آوری شده را به نحوی یكپارچه و بسته‌بندی نمائیم كه دیگران هم بتوانند بسادگی از آن اقتباس نموده و آن را بكار ببرند. فرض كنید اگر مسئله رزرو بلیط مسافرت از یك شركت بین‌المللی بزرگ هواپیمایی در بین باشد، آیا می‌توان با نامه‌نگاری و ارتباط اداری در زمانی مناسب به این هدف دست یافت؟
اگر رزرو بلیط در چنین وضعی باشد كار افراد و سازمان‌هائی كه هر روز باید دست به مسافرت بزنند بسیار مشكل خواهد شد. خوشبختانه صنعت هواپیمائی این كارها را به خوبی سازمان‌دهی نموده و تنظیم كرده است، به نحوی كه هر كسی می‌تواند در هر زمان كه بخواهد بلیط پرواز را رزرو نماید و نیازی به نامه‌نگاری و اتلاف وقت نیست. برای نشر دانش هم باید چنین سازمان‌دهی وجود داشته باشد.
آیا بهتر نیست كه هر وقت كسی را برای بازاریابی شركتی استخدام می‌كنند، در همان روز اول و در اسرع وقت اطلاعات شركت را تماماً در اختیار وی بگذارند؟ (مانند لیست مشتریان، استراتژی بازاریابی، خط تولید، خدمات و غیره). حتی بهتر از همه این است كه همان كار مفید جدید بازاریاب را با محصولات و خدمات شركت طوری مجهز نمایند كه قادر به ارزیابی محصولات و تطبیق آنها با نیازمندی مشتریان گردد. هم‌چنین آیا بهتر نیست كه یك معلم جایگزین قادر باشد كه یك كلاس را با همان راحتی و روانی معلم اصلی اداره و تدریس نماید؟ البته این توانائی فقط بخاطر این باشد كه معلم رزرو به موضوع درس، اهداف آموزشی، وضع كلاس، طرح درس، گزارش پیشرفت آموزش و غیره كاملاً آگاهی و تسلط دارد، و آیا بهتر نبود كه پزشكان و وكلای دعاوی از آخرین روش‌های پزشكی و آخرین سیستم قضائی و مراحل تصمیم‌گیری آگاهی‌هایی می‌داشتند؟
یافته‌های مهندسین دانش كه با محیط علمی چنین تكنولوژی را قابل دسترس كرده است، به ما كمك می‌كند تا به این سطح از علم برسیم، تكنولوژی‌ها و متدولوژی‌های جدید در مسائل مدرن امروز ما را قادر می‌سازند كه دانش خود را برای استفاده سازمان‌دهی كنیم. دانش سازمان یافته، مردم و نهادها را برای كارهای خوب و سرمایه‌گذاری به موقع و مؤثر در موقعیت‌های بهتری قرار می‌دهد. وقتی كه عمل خوب به كانال تكنولوژی می‌افتد، برای تمام كسانی كه به آن نیاز دارند، قابل استفاده خواهد شد. مولد بودن و آموزش دادن، نیازهای یكسانی دارند. تكنولوژی مردم را در راس آنچه كه آنان لازم است بدانند نگه می‌دارد، و آنان را برای استفاده از آن آماده می‌كند، از طریق ترغیب به پیشرفت تدریجی است كه یك محیط كار با مدیریتی كه كیفیت تمامی كارها را در یكدیگر ادغام كرده است بوجود می‌آید.
سازمان‌دهی دانش به منظور استفاده از آن، یك دگرگونی مهم در كیفیت نتایج ببار می‌آورد، كه از هر كسی انتظار می‌رود. این وضع باید در چنان سطحی صورت گیرد كه تمامی توجه و منابع را بر آن متمركز سازیم تا مطمئن شویم كه این وضع بصورت كاری مشترك برای قرن بیست و یكم در خواهد آمد. انضباط و نظم در كار سازمان‌دهی دانش یك اساس است. باید آن را به كودكان آموخت. و در تمامی دوران بزرگسالی هم بصورت یك روش جاری ادامه داد. باید هر كسی دانش خود را برای استفاده سازما‌ن‌دهی كند. سازمان دادن دانش به منظور استفاده بردن دیگران از آن، باید برای هر كسی یك عهد اتوماتیك باشد.
به عنوان آینده‌اندیش،‌ و فعال در حوزه‌های دانش، مسئولیتی خطیر بر دوش خود داریم. ما به قرن بیست و یكم نزدیك می‌شویم و این وظیفه روز بروز سنگین‌تر می‌شود. باید «صنعت پردازش معلومات» را بوجود آوریم، تا به سازمان‌دهی معلومات اختصاص داشته باشد. باید مهندس سازمان‌دهی، مهندس تجارت، مهندس اجتماعی، و مهندس خانواده باشیم. باید دانش محیط زیست و ابزار كار این دانش را فراهم آوریم. دانش سازمان یافته را باید انتشار داد، اندازه گرفت و اتوماتیك كرد، تا برای همگان قابل استفاده باشد.
«آلفرد نورث وایت هد» گفته است «پیشرفت در یك تمدن را می‌توان با تعداد كارهائی كه بدون فكر و تأمل صورت می‌گیرد، ارزیابی نمود». ما باید خود را به این موضوع اختصاص دهیم. باید سر و صداها را به دانش سازمان یافته تبدیل كنیم.

پی‌نوشت‌ها
. Larry walker. President of PEAK solution as well as president of Knowledge Management . Ine. Minneapolic. MN.
. PEAK Solutions and Knowledge Management.
. Alfred North Whitehead.
نوشته شده توسط: لاری واكر

منبع : وبلاگ مديريت فناورى اطلاعات