تحویل مدرک: مباحثی پیرامون تهیه اطلاعات

كتابخانه های استرالیا دوره ای از تحول را می گذرانند. كاهش بودجه كتابخانه ها، رشد مداوم میزان اطلاعات چاپ شده و تاكید فزاینده بر خدمات مراجعان بدین معنی است كه كتابخانه ها نمی توانند اطلاعات مورد نیاز مراجعان را از مجموعه خودشان تهیه نمایند. كتابخانه ها برای آنكه بتوانند سرویسی مناسب به مراجعه كنندگان ارائه دهند، ناگزیرند با تكیه بیشتر بر دیگر تهیه كنندگان اطلاعات به مجموعه خود بیفزایند. هر چه نمایه نامه های پیوسته و دیسكهای نوری بیشتری تولید شود، دستیابی به اطلاعات به صورت چكیده و نمایه آسانتر خواهد بود؛ اگر چه تهیه" اطلاع" یا" مدرك"، كه در این مقاله مقصود هر رسانه حاوی اطلاع است به صورت تمام- متن (Full Text) برای كتابخانه ها فراتر از یك چالش شده است.مسئله ای كه كتابخانه ها در استرالیا، آسیا و در واقع، در بقیه جهان با آن مواجه اند، این است كه مدرك مورد نظر مراجعه كننده را چگونه در محدوده زمانی مشخص شده توسط او تهیه نمایند. پیش از آنكه خدمات تحویل سریع و موثر مدرك توسط همه كتابخانه ها عرضه شود باید بر مشكلات كوتاه مدت و بلند مدت موجود فائق آمد. برخی از مشكلاتی كه كتابخانه ایالتی NSW در ارائه خدمات تحویل مدرك با آن مواجه است، عبارت است از: وجود دشواریهایی در امر دسترسی به فهرست مجموعه های كتابخانه های دیگر نقاط استرالیا، آسیا و جهان؛ نیاز به ایجاد شبكه با دیگر تهیه كنندگان اطلاعات به منظور دستیابی به مدرك؛ دسترسی سریع به مداركی كه در استرالیا وجود ندارند؛ نیاز به ارسال تصاویر رنگی و نیاز به مكانیزمی جهت تحویل سریع و موثر. كتابخانه ایالتی NSW در حال سیاستگزاری جهت رفع این مشكلات، و نیز تدارك چنان سرویس تحویل مدركی است كه بتواند پاسخگوی كلیه نیازهای مراجعه كنندگان باشد.
● دستیابی به اطلاعات كتابشناختی مجموعه های سایر تهیه كنندگان اطلاعات
شرط اول یك سرویس تحویل مدرك موفق، وقوف به مداركی است كه توسط دیگر تهیه كنندگان اطلاعات نگهداری می شود. دسترسی از راه دور[۲] به پایگاههای اطلاعات كتابشناختی تهیه كنندگان اطلاعات، امكان محل یابی سریع مدرك و نیز درخواست آن را در صورت نیاز مراجعه كننده برای كتابخانه‌ها فراهم می نماید. بدون چنین دستیابی ای تعیین محل مداركی كه توسط دیگر تهیه كنندگان اطلاعات نگهداری می شود، بسیار اتفاقی خواهد افتاد. بسیاری از كتابخانه های استرالیا، در پایگاه اطلاعاتی متمركز سراسر استرالیا كه حاوی اطلاعات كتابشناختی موجودی كتابخانه های این كشور است مشاركت دارند. این پایگاه، با نام شبكه اطلاعات كتابشناختی استرالیا[۳] به وسیله كتابخانه ملی استرالیا اداره می شود. در سطح ملی، كتابخانه ها در همان محدوده كتابشناختی و یا با پیوندهای قوی از طریق پروژه هایی همچون" شورلینك" Shore link كه فهرست پیوسته همگانی[۴] تعدادی از كتابخانه ها در حومه شمالی سیدنی را به هم مرتبط می كند، در اطلاعات كتابشناختی سهیم اند. كتابخانه های دانشگاهی در NSW پروژه مشابهی را به عهده دارند كه براساس آن، فهرست مجموعه های دانشگاهی برای جستجو در دسترس دیگر دانشگاهها نیز قرار خواهد گرفت. كتابخانه ایالتی NSW در گسترش دستیابی به پایگاههای اطلاعات كتابشناختی، با ایجاد امكان دستیابی تلفنی[۵] به فهرست تعدادی از كتابخانه ها- كه از طریق ILANET فراهم آمده- مشاركت می كند. ILANET پست الكترونیكی و" خدمات گذرگاهی"[۶] است كه در اختیار كلیه كتابخانه های استرالیا و دیگر كشورها قرار دارد. در حال حاضر، فهرستهای كتابخانه ایالتی NSW، كتابخانه ایالتی كوئینزلند، و دانشگاه استرالیای جنوبی از طریق ILANET قابل دسترسی است. كتابخانه ایالتی NSW اخیرا" از موجودی خود فهرستی دنباله دار به صورت دیسكهای نوری تهیه كرده و به جمع موسساتی مانند كتابخانه انگلیس- كه از این تكنولوژی برای تسهیل دستیابی به موجودی كتابخانه‌ها استفاده می‌كند- پیوسته است.
