برنامه ریزی سالانه گام های استراتژیک که می تواند کسب و کار شما را محافظت نماید

کارفرمایان اقتصادی غالبا وظیفه مربوط به برنامه ریزی سالانه را به تعویق می اندازند . این کار مانند رام کردن حیوانات به نظر می رسد چرا که ما تصور می نماییم برنامه ریزی سالانه کاری عظیم ، زمان بر و دشوار است . با این حال برنامه ریزی می تواند سریع و آسان باشد . این عملی است در چارچوب تفکر استراتژیک که به شما کمک می نماید تا عدم قطعیت را رفع نموده ، از غافلگیر شدن پرهیز نمایید ، تیم خود را متحد سازید ، و در زمان و پول صرفه جویی کنید .
در این مقاله فرایند برنامه ریزی در پنج مرحله ارائه گردیده است که ظرف یک روز یا کمتر قابل اجرا می باشد .
▪ مرحله اول : کسب و کارتان را ارزیابی نمایید
ابتدا ببینید چه چیزی برای شما مهم است و تصمیم بگیرید که به کدام سمت حرکت خواهید کرد . هدف اصلی خود را تعریف نمایید . این تمام چیزی است که تفکر استراتژیک نام دارد . در این مرحله ، ۵ یا ۶ حوزه کلیدی را که برای کسب و کار شما مهم و اساسی می باشند را تعریف کنید _ گردش وجوه ، مشتریان ، کارکنان ، رشد ، بهره وری و مانند آن . آنها را یادداشت نمایید . اینها ارزشهای سازمانی شما هستند .
در هر کدام از این حوزه ها ، یک چشم انداز شفاف از اینکه به کدام سوی می روید پرورش دهید . چه چیز امکان پذیر است ؟ چگونه به نظر می رسد وقتی که شما به سمت بهترین انتظارات خود در هر یک از این حوزه ها حرکت می کنید ؟ آن را در یادداشت های خود شرح دهید . چگونه به نظر می رسد و احساس می گردد وقتی که شما به انتظاراتتان در هر حوزه کلیدی نائل می گردید . بدین طریق تصویری از آینده دلخواه شما به نمایش در می آید .
اگر شما چشم انداز روشنی از آینده ایده آل خود به تصویر بکشید و در حوزه هایی که برای شما و کسب و کارتان مهم هستند متمرکز گردید ، چشم انداز مذکور به هدف شما تبدیل می گردد . آن چشم انداز شفاف به شما اجازه خواهد داد اهدافی را برقرار نمایید که شما را به سمت آینده ایده آل تان سوق خواهد داد . آن چشم انداز انگیزه ، انرژی ، هدف و مسیر را فراهم خواهد نمود .
آغاز نمودن با یک چشم انداز روشن از موضوعات ممکن به شما کمک خواهد کرد تا به پرسشهایی که هر روز از خود می پرسید - که چرا من در حال انجام دادن این قسمت از کار هستم و آیا این کار، من را در راستای مسیری که حرکت می کنم یاری می نماید - پاسخ دهید .
▪ مرحله دوم : انتخاب کردن
این فرایند شامل بیان حقیقت درباره واقعیت جاری شماست . ابتدا ، بزرگترین حوزه نیاز خود را شناسایی نمایید . در چه موقعیتی شما می توانید عمده پیشرفت قطعی را طی سال جاری حاصل نمایید ؟ جهت تحقق این امر هر یک از حوزه های ارزشی سازمانی را بر مبنای ۱ تا ۱۰ رتبه بندی کنید ، عدد ۱۰ بیانگر بیشترین اهمیت و عدد ۱ بیانگر کمترین اهمیت می باشد . هر یک از حوزه ها را بر اساس اینکه از چه طریق مناسبی می توانید به آن ارزش نائل شوید وقتی که آن را با چشم اندازتان از آینده ایده آلتان مقایسه می کنید رتبه بندی نمایید .
▪ مرحله سوم : برقراری اولویت ها
ازرتبه بندی تکمیل شده استفاده کنید تا یک یا دو حوزه را که شما بیشترین فرصت برای پیشرفت از آن طریق را دارید انتخاب نمایید . بیشترین ناهنجاری شما کجاست ؟ در کدام حوزه ارزشی ، پیشرفت منجر به نتایج قابل توجه می گردد ؟ کدام حوزه ارزشی بیشترین شکاف را بین آینده ایده آل تان و واقعیت جاری شما نشان می دهد ؟ یک یا دو حوزه ارزشی را به عنوان اولویتهای خود برگزینید .
▪ مرحله چهارم : تهیه برنامه عملیاتی
شما باید مشخص سازید چه شخصی چه چیزی را و در چه زمانی انجام خواهد داد . با طوفان ذهنی آغاز نمایید . تمام فعالیت های ممکنی که می تواند شما را به سمت آینده ایده آلتان سوق دهد در یک یا دو حوزه ارزشی که شما به عنوان اولویت انتخاب نموده اید ، به تصویر بکشید . در این مرحله خلاق باشید . خود را محدود به کاری که همیشه انجام می دادید یا نتایجی که همواره مشاهده می کردید ننمایید .
بعد از اینکه شما فهرستی از مراحل عملیاتی ممکن را فراهم نمودید ، آنها را به گروههایی مانند بازاریابی ، ارتباطات ، تسهیلات ، کارکنان و غیره دسته بندی کنید . معمولا سه تا پنج گروه کافی خواهد بود . اکنون در راستای هر یک از برنامه های عملیاتی در هر گروه بازگردید . فردی را مسئول آن عملیات قرار دهید و تعیین نمایید چه زمانی آن برنامه عملیاتی محقق خواهد گردید .
▪ مرحله پنجم : اجرای برنامه
برنامه شما تا زمانی که آن را به اجرا نگذاشته اید دارای کمترین ارزش می باشد . هر یک از پرسنل باید درک روشنی از وظیفه فردی خویش داشته باشد . اگر شما شرکت یک نفره هستید ، باید به روشنی مشخص نمایید که چگونه وظایف محوله خود را محقق خواهید نمود . این کار ممکن است شامل صرف کردن ساعاتی در هر هفته جهت متمرکز شدن بر روی برنامه های عملیاتی تان باشد .
یک یا دو بار در ماه ، میزان پیشرفت خود را بازنگری نمایید . چه چیزی در حال حصول شدن است و چه چیزی در حال حصول شدن نیست؟ برنامه های عملیاتی را که پیشرفت مناسبی ننموده اند مورد بررسی قرار دهید . یا آنها را به اجزاء کوچکتر و وظایف آسانتر تقسیم کنید یا صراحتا تصمیم بگیرید که قصد تکمیل کردن یک برنامه عملیاتی خاص را ندارید .
تاثیر تفکر و برنامه ریزی استراتژیک ، تقویت توانایی شما در برابر تیغ دو لبه تغییرات خواهد بود . بنگاه اقتصادی که بر مبنای مسیری روشن و برنامه ای جهت تحقق آن استوار گردیده ، برروی مسائل مهم متمرکز خواهد شد و قابلیت انعطاف پذیری جهت عکس العمل نشان دادن به فرصتهای جدید را خواهد یافت .

نوشته : گری لوک وود
ترجمه : رضا نیک سیرت