گسترش معیارهای حذف محتوای چاپی قابل دسترس از طریق Online

محدودیت منابع مالی و فیزیکی و تغییر رفتار مراجعه کنندگان ، کتابخانه علمی – مهندسی دانشگاه آریزونا [۱]را مجبور کرد تا به دنبال مدیریت مجموعه ای انعطاف پذیر باشد (انعطاف پذیری ، در به کار بردن فنون کمّی همچون هزینه و سود در جهت گسترش مجموعه). برای مثال بایگانی شماره های پیشین مجلات[۲] به شکل الکترونیکی را خریداری و آنها را جایگزین نسخه چاپی مجلات کرد . این مقاله قصد دارد تا فرایند استفاده شده در کتابخانه ، جهت مقایسه مجلات الکترونیکی با همتاهای چاپی شان را توصیف کند.
روش کتابخانه ، مطالعه محتوای الکترونیکی تهیه شده توسط Elsevier&#۰۳۹;s ScienceDirect، جهت سنجش کیفیت متن و تصویر آنها بود. این مطالعه ما را مطمئن ساخت که حذف مواد چاپی حداقل تاثیر را روی مشتریان کتابخانه دارد در حالیکه اصلاح فضای ساختمان می تواند در برآوردن نیازهای در حال تغییر کاربران بیشتر و بهتر مورد استفاده قرار گیرد.
یافته ها: بر کسی پوشیده نیست که بایگانی شماره های پیشین مجلات به شکل الکترونیکی ، همیشه جایگزین کافی و مناسبی برای نسخه های چاپی نیستند. در مقابل ، لازم بود تا بحث و گفتگویی با ناشران داشته باشیم (جهت اطلاع آنها از یافته های کتابخانه) که نتیجه آن بهبود و اصلاح بایگانی شماره های پیشین مجلات به شکل الکترونیکی می شود.
این مقاله محسنات و مضرات به کار بری رویکرد تبدیل و تغییر شکل مدیریت مجموعه را می سنجد.
دسترسی به شماره زیادی از مجلات الکترونیکی ، هم از طریق اشتراک جاری و هم از طریق دسترسی به بایگانی شماره های پیشین مجلات ، تعریف آنچه را که به عنوان ساختن یک مجموعه از آن یاد می کنیم ، گسترش داده است .
این مورد باعث می شود تا علی رغم وجود رقابت بین اولویتهایی از جمله کمبود فضای فیزیکی ، کمبود منابع مالی و رفتار در حال تغییر کاربران ، کتابخانه بتوانند اختیار و آزادی بیشتری در مورد مدیریت مجموعه داشته باشد . کتابخانه علمی – مهندسی[۳] دانشگاه آریزونا[۴] در حال حاضر از مزیت استفاده از دسترسی درون خطی و پیوسته به جای نسخه های چاپی مجلات برخوردار است . کتابخانه علمی – مهندسی در حال انتقال و حذف نسخه های چاپی مجلات از قفسه ها و به جای آن ،خریداری آرشیو شماره های پیشین مجلات است که این آرشیو الکترونیکی می تواند استانداردهای مورد نظر در ارتباط با دسترسی مداوم و همیشگی را برآورده و نیز الزامات مربوط به نگهداری دیجیتالی را فراهم کند. که در واقع این استراتژی علاوه بر اینکه انعطاف پذیری لازم در زمینه برآوردن نیازهای در حال تغییر کاربران را فراهم می کند ، به منظور ذخیره فضا و پول نیز در نظر گرفته و انتخاب شده است.
در حال حاضر یک بحران اساسی بین مجموعه های سنتی چاپی و الکترونیکی مجلات وجود دارد . که این به دلیل تکراری بودن محتوای آنها است . کتابدارن در نگهداری یک مخزن فیزیکی برای محتوای چاپی مهارت دارند ( محل ذخیره سازی مواد و مطالبی که برای مقاصد آرشیوی نگهداری می شوند) و همچنین آنها آگاهند به راههایی جهت نگهداری این مواد و مطالبی که برای تولیدات آینده به کار برده خواهند شد ، که این عمل را از طریق نگهداری فیزیکی یا به عبارت دیگر میکروفیلم کردن آنها انجام می دهند ( نوعی میکروفرم که صفحات کوچک شده از طریق عکاسی به ردیف حلقه فیلم ثبت می شود).
همانطور که وب ، مجلات الکترونیکی را به عنوان مهمترین شکل و فرمت برای بیشتر مجموعه ها تبدیل کرده است ، کتابخانه ها در مورد نگهداری این محتوا برای آینده نگران هستند و به طور فعالانه کار می کنند تا مطمئن شوند که مجموعه مجلات الکترونیکی استوار و قابل اعتماد باشند . بیشتر و بیشتر ناشران و کارگزاران در حال تهیه بایگانی گذشته مجلات از طریق دسترسی درون خطی هستند . حتی بسیاری از آنها در حال تهیه بایگانی شماره های پیشین مجلات به شکل الکترونیکی از همان اولین شماره مجله می باشند .
برای کتابخانه هایی که بایگانی شماره های پیشین مجلات به شکل الکترونیکی را خریداری می کنند این سوال مطرح است که اگر نسخه درون خطی تکرار نسخه چاپی است می توان یا لازم است که هر دو نسخه نگهداری شوند؟
کتابخانه ها در برخورد با این مورد ، انتخابهای زیادی پیش رو دارند . مجلات چاپی می توانند در قفسه ها باقی بمانند ، به انبار دور از دسترس انتقال داده شوند، یا اینکه وجین شوند و از مجموعه ها خارج شوند. کتابخانه ها بر طبق منابع مالی ، فضای فیزیکی و نیاز کاربران، ممکن است یکی از این راهها یا ترکیبی از آنها را انتخاب کنند.
بعضی کتابخانه ها با وجود همپوشانی و تطابق دو فرمت چاپی و الکترونیکی روش نگهداری هر دو فرم را انتخاب می کنند. یکی از دلایل آنها می تواند این باشد که برای کتابخانه هایی که از یک طرف دوره و مجلدهای چاپی دارند و از طرف دیگر با فشار کمی از لحاظ محدودیت فضا روبرو هستند ، شاید ساده ترین کار به حال خود گذاشتن و رها کردن مجموعه های چاپی ، همانگونه که هست باشند.
همچنین ممکن است چندین دلیل دیگر در این مورد وجود داشته باشد. از جمله بی اعتمادی به آرشیوهای الکترونیکی از لحاظ دوام ، پایداری ، ثبات و استواری (Duranceau, ۱۹۹۸; Flecker, ۲۰۰۱; Hughes, ۲۰۰۲; Reich and Rosenthal, ۲۰۰۳) و همچنین نگهداری نقش سنتی کتابخانه ها به عنوان مخازن.(Duranceau, ۱۹۹۸; Scherlen, ۲۰۰۴). علاوه بر این موارد ، مجلات الکترونیکی همیشه دقیقاً ، تکرار و المثنی نسخه چاپی نیستند. به عنوان مثال مجلات الکترونیکی شامل تبلیغات و اصلاحیه ها[۵] ( فهرست اغلاط) نیستند و همچنین تصاویر به طور مناسی تکثیر و نسخه برداری نشده اند .
با تمام اینها برای کتابخانه های دیگری مثل کتابخانه علمی – مهندسی ، کمبود بودجه و محدودیت فضا ، نگهداری و حفظ منابع چاپی را به یک برنامه غیر استراتژیک و غیر قابل دفاع تبدیل کرده است . چگونه کتابخانه حرکت می کند به طرف یک مجموعه که در عین برآوردن نیازهای مراجعان ، فضای کافی برای منابع فراهم می کند و از موقعیتهایی که دائماً بحران زا هستند اجتناب می کند؟ کتابخانه دانشگاه آریزونا در زمینه مجموعه گستری خود رویکرد تغییر محل و دگرگونی را انتخاب می کند . آقای Guskin and Marcy (۲۰۰۳). پیشنهاد می کند که در این موقعیت از رویکرد “muddling through” استفاده شود در این مورد ، این رویکرد موجب ایجاد و توسعه تغییرات فزاینده ای در تصمیمات مدیریت مجموعه خواهد شد که این فقط از یک بحران کوتاه مدت جلوگیری خواهد کرد. متاسفانه ممکن است در این مورد موقعیت و شرایطی ایجاد شود که نتیجه آن ورود به یک بحران دائمی خواهد بود. یعنی گذشتن از یک موقعیت بد به موقعیت بد دیگر.
کتابخانه دانشگاه آریزونا رویه دگرگونی و تغییر شکل را دنبال می کند. در این رهیافت ، کتابخانه دانشگاه آریزونا تمام موقعیتها را تجزیه و تحلیل می کند و تغییرات اساسی ایجاد میکند که منجر به تغییر شکل فرایندها می شود. نه تنها برای کتابخانه هایی که از لحاظ منابع غنی هستند ، نگهداری یک مجموعه جامع آنی[۶] واقعاً غیر ممکن است , بلکه برای کتابخانه هایی با منابع کمتر مثل کتابخانه دانشگاه آریزونا نگهداری این مجموعه ، غیر قابل تصور است. با توجه به این محدودیتها ، هدف تلاشهای مجموعه کتابخانه دانشگاه آریزونا ، ساختن یک مجموعه ای است که اختصاص به یک سطح شناخته شده ای از نیازها داشته باشد و ایجاد خدمات قابل دسترس که مواد را به موقع[۷] همانگونه که لازم است فراهم کند. ضروری نیست که هر کتابخانه ای به عنوان یک مخزن چاپی عمل کند ، خصوصاً اگر مجلات چاپی تکرار و المثنی آرشیو مجلات الکترونیکی باشند . با توجه به محیط ویژه کتابخانه علمی – مهندسی (همانطور که در زیر توصیف شده)، دانشگاه آریزونا آرشیو شماره های پیشین مجلات را به شکل الکترونیکی قابل دسترس کرده و در مقابل نسخ چاپی آنها را حذف کرده است. آرشیو مجلات از لحاظ کامل بودن ، کیفیت و الزامات و تعهدات ناشر در مورد نگهداری دیجیتالی ارزیابی می شود. و حداقل این است که ناشران باید مجوزی جهت دسترسی همیشگی برای کتابخانه ارائه دهند.
● محیط کتابخانه علمی – مهندسی دانشگاه آریزونا:
نیاز به توجه و تامل روی ماهیت و طبیعت مجموعه خصوصاً در کتابخانه علمی – مهندسی حاد و شدید است. فاکتورهای زیادی دست به دست هم می دهند که ارزیابی دسترسی اطلاعات در ارجحیت قرار گیرد و اهمیت ویژه ای داشته باشد.
▪ در اینجا ابعاد بیشماری برای این موقعیت که به شدت به هم وابسته اند وجود دارد:
ـ فضای فیزیکی
ـ خط مشی مجموعه گسترده کتابخانه
ـ بودجه
ـ دسترس پذیری منابع الکترونیک
ـ نیازها و رفتار کاربران
ـ اهمیت تاریخی مجموعه ها
▪ فضای فیزیکی:
شبیه بیشتر کتابخانه ها فضای فیزیکی کتابخانه علمی – مهندسی نیز به سرعت در حال اتمام است. همانطور که به طرف اشتراک درون خطی تغییر جهت داده ایم ، رشد مجموعه های چاپی نیز آهسته تر شده ، اما مواد چاپی جدید خصوصاً تک نگاشتها هنوز هم در حال دریافت هستند. گسترش ساختمان و انبار دور از دسترس اختیاری نیست. از لحاظ تکنیکی ، تغییر شکل فضای موجود با فشردگی سیستم قفسه ها ، شدنی و میسر است ، اما به طور جلوگیری کننده گران است.
▪ خط مشی مجموعه گسترده کتابخانه:
بسیاری خط مشی های مجموعه وجود دارد که توسط شورای اطلاعاتی منابع[۸] کتابخانه تهیه شده است. که این خط مشی ها تعیین کننده عقیده فلسفی و عملی گسترش مجموعه هستند . یک خط مشی به نام مجموعه "رشد صفر"[۹] وجود دارد به این معنا که اندازه کلی مجموعه فیزیکی ، در آینده به طور یکنواخت و به همان اندازه باقی خواهد ماند و یا حتی اندازه مجموعه کاهش پیدا خواهد کرد. به این صورت که مواد جدید اضافه خواهند شد، اما به همان میزان یا حتی بیشتر ، منابعی از کتابخانه وجین خواهند شد.
بنابراین ، این مورد تشویقی است جهت برداشت و حذف نسخه های اضافی یک مقوله اطلاعاتی یا حذف فرمتهای گوناگون مربوط به یک مقوله از جمله میکروفیلم و میکروفیش. سیاستهای دیگری نیز مجموعه را تحت تاثیر خود قرار می دهد. به عنوان مثال یک خط مشی ، اجازه خرید فقط یک نسخه از یک مقوله اطلاعاتی را می دهد اما خط مشی دیگر پیشنهاد می کند که نسخه الکترونیکی هر مقوله ارجحیت به فرمتهای دیگر دارد ( البته مواقعی که منصفانه باشد). علاوه بر آن ، نسخه الکترونیکی در واقع جایگزینی برای نسخه چاپی است و باعث حذف نسخ چاپی می شود ، زیرا امکان تکثیر به شکل الکترونیکی را فراهم می کند. کتابخانه نیز تجاوزکارانه به دنبال خرید مجموعه هایی از بایگانی الکترونیکی شماره های پیشین است که یک بار برای آن هزینه میشود.
▪ بودجه:
سرمایه کلی دانشکده در حال کم شدن است و واحدهای آکادمیک ، شامل کتابخانه ها باید رقابت سخت و شدیدی برای اشتراک و تقسیم منابع محدود داشته باشند . بودجه کتابخانه دانشگاه آریزونا نیز در طی چندین سال اخیر یا ثابت مانده یا در حال کم شدن است .
قیمت مواد خصوصاً قیمت پیایندها در حال تورم است . کتابخانه باید بتواند ثابت کند و برای دانشکده شرح دهد نقش خود را به عنوان مسئول ناظر بودجه و مجموعه تا بتواند از حمایت یکسان یا حتی رو به افزایش دانشکده برخوردار باشد و در نتیجه دچار کاهش بودجه نشود.
▪ دسترسی به منابع الکترونیکی:
بیشتر ناشران و کارگزاران از جملهElsevier ScienceDirect, Wiley InterScience, and the American Chemical Society در حال حاضر نه تنها فراهم کننده دسترسی به شماره های کنونی مجلات هستند ، علاوه بر آن امکان دسترسی به تمام دوره های منتشر شده آن مجله را نیز فراهم می کند. برای مثال بایگانی پیشین Elsevier ScienceDirect بالغ بر هشت میلیون مقاله است که طبق تخمین ناشران ، این مجموعه معادل بیش از سه کیلومتر فضای فیزیکی است. (Elsevier, ۲۰۰۴)
▪ نیازها و رفتار کاربران:
کاربران کتابخانه ، اظهار می دارند که به علت تسهیلاتی که مجلات الکترونیکی در اختیار آنها قرار می دهند، مجلات درون خطی را به نسخ چاپی آنها ترجیح می دهند. (Hughes, ۲۰۰۲) . مراجعه کنندگان کتابخانه علمی – مهندسی نشان می دهد که کاربران ، مجلات درون خطی را بنا به دلایلی ازجمله دسترسی از راه دور و دسترسی در هر زمان انتخاب می کنند . در واقع کاربران به این دلیل که در حین کار با مجلات درون خطی با محدودیت زمان و مکان روبرو نیستند ، آنها را انتخاب می کنند. یک مطالعه اخیر که توسط Franklin and Plum انجام شده نشان می دهد که تقریباً ۶۵ درصد از کاربران کتابخانه الکترونیک، خارج از کتابخانه هستند یعنی کاربرانی که نسبت به کاربران داخل کتابخانه رفتارهای متفاوتی دارند. (Franklin and Plum, ۲۰۰۴).
▪ اهمیت تاریخی مجموعه:
مجموعه مجلاتی که در کتابخانه علمی – مهندسی وجود دارد اختصاص به نیازهای تحقیقاتی کاربرانش دارد. و شامل عنوانهای غیر معمول نیست . عناوین عام و مشترک در تعداد زیادی از دانشگاهها قرار می گیرد . آرشیوی از شماره های پیشین ، مثل آن مواردی که در JSTOR یا Project MUSE (یک همکاری بی نظیر بین کتابخانه ها و ناشران جهت دسترسی به ۳۰۰ مجله با کیفیت بالا در زمینه علوم اجتماعی ، هنر و علوم انسانی از بیش از ۶۰ ناشر برجسته که خدمات خود را به صورت مقالات تمام متن ارائه می کند.)یافت شده اند عناوین مشترکی هستند که در بسیاری مجموعه ها یافت خواهند شد . عناوینی که در بایگانی شماره های پیشین یافت شدند، منتخبی از در خواست تعداد زیادی از مخاطبان بود.● بایگانی شماره های پیشین مجلات:
در سالهای ۲۰۰۲-۲۰۰۳ کتابخانه دانشگاه آریزونا یک دوره کاملی از بایگانی شماره های پیشین ScienceDirect را خریداری کرد که در واقع یک مجموعه وسیعی بود از مجلات الکترونیکی که تمام نواحی علم و مهندسی را پوشش می داد . هنگامیکه این بایگانی الکترونیکی جهت برآوردن تقاضای کاربران خریداری شد ، در نتیجه ما فرصتی جهت رهایی از شلوغی مجموعه به وسیله خارج کردن معادلهای چاپی آنها از کتابخانه علمی – مهندسی یافتیم . اخیراً به دنبال انتخاب کتابخانه جهت اشتراک مجلات Elsevier ScienceDirect موجودی چاپی ما از این مجلات نیز در سال ۲۰۰۱ یا حتی قبل تر از آن بسته شد. به علاوه مجوز کتابخانه علمی – مهندسی شرایطی را جهت دسترسی همیشگی برای ما ثبت کرد . و قرار شد تا از این به بعد به صورت الکترونیکی مطالب در اختیار ما قرار داده شود.(Verheggen, ۲۰۰۴)
آنچه که در ابتدا تصور می شد که یک پروژه نسبتاً ساده و آسانی باشد که بتواند خیلی سریع به اتمام برسد ، اما یک پروژه زمان بر شد . اگر چه یک میزان قابل توجهی از محتوای چاپی سرانجام از مجموعه خارج شد ، اما عمل تعادل بین آن دو همانطور که در زیر در مورد آن بحث خواهد شد اجتناب ناپذیر بود. بعد از یک دوره ، ما امیدواریم که کاربران ما از هر دو مجموعه سود ببرند هم مجموعه ای که از لحاظ نیازهای محلی برای آنها مناسب است و به صورت فزاینده ای به صورت درون خطی در دسترس هستند و هم اینکه به واسطه حذف مجلات چاپی احساس نارضایتی نکنند . ما همچنین معتقدیم که تجارب ما در آینده به ما کمک خواهد کرد به طوریکه ما بایگانی الکترونیکی مجلات را از دیگر ناشران به قصد حذف مجلات چاپی آنها ارزیابی خواهیم کرد.
● روش شناسی:
ما از اطلاعات روی وب سایت الزویر استفاده کردیم تا یک بانک اطلاعاتی از عناوین و سالهای در دسترس، در مجموعه بایگانی که خریداری کرده بودیم به دست آوریم. سپس هر عنوان در [۱۰]SABIO و فهرست کتابخانه دانشگاه آریزونا چک شد تا ما پی به این موضوع ببریم که کدام یک از این عناوین به شکل چاپی در مجموعه کتابخانه علمی - مهندسی وجود دارد، و همچنین اینکه تعداد این موجودی چقدر است. دانشجویان یاری کردند و تعداد دوره هایی از معادلهای چاپی که در کتابخانه علمی - مهندسی بود و همچنین فضای قفسه ای که توسط این ژورنالها اشغال شده بود را تعیین کردند.
برای مجموعه هایی با موضوع مشخص نیز ما فهرست کتابخانه علوم بهداشتی دانشگاه آریزونا[۱۱] را بررسی کردیم که حدوداً پانزده دقیقه از کتابخانه علمی – مهندسی فاصله داشت.
سپس معادلهای الکترونیکی آن مجلات درScienceDirect ، از جهت تکمیل توالی آنها از نظر شماره و جلد بررسی شد ( فقط برای محدوده سالهایی که کتابخانه علمی – مهندسی معادل چاپی آنها را دارا بود.) . مشخص شد که بعضی شماره ها به وسیله ناشر تیک زده شده بود با این مضمون که " هنوز در دسترس نیست".[۱۲] و حتی برای بعضی نقصها و شکاف بین توالی جلدها و شماره ها ی مجلات ، توضیحی داده نشده بود. در بعضی مواقع با نقص صفحات در یک شماره روبرو می شدیم. ما این اطلاعات را در فیلدهای جداگانه ثبت کردیم و سرانجام اطلاعات راجع به این مشکلات با ناشر در میان گذاشته شد.
با توجه به اینکه بعضی مجلات جهت انتقال اطلاعات خود ، به میزان زیادی به عناصر گرافیکی یعنی تصویر و عکس متکی هستند ، در نتیجه تعدادی مقاله از اینگونه مجلات الکترونیکی جهت بررسی کیفیت عکس و تصویر انتخاب شد. منبع دقیقی جهت ارزیابی تمام عنوانها در دسترس نبود ، در نتیجه به جای اینکه تمام عنوانها بررسی شود از قدرت قضاوتمان در هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه کدام عنوان از لحاظ جزئیات گرافیکی مورد بررسی قرار گیرد استفاده شد. در این بین ، تصاویری که از لحاظ پویشگری ضعیف بود کشف شد . تصاویر این مجلات قابل مقایسه با معادل چاپی شان نبودند. توضیح این مشکلات همراه با مثالهای ویژه آن با نماینده الزویر در میان گذاشته شد.
همان طوریکه جریان ارزیابی پیش می رفت ، این مسئله برای ما واضح شد که ما نمی توانیم آن تعداد مجلات چاپی که پیش بینی کرده بودیم را حذف کنیم و از مجموعه خارج کنیم . مسئله مهم در اینجا تعیین این است که چه منابعی به شکل منصفانه باید حذف شود. اگر ما به دنبال این هستیم که مجموعه ما از لحاظ ارزشی کمتر از مجلات چاپی نباشد ، باید تعیین کنیم کدام یک از آنها بدون نقص هستند و چه سطحی تکمیلی مناسب خواهد بود. آیا امانت بین کتابخانه ای به عنوان یک خدمت رایگان در دانشگاه آریزونا نیازهای بالقوه را برآورده می کرد؟ ما هیچ راهی نداشتیم جهت اطلاع از اینکه به چه میزان کاربران ما به آن دسته از شماره مجلات یا مقالاتی که دارای مشکلاتی از قبیل اسکن ضعیف تصاویر بودند مراجعه خواهند کرد . در این شرایط موجود ، ما باید منصفانه و محافظه کارانه موقع ایجاد یک محدودیت برای یک مقاله یا مجله تصمیم می گرفتیم.
● سیستم ردیفی که ما بر اساس آن تصمصم گرفتیم شامل:
ردیف ۱) مجلاتی که مشکل نداشتند یا مشکل کمی داشتند . یعنی مجلاتی که تنها سه شماره و یا حتی کمتر از آن ، دچار نقص درون خطی بودند . د ر نتیجه نسخ چاپی این مجلات آماده برای حذف بودند . لینکهای دقیقی به محتوای آنها به صورت Online، هم در فهرست کتابخانه و هم در فهرست مجلات الکترونیکی A-Z کتابخانه وجود داشت . نسخ چاپی کتابخانه علوم بهداشتی دانشگاه آریزونا که کاملاً المثنی و تکرار موجودی چاپی کتابخانه علمی – مهندسی است و لینکهای دقیقی به محتوای آنها نیز به صورت Online در فهرست کتابخانه و فهرست مجلات الکترونیکی A-Z کتابخانه وجود دارد.
ردیف ۲ ) مجلاتی که با مشکل مواجه بودند. حدوداً چهار تا بیست شماره از این مجلات دچار نقص درون خطی بودند . در نتیجه حذف نسخ چاپی آنها بابد با تاخیر انجام می شد. این مشکلات باید با ناشران در میان گذاشته می شد.
ردیف ۳ ) مجلاتی که با مشکلات جدی مواجه بودند که نیاز به توجه خاص داشتند . این مشکلات باید با ناشر در میان گذاشته می شد . بیست و یک شماره یا حتی بیشتر از این مجلات دچار نقص درون خطی بودند. مشکلات اسکن و .. باید برطرف می شد ، قبل از آنکه نسخه چاپی حذف شود.
بعد از این مرحله ما پیشنهاد خود را مبنی بر سیستم حذف ردیفی به بقیه همکاران خود در کتابخانه علمی – مهندسی ارائه کردیم . همینطور فرایند بالا را به صورت پیش نویس یک نامه با بخشهای علمی – مهندسی در میان گذاشته و توضیحات لازم در این زمینه را ارائه دادیم . بعد از آن ، به مدت یک ماه منتظر باز خورد آن ماندیم. سپس ما شروع به حذف عنوانهای ردیف یک کردیم . این عنوانها بالغ بر ۱۵۰۰۰ دوره صحافی شده بود ( این دوره ها تقریباً ۱۸۰۰ فوت مکان را به خود اختصاص می داد) . موجودی محلی برای عنوانهای ردیف دو و سه شامل ۱۲۰۰۰ دوره صحافی شده بود (حدوداً ۱۵۰۰ فوت مکان را به خود اختصاص می داد ). برنامه این بود که برای عنوانهای ردیف دو و سه ارزیابی مجددی در ۶ ماه صورت گیرد تا ببینیم که آیا مشکلات یادداشت شده مربوط به آنها برطرف می شود یا نه .
از سوی اعضاء هیات علمی در مورد پروژه حذف این مجلات، با مخالفت و نگرانی کمی مواجه شدیم . یکی از دلایل این مورد ممکن است این باشد که برای کاربران ما واضح شده بود که مجلات الکترونیکی ، حالت و فرم مقدم دسترسی هستند. این مورد اولین پروژه حذف مجلات در کتابخانه دانشگاه آریزونا نبود. نسخه های چاپی شماره های پیشین Science, Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America و دیگر مجلاتی که از طریق JSTOR قابل دسترس بودند قبلاً حذف شده بودند . در نتیجه برای کاربران ما این قضیه عادی شده بود . در نتیجه کاربران ما تا جای ممکن منحصراً تکیه و اعتماد، به دسترسی مجموعه مجلات از طریق الکترونیکی داشتند .
اطلاعات توصیفی و لینک به آرشیوهای شماره های پیشین ScienceDirect روی پیشینه فهرست کتابخانه و فهرست مجلات الکترونیکی A-Z کتابخانه بار گذاری شد. جهت اطمینان از نقاط دسترسی کافی برای کاربران ، ما قبل از حذف هر عنوان مجله ، تمام لینکهای فهرست را ارزیابی کردیم. در بعضی موارد ما با عنوانهای تغییر یافته مجلات مواجه شدیم که موجب شده بود که بررسی آنها در فهرست کتابخانه و ScienceDirect به طور متفاوت صورت گیرد. راه حل این مشکل آن بود که قبل از تصمیم گیری در مورد حذف یک عنوان باید یک اساس مشخصی را دنبال کنیم.
یکی از مزیات این پروژه این بود که بعد از خرید آرشیو شماره های پیشین مجلات به صورت Online تمام عناوین ارزیابی و بسیاری مشکلات فهرستنویسی محلی آنها برطرف می شد. درحالیکه در گذشته مشکلات مربوط به شماره مجلات تنها زمانی برطرف می شد که این مشکل از طرف یک کاربر به ما تذکر داده شده بود.
ما متوجه شدیم که با حذف نسخ چاپی خود در واقع در حال انتقال بار مسئولیت نگهداری طولانی مدت به دیگران در جامعه کتابخانه هستیم. همینطور ما به ناشران جهت توانایی آنها برای ایجاد و نگهداری یک آرشیو دیجیتالی محکم و ثابت اعتماد کردیم در حالیکه ما با قوانین واگذاری و تعهدات الزویر در این خصوص مشکلی نداشتیم. اما نکته این بود که در واقع الزویر شرط دسترسی دائمی را برای ما قرار داده بود اما ما متوجه شدیم که در صورت لغو ، پیچیدگیهای غیر منتظره ای می تواند آشکار شود.
ما نمی دانستیم که سرا نجام تاثیر حذف نسخ چاپی روی کاربران ما چه خواهد بود . برای مثال در میز مرجع یکی از مسئولان با یک کاربری برخورد کرد که به دنبال یک نسخه چاپی از یکی از مجلات الزویر بود. زیرا یک تصویر در نسخه الکترونیکی آن مجله با وضوح پایین اسکن شده بود . خوشبختانه ، نسخه چاپی این مجله به علت دلایلی که در بالا ذکر کردیم حذف نشده بود. در نتیجه در انجام این پروژه ، بررسی تمام عناوین ، به آن گستردگی که ما خواستار آن بودیم برای ما ممکن نبود . در نتیجه به طور اجتناب ناپذیر مواردی از مجلات چاپی حذف می شد که نسخه درون خطی آن به شکل مناسبی تولید مجدد نشده بود .
● طرحهای آینده:
مجموعه های آرشیو مجلات ادامه پیدا می کند و در واقع ممکن است برای ما فرصتی جهت حذف شماره های بسته مجلات فراهم کند. برای مثال Wiley InterScience ، مجموعه های بیشماری از شماره های پیشین مجلات دارد که این مجموعه ها استاندارد مورد نظر ما را جهت دسترسی همیشگی و همچنین واگذاری بایگانی دیجیتالی برآورده می کند . بررسی نخستین این بایگانی نشان داد که آنها به طور قابل ملاحظه ای از لحاظ کیفیت اسکن تصاویر در وضعیت مطلوبی قرار دارند و مشکلات کمی از نظر نقص شماره ها دارند. یک تغییر تدریجی در کتب الکترونیکی نیز کشف شد . اگر چه به نظر می رسد که کمتر احتمال دارد که این تغییر ، تاثیر فوری روی ذخیره فضای ناشی شده از محدودیت مالی داشته باشد.
● نتیجه:
این پروژه تغییر مهمی در فهم مدیریت مجموعه به حساب می آید. این مسئله همچنان فراهم کننده محتوای مناسب است. این فراهم نمودن محتوایی ، در سطح متوسط انجام می شود که انتظارات استفاده کنندگان را بهتر برآورده کند.
در حالیکه این پروژه نیاز فوری ما را جهت خلاصی و رهایی از ازدحام و شلوغی در قفسه ها برآورده می کند ، با این همه پروژه حذف منابع چاپی تنها یک مرحله از برنامه گسترده جهت طراحی مجدد این مسئله است که چگونه فضا در کتابخانه علمی – مهندسی استفاده شده است. حذف اخیر شماره قابل توجهی از منابع چاپی که نسخ الکترونیکی آنها در مجموعه قابل دسترس است برای مثال به ما اجازه می دهد که فضایی بالغ بر ۴۰۰ قفسه در ناحیه مرجع خالی شود و ما بتوانیم در این فضا یک مجموعه اطلاعاتی ایجاد کنیم. تعداد ورودیه ها به طور قابل ملاحظه ای با افزودن این کامپیوترهای جدید افزایش می یابد و شواهد اولیه نشان می دهد که ما با کاهش سوالات در میز مرجع روبرو می شویم.
با آزاد شدن فضای اضافی ، کتابخانه علمی مهندسی توانا می شود جهت افزایش بیشتر ارزش خود برای دانشکده ، فضایی برای ملاقاتهای گروهی اعضا هیئت علمی و دانشجویان فراهم کند. فضای مرکزی در دانشکده یک محیط مناسبی فراهم می کند و ما معتقدیم که نیازهای بخشهای مختلف برآورده خواهد شد ( نیازسنجی کاملتری در آینده نزدیک برنامه ریزی می شود). با کاهش مجموعهای چاپی ، نه تنها ما نیازهای اداره مجموعه خود را برآورده می کنیم ، علاوه بر آن ما در جستجوی فضای کاربری بیشتری جهت بهترین استفاده ممکن در آینده هستیم.

نویسنده: Marianne Stowell Bracke و Jim Martin
ترجمه : زهرا بتولی
کارشناس کتابداری و اطلاع رسانی پزشکی دانشگاه علوم پزشکی کاشان
پانوشتها:
[۱] - University of Arizona Science-Engineering Library
[۲] - Electronic backfiles
[۳] - SEL
[۴] - UA
[۵] - erratum
[۶] - Just in case
[۷] - just in time
[۸] - Library&#۰۳۹;s Information Resources Council
[۹] - zero growth
[۱۰] - main library catalog
[۱۱] - University&#۰۳۹;s Arizona Health Sciences Library (AHSL)
[۱۲] - "Not yet available"
References:
Duranceau, E.F. (۱۹۹۸), "Electronic journal forum: archiving and perpetual access for web-based journals: a look at the issues and how five e-journal providers are addressing them", Elsevier backfiles on ScienceDirect, accessed October ۲, ۲۰۰۴, .
Flecker, D. (۲۰۰۱), "Preserving scholarly e-journals", D-Lib Magazine, Vol. ۷ No.۹,
Franklin, B., Plum, T. (۲۰۰۴), "Library usage patterns in the electronic information environment", Information Research, Vol. ۹ No.۴, pp.۱۸۷.
Guskin, A.E., Marcy, M.B. (۲۰۰۳), "Dealing with the future now: principles for creating a vital campus in a climate of restricted resources", Change – The Magazine of Higher Learning, Vol. ۳۵ No.۴, pp.۱۳-۱۴.
Hughes, J.A. (۲۰۰۲), "Issues and concerns with the archiving of electronic journals", Science & Technology Libraries, Vol. ۲۲ No.۳/۴, pp.۱۱۳-۳۶.
Hughes, J.A. (۲۰۰۲), "Issues and concerns with the archiving of electronic journals", Science & Technology Libraries, Vol. ۲۲ No.۳/۴, pp.۱۱۳-۳۶.
Hughes, J.A. (۲۰۰۲), "Issues and concerns with the archiving of electronic journals", Science & Technology Libraries, Vol. ۲۲ No.۳/۴, pp.۱۱۳-۳۶.
Reich, V.A., Rosenthal, D.S.H. (۲۰۰۳), "LOCKSS: a permanent web publishing and access system", D-Lib Magazine, Vol. ۷ No.۶, .
Scherlen, A. (۲۰۰۴), "Courage of our convictions: making difficult decisions about serial collections", Serials Review, Vol. ۳۰ No.۲, pp.۱۱۷-۲۱.
Verheggen, J. (۲۰۰۴), "Digital archiving at Elsevier", paper presented at the ICSTI ۲۰۰۴ Public Conference: Technical and Economic Challenges of Scientific Information (STM Content Access, Linking and Archiving), London, May ۱۷,

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران