مراجعه به ادارات و درخواست اطلاعات

افراد علاقه‌مند به‌ترويج را تشويق کنيد تا اگر در محل، ادارهٔ ترويج هست، به آنجا بروند و درصورت امکان، اوقات خاصى از هفته را براى ديدارها اختصاص دهند، (مثلاً در روزهاى بازار، که احتمال دارد مردم به‌جاى حضور در مزرعه‌هاى آنها در آن محل باشند). کارکنان اداره را آموزش دهيد تا محترمانه از ديدارکنندگان استقبال کنند و نيز اگر اگر مى‌توانند، به‌درخواست‌ەاى ساده‌اى که براى دريافت نشريات مى‌شود، فوراً رسيدگى کنند، يا در صورت نياز، آنها را براى انجام گفت و گوهائى مفصل‌تر، پيش يکى از کارکنان ترويج ارجاع دهند. اطمينان حاصل کنيد تا هيچ‌کدام از اين کارکنان به‌خاطر انجام اين کار، با سوءاستفاده از موقعيت خود، از مردم درخواست مساعدت نکنند.

برخى ملاحظات و پيشنهادهاى مهم براى پرداخت به‌ديدارهاى ادارى و بهترين استفاده از وقت کارکنان عبارت است از:

- افرادى که به ‌ابتکار خود، در خانه يا محل کار يک کراگزار ترويج با او ديدار مى‌کنند، نشان‌ مى‌دهند که هم به کار او علاقه‌مند هستند و هم به اطلاعاتى که او مى‌تواند ارائه دهد.

- مردم هر چه بيشتر به يک کارگزار ترويج اعتماد داشته باشند، به‌همان اندازه احتمال بيشترى وجود دارد که از او درخواست کمک کنند و از توصيه‌ها يا پيشنهادهائى که احتمالاً او ارائه مى‌دهد، پيروى کنند.

- اين کار ممکن است از تعداد ديدارهاى خانگى کهه ضرورت دارند، بکاهد و باعث صرفه‌جوئى در وقت و هزينه سفر کارکنان شود.

- اطلاعيه‌ها، بروشورها و چکيده‌نامه‌ها که در خصوص موضوع‌هاى مربوطه هستند بايد بلافاصله در دسترس چنين ديدارکنندگانى قرار گيرند (حتى اگر آنها نيازى نداشته باشند که نکاتى به‌خصوص را با شخصى که متصدى اين کار است: مورد بحث قرار دهند).

- بايد يک مدت زمان معين يا روزى را که متناسب با رسم‌هاى محلى باشد، به پذيرفتم چنين ديدارکنندگانى اختصاص داد و کارکنان بايد در آن هنگام، توجه بسيارى به اين افراد بکنند.

- ديدارها و درخواست‌ەاى اطلاعات که از اين راه مورد رسيدگى قرار گيرند، نسبت به ديدارهاى خانگى کم‌هزينه‌تر هستند و وقت کمترى مى‌گيرند.

- بايد سابقه‌اى دقيق از ديدارهائى که در اداره انجام مى‌گيرد نگهدارى شود؛ اين فهرست مى‌تواند مبنائى براى فعاليت بعدى يا شاخصى از علاقه يا مشارکت عامهٔ مردم در يک فعاليت ترويجى باشد.