برنامه ریزی منابع انسانی

این نرم افزار تمامی نیازهای كلیه دپارتمان ها از جمله كاركنان بخش های مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یك از این واحدها نرم افزارهای كاربردی خود را دارند كه كاركنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می پردازند ولی تمامی آنها در یك سیستم گردآوری شده بطوریكه پایگاه داده مركزی جایگزین هریك از پایگاه داده ها مجزا گردیده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می گردد. وقتی مشتری سفارش خود را به سازمانی اعم از تولیدی، خدماتی و... ارائه می دهد این سفارش به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید، اغلب بارها به ترتیب تایید و صحه گذاری می شود و مدت ها در هر یك از دپارتمان ها معطل شده و یا حتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ كس در سازمان نمی داند كه این سفارش در چه مرحله ای است و در كدام دپارتمان قراردارد و مثلاً كاركنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند كه آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ كه اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می گردد. با استقرار ERP سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یك نرم افزار مركزی كه هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع گردیده است جایگزین می گردد. دپارتمان های مالی، تولید، انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت اما فرقی كه دارند این است كه با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده و مشاهده كنند.ارائه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می كنند كه هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را كه می خواهد خریداری نماید مثلاً بعضی سازمان ها ممكن است بخواهند ماژول های مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه كرده و بقیه ماژول ها را در زمان دیگری خریداری نمایند. مثالی كه آورده شد نشان می دهد كه این نرم افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط ما بین فرایند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یك از مراحل اقدام می باشد به همین دلیل هم است كه اغلب از آن به عنوان پشتیبان های پشت صحنه نام می برند. دقت كنید كه ERP فرایند فروش را برعهده ندارد و ارائه دهندگان آن نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می دهند در واقع نرم افزار ERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت كنترل و نظارت دارد.
وقتی كارشناسان خدمات مشتریان سفارشی از مشتری را در این سیستم وارد می نمایند تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ارسال سفارش وجود دارد از جمله میزان اعتبارات تخصیص یافته و استفاده شده، میزان موجودی انبار و زمان ارسال در بخش حمل و نقل سفارشات.كاركنان در دپارتمان های مختلف می توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند هر كدام مرحله كاری خود را روی اسناد انجام می دهند و به طور اتوماتیك به واحد دیگر ارجاع می شود به این ترتیب می توان سفارش را به راحتی در سراسر سازمان مسیریابی نموده و مشتریان به موقع و سریع تر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند ERP در سایر حوزه ها از جمله بهره وری نیروی انسانی و گزارشات گردش مالی نیز همین طور شگفتی ساز خواهد بود.
ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش سازمانی ارائه می دهد اما شما ممكن است كاركنانی داشته باشید كه با متد و روش خود روی نرم افزارها كار می كنند و ممكن است با روش جدید كه در سیستم جایگذاری شده مخالف باشند. بهتر است ابتدا یكی از آنها در هر واحد به روی سیستم كار نماید اگر نتیجه مثبت باشد خوب پیاده سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده اما اگر خواستار تغییر در روش های داخلی سیستم باشند باید بگوییم كه پروژه شكست خواهد خورد .مخالفت های پنهان و آشكار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد. هزینه های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم به خواسته های مدیران و كاركنان، سازمان را همچون باتلاق در خود فرو خواهد برد!داستان های وحشتناكی خواهید شنید كه همه از ایجاد تغییرات دلخواه در هسته مركزی ERP به وجود آمده، اگر سازمان در برابر تغییرات حاصل از ERP ایستادگی كند آنگاه است كه سازمان دچار توقف خواهد شد و این پایان كار است.
غیر از قیمت اصلی سیستم سایر هزینه های آشكار و پنهان به قرار زیر است:
۱- آموزش:
هزینه های آموزش بالاست چرا كه كاركنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدیدی دارند .بدتر اینكه شركت های آموزشی نیز نمی توانند كمكی به شما نمایند آنها بیشتر بر آموزش نحوه بكارگیری نرم افزار تمركز دارند نه روش های كاری مرتبط با فعالیت های حرفه ای شما، حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرایندهایی كه با اجرای ERP تأثیر خواهند پذیرفت برقرار نمائید. به خاطر داشته باشید كه كاركنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند كه پرسنل امور انبارها كار می كنند، در واقع اطلاعاتی كه وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تأثیر می گذارد. پس در نظر داشته باشید كه سرمایه گذاری زیاد روی آموزش نحوه بكارگیری بسیار مهم است.
۲- یكپارچه سازی و آزمایش:
آزمایش ارتباط مابین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممكن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الكترونیك و زنجیره تأمین و نرم افزارهای فرعی همچون باركد داشته باشید كه بخواهید با ERP مرتبط سازید اما پیشنهاد می شود كه جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر چنین نرم افزارهایی را هم از ارائه كنندگان ERP تهیه نمائید و در هنگام آزمایش از آموزش غافل نشوید!
۳- سفارش سازی:
هزینه های دیگری نیز جهت یكپارچه سازی تحمیل خواهید شد كه غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مركزی نرم افزار، این وضعیت زمانی پیش می آید كه سیستم نمی تواند فرایندهای كاری شما را هدایت نماید و تصمیم می گیرید كه با تغییر در سیستم به آن چیزی كه می خواهید دست یابید. اینكار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخش های مرتبط خواهد شد و چون تغییرات می باید در ورژن های جدید نیز انجام شود ممكن است درست عمل ننموده و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع كابوس های شبانه است.
۴- تبدیل داده ها:
انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه كنندگان و داده های طراحی از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.
۵- تجزیه و تحلیل داده ها:
اغلب داده های سیستم ERP می بایست با داده های سیستم های خارجی به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق گردند و كسانی كه با حجم بالایی از دیتاها سروكار دارند باید جهت ذخیره این دیتاها در بودجه پیاده سازی مبلغی را اختصاص دهند.به روزآوری روزانه تمام دیتاهای تلفیق شده با سایر سیستم ها بسیار مشكل و زمان براست و سیستم های ERP به خوبی نمی توانند تغییر روزانه در این اطلاعات پشتیبانی نمایند. یك راه حل گران این است كه برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی كه مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سنجیده شود.
۶- تیم های مشاوره:
زمانی كه كاربران سیستم در پیاده سازی به مشكل برمی خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می كنند برای اجتناب از این كار شركت ها باید اهداف مشخصی برای هر كدام از تیم های مشاور داشته باشند و تمامی مواد مورد نظر می باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا موارد پیش بینی نشده ای منجر به افزایش این دسته از هزینه ها نگردد.
۷- امكان از دست دادن كاركنان نخبه:
كاملاً روشن است كه پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی كه تیم های پیاده سازی را تشكیل می دهند بستگی دارد (از جمله كاركنان واحدهای اجرایی و سیستم های اطلاعاتی).این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات كسب و كار و موفقیت آن به هر یك از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام كار پروژه باید آمادگی جابجائی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شركت های مشاوره ای و سایر شركت ها كه دنبال جذب این گونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی كه شما می توانید پرداخت كنید به آنها پیشنهاد می دهند سعی كنید با روش های مختلف از جمله پرداخت های جانبی آنها را حفظ نمائید. اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شركت های مشاوره ای آنها را جذب كرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداخت های قبلی هزینه نمائید.
۸- كار تیم های پیاده سازی هیچگاه تمام نمی شود:
اغلب سازمان ها تمایل دارند كه تیم های پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به كارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود تیم ها شكل می گیرند اما بعد از اتمام پروژه افراد نمی توانند به راحتی به سر كار خود بازگردند حالا دیگر تیم پیاده سازی افرادی بسیار ارزشمند هستند چون كاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباطشان با سیستم جدید حتی از كاركنان واحدهای مرتبط مسلط تر هستند. شركت های دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی برگردانند چرا كه كارهای بسیاری پس از راه اندازی سیستم می بایست انجام پذیرد تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممكن است تا یك سال طول بكشد.
۹- انتظار دستیابی سریع به نتیجه:
یك اشتباهی كه شركت ها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتكب می شوند این است كه انتظار داشته باشند بلافاصله و در فرصت كوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. اغلب سیستم ها تا مدتی كار نكنند منافعشان و میزان تاثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی كه تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند كرد!
۱۰- سقوط ERP:
ERP به خاطر تغییراتی كه در سازمان ها ایجاد می كند مورد انتقاد قرار می گیرد، در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت یك چهارم از ۶۴ شركت فورچون ۵۰۰ پس از پیاده سازی ERP دچار مشكل در عملكردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است. عمده ترین دلیل آن این است كه همه كارها با آن روشی كه قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است وقتی كاركنان نمی توانند كارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند و كسب و كار سازمان دچار مشكل خواهد شد. شركت هایی كه می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی ارائه دهندگان ERP به این سئوال شما جواب می دهند: به طور متوسط ۳ تا ۶ ماه فریب نخورید! واقعاً این زمان بسیار كم است اگر واقعاً جایی در این زمان پیاده سازی شده حتماً یا سازمان كوچك بوده یا فرایند پیاده سازی مربوط به یك بخش یا بخش هایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن (به طور مثال بخش مالی) پیاده سازی شده است. اما یك نكته را فراموش نكنید به پیاده سازی صحیح و تأثیرات شگرف آن روی كسب و كارتان بیشتر اهمیت بدهید تا زمان پیاده سازی چرا كه برای راه اندازی صحیح حتی ممكن است بین ۱ تا ۳ سال زمان نیاز باشد.

منبع : روزنامه همشهری