تفویض اختیار

سازمان وسیله ای است برای ترکیب منابع انسانی و مادی جهت تولید و توزیع کالا و خدمات که برای رشد خود همواره باید با عوامل متغیر داخلی و خارجی هماهنگ شود.هماهنگ کردن سازمان با این عوامل برای رسیدن به هدف در قالب وظیفه ای به نام مدیریت تعریف می شود.در واقع سازمان ((شبکه ی تصمیم))و مدیریت ((عمل تصمیم گیری)) است.
هر مدیر برای گرفتن تصمیمات درست واجرای کار آمد آنها نیاز به منابع انرژی دارد که این منابع عبارتند از: اختیار(حق تصمیم گیری)، قدرت(ظرفیت تنبیه و تشویق)و نفوذ(توانایی مجبور کردن افراد به انجام کاری بدون استفاده از اختیار و قدرت) که ما سعی میکنیم به تشریح مسأله ی اختیار و زمان و چگونگی تفویض آن بپردازیم .
پس با توجه به مطالب گفته شده می توان سازمان را عمل طبقه بندی وظائف، تفویض اختیار و ایجاد روابط به منظور همکاری مؤثر در انجام هدفها نیز تعریف کرد.
● اختیار:
طبق نظریه ی ماکس وبر اختیار عبارت است از قدرت تحمیل تصمیم که ناشی از قبول دستور مافوق از طرف زیر دست می باشد.منشأ اختیار قانون و مقررات اداری است و اختیار هر شخص به اعتبار مقام اوست.ایزاک ادیزس نیز اختیار را وابسته به ((بله)) و ((نه)) گفتن مدیر می داند و اعتقاد دارد که این ((بله)) و ((نه)) گفتن در صورتی می تواند معیار اختیار باشد که مدیر در هر محیط سازمان امکان گفتن هر دو را بنا به دلایلی داشته باشد.(محیط بوروکراتیزه نباشد.)
همچنین طبق نظر وبر در سازمان های بوروکراسی تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ گردد زیرا نمی توان کسی را مسئول عملی دانست که اختیار کافی برای انجام آن را در اختیار نداشته باشد. البته این تناسب به معنای تساوی نیست زیرا برای سنجش تساوی بین اختیار و مسئولیت
نمی توان معیار مشترکی پیدا کرد. ادیزس نیز در سازمان های در حال رشد توازن بین اختیار و مسئولیت را بی معنی می داند و می گوید توازن بین این دو وقتی به وجود می آید که سازمان مرده باشد.
به طور کل و با وجود این تضاد ها بهتر است که یک مدیر سعی کند بیش از اختیارات قانونی یک شخص به او مسئولیت دهد تا مقامات سازمان از نفوذ و قدرت خود نیز در پیشبرد امور استفاده کنند.
از آنجا که فکر و نیروی انشانی نمی تواند مسئولیت و سرپرستی بیش از تعداد معینی از افراد را بپذیرد و با توجه به تخصصی تر شدن مؤسسات امروزی، اختیارات لازم برای اجرای وظایف بین کلیه ی افراد سازمان طبق صلاحیت فنی آنها تقسیم می شود و اختیارات لازم برای انجام وظایف هر شخص به او اعطا می شود.
به این پدیده که با تجاوز تعداد کارمندان سازمان از یک نفر انجام می گیرد، تفویض اختیار گویند.
● تفویض اختیار:
فرآیند انتقال وظایف به رده های پایین تر سلسله مراتب سازمان و اعطای قسمتی از اختیارات مدیر به کارکنان را تفویض اختیار گویند.
وقتی وظیفه اجرای تصمیمی باشد که قبلاً انتخاب شده و اختیار داده شده هم ماهیتی تاکتیکی داشته باشد، آن را تفویض یا اعطای نمایندگی خوانند. و اگر وظیفه شامل اتخاذ تصمیم و اجرای آن باشد، آن را تمرکز زدایی نامند. البته تذکر این نکته ضروری است که علیرقم تمرکززدایی وحدت و یگانگی کماکان حفظ می شود.
در تفویض اختیار رعایت چند نکته ضروری است:
اولاً باید بدانیم که انتقال اختیارات مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند و او به هر حال در برابر وظیفه ی تفویض شده ی خود مسئول است؛ و در واقع ((مسئولیت غیر قابل تفویض)) است. همچنین تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن. مثلاً یک مدیر نمی تواند اختیار امضا ی چک را به زیر دستان اعطا کند.
نکته ی دوم اینکه اختیارات غابل فسخ است و می تواند کلاً پس گرفته شود و تفویض اختیار باید توأم با تمرکز نظارت باشد زیرا در غیر اینصورت قدرت در سازمان فرو پاشیده می شود و در سازمان دچار هرج و مرج می گردد، به همین دلیل تفویض اختیار در دوران طفولیت و رشد سریع سازمان توصیه نمی شود.
افزایش بازدهی سازمان، ازدیاد علاقه نسبت به انجام وظایف، تکامل انفرادی افراد، جلوگیری از اتلاف وقت مدیران، مواجه نشدن با تله ی بنیانگذار و در نهایت جلوگیری از مرگ سازمان را می توان از محاسن تفویض اختیار دانست ولی با این وجود بسیاری از بنیانگذاران به دلایلی از این کار ممانعت میکنند که آن دلایل می تواند بهتر دانستن خود از دیگران، نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان، سعی در محرمانه نگه داشتن اطلاعات و برتر دانستن تمرکز اطلاعات باشد که برای رهایی از این مشکلات مدیر باید سعی کند تا به آرامی اختیار را از دست بنیانگذار خارج کند و با تشکیل گروه و کارآموزی کارمندان آنها را برای در دست گرفتن اختیارات آماده کند زیرا اگر مرئوسین به دلایلی مانند فرار از مسئولیت، کمبود امکانات و منابع مالی و انسانی کافی، فقدان اطلاعات، فقدان اعتماد به نفس و فقدان ضوابط و موازین برای ارزشیابی نتایج عملیات از پذیرفتن اختیارات طفره روند، پدیده ی تفویض اختیار در سازمان به صورت ضایع کننده انجام می پذیرد و یا ممکن است مرئوسین پس از پذیرفتن اختیار در هر مورد از مافوق کسب تکلیف کنند تا از عواقب نا مطلوب احتمالی بر حذر باشند که در اینصورت قدرت ابتکار و احساس تعهد از آنها سلب می شود.
مدیر نیز برای جلوگیری از به وجود آمدن چنین حالتی باید به راهنمایی و اندرز اکتفا کند تا زیر دستان از ادامه ی چنین شیوه ای منصرف شوند.
● تمرکز و عدم تمرکز:
همانطور که گفته شد وقتی گرفتن تصمیم و اجرای آن به طبقات سازمان انتقال یابد، این عمل باعث عدم تمرکز یا تمرکز زدایی می شود؛ این بدان معناست که وظایف خاص مدیریت بین رؤسای سایر طبقات سازمان و دوائر سازمان تقسیم می شود که این عمل باعث کاهش تصمیمات مدیریت و پخش شدن کار در تمام قسمت های سازمان می شود. البته اگر این عمل به درستی صورت نگیرد می تواند ضایع کننده بوده و باعث از هم گشیختگی سازمان گردد.
عدم تمرکز سازمانی زمانی ایجاد می شود که تفویض اختیارات جنبه ی عمومی داشته و در کلیه ی طبقات سازمان صورت گیرد. البته تذکر این نکته ضروری است که درجه ی عدم تمرکز در کلیه ی واحد های سازمان یکسان نیست و چگونگی تفویض وظایف به رؤسای این واحدهاست که درجه ی عدم تمرکز سازمان را در آن واحد تعیین می کند.
به طور کلی دو مسؤله در تعیین درجه ی عدم تمرکز سازمانی مؤثر است :یکی نوع اختیاراتی که به واحد ها تفویض می شود و دیگری حدود و شمول این اختیارات در طبقات متعدد سازمان که برای تعیین اندازه ی این دو مورد در هر یک از طبقات سازمان باید به موارد زیر توجه کنیم:
۱) دسترسی آن طبقه به اطلاعات لازم برای تصمیم گیری.
۲) توانایی اخذ تصمیم توسط آن واحد.
۳) سرعت تصمیم گیری آن واحد و نزدیکی آن به منطقه ی وقوع عملیات.
۴) اهمیت موضوعی که می خواهیم تفویض کنیم.
۵) میزان گرفتاری رؤسای مناطق مختلف سازمان.
۶) میزان ابتکار و تفکر خلاقه ی آن منطقه از سازمان.
● نتیجه:
به طور کل با توجه به این تئوری هاست که ما می توانیم در مورد تفویض اختیار در دوره های عمر سازمان بحث کنیم و طبیعی یا ضایع کننده بودن آنها را مشخص سازیم.
به عقیده ی ادیزس تفویض اختیار در دوره های مختلف عمر سازمان به صورت فوق است.

محمد رسولی