آداب و روش و منش ارسال ایمیلemail

این روزها ایمیل زدن یکی از پرطرفدارترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به درستی انجام شود، می تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه های شما اضافه هم می کند. پس با به کار گیری نکاتی که دراین مقاله آورده شد، راه و روش ایمیل زدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کارکردتان در محل کار افزایش یابد .
● چرا پست الکترونیکی
طی ده سال گذشته، ایمیل به یکی از حیاتی ترین ابزارهای ارتباطی در محل کار تبدیل شده است. سرعت، قابلیت دسترسی و سودمندی این ابزار ارتباطی، باعث شده که مورد استفاده میلیون ها نفر در سراسر جهان قرار گیرد. متاسفانه، با اینکه یکی از بهترین ابزارهای ارتباطی است، اگر نادرست مورد استفاده قرار گیرد، باعث اتلاف وقت نیز خواهد شد.
در این مقاله می خواهیم به شما کمک کنیم تا راه و روش ایمیل زدن به روشی کارآمد را یاد بگیرید، و بتوانید قابلیت های آن را تا حد ممکن بالا ببرید.
● استاندارد و شیوه نامه کاری پست الکترونیکی
سعی کنید در انتخاب عنوان پست الکترونیکی خود مدیریت داشته باشید دلیلش هم دوموضوع است:
- ابتدا اینکه گیرنده بتواند موضوع شما راحدس بزند و ان را مدیریت کند مثلا اگر برای یک اداره مجازی ارسال میکنید ؛ مدیرفنی وبسایت بداند این ایمیل برای کدامیک از مدیران است و ....
- مدیریت عنوان پست الکترونیکی هم به شما کمک می کند که بتوانید پس از مدتی ایمیل خاصی یا مجموعه ای از نامه ها را پیدا کنید فراموش نکنید ممکن است یک نامه پست الکترونیکی ؛ برای شما بعنوان سند مهم کاری محسوب شود.
توصیه می کنم برای ایمیلهای خود یک مدیریت داشته باشید و برای خود یک اساسنامه کاری وشیوه نامه داشته باشید به طور مثال چند ای دی داشته باشید ؛ برای هر قسمت کاری یک ایمیل داشته باشید و یا عناوین را به ترتیب با تاریخ ارسال ؛ گیرنده ؛ موضوع و...... و علایم اختصاری برچسب گذاری کنید در یک کلام به گونه ای عمل کنید به صورت خودکار وبرنامه ریزی شده تمام امور یک نامه پست الکترونیکی را دنبال کنید.
● نکات اصلی: مدیریت عنوان پست الکترونیکی
▪ هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید.
▪ عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به طور خلاصه بیان کند.
▪ یک عنوان واضح و ماهرانه باعث میشود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آنها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آنها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه ها و وظایف روزانه ی خود را اولویت بندی کنند.
▪ عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را به طور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برای کار در مؤسسه خیریه محلی زده میشود باید عنوانی این چنینی داشته باشد: موسسه خیریه: داوطلبان علاقه مند جواب دهند" نه چیزی مثل "به تعدادی داوطلب نیازمندیم"
▪ اگر به پیامی با عنوانی ناواضح و نامشخص پاسخ می دهید، توضیح خود را نیز در آخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می شود که گیرنده ایمیل را به عنوان پاسخی به ایمیل خود بشناسد، و موضوع را برای گیرنده های دیگر که ممکن است به لیست گیرنده های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد.
▪ عادت کنید تا به همه ی کسانی که ایمیل های بدون عنوان به شما م فرستند، پاسخی داده و این نکته را به آنها گوشزد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل های خود عنوانی بگنجانند. البته اگر یک شرکت معتبر و از لحاظ کاری بالاتر بود از این کار صرفه نظر کنید ادب شرط کاری است.
▪ دیگران را ترغیب کنید تا آنها نیز عنوان هایی مناسب برای ایمیل های خود انتخاب کنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود. اگر شما در عناوینتان نظم داشته باشید بدون شک فرد موردنظر شما هم ترغیب به کار زیبا شما می شود.
▪ اگر یک ایمیل عمومی است و برای افراد مختلف می فرستید عنوانی درخور و مناسب برای اینگونه ایمیل ها درنظر بگیرید. سعی کنید در عنوان گونه بگنجانید که این نکته برای خواننده اعلام شود که این متن جنبه عمومی دارد و دیگران هم محتوای آن را می خوانند . البته سعی کنید اگر امور خصوصی وشخصی است هرگز جنبه عمومی ندهید ؛ اخلاق رعایتش مهم است .
▪ در مواردی که ایمیلی که قصد دارید آن را به همه ارسال کنید، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنوانی استاندارد و مناسب بسیار دقت کنید.
● از ارسال بی رویه ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید
این قضیه دو وجهه دارد که هریک انجام دهیدو در آن اصرار بورزید باعث دلخوری دوستانتانتان می شوید و اگر در یکی از کشورهای آمریکایی یا اروپایی باشید امکان دارد از شما شکایت شود و جریمه مالی یا زندان شوید جدی می گویم.
▪ ارسال پست الکترونیکی های مختلف به یک دوست :برخی افراد دوست دارند تا از همه ی پیشرفت ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئله به آنها این بهانه را می دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می رسد به یک دوست بفرستند. ممکن است در یک روز دهها ایمیل به یک نفر بفرسید ؛ البته اگر تازه دوست اینترنتی پیدا کرده اید این تب ایمیلی است ؛مسکن هم ندارد؛ کم کم تب شما تمام میشه اما اگر نشد ؛ مطمن باشید دوست شما ؛ یا مخاطب شما به جای اینکه از شما ممنون باشه شاکی شده و باعث دلخوری او می شود مگر اینکه مطمن باشید که او این ایمیلها را دوست دارد در مواردی هم کاربر از شما می خواهد که ایمیل زیادی برایش ارسال کنید مانند ایمیلهای تبلیغی درآمدساز این مقوله حرف دیگری است.
▪ ارسال یک پست الکترونیکی به یک دوستان مختلف : همانطور که حدس زدید این کار را هرزنامه نویسی یا اسپم گویند ؛ درایران غیر قانونی نیست اما در کشورهای غربی جرم محسوب می شود ارسال ایمیل به کاربرانی که تمایل به دریافت و مطالعه پست الکترونیکی ندارند ؛ اکثر این اسپم ها بیشتر جنبه تبلیغی دارد ؛ به هر صورت شما حق ندارید به یک کاربر بدون اجازه اش نامه همگانی بفرستید ؛ البته اگر آدرس و ای دی کاربر را در باشگاه مجازی یا ..... کسب نموده اید ودر هنگام ثبت نام احتمال ارسال ایمیل رابدو تذکر داده اید حق باشماست روزی هزار ایمیل به وی بفرستید جز هزرنامه یا Spam نمی شود.
● مدیریت دریافت پیام های الکترونیکی در پست الکترونیکی
بسیاری از ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فوراً به آنها رسیدگی کنیم. این ایمیل ها معمولاً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آنها باخبر باشیم اما نمیخواهیم درون صندوق پستی ( Inbox) را پر کند.
آن افرادی که تعداد زیادی از این پیامها دریافت میکنند، می توانند فیلترهایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به طور اتوماتیک دسته بندی کند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از میان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند.
برای استفاده ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلترهایی طرح ریزی کنید که با جستجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل ها، ایمیل مربوطه یافت شود.
● نکات اصلی: مرتب سازی پیامها پست الکترونیکی
▪ فیلتر کردن به شما امکان می دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بینظمی نجات دهید.
▪ هر سرویس پست الکترونیکی دارای سیستم های مجزا نمودن پست الکترونیکی دریافتی شما به صندوقتان دارد که می توانید با توجه به موضوع نامه ؛ عنوان نامه ؛ فرسنتده و حتی کشور ارسال کننده نامه های الکترونیکی خود را به صورت خودکار یا نیمه خودکار تفکیک کنید می توانید از راهنما سرویس پست الکترونیکی یا مقاله آموزشی در این مورد بهره بگیرید به صرفه است!
▪ مرتباً ایمیل خود را چک کنید سعی کنید زمان چک کردن ایمیلتان مرتب باشد به دو دلیل عمده بر اساس زمان خاص چک کنید اول اینکه چک ایمیل به صورت مرتب در برنامه هایتان گنجانده شود و باعث آشفتگی فکری اتان نشود ؛ دوم دوستان وهمکارانتان بدانند که مثلا شما فقط ساعت ۱۲ شب به ایمیلها پاسخ می دهید و زودتر از آن منتظر ارسال جواب نباشد واگر زمان مهم است به شما اطلاع دهند که یک نامه الکترونیکی دارید!!! این در مواردی خیلی حیاتی و مهم می شود.
▪ برخی افراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا اینکه در انجام کارهایشان کارآمد نخواهند بود. اگر هر بار بخواهید ایمیلتان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان هدر شده است. فکر کنم سه وعده بعد از صرف غذا گنجاندن برنامه چک ایمیل کافی باشد . برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می گذارید، سعی کنید تا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید.
▪ از نرم افزارهای تخصصی برای مدیریت صندوق پست الکترونیکی ایمیلتان استفاده کنید اوت لوک یکی از نرم افزارهای خانواده آفیس ویندوز است که می توانید به راحتی و به صورت برخط و خارج از اتصال اینترنت پست الکترونیکی را تنظیم کنید ؛ ارسال کنید و جواب دهید حتی می توانید یک نسخه پشتیبان از آن داشته باشید البته نرم افزارهای جالب و هیجان انگیز دیگری هم هست که می توانید روی آن حساب باز کنید .
● نکات اصلی: نظم دهی به امور پاسخ دهی به پست الکترونیکی
▪ به پست های الکترونیکی خود سریع ؛رسمی و کوتاه جواب دهید تا حرفه ای بودن خود را به رخ رقیبان بکشید.
▪ در جوابگویی نیز دارای استاندارد خاص باشید یعنی از روش و شیوه کاری منحصر به فردی بهره گیرد ؛ تا باعث شود که جوابگویی سریع تر و رسمی تر جلوه کند
▪
▪ پاسخ را سریع بدهید؛ اگر پاسخ گویی به پیامها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیامها به طور کلی به فراموشی سپرده می شوند و وقت برای پاسخ گویی به همه ی آنها نخواهید داشت. اگر زودتر به ایمیلها جواب بدهید نشانه نظم کاری و آنلاین بودن شما است رقبا در می یابند شما در همه حال به اینترنت وصل هستید حتی اگر در یک مسافرت تفریحی به سر ببرید بازهم جواب دهید لااقل جوابگویی را به فرصت بعد از مسافرت وعده دهید اینکارو را با دوخط جواب انجام دهید
▪ ید ایمیل های جدید آنقدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آنها به کلی مدفون شوند. از اینها گذشته، این دنیا، دنیای سرعت است، پس نباید وقت را هدر دهید.
▪ با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید. اگر ایمیلی ناخواسته است سعی کنید آن را پاک نکنید با رعایت اصول امنیت شبکه محتوای آن را مرور کنید شاید این پست الکترونیکی حاوی فرصتی یک میلیارد دلاری براتان باشد !! کم گفتم هر عدد دوست دارید ممکن است پست الکترونیکی کم اهمیت روزی با اهمیت زندگی ؛ اّبروی کاری شود
▪ تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید. اگر واقعا امکان اتصال به شبکه اینترنت را ندارید یک منشی جهت اینکار استخدام کنید و اگر هم نمی توانید از سرویسهای جوابگویی خودکار با این مضمون که در فلان تاریخ جوابتان می دهم بهره بگیرید کاربران سرکار نباشند.
▪ برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید
▪ رسمی بنویسید البته اگر طرف مقابلتان دوستتان است لازم نیست خیلی رنج بکشید اما طرف مقابلتان مدیر یک شرکت بزرگ مانند مایکروسافت است و شما جواب نامه بیل گیتس را می دهید رعایت تک به تک اصول و تکنیک نگارش تجاری و بین الملی شرط اول است
▪ برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست.
▪ ایمیل های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید. و البته ایمیل شما هم محتوی شخصی داشته باشد وگرنه ممکن است پسرخاله شما در فلان شرکت مجبور باشد ایمیل شما را به رییس شرکتش ارجاع دهد یا مطابق با قوانین شرکت ایمیلش خوانده شود خوب آبرو خود و پسرخاله اتان را می ریزید شوخی را بگذارید برای زمان بعد که مفصل انجام دهید.
● نکات اصلی: مدیریت محتوای پست الکترونیکی
▪ از ادبیات سلیس و راحت استفاده کنید این بدین معنا نیست که از ادبیات شکسته مرسوم استفاده کنید اگر شخصیت مجازی خود را دوست ندارید خوب شکسته بنویسید.
▪ هر موضوع ؛ مطلب و ترفندی که در یک نامه معمولی بهره می گیرد در نامه های الکترونیکی هم رعایت کنید ؛ بدین معنا شما تنها نامه رسان تان عوض شده است و به جای اصغرآقا پستچی مدیرفنی سرویس پست الکترونیکی یاهو زحمت بردن نامه اتان آنهم به صورت الکترونیکی برعهده می گیرید همین پس تمام جزییات کار همان نامه معمولی و رسمی است .
▪ ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت دار بنویسید.
▪ ایمیل های خارجی را به صورت فرم نامه ها و فکس های رسمی و حرفه ای بنویسید. سعی کنید از فرم های مخصوص و سرویس های خبرنامه ویژه بهره ببرید این کار به شما و ایمیلتان اعتبار می بخشد و نشان دهنده آن است در شرکتی هستید که حرفه ای می اندیشد
▪ از همه ی نشانه ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید
▪ وقتی ایمیلی می نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می توانید از نشانه هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه ها فقط به همین جهت طراحی شده اند.
▪ با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید.
▪ همچنین می توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا باز توانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید.
▪ این موضوع در ایران جدی نگیرید اما محتوی ایمیل هم می تواند قابل پی گیری باشد و شما را دادگاهی کند اول اینکه هرزنامه یا همان اسپم یا نامه ناخواسته انبوه تلقی شود و یا اینکه حاوی کد مخرب باشد و در نهایت تهدید و ترعیب همه اینها موجب پیگیری قضایی است البته بعید می دانم ایرانی بدانند منظورمان چیست!
▪ برای نوشتن ایمیل های خود، در صورت لزون از نشانه ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.
▪ الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید سعی کنید در داخل نامه و در متن اصلی توضیح دهید که این الصاق Attach چیست یعنی کاربر مطمن شود حاوی کدمخرب نیست ً در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه ی اطلاعات کافی درمورد آنها به گیرنده این امکان را می دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر.
▪ آیا تا به حال به فایلی برخورد داشته اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می توانید این فایل ها را کم حجم تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. همچنین برای پایین آوردن سایز فایل های حجیم، می توانید آنها را zip یا فشرده کنید تا برای بارکردن آنها وقتتان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند.
یک بار هزار بار ؛ فایلهای پیوست Attach همراه با نامه الکترونیکی را به هیچ وجه باز نکنید باز نکنید باز نکنید تنها راه آلوده شدن شما به کدها مخرب همین راه است ؛ به جای دریافت فلان عکس یا فایل ؛ کدهای مخرب وارد سیستم تان شده آن را آلوده نموده و درنهایت باعث از دست رفتن دارایی مجازی شما شامل عکس ؛ متن و زندگی مجازی اتان می شود .

http://www.yazdit.myblog.ir/More-۸۴۴.ASPX