ادب و نزاکت رادر ای‏میل‏های خود رعایت کنید

وقتی با كسی صحبت می‏كنیم، انتظار داریم كه طرف مقابل قواعد رفتاری خاصی را در نظر داشته باشد، و آدابِ معاشرت متقابل را رعایت كند. همین موضوع در عرصه‏ی اینترنت نیز مصداق دارد.
در این‏جا چند نكته‏ی ظریف وجود دارد كه با رعایت آن‏ها در ای‏میل‏های خود، می‏توانید هر چه بهتر با دیگران ارتباط برقرار كنید.
به طور خلاصه و شفاف، موضوع نامه‏ی خود را در سطر "موضوع" یا Subject ذكر كنید.
نامه‏هایی كه موضوعات مشخصی داشته باشند، راحت‏تر طبقه‏بندی می‏شوند و بر اساس اولویت‏شان دسته‏بندی می‏گردند.
از CC (به معنی رونوشت به:) استفاده نكنید اگر می‏خواهید رونوشت نامه‏ی خود را برای چندین نفر ارسال كنید، از CC استفاده نكنید. رعایت این نكته مخصوصاً در محل كار لازم است.
این روزها از در و دیوار ای‏میل می‏بارد و همه از اطراف و اكناف، ای‏میل‏های بسیار زیادی دریافت می‏كنند. نامه‏های بی‏مورد، آزار دهنده هستند. اگر فقط عده‏ی معدودی باید واقعاً پیغام شما را دریافت كنند، نامه را فقط برای آن‏ها ارسال كنید.
به همین سیاق، هنگام جواب‏دادن به یك ای‏میل، به همه‏ی گیرند‏گان آن، جواب ندهید. با انتخاب Replay to All یا چیزی شبیه آن، هنگام جواب‏دادن به یك نامه ممكن است كل شركت‏تان را به دردسر بیندازید.
هنگام ارسال یك پیغام برای تعداد زیادی از افراد كه لزوماً یك‏دیگر را نمی‏شناسند، از BCC (به معنی رونوشت‏های محرمانه به:)‌ استفاده كنید.
درست همان طور كه دادن شماره تلفن یك شخص به دیگران بدون اطلاع او، كار مؤدبانه‏ای شمرده نمی‏شود، دادنِ آدرسِ ای‏میل اشخاص نیز به دیگران عمل پسندیده‏ای نیست. برای نمونه، وقتی یك ای‏میل را به ۳۰ نفر می‏زنید و از To یا CC برای خطاب قراردادن آن‏ها استفاده می‏كنید، كل آن ۳۰ نفر نشانی ای‏میل یك‏دیگر را خواهنددید. با استفاده از BCC، هر گیرنده‏ی نامه فقط دو نشانی را در متن نامه می‏بیند- نشانی خودش و نشانی شما را.
پیغام‏های خود را موجز و مختصر كنید. فقط افراد كمی از خواندن مطالب روی نمایشگرِ كامپیوترشان لذت می‏برند، و تعداد خیلی كم‏تری از خواندن آن‏ها روی نمایشگر كوچك گوشی‏های تلفن همراه‏شان. هركس كه به یك پیغام یا ای‏میل مفصل بر می‏خورد، فوراً آن را دور می‏ریزد.
● فرستادنِ پیوست‏ها
كاربران بیشتر ادوات بی‏سیم فاقد نرم‏افزارهای لازم برای بازكردن پیوست و ضمایم ای‏میل‏ها هستند. از طرف دیگر، پیوست‏ها مَحمل مناسبی برای انواع و اقسامِ انگل‏های اینترنتی به شمار می‏روند. بنابراین خودتان را با فرستادن پیوست به زحمت نیندازید. این‏ روزها كسی به پیوست‏ها اعتنا نمی‏كند.
از این كه نامه‏ی خود را فقط با حروف بزرگ بنویسید، اجتناب كنید. تماماً استفاده از حروف بزرگ، مثل این است كه دارید فریاد می‏زنید! درعین حال خواندنِ چنین نامه‏هایی خیلی دشوار است.
از نوشتن چیزی كه در ملاءِ عام به زبان نمی‏آورید، بپرهیزید! هركس می‏تواند به سادگی نامه‏ی شما را به جای دیگری بفرستد، حتا تصادفی. اگر اطلاعات شخصی یا محرمانه‏ی كسی را افشا كرده باشید، این موضوع می‏تواند شما را در وضعیت دشواری قرار دهد. اگر واقعاً نمی‏خواهید كس دیگری در جریان چیزی كه نوشته‏اید، قرار بگیرد، به فكر استفاده از تلفن باشید و از خیر ای‏میل بگذرید.
از شكلك یا smiley استفاده كنید تا مطمئن شوید سوءتفاهم پیش نمی‏آید.
شكلك‏ها معمولاً در نامه‏های شخصی به كار می‏روند و به هیچ وجه مناسب مكاتبات اداری نیستند. اگر فكر می‏كنید با استفاده از یك شكلك، پیغام‏تان را بهتر می‏فهمید، از آن شكلك استفاده كنید. منتها بعضی وقت‏ها خودِ این شكلك‏ها نیز موجب سوءتفاهم می‏شوند. برای مثال، خیلی بی‏ادبی است كه یك مطلب پیش‏پا افتاده یا تحقیرآمیز بنویسید، و سپس در آخر جمله‏تان یك شكلك خندان بگذارید!
از فرستادن ای‏میل برای جمع كثیری از افراد خودداری كنید، مگر آن‏كه یك دلیل موّجه برای این كارتان داشته باشید.
ای‏میلی را كه یك‏باره به دست گیرندگان زیادی می‏رسد، ممكن است جزو ای‏میل‏های فلّه‏ای یا spam به حساب بیاورند. درحال حاضر،چیزی منحوس‏تر از ای‏میل‏های فله‏ای وجود ندارد.
از فرستادن ای‏میل‏های زننده و مبتذل خودداری كنید! همان‏طور كه از اسم‏شان پیدا است، ای‏میل مبتذل یك نوع پیغام توهین‏آمیز است كه موجب ناراحتی طرف مقابل ، و رنجش و آزردگی وی می‏گردد.
برای احترام گذاشتن به مخاطبِ خود، اسم‏تان را در پایین نامه قید كنید.هر نامه‏ای كه بفرستید، نشانی ای‏میل شما را نیز در بر خواهد داشت، منتها ممكن است گیرنده‏ی آن نفهمد كه آدرس برگشتی به شخصِ شما تعلق دارد. مخصوصاً اگر با اسم واقعی شما تفاوت داشته باشد.
نامه‏ی خود را غلط گیری كنید! برای آن‏كه مطمئن شوید املای كلمات را درست نوشته‏اید، یك بار به دقت آن را مرور كرده و یا با غلط‏گیر خودِ نرم‏افزار ای‏میل، املای كلمات را بررسی نمایید.
▪ آخرین نكته...
یاد گرفتن آداب و اصولِ ای‏میل، ممكن است مدت‏ها طول بكشد. نگذارید ترس از اشتباه كردن، سد راه‏تان شود. تمام كسانی كه با اینترنت سروكار دارند و تازه ادعا‏شان هم می‏شود، یك روز، «هِر» را از «بِر» تشخیص نمی‏دادند و نمی‏توانستند با چند متر آن می‏شود یك دست كت و شلوار دوخت.
بنابراین، جرئت داشته باشید و در راه آموختن، تجربه كنید.

منبع : ماهنامه کامپیوتر