● ایجاد شبكه ارتباطی با سایر تهیه كنندگان اطلاعات
افزایش قیمت اطلاعات چاپ شده بویژه نشریات ادواری، نوسانهای نرخ ارز كه حتی موجب افزایش قیمتها می گردد و افزایش عظیم حجم اطلاعات چاپ شده، به این معنی است كه كتابخانه ها دیگر نه می‌توانند كلیه اطلاعات چاپ شده را خریداری نمایند و نه حتی استطاعت آن را دارند. این امر به معنی آن است كه اگر هر تهیه كننده اطلاعات بخواهد، دستیابی به یك سلسله اطلاعات را به مراجعان خود عرضه نماید، ایجاد شبكه با دیگر كتابخانه ها به صورت مهمترین امر در می آید. این شبكه ها، ممكن است به طور رسمی و یا غیر رسمی، گسترده و یا محدود ایجاد شده باشند تا به تهیه كننده اطلاعات، امكان دسترسی به اطلاعاتی را بدهند كه در غیر این صورت، تهیه آن برای مراجعه كننده ممكن نبود. شبكه ها، غالبا" برای سهیم شدن در اطلاعات قرار داد دو جانبه دارند كه براساس آن، اعضای شبكه ها می توانند با صرف هزینه ای ناچیز و یا بدون پرداخت حق الزحمه، از اطلاعت استفاده كنند. شبكه ها ممكن است، در اموری مانند فهرستنویسی مجموعه هایشان و یا ارتباطات الكترونیكی سهیم شوند. كتابخانه ایالتی NSW با شبكه ای از كتابخانه های عمومی در NSW و نیز با كتابخانه های دانشگاهی مرتبط است، كه در این شبكه براساس توافقهای خاص نرخهای مخصوص و شرایط امانت بین كتابخانه ای برای اعضای آن تعیین می شود.
● دستیابی به مدارك خارج از استرالیا
خرید كتب و بخصوص مجلات منتشره در خارج از استرالیا، به دلیل وجود نوسان در قدرت خرید دلار استرالیا، می تواند تحمیل زیادی بر بودجه كتابخانه‌ها باشد. از آنجایی كه دلار استرالیا در مقابل سایر پولهای رایج تضعیف شده، بنابراین قیمتها، برای بسیاری از كتابخانه‌ها به صورت مانعی سر راه تهیه مجلات و كتابهای خارجی در آمده است. در نتیجه این روند، بیشتر كتابخانه‌های استرالیا و آسیا از خدمات تجاری تحویل مدرك خارج از كشور بهره می گیرند. این خدمات تجاری دستیابی پیوسته به گروهی از مجلات را كه در فرمت الكترونیكی عرضه می شود فراهم می سازند. استفاده كننده از این خدمات می تواند مقاله مورد نیاز خود را از نسخه اصلی و یا برونداد چاپی نسخه الكترونیكی را دریافت دارد. چون كتابخانه های استرالیا و آسیا می توانند به خدمات تجاری تحویل مدرك، دستیابی پیوسته داشته باشند، به همین جهت دسترسی به مدارك خارجی جدید الانتشار از این طریق انجام می گیرد. خدمات تجاری تحویل مدرك حافظ جواز حق مولف و مخارج آن نیز هستند. نمونه هایی از خدمات تجاری تحویل مدرك كه از استرالیا قابل دستیابی است عبارت اند از: Uncover، خدمات تحقیقاتی فاكسون[۷]؛ ارسال فوری و جهانی مقاله[۸]؛ و مركز تهیه مدارك كتابخانه بریتانیا. اگر چه خدمات تجاری تحویل مدرك در مقایسه با خدمات سنتی امانت بین كتابخانه ای پر هزینه به نظر می رسد؛ اما سرعت و قابلیت دستیابی چنین خدماتی، برای مداركی كه سریعا" مورد نیاز است و ممكن نیست به آسانی در جای دیگری قابل دسترسی باشند، امكانی است كه می توان از آن بهره گرفت. كتابخانه ایالتی NSW تعدادی از خدمات تحویل مدرك را برای متقاضیانی كه نیاز فوری به اطلاعات دارند دائما" ارزیابی می نماید. این نوع خدمات، متمم و مكمل سرویس امانت بین كتابخانه ای فعلی است و خدمات متفاوتی را به گروه خاصی از مراجعان عرضه می دارد. در آینده كتابخانه ایالتی NSW می تواند خدمات تجاری تحویل مدرك را از طریق سرویس ILANET ارائه دهد.
● مكانیزمی سریع و موثر برای ارسال مدرك و تصاویر رنگی
روشهای سنتی تحویل مدرك، پست و یا پست تصویری بودند. پست تصویری علی رغم داشتن سرعت انتقال مناسب مدارك رنگی نیست. پست تصویری همچنین در مواردی- مثلا" وقتی پیام تصویر است- موجب از بین رفتن اطلاع و یا عدم وضوح آن می شود. با تكنولوژی جدید ارتباط از راه دور، گزینه های بیشتری در دسترس اند. كتابخانه ایالتی NSW، ارسال تصاویر سیاه و سفید را با استفاده از"شبكه رقمی خدمات یكپارچه" (ISDN)[۹] تجربه می كند. ISDN سیستمی است كه صدا، تصویر و متن را از روی یك شبكه مخابراتی انتقال می دهد. در گذشته ارتباط از راه دور فقط به وسیله ارسال صدا و "داده" از شبكه عمومی خطوط تلفن میسر بود. سیستمی آنالوگی كه برای تبدیل علائم كامپیوتر دیجیتال به آنالوگ به یك مودم Modem نیازمند بود. ISDN امكان برقراری ارتباط دیجیتال گره به گره[۱۰] را كه قدرت ارسال اطلاعات به میزان ۶۴ كیلو بایت در هر ثانیه را دارد فراهم می سازد. این سیستم، انتقال سریعتر و دقیقتر مدارك را ممكن ساخته و بویژه برای ارسال تصاویر رنگی مناسب است. تصاویر رنگی ممكن است، عكسهای درون مقالات، شكلهای رنگی و یا جداول باشند. ISDN این اسناد را برای مراجعان كتابخانه كه معمولا" به تكثیر سیاه و سفید و یا یك كپی از اصل مدرك قانع اند، به طور تمام رنگی ارسال می نماید. پست تصویری گروه ۴[۱۱] جنبه دیگری از ISDN است كه برای تحویل مدارك استفاده می شود. پست تصویری گروه ۴ نسبت به پست تصویری گروه ۳ سریعتر بوده و دارای اشتباهات كمتر و مقاومت بیشتری است. كاربرد ISDN كتابخانه ایالتی را قادر می سازد تا دستیابی به موادی مانند عكس را- كه معمولا" مستلزم حضور فیزیكی مراجعه كننده در كتابخانه است- ممكن می سازد. كتابخانه ایالتی منابع خود را از طریق خدمات تحویل مدرك، نه تنها در اختیار كتابخانه های استرالیا؛ بلكه كتابخانه ها ی آسیا نیز قرار می دهد. این كتابخانه پیوندهای محكم خود را با كتابخانه های آسیا توسعه می دهد تا اشتراك در منابع را میسر گرداند. تنها گسترش ارتباط از راه دور، می تواند بر امكانات تحویل مدرك در آینده بیفزایند.

نشانی نویسنده :
Jennifer Peasley, Manager
Document Delivery Service
State Library of New South Wales
Macquarie Street
Sydney, NSW ۲۰۰۰
Australia
Telephone: [phone]
Fax: [phone]
ILANET ۶۰۰۷: MLN ۲۰۰۰۰۳
TTY [phone].
پاورقی ها:
۱- remote access.
۲- Australian Bibliographic Network (ABN).
۳- Online public access Catalogues.
۴- Dial-up access.
۵- Gateway service.
۶- Faxon Research Services.
۷- Article Express International.
۸- Integrated Services Digital Network (ISDN).
۹- Point to point digital communication.
۱۰- Group ۴ Fax.
*Peasley,Jennifer. Document Delivery: issues in providing information. FID News Bulletin. ۴۳(۴), ۱۹۹۳ PP ۸۱-۸۳.
جنیفر پیرلی، مدیر سرویس تحویل مدرك كتابخانه ایالتی ویلز جنوبی جدید (NSW) New South Wales در سیدنی استرالیا است. او پیش از پیوستن به متابخانه ایالتی، معلم كتابدار و مشاور بخش آموزش دبستانی NSW بود. جنیفر پیزلی پیش ازانتخابش به سمت مدیر سرویس تحویل مدرك (در فوریه ۱۹۹۲)، به عنوان مسئول آموزش و مربی كامپیوتر انجام وظیفه می‌كرد.
نوشته: جنیفر پیزلی
ترجمه: نرجس جواندل

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی