معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک

سرعت فوق العاده تولید و توزیع اطلاعات به واسطه فناوری های نوین باعث شده زمینه تصحیح و تکمیل اطلاعات با رشد قابل توجهی همراه باشد به گونه ای که نیم عمر اطلاعات در عصر حاضر بسیار کم شده است. فناوری های جدید اطلاعاتی به سرعت تغییر می کنند و سازمانها برای مجهز نگهداشتن خود به آخرین فناوری ها و جدیدترین اطلاعات، ناگزیر بطور مستمر هزینه های هنگفتی متحمل می شوند. از سوی دیگر انتظاری که در سازمان برای توسعه کاربری فناوری اطلاعات برای کاهش هزینه ها و اطلاع رسانی سریع وجو داشت تغییر کرده و امروزه فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری توانمندساز برای مدیران و کارکنان سازمان ها مطرح است.
همان طور که می دانیم معماری اطلاعات روش، وسیله یا متدی است برای برنامه ریزی توسعه کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها و به عبارت دیگر چارچوبی است برای یکپارچه سازی منابع سازمان در بستر فناوری اطلاعات.
روابط عمومی های الکترونیک به عنوان واحدهای ارتباطی – اطلاعاتی سازمان ها می توانند نقش مهمی را در بهینه سازی تاثیرات معماری اطلاعات در سازمان داشته باشند چرا که در سازمان هایی که جایگاه و نقش روابط عمومی به طرز مناسبی شناخته و تعیین شده است روابط عمومی به عنوان سلولی تراوا در بدنه سازمان کار ورود اطلاعات به سازمان و همچنین خروج اطلاعات از سازمان را انجام می دهد این نقش با بحث توزیع اطلاعات جلوه کامل تری به فعالیت روابط عمومی ها می دهد.
با توجه به نقش حساس روابط عمومی ها در دریافت، کنترل و توزیع اطلاعات در دو بعد درون و برون سازمانی می توان اهمیت معماری اطلاعات در روابط عمومی ها را مورد توجه قرار داد.
با توجه به اینکه کانال های ارتباطی در روابط عمومی بسیار گسترده است و ابعاد و پیچیدگی ارتباطات درون واحدهای روابط عمومی با داخل و خارج سازمان از یک یا چند واحد معین فراتر رفته و نیازمندیهای خاصی را از جنیه نیروی انسانی، و منابع نرم افزاری و سخت افزاری نیاز دارد، بنابراین نگرشی ویژه و همه جانبه به مسئله معماری اطلاعات در روابط عمومی نیاز خواهد بود.
در تعریفی کلی معماری را ترکیبی از علم، هنر و تجربه که در رشته هایی نظیر ساختمان دارای قدمتی چند هزار ساله است معرفی می کنند. معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک یعنی ارایه توصیفی فنی از یک سیستم همه جانبه نگر و آینده نگر روابط عمومی (با توجه به تعریف سیستم) که نشان دهندة ساختار اجزاء آن، ارتباط بین اجزا (که شامل سخت افزارها، نرم افزارها و نیروی انسانی باشد) و اصول و قواعد حاکم بر طراحی و تکامل آنها در گذر زمان است.
اساس معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک این است که رویکرد معماری را در برنامه ریزی و توسعه فناوری اطلاعات در واحد روابط عمومی سازمان های دولتی و خصوصی بکار می گیرد نگرش معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک در ابتدا بر توسعه زیرساختی، آموزش و فرهنگ سازی، راهبردهای کوتاه مدت و راهبردهای طولانی مدت تاکید می ورزد.
برای برنامه ریزی معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک سه فاز کاری پیش بینی وپیشنهاد می شود:
۱) تدوین معماری موجود (وضعیت موجود واحد روابط عمومی را از نظر فناوری اطلاعات را بررسی می کند)
۲) تدوین معماری مطلوب (وضعیت مطلوب روابط عمومی سازمان را از نظر فناوری اطلاعات را تعیین می کند و در این کار اولویت های اطلاع رسانی و ارتباطی را بر اساس کارکردها و نیاز های سازمان شناسایی می کند)
۳) تدوین برنامه گذار از وضع موجود به وضع مطلوب (با توجه به امکانات ، منابع و محدودیتها برنامه ریزی لازم برای اصلاح ساختار موجود روابط عمومی برای رسیدن به روابط عمومی الکترونیک را انجام می دهد)
معماری اطلاعات در روابط عمومی از چهار جنبه یا بعد تشکیل شده است :
۱) کار و مکان : یعنی نحوه سازماندهی فرایندهای کاری روابط عمومی و توزیع مکانی آنها، که البته در روابط عمومی الکترونیک تلاش زیادی برای حذف بعد مکان و زمان به وسیله فناوری اطلاعات صورت می گیرد.
۲) مجموعه های اطلاعاتی : یعنی داده های لازم برای انجام فرآیندهای کاری
۳) برنامه های کاربردی : که برای دسترسی به مجموعه های اطلاعاتی و کار با آنها مورد استفاده قرار می گیرد.
۴) زیر ساخت فنی : شامل سخت افزار، شبکه و ارتباطات لازم برای اجرای برنامه های کاربردی
● برخی اصول راهبردی معماری اطلاعات در روابط عمومی:
۱) بهینه سازی بودجه روابط عمومی ها از طریق برنامه ریزی و هماهنگی منابع مدیریت اطلاعات بین برنامه ها، بخش ها و ادارات مختلف
۲) تسهیل تصمیم گیری مناسب از طریق تامین اطلاعات
۳) پاسخگویی سریع به نیازهای اطلاعاتی کارکنان و مخاطبان سازمان، از طریق ساماندهی پایگاهها و سیستم های اطلاعاتی با هدف تامین حداکثر دسترس پذیری ، تغییر و گزارش گیری
۴) حل مسایل با راه حل های مناسب از طریق به حداقل رساندن دوباره کاری های اطلاعاتی بین برنامه، بخشها و ادارات مختلف
۵) بهینه سازی سرمایه گذاری در IT از طریق تدوین برنامه ها و معماری جامع IT
۶) حرکت در جهت همگرایی و یکپارچه سازی اطلاعاتی ادارات محلی ، سازمان های تابع و پیمانکاران
۷) مدیریت صحیح و کارامد پروژه ها
۸) پاسخ گویی به شرایط در حال تغییر
۹) همگرایی با سایر بخش های سازمان
با توجه به توضیحات فوق باید اذعان داشت که معماری اطلاعات در روابط عمومی الکترونیک علاوه بر محاسنی که عاید خود گروه روابط عمومی می کند باعث بهره مندی سایر گروهها و بخش های سازمان نیز می شود و باعث افزایش قدرت تصمیم گیری، اطلاع رسانی و مشتری محوری در سازمان ها می شود

منبع : پایگاه اطلاع رسانی علوم ارتباطات ایران