کارآفرین جوان پای میز مذاکره

عبارت "هنر برقراری ارتباط"، عبارتی است که این روزها به وفور می‌شنویم. روان‌شناسان، جامعه‌شناسان و صاحب‌نظران جهان کسب و کار، گروههایی هستند که بیشتر با این مقوله سر و کار دارند و از آن صحبت می‌کنند. ما در این جا قصد داریم به ارتباطات کاری و تجاری بپردازیم و از دیدگاه صاحبان مشاغل مستقل و کارآفرینان، "ارتباطات و مراوده" را بررسی نماییم:
زمانی که یک کارآفرین تازه‌کار قدم به دنیای تجارت و کسب و کار می‌گذارد، متعجب خواهد شد چرا که می‌بیند همه چیز برپایه برقراری ارتباطات انجام می‌‌گیرد و رسیدن به یک هدف کوچک و گاه کوتاه مدت هم مستلزم بهره‌مندی از این هنر کلیدی است. نکته اینست که همگی آن‌ها نمی‌توانند به خوبی با طرف‌های تجاری خود، فروشندگان و خریدارانشان ارتباط برقرار کرده، خواسته‌ها و نیازهایشان را برآورده سازند. کارآفرینان نوپا همه تکنیک‌های این کار را نمی‌دانند.
شروع یک کسب و کار نیازمند برقراری صدها ارتباط گوناگون است. بعضی از آنها ساده‌اند که کارآفرین تازه‌کار می‌تواند از عهده‌شان برآید. مثلا سفارش سربرگ و چاپ کارت ویزیت از جمله آنهاست. بعضی دیگر به قدری مهم و کلیدی‌ هستند که موفقیت یا شکست در آن‌ها می‌تواند به تداوم حضور یا خط خوردن آن کسب و کار از عرصه تجارت منجر شوند. اگر شما هم یک کارآفرین جدید باشید، با این مطالب آشنایی دارید و می‌دانید که موقعیت شما در این مراودات، به دو حالت محدود می‌شود: خریدار یا فروشنده. در هر دوی این موقعیت‌ها برقراری ارتباطات موثر مورد نیازست و روش‌های آن اصول ثابتی دارند.
در میان این گروه از کارآفرینان جدید، گروهی هم هستند که مراورده‌های تجاری را آن‌چنان سخت نمی‌یابند. اینان کسانی هستند که از همان کودکی در گفتگوها شرکت داشته‌اند و آزادانه با پدر و مادرهایشان بحث و گفتگو می‌کرده‌اند. در حقیقت زمانی که عضوی از اعضای خانواده‌ای- چه فرزندان و چه والدین - خواسته‌ای دارد و خواهان اینست که دیگران به او کمک کنند، نیازش را مطرح می‌‌کند. در این‌جاست که این "مذاکره و مراوده" ساده می‌تواند با آرامش و سادگی پیش‌رفته و خواسته شخص برآورده شود ودیگران با کمال میل به او کمک کنند. اگر تحکم، عصبانیت، خشم و اجبار در کار باشد، تنش و بی‌میلی و دلخوری به وجود خواهد آمد و گاهی اوقات هم آن فرد به خواسته‌اش نمی‌رسد. این یک مذاکره ناموفق است که از ناتوانی شخص در برقراری ارتباط، شکل‌دهی یک تعامل سازنده و سالم و عدم برخورداری او از این مهارت‌های کلیدی خبر می‌دهد. شاید به جرات بتوان گفت که اینچنین اشخاصی باید سخت تلاش کنند تا این توانایی را کسب نموده در مذاکرات و مراودات جهان تجارت پیروز شوند.
یادگیری این روش‌ها و اصول از طریق تحصیلات رسمی و دانشگاهی میسرنیست. البته یک کارآفرین تازه‌کار ولی با دقت و تیزهوش می‌تواند با مشاهده کنجکاوانه و دقیق رفتار کارآفرینان موفق و مطالعه برخی کتاب‌ها، بعضی از این ترفندها را دریابد ولی هیچ چیز جای تجربه را نمی‌گیرد. تا زمانی که او پای میز مذاکره ننشیند و "شکست" نخورد، نقاط ضعف خودش را درنمی‌یابد و راه موفقیت نیز هموار نخواهد شد.
همان‌طور که گفتیم اصول ثابت و شناخته شده‌ای هستند که در هر مذاکره و مراوده تجاری به کار می‌آیند.در زیر تعدادی از آن‌ها را ذکر خواهیم نمود:
▪ اولین نکته اینست که قبل از مذاکره و ملاقات با شخص مورد نظر، سعی کنید تا کاملا از چند و چون کارها و امور خودتان و ویژگی‌های برجسته و شاخص طرف مذاکره آگاه شوید. نیازها و خواسته‌های شما چیست؟ از این مذاکره چه انتظاری دارید؟ در چه زمینه های قوی هستید و نقاط ضعفتان در کجاهاست؟ فکر می‌کنید کسی که آن سوی میز می‌نشیند، چه خواسته‌ها و انتظاراتی از گفتگوهایتان داشته باشد؟ نقاط قوت و امتیازاتشان نسبت به شما چیست؟ شمادر چه بخش‌هایی از آنها برترید؟ ضعف‌های شرکت طرف مذاکره چیست؟
این‌ها پرسش‌هایی هستند که اگر به آنها پاسخ ندهید، به طور قطع با مشکل مواجه شده بازنده میدان خواهید بود. مدیران و کارآفرینان با تجربه هم منابع خوبی هستند که می‌توانند به شما در یافتن این نکات کمک کنند.
▪ مسئله دوم زمان است. یک وجه از این مفهوم به مدت زمان جلسه برمی‌گردد و حتما باید مراقب باشید که جلسه بیش از حد طولانی نشود و شما و فرد یا افراد صحبت خسته و کسل نشوید. روی دیگر سکه‌ی "زمان" مهمتر است. خوب دقت کنید. شما مطالبی که می‌خواهید مطرح کنید را از پیش آماده کرده‌اید ولی باید مراقب باشید که "چه وقت" آن‌ها را بگویید و زمان مناسبی که این جملات بیشترین تاثیر را خواهند گذاشت، کی فرا می‌رسد. مواقعی هستند که باید صحبت کنید و طرح‌ها و نظراتتان را بگویید ولی زمان‌هایی نیز وجود دارند که سکوت بهترین راهکار و استراتژی ممکن است. وقتی که دریافتید الان زمان مناسب است، نیازها انتظارات و راهکارها را بیان کنید ولی مراقب باشید که یکی از رمزهای موفقیت در یک مذاکره مطرح کردن مطالب به شکل مختصر و مفید است. زیاده‌گویی طرف صحبت را خسته کرده حس می‌کند که شما خودتان هم نمی‌‌دانید که به واقع هدفتان چیست. در ضمن همواره برقراری رابطه‌ای بلندمدت را در نظر بگیرید.
▪ هر کسی که از طرف شرکتش و به نمایندگی از آن پای میز مذاکره می‌نشیند، می‌داند که اگر این گفتگو موفقیت‌آمیز باشد، بر ارزش و اعتبار او هم اضافه خواهد شد. ولی مذاکره کنندگان موفق و با تجربه، این احساس را منعکس نکرده اجازه نمی‌دهند که مخاطب آنها فکر کند که آن‌چه در این‌جا اهمیت دارد، این شخص است نه شرکت او. قضیه کاملا برعکس است. مذاکره‌کنندگان موفق جوری رفتار می‌کنند که مخاطبشان این‌طور برداشت می‌کند که این راهکارها، ایده‌ها و نظرات نه متعلق به این آدم بلکه متعلق به "شرکت" آنهاست.
▪ در این‌جا به اهمیت گوش دادن می‌پردازیم. صحبت کردن ماهرانه و زیرکانه در یک جلسه مذاکره تجاری، امری مهم و کلیدی است ولی گوش دادن صبورانه، دقیق و همراه با نکته سنجی اهمیت بیشتری دارد. گوش دادن موثر به گفتگوی مفید می‌انجامد.
اشخاصی که در مراودات تجاری ماهرند، هرگز میان سخن دیگران نمی‌پرنند و اجازه می‌دهند که آنها تمامی حرف‌هایشان را بگویند.
اجازه دهید او نخست حرف بزند و گفتگو را آغاز نماید. یکی از اصول تقریبا ثابت مذاکرات کسب و کار می‌گوید "طرفی که اول رقم و اعداد را مطرح کند، محکوم به شکست است." البته این سخن همیشه هم درست نیست ولی آن‌چه مهم است اینست که اگر مخاطب آن سوی میز ابتدا شروع کند، به نفع شماست. حتی اگر آن‌ها عدد و رقمی هم ارائه نکنند باز هم فرصت خواهید داشت که به پیشنهادهای احتمالی‌شان فکر کنید.
▪ بدانید که اگر قیمت پیشنهادیتان منطقی و قابل توجه نباشد، قطعا شکست خواهید خورد. قیمت پایین هم فایده‌ای ندارد و بازنده خواهید شد. باید بالاترین قیمتی را پیشنهاد کنید که منطقی و منصفانه باشد. تا زمانی که می‌دانید هنوز هم امکان گفتگو هست و می‌توانید طرف مذاکره‌تان را قانع کنید، از ارقام بالا هراس نداشته باشید. اما هرگز نگویید "این آخرین قیمت ماست" و این که اگر این قیمت را قبول نکنند، معامله فسخ خواهد شد.
▪ زمانی که دو نماینده از دو شرکت یا گروهی از نمایندگان آن‌ها پشت میز مذاکره نشسته‌اند، سعی کرده‌اند که گزینه‌ها و پیشنهادهای احتمالی آنان را حدس بزنند و هر دو طرف هم از یکدیگر انتظارات خاصی دارند. معمولا یا به بیان بهتر "همیشه،" مذاکره کنندگان یک پیشنهاد مطرح نمی‌‌کنند. به همین علت است که هرگز نباید اولین پیشنهاد را قبول کنید حتی اگر از انتظار شما هم بالاتر و بهتر باشد. سعی کنید قیافه‌ای ناراضی و ناامید به خود بگیرید و مودبانه ناخرسندیتان را ابراز نمایید. خاطرتان باشد که هیچ یک از طرفین یک مذاکره از پیشنهاد بعدی مخاطبشان با خبر نیست.
▪ این مورد به گفته‌هایی اشاره دارد که در تمامی مذاکرات ردوبدل می‌شوند. مشکلات! کمبودها! کسری پول و منابع مالی! زمانی که می‌خواهید وارد بحث اعداد و ارقام - شاید مهمترین بخش - شوید، مخاطبتان از مشکلات مالیش صحبت می‌کند و دلایل متعددی ارائه نموده سعی دارد بگوید که با توجه به مشکلات فراوانش قادر به برآوردن خواسته و موافقت با پیشنهادتان نیست.
پروسه‌ای که در اینجا در حال وقوع است اینست که طرف مذاکره شما می‌خواهد مشکلات خودش را بخشی از مشکلات شما قرار دهد ولی شما نباید اجازه دهید. زمانی که او تک تک دشواریها و مشکلات کارش را مطرح می‌کند، هر یک را بررسی نموده برای آن‌ها راه حلی ارائه کنید. به طور مثال اگر آنان با مشکل کسری شدید بودجه و منابع مالی روبه‌رو هستند، فکر کنید و ببینید که آیا می‌توانید منابع پول ساز و درآمدزای دیگری برایشان پیدا کنید.
▪ نکته مهم و کلیدی دیگر پایبندی به اصول و ارزش‌هایی است که برای خودتان در نظر گرفته‌اید و حاضر به تخطی از آن‌ها نیستید. این ارزش‌ها می‌توانند از اصول کاری و مدیریتی شما و شرکتتان باشند یا ارزش‌ها و اعتقادات خاص و شخصی خودتان. اگر دیدید که با این قرارداد و انجام این معامله، مجبور خواهید شد که این مبانی را زیر پا بگذارید، فسخ معامله و ترک مذاکره منطقی و عاقلانه است. اصول و ارزش‌های زندگیتان را به آسانی در یک قرارداد تجاری زیرپا نگذارید.
▪ درپایان یک جلسه مذاکره- چه موفق و چه ناموفق- تمامی نکات مورد بحث را یادداشت کنید و نقاطی که مورد توافق طرفین بودند را هم برجسته نمایید. یک بار عقاید همه مخاطبانتان را جویا شده پس از پایان جلسه هم این شرکت را از یاد نبرید. اگر واقعا می‌تواند شریک خوبی باشد، می‌‌توانید با نامه و ایمیل همچنان ارتباطتان را با آنها حفظ نمایید.

by:Sloan brothers
مترجم: آذین صحابی

منبع : روزنامه تفاهم