فرایندی برای حصول اطمینان از تحقق اهداف سازمانی کنترل و نظارت

کنترل و نظارت به عنوان یکی از وظایف اصلی مدیر، از ارکان اصلی و عناصر حیاتی مدیریت سالم و کارآمد است. مدیران با انجام وظیفه برنامه ریزی، اهداف سازمان و راه های دستیابی به آنها را مشخص می کنند. آگاهی از اجرای دقیق برنامه ها و اطمینان به حرکت سازمان در راستای دستیابی به هدف های اصلی سازمان تنها درصورتی امکان پذیر خواهد بود که نظامی دقیق و جامع برای نظارت و کنترل وجود داشته باشد. هر سازمانی دارای منابع و امکاناتی است که برای رسیدن به اهداف سازمان باید از آنها به صورت مطلوب و بهینه بهره برداری کند و این امر جز در سایه وجود نظارت و کنترل امکان پذیرنیست.
کنترل با اندازه گیری نتایج مقایسه با انتظارات و اتخاذ تصمیم صحیح ارتباط دارد، مدیران باید با انواع کنترل آشنا باشند و راه به کارگیری آنها را بدانند به علا وه یک مدیر موفق باید یک تشخیص دهنده خوب باشد، کارکنان خود را بشناسد و در ضمن کار و جلسات غیر رسمی، با ویژگی های شخصیتی و اخلا ق آنان آشنا شود.
اما در هنگام کنترل، از افراط و تفریط بپرهیزد و به جای کنترل مستقیم کارکنان، به کنترل برنامه ها بپردازد. کنترل، کارکرد مهمی در مدیریت است که معلوم می دارد فعالیت های سازمان تا چه اندازه در جهت اهداف است و با برنامه های از پیش تعیین شده مطابقت دارد. یکی از وظایف اساسی مدیران، نظارت و کنترل بر امور و جریان کارها است. کنترل سبب مقایسه امور پیش بینی شده با فعالیت های انجام شده می شود. میزان پیشرفت را در جهت تحقق اهداف سازمان اندازه گیری می کند و باعث تشخیص به هنگام انحراف از برنامه می گردد. در اثر کنترل، عملکرد فرد و سازمان ارزشیابی می شود و بدون آن اقدامات اصلا حی به هنگام انجام نمی شود و سازمان به سوی بی نظمی پیش می رود بنابراین مدیریت خوب مستلزم کنترل موثر است کنترل یکی از کارکردهای مهم مدیریت است زیرا مشخص می کند که فعالیت های سازمان تا چه اندازه درجهت اهداف آن است و تا چه اندازه اهداف با برنامه های از پیش تعیین شده انطباق دارد. به علا وه کنترل مقدار پیشرفت عملیات را می سنجد مواردی را که باید اصلا ح شود مشخص می سازد، در زمان صرفه جویی می کند و حداکثر استفاده را از حداقل امکانات به عمل میآورد.
نظارت فرایندی است مستمر که از سه مرحله تشکیل می شود. وضع استاندارد ها، مقایسه عملکرد ارزیابی شده براساس استاندارد های وضع شده و تقویت نقاط قوت و اصلاح نواقص و کمبودها، نظارت یا کنترل با اندازه گیری میزان تحقق اهداف موردنظر فرایند مدیریت را کامل می کند و ارتباط تنگاتنگی با سایر عناصر مدیریت مانند برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و... دارد زیرا به دست آوردن نتایج مطلوب منوط به این نکته است نکته عملیات لازم برای نیل به اهداف موردنظر و همچنین طرق اجرای عملیات مذکور با واقع بینی هر چه بیشتر پیش بینی شده باشد; تقسیم کار طبق اصول علمی انجام یافته و عملیات واحدهای مختلف سازمان هماهنگ گردیده، کارکنان برای انجام وظایف محوله تعلیم یافته و فعالیت های آنان به خوبی رهبری و هدایت شود.
مدیران یکی از مهمترین منابع یک سازمان ترویجی محسوب می شوند. آنان همواره پیگیر اهداف تعیین شده در برنامه ریزی ها بوده و از طریق فرایندهای سازماندهی، تامین نیروی انسانی، رهبری، نفوذ و نظارت و ارزشیابی با همکاری و مشارکت سایر اعضای سازمان این اهداف را محقق می سازند. اصول مدیریت شامل برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و ارزشیابی است که وظایف کلی یک مدیر محسوب می شوند. یک مدیر به معنای واقعی کلمه کسی است که: در تدوین برنامه ها نظارت کند، فعالیت های لازم را برای رسیدن به هدفی که برنامه به خاطر آن تنظیم شده سازمان دهد، نیروها و امکانات اجرایی را با هم هماهنگ کند، بر عملیات و فعالیت ها، نظارتی هدایت کننده داشته باشد تا در مسیر پیش بینی شده جریان پیدا کنند، نتیجه کار را بررسی نماید و میزان دستیابی به هدف یا اهداف موردنظر ارزیابی کند تا بتواند موقعیت هر مرحله از کار را نسبت به مرحله نهایی تعیین کند.
در عصر حاضر جوامع مختلف می کوشند تا از طرق گوناگون، خود کنترلی را در سازمان های خود تحقق بخشند. برخی از این جوامع بر بیدار کردن وجدان فردی اهتمام می ورزند و برخی دیگر می کوشند تا از طرق تقویت احساس ملیت خواهی، افراد را خود کنترل سازند. اما تمامی این روش ها به علت نارسایی ها و محدودیت ها، تاکنون موفقیت نامی نداشته اند. بنابراین، باید عامل اصلی ایجاد خود کنترلی را پیدا کنیم و آن را در سازمان ایجاد با تقویت نماییم. ولی قبل از پرداختن به این مبحث، لازم است علل ناکامی وجدان کاری و احساس میهن دوستی را در ایجاد خود کنترلی به صورت فشرده توضیح دهیم.
وجدان کاری به دلیل تعاریف و برداشت های گوناگونی که از آن می شود، نمی تواند پایه محکم و استواری برای کنترلی باشد. این به معنای نادیده گرفتن اهمیت وجدان کاری و تاثیرات شگرف آن در سازمان نیست، زیرا اگر کارکنان سازمان دارای وجدان کاری باشند، نهایت تلاش خود را در عرصه کار و فعالیت به کار می گیرند و از خیانت و کم کاری و هدر دادن منابع و امکانات پرهیز می کنند، ولی نباید از این نکته غفلت نمود که وجدان همه انسان ها به یک صورت نیست و ممکن است وجدان افراد در بعضی از موارد، متفاوت یا حتی متعارض باشد. از این رو صرف وجود وجدان برای ایجاد خودکنترلی کافی نیست. همانگونه که طرد آن نیز به کلی منطقی نیست.
آنچه وجود نظارت مخفی و سری را در سازمان ضروری می کند و اهمیت آن را نمایان می سازد، آن است که اگر نظارت بر عملکرد کارکنان همواره به صورت آشکار نو علنی انجام شود، از دقت و صحت لازم برخوردار نخواهد بود زیرا هنگامی که کنترل به صورت علنی و رسمی انجام می شود. کسانی که قرار است عملکرد آنها مورد بررسی قرار گیرد، ممکن است تظاهر کنند و با ظاهرسازی بخواهند ناظر و بازرس را فریب دهند. کم نیستند افری که کار مفیدی برای سازمان انجام نمی دهند و عملکرد مطلوبی ندارند، ولی همواره سعی می کنند با ظاهرسازی و تظاهر، خود را فردی با عملکرد خوب نشان دهند و وانمود کنند که کارهای مفید زیادی برای سازمان انجام داده اند.

نویسنده : شهرام مظفریان

منبع : روزنامه مردم سالاری