بهره وری وتجزیه وتحلیل آ ن در سازمانها

الف-دیدگاهها ؛ تعاریف و مفاهیم مرتبط با بهره وری
عوامل بسیاری درتعریف و دیدگاههای مکاتب مختلف نسبت به بهره وری موثرند . از گذشته بهره وری مورد توجه صاحبنظران ومحققان رشته ها یی مانند اقتصاد روانشناسی صنعتی و سازمانی حسابداری ؛ فیزیکدانان ؛ مهندسان و مدیران بوده است .درک دانش ؛ تجربه ؛زمینه ها وشرایط محیطی موجب تعریف وتفسیر آنها از بهره وری به شیوه های مختلف گردیده است . در باره اینکه چگونه سازمانها ؛ گروهها؛ انسانها ؛ ماشینها در محیطهای مختلف کار کنند و بهره وری آنان چگونه باید سنجیده شود هررشته اصول وبینش خاص خود را دارد. اهمیت مفاهیم مدیریت با توجه به سهم آنان در بهره وری سازمانی است . مدیران باید در مورد بهره وری در کوتاه مدت بلند مدت تصمیم گیری نمایند تا با مشکلات ناشی از عدم رشد بهره وری مواجه نشوند.
چالش بهره وری نیاز به پاسخ متفکرانه وسریع دارد . (بلچر ۱۹۸۷)
بیشتر تعاریف بهره وری شامل کارایی ؛ اثر بخشی ؛ سود آوری ؛ کیفیت ؛ نوآوری ؛ کیفیت زندگی فردی و اجتماعی ؛ فرهنگ و مانند آن است که توضیحات مختصری راجع به انها داده میشود.
کارایی : در واقع نسبتی است که برخی از جنبه های عملکرد واحدها را با هزینه هایی که بر انجام آن عملکرد متحمل شده مقایسه میکند .
اثر بخشی : به معنی هدایت منا بع به سوی اهدافی که ارزشمند ترند. برای مثال تمرکز روی نتایج ؛ انجام کار صحیح در زمان صحیح ؛ کسب اهداف کوتاه مدت وبلند مدت می باشد.
در این رابطه اثر بخشی فردی رامتغیر های خروجی میدانند که برای سنجش افراد استفاده میشوند مانند انعطاف پذیری و اثر بخشی ساز مانی و توانایی سازمان در ارضای حداقل انتظارات ذی نفعها برای کسب اهداف کوتاه مدت وبلند مدت .
بطورکلی اثر بخشی سازمانی دستیا بی به اولویتها واهداف چند گانه در چا ر چوب نظام ارزشی مشترک با فرهنگ سازمانی است به گونه ای که کسب اهداف از نظر هزینه و زمان بهینه باشد و رضایت خاطرذی نفعهایی را که در جهت کسب اهداف تلاش میکنند را فراهم نماید.
سود آوری : طبق مدل تجزیه و تحلیل نسبتهای مالی دوپونت درواقع سود چگونگی بکار گیری داراییها و کسب منفعت حاصل از آن است .
کیفیت : سلاحی استرا تژیک و رقابتی جهت تثبیت وضع فعلی وانجام فعا لیتهای جدید بطوریکه افزابش فروش در بازار را تسهیل میکند . کیفیت وبهره وری قابل تفکیک نیستند و به موازات هم پیش میروند .
نوآوری : فرایند خلاقانه انتخاب وانطباق کا لاها وخدمات ؛ فرایندها ؛ ساختارها و دیگر موارد برای پا سخگوئی به فشار های داخلی وخارجی و تقاضا وتغییرات محیط است . نوآوری ممکن است مبتنی بر کار فردی یا نیاز های سازمانی ویا نتیجه فشار های محیطی مثل تشدید رقابت باشد . در این حالت کوششها به سوی تکمیل یا جایگزینی فرایندی که اکنون وجود دارد یا با تامین این حلقه مفقوده به سوی آن هدایت میشود معطوف است .
روش کمی بیان نوآوری :عبارت ازنسبت خروجی به ورودی مساوی با محصولات بازاریابی شده به اید ه های امكان پذیر (تعداد خلاقیتها).
کیفیت زندگی کاری در مدل والتون عبارت از مراحل زیر است :
۱) پرداخت کافی و منصفانه
۲) عوامل ایمنی وبهداشتی
۳) فرصت رشد وامنیت مداوم
۴) قانون گرایی در سازمان کار
۵) وابستگی اجتماعی زندگی کاری
۶) فضای کلی زندگی
۷) یکپارچگی وانسجام اجتماعی در سازمان کار
۸) بهبود توانائیهای انسانی
نیروهای مثبت ومنفی از راههای گوناگون بر کارکنان ؛ فرایندها وبهره وری تاثیر میگذارند . برخی نیروهای عمده قابل پیش بینی یا کاملا قابل کنترل هستند وبا افزایش کنترل مدیران براین نیروهای سازمانی پیش بینی احتمال وقوع تغییر سازمانی یا فردی آسانتر می گردد .
ب_ارزیابی عملکرد
فرایندی است که طی آن کارکنان در فواصل زمانی معین و بطور رسمی مورد سنجش قرار میگیرند و نتیجه ارزیابی به منظور اخذ و اجرای تصمیمات مناسب برای افزایش کمیت و کیفیت کار است .این ارزیابی در برنامه ریزی ؛ اجرا و بازنگری سنجش بعمل میآید. در ارزیابی عملکردسه نکته حائز اهمیت است .
▪ارزیابی عملکرد از حیاتی ترین کارهای مدیر است .
▪ارزیابیها غالبا استاندارد نیستند وامتیاز وتفسیر آن یکنواخت نیست .
▪علیرغم اینکه بررسی عملکردها راهی برای بقای سازمانهاست ؛ مدیران وکارکنان کمتر از آن استقبال میکنند .
اگر ارزیابی عملكرد خوب سازماندهی و درك و پذیرفته شود و بطور منظم انجام گیرد تاثیر بالقوه فراوانی بر افزایش بهره وری دارد.درارزیابی عملكرد جنبه های مثبت ونتایج مطلوب به شكل بازخور سازنده تاكید دارد.پرداخت پاداش انگیزشی است وارزیابیهایی كه با مشورت متخصصان نیروی انسانی انجام پذیرد مفید تر است .
●انواع ارزیابی عبارتند از :
▪مقایسه با استانداردها
▪مقایسه كاركنان با یكدیگر
▪ مقایسه با هدفها ی سازمان
▪ ارزیابی مستقیم عملكرد
انطباق كار با نیاز های محیطی + هدایت وپشتیبانی سازمان + درك نقش و تمایل وتوان فرد مساوی با عملكرد اوست .
● علل عدم بهره وری ؛ روندها و كلید های اصلی بهبود بهره وری
عدم بهره وری و بهره وری هردو در محیطهای كاری وجود دارند. فردی كه كمتر ا زمعمول كار كند میتواند در
سازمان اثر منفی در زیر دستان وهمكاران خود داشته باشد و در خارج از سازمان رضایت وخواست مشتریان وارباب رجوع به مخاطره انداخته شود به ویژه اگر كیفیت دچار مخاطره شود .
عدم بهره وری اغلب علامت این است كه چیزی مختل شده است . گرایش وبسیاری از متغیر های مربوط به تفاوتهای فردی بر بهره وری اثر گذارند . تناسب كاركنان با كاری كه انجام میدهند بسیار مهم است . بنابراین پیشنهادهای زیر برای تمام سطح كاركنا ن كاربرد دارد :
أ‌- انطباق شاغل با شغل
ب‌- استفاد ه از سبك مناسب برای توانا ساختن افراد با بهره وری كم ؛ بستگی به نوع شغل وتوان وتمایل آنها دارد .
ت‌- تقویت رفتارهای مفید با بازخور مثبت
ث‌- قراردادن كاركنان با بهره وری كم در كنار افراد شایسته ای كه مشاغل مشابه دارند وتهدید كننده نیستند به منظور مشاهده وفرا گیری نحوه انجام كار و در نهایت بهبود یا تغییر در عملكرد
ج‌- صرف اوقاتی برای راهنمایی یا مشورت بر تاكید ابعاد مثبت از سوی مدیران در هر زمان ممكن
ح‌- ارائه مدلهای نقش مناسب (آگاهی مدیران از تاثیر رفتار شان بر زیر دستان )
● گا مهای شناسایی مشكل عدم بهره وری و حل آن عبارتند از:
۱) شناسایی همهٔ زمینه های مشكل
۲) تعیین ورتبه بندی فعا لیتهایی كه با عدم بهره وری همراهند
۳) تعیین زمینه اصلی مشكل
۴) توسعهٔ برنامه های عملی با توجه به زمان وهزینه مورد نیاز
۵) اجرای برنامه
۶) ارزیابی نتایج
۷) اجرای مستمر
● روندهای موثر بر بهره وری :
روندهای فردی و ساز ما نی ـ روند های تكنولوژیك و روندهای فرهنگی
▪روندهای فرد : مدیران به چالش واداشته میشوند . چالشها در ابعاد گوناگون ظهور میكنند نسل جدید كاركنان اغلب انتظار بیشتری از مشاغل و مدیران خود دارند .
▪دیكر چالشها عبارتند از : ساختارهای سازمانی با رسمیت كمتر ؛ كنترلهای خشك و فاقد انعطاف ؛ تعامل پویا با همكاران وسرپرستان در روابط كاری
مدبرانی كه خود بهره وری دارند بیشتر به بهره وری سازمان توجه دارند
مدیریت مشاركت نیز از روشهای افزایش بهره وری از طریق دخالت دادن كاركنان با توجه به تعهد وتوان وتمایل آنها برای اعمال این سبك است به این ترتیب :
أ‌- كار آفرینی رشد می یابد
ب‌- منا بع اصلی كار آفرینی رشد سریع دانش و فناوری و افزایش نیاز های خدماتی است و مدیران كار آفرین باسرعت و مبتكرانه حركت میكنند . (تافلر ۱۹۸۵)
ت‌- توجه به ایمنی و بهداشت افزایش می یابد . تاثیر ایمنی و بهداشت بر بهره وری از روندهای رشد یافته است .
ث‌- نیاز به بر نامه های آموزشی و پرورشی افزایش می یابد ؛ رویكرد آموزش برای بهبود كیفیت از برنامه های مهم است
●روندهای سا زمانی :
جو و فضای مناسب جهت بهره وری ضروری است . بهره وری بالا بدون حمایت از سوی کارکنان به مدیریت عالی و سازمان ممکن نیست . سه شاخه عمده چنین حمایتی عبارتند از :
۱) وجود استانداردهای بالا یا جو برتری جویی
۲) وجود مجموعه ای از اهداف سازمانی و اهداف عملکردی که با فرهنگ سا زمانی ممزوج و بخوبی درک و بیان میشوند .
۳) جو منسجم سا زمانی که خلاقیت و نو آوری را تقویت کند .
● روندهای تکنولوژیک :
تکنولوژی یا فناوری به روش انجام کار و تجهیزات مورد استفاده برای انجام آن کاراشاره دارد . تاکید بر فناوری در حال گسترش است و فناوریهای جدید مربوط به ارتباطات ؛ پردازش اطلاعات ؛ میکرو الکترونیک و مهندسی ژنتیک بر محیط کار مسلط شده اند . دو نگاه به فنا وری وجود دارد :
۱-نگاه بیرونی به عنوان یك تسهیل كننده برای تولید همراه با بهره وری
۲-نگاه داخلی به فناوری به عنوان هویتی نیازمند نرم افزار‌ ‌و نیروی كار ماهر وبودجه های زیاد برای آموزش كاركنان موجود.
سن افراد ‍؛ فرهنگ ؛ نرخ رشد و منابع انسانی سازمان بر چگونگی جذب فناوری تاثیر میگذارد. سرپرستان عملیاتی آموزش دیده كه در طراحی و اجرای فرایندها شركت دارند وگروههای مدیریتی حمایتی در اجرای موفقیت آمیز فناوری سهم زیادی دارند . بخشی از بهبود بهره وری بدلیل نوآوری تكنولوزیك است ؛ در عصر اطلاعات همه افراد و سازمانها متكی به اطلاعات می باشند . اطلاعات یك منبع مسلط با قابلیت توسعه و فشرده كردن ؛ جایگزین كردن ؛ جابجایی ؛ انتشار و قابلیت مشاركت است (كلولند ۱۹۸۴). حائز اهمیت است كه اطلاعات گزینش شده و مفید وفشرده شده خدمات ارزشمند تری را ارائه میكند .
● روندهای فرهنگی
امروزه بر نقش فرهنگ در بهبود بهره وری تاكید میشود. ارتباط میان فرهنگ وبهره وری یك مدل ساده وقابل بیان نیست .
محققان معتقدند بهره وری سازمان درصورتی افزایش می یابد كه فرهنگ سازمانی در جهت كسب اولویتها وهدفهای سازمان شكل داده شود و گاهی تغییر یابد. مطالعات نشان میدهد كه فرهنگ سازمانی كلیدی برای بهبودعملكرد بهره وری است و در موفقیت و یا شكست سازمان نقش تعیین كننده ای دارد.
● كلید های بهبود بهره وری
۱ - دانش خود را در مورد كلیدهای اصلی بهبود بهره وری وبا آنچه هم اكنون وجود دارد یا پیشنهاد شده مقایسه كنید.
۲- سهم فرایندهای گروهی را در بهبود بهره وری بررسی كنید.
۳- امكان پذیری كاربرد روشهای بهبود بهره وری را بررسی كنید.
۴- بر نامه های افزایش بهره وری را توسعه دهید.
بهبود بهره وری مانند سنجش بهره وری جایی صورت میگیرد كه كار انجام میشود. سنجش قبل از بهبود است .انتخاب بهترین راههای بهبود به معنی بهترین تضمینها بر اساس اطلاعات درست و دنبال كردن آن است افزایش بهره وری تلاش برای تغییر مداوم است كه بطور راهبردی برنامه ریزی میشود و نیازمند مشاركت وهمكاری همه ذینفعها میباشد.
چهار مفهوم زیر در تلاش برای بهبود بهره وری اهمیت دارند:
۱. كیفیت : عامل عمده ای در بهره وری است و از كار وكاركنان شروع میشود.
۲. زمان : یك سلاح رقابتی است . زمان معادل پول ؛ كیفیت بهره وری وحتی نوآوری است .
۳. منایع انسانی : ارزشمند ترین دارایی برای همه فرایندهای سازمانی است .عملكرد آنها ؛ دید آنها ؛ نوع كاری كه انجام میدهند و محیطی كه درآن كار انجام میدهند دارای اهمیت است .
● منا بع بهبود بهره وری :
۱. فعالیت های جاری وتكراری كه میتوانند ساده شوند.
۲. بكار گرفتن بجای استعداها وتخصصها .
۳. تاكید بر زمینه هایی كه احتما ل امكان بهبود در آن بیش از پنجاه درصد است .
۴. شناخت مشتری وارباب رجوع
۵. شناخت زمان
۶. تعهد كاركنان درهمه سطوح
۷. آموزش كاركنان
۸. ایجاد تعادل بین نیاز به تغییر سازمانی ؛ توانایی نیروی كاروسازمان در پرداختن به تغییر
۹. تغییرات فنی وساختاری
۱۰. پشتیبانی مدیریت عالی
۱۱. استفاده از شیوه مناسب مدیریتی با توجه به اقتضائات
۱۲. استفاده از سیستم پیشنهادها ؛ ارائه بازخور و اصلاح تصمیمات
۱۳. استفاده از فرایندهای گروهی نظیر گروههای مستقل كاری ؛ حل مساله ؛ تقسیم كار ؛ تشكیل تیم گروههای بهبود
۱۴. استفاده بهینه از فناوری ؛ آگاهی مداوم از ظر فیتهای فعلی ؛ ارزیابی جامع عملكرد
۱۵. استفاده از ساختار ارتباطی مناسب
۱۶. تامین منا فع ذینفعها
۱۷. بهبود فرهنگ سازمانی
۱۸. بهبود عوامل انسانی

منبع : بهره وری وتجزیه وتحلیل آن درسازمانها (دكتر سید عباس كاظمی )
زهرا اخترمنش

منبع : آموزش نیروی انسانی شهرستان شهریار