ارزیابی بانک اطلاعاتی نمایه (لوح فشرده نمایه)

بانك اطلاعاتی نمایه فهرست متن مقالات نشریات ادواری است كه در ابتدا (سال ۱۳۷۰) بصورت مجله منتشر می‌شد و سپس از سال ۱۳۷۶ به صورت بانك اطلاعاتی رایانه‌ای طراحی شد. در این بانك اطلاعاتی علاوه بر فهرست (عنوان، نویسنده، نام نشریه و كلیه واژه‌ متن) امكان دسترسی به متن مقالات هم فراهم گردیده است. مسئولیت بانك اطلاعاتی نمایه بعهده مؤسسه فرهنگی اطلاع‌رسانی نمایه می‌باشد و كتابخانه‌ها برای دریافت این بانك اطلاعاتی می‌توانند مشترك شوند. در این مقاله ابتدا تاریخچه كوتاهی از سیر تاریخی مجله نمایه و امكانات آن و سپس توضیحاتی در رابطه با قسمتهای مختلف بانك اطلاعاتی رایانه‌ای نمایه، مزایا و معایب آن عرضه می‌شود و سپس نتیجه‌گیری و چند پیشنهاد جهت استفاده بهتر از این بانك اطلاعاتی ارائه میگردد.
تاریخچه و امكانات مجله چاپی نمایه و لوح فشرده نمایه
از سال ۱۳۷۰ مجله نمایه برای راهنمایی استفاده از مقالات نشریات ادواری فارسی منتشر می‌شود. این نشریه محصول دبیرخانهٔ هیأت امنای كتابخانه‌‌های عمومی كشور می‌باشد و اهداف زیر را دنبال می‌كند.
۱) اطلاع‌رسانی برای تحقق فعالیتهای پژوهشی
۲) انتشار فهرستهای موضوعی و كتب جدید كه در كشور منتشر شود.
۳) درج رویدادهای علمی، فرهنگی، هنری كشور
جهت دسترسی آسان به فهرستها در مجله نمایه از طبقه‌بندی دیوئی استفاده می‌شود و در داخل هر موضوع نیز شناسنامه‌ها بر حسب الفبایی منظم شده‌اند. نحوهٔ ورود و جستجو در اطلاعات هر شماره با راهنمای بازیابی در ابتدای هر بخش مشخص شده است. در تنظیم فهرستها تا آنجایی كه امكان دارد از همه راهها برای بازیابی اطلاعات استفاده شده است و اطلاعات كتاب‌شناختی هر مقاله شامل عنوان مقاله، شماره مجله، تاریخ نشر، شماره صفحه مجله ارائه می‌گردد.در مجله نمایه اگر محققی نیاز به متن مقاله پیدا می‌كرد می‌توانست با پر كردن فرم درخواست متن مقاله موردنظر خود را دریافت نماید. در مجله نمایه فهرست موضوعی كتابهایی منتشر شده در هر ماه نیز چاپ می‌شود. اما این شكل دسترسی به فهرستهای مقالات نشریات به دلیل گستردگی حجم مقالات و وقت‌گیر بودن كاری بسیار سخت و طاقت‌فرسا بود. البته این بدان معنی نیست كه مجله چاپی نمایه كاری بیهوده است بلكه آن نیز به نوبهٔ خود ارزش بسیار مهمی دارد. در اواخر سال ۱۳۷۶ اولین لوح فشرده نمایه به بازار آمد. دسترسی از طریق لوح فشرده نمایه به متن مقالات دارای مزایای بسیار زیادی بود. این لوح فشرده ابتدا بدون قفل سخت‌افزاری ارائه می‌شد و كتابخانه‌ها و مراكز علمی و تحقیقاتی می‌توانستند آن را تكثیر كنند و از آن استفاده نمایند، ولی از آنجایی كه باید منافع تهیه‌كنندگان این بانك اطلاعاتی همچون سایر نرم‌افزارهای رایانه‌ای تأمین می‌شد از شماره ۸۵ (از ابتدای سال ۱۳۷۸) به بعد این برنامه دارای قفل سخت‌افزاری شد و نوع برنامه نیز تغییر كرد و سیستمی با امكانات بیشتری طراحی گردید. هم اكنون كه در ابتدای سال ۱۳۸۲ هستیم شماره ۱۳۲ (اسفند ۸۱) لوح فشرده نمایه در دسترس مشتركین است و ویرایش‌های جدید این برنامه نیز در حال تهیه می‌باشد.
● جستجو و بازیابی اطلاعات
در این بانك اطلاعاتی امكان جست و جو از طریق نویسنده مقاله، عنوان، موضوع و كلیدواژه در متن و همچنین از طریق نام نشریه امكان‌پذیر می‌‌باشد و با استفاده از عملگرهای بولین (و-یا-نه) امكان كنترل بر روی محدوده جست‌جو وجود دارد. در قسمت جستجو با تایپ كردن كلیدواژه در قسمتهای مختلف نام نویسنده، موضوع، كلیدواژه متن و نام نشریه می‌توان مطالب موردنظر خود را بازیابی كرد.در قسمت جستجو از طریق بانك واژگان (فهرست) جستجوی موضوعها و كلیدواژه‌ها بصورت فهرست الفبایی واژه‌ها امكان‌پذیر است یعنی واژه‌ها بصورت الفبایی حرف به حرف مرتب شده‌اند و جستجوگر می‌تواند در قسمت نوار جستجو كه در پائین این موضوعات طراحی شده موضوع خود را تایپ نماید. سیستم طوری طراحی شده كه در موقع تایپ حرف به حرف كلمه در روی آن كلمه یا نزدیكترین كلمه آن قرار می‌گیرد و با كلیك روی موضوع موردنظر عناوین مرتبط با آن موضوع بازیابی خواهند شد. همین طور در فیلد جستجوی عنوان، نویسنده و نام نشریه نیز امكان بازیابی بصورت كلیدواژه و محدود كردن كلیدواژه با عملگرهای بولین وجود دارد و جهت دسترسی آسانتر از فهرستها (بانك واژگان) هر قسمت نیز می‌توان استفاده نمود. یعنی قسمت فهرست عناوین كلیه عناوین بصورت الفبایی حرف به حرف قرار گرفته‌‌اند و در قسمت نام نویسنده هم نام خانوادگی و نام بصورت الفبای حرف به حرف مرتب شده است و جهت آگاهی از فهرست نام نشریاتی كه مقالات آنها در لوح فشرده اسكن شده است از قسمت فهرست (بانك واژگان) نام نشریات استفاده می‌شود.
● مزایا
این بانك اطلاعاتی بهترین استفاده‌ای كه دارد این است كه باعث جلوگیری از اشغال فضا توسط نشریات بی‌شماری می‌شود كه در عصر انفجار اطلاعات روزبه‌روز در حال افزایش هستند و كتابداران با مشكل نگهداری و حفاظت آنها مواجه‌اند و فضای بسیار زیادی از كتابخانه را اشغال می‌كنند. همچنین بازیابی مقالات و مطالب موردنظر از میان این نشریات بسیار مشكل و طاقت‌فرسا می‌باشد. این بانك اطلاعاتی باعث تسریع در بازیابی مقالات از طریق شناسه‌های مختلف شده است، یعنی از طرق مختلف عنوان، نویسنده، موضوع، نام نشریه امكان بازیابی مطالب وجود دارد از مزایای دیگر این بانك اطلاعاتی كه بزرگترین مزیت آن می‌باشد چاپ متن مقالات و یا ذخیره متن مقالات روی دیسك و یا سی‌دی‌ها و قابلیت انتقال رایانه‌ای اطلاعاتی می‌باشد. همچنین دستیابی به جدیدترین اطلاعاتی مرتبط در رشته‌ای خاص نیز از مزایای دیگر آن می‌باشد كه جستجوگر می‌تواند در رشتهٔ خود به اطلاعات به روز و متعددی دسترسی پیدا كند و در كلیهٔ جوانب رشتهٔ خود اطلاعات را مطالعه نماید. همچنین در قسمت راهنمای نشریات این امكان را برای كتابداران و سایر مراجعه‌كنندگان فراهم می‌سازد كه از نام مدیر مسئول، سردبیر، زمینه فعالیت نشریه، تلفن، فاكس و آدرس نشریه آگاهی پیدا كنند و مشكل ارتباط با نشریات را برطرف می‌كند و هر نشریه‌ای كه لازم باشد جهت غنی ساختن كتابخانه تهیه و یا با آن نشریه مكاتبه می‌نماید.● معایب
این بانك اطلاعاتی علی‌رغم همه مزایایی كه دارد جهت استفاده بهینه از آن نیاز به تجدیدنظر و بررسی بیشتر در قسمت‌های مختلف آن را دارد. از جمله معایب آن عبارتند از:
۱) عدم امكان چاپ عناوین و نویسندگان مقالات به صورت خطی و ستونی، هرچند به ظاهر این امكان برای چاپ عناوین طراحی گردیده ولی عملاً امكان چاپ از طریق آن امكان‌پذیر نیست یعنی اگر كسی نیاز به عناوین مقالات داشته باشد نمی‌تواند این عناوین را به صورت مجزا چاپ كند.
۲) امكان نوشتن كلیدواژه‌های مختلف بصورت لاتین وجود ندارد. هرچند كه اكثر مطالب ذخیره شده در آن به زبان فارسی می‌باشد ولی امكان كاوش كلمه بصورت حروف لاتین در آن وجود ندارد.
۳) در قسمت جستجو از طریق موضوعات برای افراد مختلف كاری مشكل است زیرا اكثر افراد نمی‌دانند كه هر كلیدواژه‌ای نمی‌تواند موضوع قرار گیرد و در این قسمت از ارجاع هم استفاده نشده است.
۴) در قسمت چاپ مقالات هم به دلیل اسكن شده تصاویر امكان دخل و تصرف و تغییر خطوط در متن وجود ندارد و چاپ متن به یك صورت انجام می‌پذیرد و در بعضی از تصاویر اسكن شده اشكال وجود دارد و قابل مطالعه نیستند.
۵) البته در سی‌دی‌های جدید مقالاتی هم كه به صورت متنی وارد شده‌اند با مشكل روبرو هستند كه امید است این مشكل در ویرایش (۱۳۸۲) جدید برطرف شود.
۶) چون همه سی‌دی‌ها بر روی نرم‌افزار نصب می‌شوند اگر شخصی بخواهد در یك محدوده زمانی خاص مقالات را جستجو كند جهت غیرفعال كردن هر یك از سی‌دی‌های ماههای قبل و بعد از آن زمان خاص وقت زیادی تلف می‌شود.
۷) از دیگر معایب آن این است كه همه نشریات داخل كشور را دربرنمی‌گیرد.
۸) امكان كلیك كردن بر روی كلمات خاصی كه در داخل متن یا قسمتی دیگر وجود دارند نمی‌باشد. مثلاً اگر در رابطه با پرورش گوسفند كاوش می‌كنیم اگر به كلیدواژه‌ای دیگر در این ارتباط در متن برخورد كنیم مثلاً بیماریهای گوسفند نمی‌توانیم روی این كلیدواژه كلیك كنیم تا منابع مرتبط با آن بازیابی شوند یعنی متنها به صورت فعال عمل نمی‌كنند.
۹) در قسمت جستجو از طریق فهرست (بانك واژگان) در فیلدهای نام پدید‌آورنده و عنوان وقت بسیار زیادی تلف می‌شود چون این كلیدواژه‌ها در بانك واژگان بسیار زیاد هستند و زمان زیادی طول می‌كشد كه فهرست آن بر روی صفحه مانیتور ظاهر گردد.
۱۰) امكان چاپ یك قسمت خاص از یك صفحه نیز امكان‌پذیر نمی‌باشد.
۱۱) عدم امكان آگاه شده جستجوگر از تعداد صفحات موجود در بانك اطلاعاتی و در سطح گسترده‌تر و عدم آگاهی از تعداد كل صفحات یا تعداد مقالات اسكن شده بر روی سی‌دی‌ها از شماره اول تا آخرین شماره و یا مقالات موجود در هر سی‌دی خاص.
● نتیجه‌گیری
با توجه به مسائل و مشكلاتی كه در بخش نشریات كتابخانه‌ها وجود دارد اهمیت این بانك اطلاعاتی مشخص می‌شود بانك اطلاعاتی نمایه رسانه‌ای مناسب برای نگهداری مقالات نشریات می‌باشد كه كتابخانه‌ها می‌توانند در بخش نشریات از آن استفاده نمایند چه به صورت چاپ متنهای مقالات درخواستی و چه به صورت خدمات ارجاعی یعنی مراجعه‌كننده می‌تواند مقاله موردنیاز خود را در شماره خاصی از نشریه بازیابی نماید. اكثر كتابخانه‌ها در بخش نشریات جهت نگهداری و سازماندهی مجلات و روزنامه با مشكل مواجه هستند این بانك اطلاعاتی در هر سی‌دی كه مربوط به یك ماه خاص می‌باشد هزاران صفحه را ذخیره می‌نماید كه این كار هم باعث می‌شود وظیفه حفظ و نگهداری مجلات بر دوش كتابدار سنگینی نكند و هم مراجعه‌كننده جهت بازیابی منابع خود به راحتی و به سرعت بتواند مقالات موردنیاز خود را بازیابی نماید و امكان ذخیره‌سازی و نگهداری متن مقالات و مجلات بسیار آسانتر است و برای مدت طولانی می‌توانیم نشریات را نگهداری كنیم بدون اینكه نیاز به روشهای خاص برای جلوگیری از فرسودگی آنها بكار ببریم.
● پیشنهادات
۱) بهتر است مقالات به جای اسكن به صورت متنی درآیند تا از لحاظ دخل و تصرف در نوع چاپ با مشكل كمتری مواجه شویم.
۲) در قسمت چاپ و ذخیره اطلاعات پیشنهاد می‌گردد امكان چاپ و ذخیره مطالب به صورت اطلاعات كتابشناختی عنوان، نویسنده، نام نشریه و سال نشریه و چكیده مقاله امكان‌پذیر شود.
۳) در قسمت جستجو از طریق موضوع كه به صورت بانك واژگان نیز وجود دارد بهتر است بانك واژگان كلیدواژه‌های عمومی نیز وجود داشته باشد تا همه افراد بتوانند از آن استفاده نمایند چون در قسمت موضوعات فقط افراد خاصی مثلاً كتابداران می‌توانند از آن استفاده نمایند.
۴) در قسمت محدود كردن كاوش در یك یا چند ماه خاص باید ترتیبی اتخاذ گردد كه جستجوگر به راحتی بتواند مقالات چاپ شده در ماه خاصی را جستجو نماید چون در این ویرایش باید مثلاً ۴۰ بار كلیك شود تا سی‌دی‌های مربوط به ماههای قبل كاوش نگردد مثلاً فقط در سی‌دی ۱۳۲ (اسفند ۸۱) عمل بازیابی صورت گیرد.
۵) جهت استفاده بیشتر از این بانك بهتر است همه مراكزی كه نشریه منتشر می‌كنند ملزم به ارسال یك نسخه از نشریه خود به مؤسسه اطلاع‌رسانی نمایه باشند تا اینك بانك اطلاعاتی همه نشریات معتبر كشور را شامل شود.
۶) بهتر است صفحات بصورت متن فعال (مثل صفحات وب) طراحی گردند كه امكان كلیك كردن بر روی برخی اصطلاحات متن وجود داشته باشد.

منابع
۱- دبیرخانهٔ هیأت امنای كتابخانه‌های عمومی كشور (۱۳۷۰-۱۳۷۷) راهنمای استفاده از نشریه نمایه- مجله نمایه شماره ۷۰-۷۸ص.
۲- دبیرخانهٔ هیأت امنای كتابخانه‌های عمومی كشور (۱۳۸۲-۱۳۷۸) راهنمای استفاده از بانك اطلاعاتی نمایه- بروشور همراه بانك اطلاعاتی نمایه شماره ۸۵-۱۳۲.
نوشته: صفرعلی رنجبری
كارشناس كتابداری و اطلاع‌رسانی مركز تحقیقات منابع طبیعی

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی