سیستم پذیرش

ـ آیا تحت شبکه می‌باشد یا خیر؟

ـ آیا در نرم‌افزار شما هنگامی که میهمان پذیرش می‌‌کنید و رجیستر Registration باز می‌کنید می‌توانید هر تعداد اتاقی را به میهمان اختصاص دهید و یا آنکه باید برای هر اتاق یک رجیستر باز کنید.

ـ آیا سیستم شما با سیستم سانترال تلفن هماهنگ است.

ـ آیا هر زمان که میهمان پذیرش شد به‌طور اتوماتیک تلفن اتاق قابل استفاده می‌شود (وصل می‌شود) یا چنین مواردی پیش‌بینی نشده است.

ـ آیا اگر میهمان شما خارجی بود به‌طور اتوماتیک تلفن اتاق این میهمان مجوز تماس با خارج از کشور (۰۰) برای آن اتاق باز می‌شود؟

ـ آیا زمانی که میهمان را ثبت می‌نمائید می‌‌توانید بنا به درخواست میهمان مثلاً اتاق‌های رو به جنگل یا رو به دریا خود را مشخص نمایید.

ـ آیا می‌توانید میهمان شناخته‌ شده‌‌ای که قبلاً در هتل اقامت داشته بدون آنکه مجدداً مشخصات فردی میهمان را بخواهید از بانک قدیمی میهمان مشخصات مسافر را با زدن یک کلید بازیابی نموده و سپس اتاق اختصاص دهید.

ـ آیا در سیستم شما شماره و نوع ماشین میهمانان ثبت می‌شود و امکان جستجوی نوع ماشین و شماره پلاک آن را دارید؟ (ممکن است احتیاج داشته باشید برای اینکه اتومبیل در پارکینگ خسارت دیده و باید به مالک اتومبیل اطلاع دهید).

ـ آیا با وارد کردن نام میهمان به کامپیوتر اتوماتیک کارت شناسائی برای میهمان صادر می‌شود و ثبت مشخصات میهمان و پیش پرداخت یا تعویض اتاق.

ـ آیا می‌توانید با زدن شماره اتاق جنسیت میهمانان و میزان بدهکاری مهیمان تعیین نمائید؟

ـ آیا می‌توانید با زدن شماره اتاق تعداد همراه و اتاق‌های همراه این میهمان را مشخص کنید.

ـ آیا می‌توانید پرسنل پذیرش خود را محدود به نرخ اصلی اتاق که مدیریت تعیین نموده است کنید.

ـ آیا در سیستم شما امکان قفل‌کردن نرم‌افزار توسط کاربر وجود دارد و یا هنگام تعویض شیفت دارای قابلیت تعویض می‌باشد یا برای تعویض شیفت می‌بایست از برنامه خارج شده و کاربر جدید مجدداً وارد برنامه گردد.

ـ آیا می‌توانید خروجی اتا‌ق‌های خود را در تاریخ مورد نظر مشاهد کنید.

ـ آیا می‌توانید اتاقی را با پکیچ‌های مختلف بفروشید (یا Plan)‌ها مثلاً اتاقی را برای صبحانه و اتاقی دیگر را بدون صبحانه و آیا می‌‌توانید نرخ صبحانه را در داخل نرم‌افزار مشخص کنید و به راحتی تغییر دهید.

ـ سرعت خروج میهمان در سیستم نرم‌افزاری شما چند ثانیه است یا نیاز است کاربر ابتدا بررسی‌هائی انجام دهد.

ـ آیا می‌تواند میهمان یک اتاق مقیم صور‌ت‌حساب اتاق دیگر را تقبل کند و میهمان آن اتاق خارج شود.

ـ آیا گزارشی در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد که کاربر صندوق شما از ساعت ۲ عصر به بعد از چه اتاق‌هائی درصد شارژ اضافی را نگرفته است و چرا؟

ـ آیا قابلیت CHANGE ROOM در سیستم شما تعریف شده است؟ آیا با تغییر یک اتاق سیستم شما تمامی صورت‌حساب آن میهمان را به اتاق جدید منتقل می‌کند و نیز تلفن‌های استفاده اتاق قبل نیز به اتاق جدید منتقل می‌شود؟

ـ آیا در سیستم شما اگر میهمان خارجی بود صورت‌حساب دلاری می‌تواند بدهد (صورت‌حساب لاتین)؟ یا اینکه باید به‌طور دستی صورت‌حساب بنویسید. (صورت‌حساب لاتین ریالی یا صورت‌حساب لاتین دلاری).

ـ آیا در هرزمان می‌توان نوع صورت‌حساب میهمان از فارسی به لاتین و بالعکس تبدیل کرد و یا هم‌زمان دو صورت‌حساب (فارسی و لاتین) در زمان خروج میهمان به او ارائه داد.

ـ آیا در سیستم شما در صورتی که ارز از میهمان دریافت می‌کنید نرخ‌های روزانه (دلار، ریال، درهم و . . .) را در خود نگهداری می‌کند و می‌تواند به شما منحنی نوسانات نرخ را به شما بدهد.

ـ آیا می‌توان در رک اتاق‌ها اتاق‌های (V.I.P) را مشخص نمود.

ـ آیا سیستم شما درصد اشغالی اتاق‌ها را می‌تواند به شما بدهد. درصد اشغالی روزانه، ماهانه، سال.

ـ آیا سیستم شما می‌تواند تعداد سرویس‌خواب‌های مورد استفاده را بدهد استفاده در طول روزهای قبل و نیز تعداد مورد نیاز برای روزهای آینده.

ـ آیا درصد اشغال رزرو آینده برای روزها و ماه‌های آینده می‌تواند مشخص شود.

ـ آیا زمانی که اتاق بسته می‌شود باید یک نفر به اتاق مراجعه کند و ببیند آیا به اتاق خسارتی وارد شده است یا اینکه سیستم شما به‌طور اتوماتیک به شما این پیغام را می‌دهد.

ـ آیا در چاپ گزارش صندوق شما اقلام دریافتی صندوق به تفکیک نمایش داده می‌شود؟ یعنی با دیدن لیست صندوق می‌توان دریافت از هر منبع درآمدی چه مقدار درآمد نقد شده است؟ مثلاً می‌توان پیش‌دریافت‌ها را مشخص نمود و یا دریافتی نقدی از رستوران را تعیین کرد؟ یا اینکه می‌‌بایست از لیست صندوقتان با ماشین حساب اینها را جدا کرده و جمع بزنید.

ـ آیا زمانی که در ایام پرترافیک به سر می‌برید و می‌خواهید اتاق‌های زیادی را ترخیص کنید سیستم شما می‌تواند تمامی کامپیوترهای موجود را به حالت خروج میهمان تبدیل کند یا اینکه می‌بایست برای خروج یک میهمان اپراتور پذیرش بین دو کامپیوتر پذیرش و صندوق در رفت و آمد باشد.

ـ آیا سیستم پذیرش شما حساب‌های نسیه تور (قراردادی) را نگهداری و کنترل می‌کند؟ یا اینکه شما کنترلی روی آن ندارید. آیا در سیستم شما اگر میهمانی چند اتاق را با هم در اختیار گرفته بود می‌توانید صورت‌حساب هر اتاق را جداگانه یا یک صورت‌حساب کلی برای چند اتاق به او بدهید.

ـ آیا سیستم نرم‌افزاری شما می‌تواند پلان‌های مختلف هتلی را پذیرش کند و صورت‌حساب‌های میهمان و تور یا آژانس را بدون دخالت کاربر و به‌طور اتوماتیک (برای سرعت بیشتر در خروج میهمان و نیز برای عدم دخالت کاربر در ثبت اشتباه و . . .) انجام دهد.

ـ آیا برای اتاق‌هائی که در اختیار تور خاصی است صورت‌حسابش را می‌توان به صورت اقلام تعهد تور و اقلام متفرقه تفکیک کرد که اقلام تعهد تور را تور بپردازد و اقلام متفرقه از قبیل تلفن و رستوران و . . . را میهمان بپردازد.

ـ آیا سیستم شما می‌تواند مشخص کند از یک فولیو Folio چند بار چاپ شده یا اینکه اپراتور پذیرش در این مورد مختار است. آیا سیستم شما می‌تواند سند حسابداری بزند یا اینکه می‌بایست اقلام مورد نیاز را شخصاً از تک تک سیستم‌ها به طور دستی تهیه نمود.

ـ آیا سیستم شما قابلیت دریافت و کنترل روم سرویس را دارد. آیا می‌توانید مشخص کند چه اتاق‌هائی از یخچال مواد خوارکی استفاده نموده‌اند. آیا در رستوران‌ها اقلامی هم‌چون کرایه سالن گل انعام پیشخدمت عکاس فیلمبردار حمل و نقل لوازم صوتی نصویری موزیک شعبده‌باز را می‌توان در صورت نیاز استفاده نمود و یا اینکه باید به‌طور دستی محاسبه شود. آیا عوارض وصولی از مسافرین به راحتی قابل نمایش و چاپ است به تفکیک روزانه ماهانه سال.

ـ آیا سیستم شما دخالت کاربر را در نوشتن شرح فولیو میهمان کاهش داده است؟

ـ آیا گزارش اماکن شما هر زمان که بخواهید (هرساعت) می‌تواند تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها را چاپ بگیرد یا می‌بایست از ساعت خاصی به بعد (مثلاً ۱۲ شب به بعد) گزارش تهیه شود و از ۱۲ شب تا ساعت چاپ افراد پذیرش شده و یا افراد خارج شده در گزارش اماکن منعکس نمی‌شوند.

ـ اگر از اتاقی یکی از نفراتش خواست خارج شود یا خواستید نفری را به نفرات یک اتاق اضافه کنید می‌بایست میهمان را بخواهید و اتاق را با او تسویه کنید و اصطلاحاً اتاق را ببندید و مجدداً اتاق را با نفرات جدید باز کنید یا اینکه چنین موردی پیش‌بینی شده است و آیا این کار به‌طور اتوماتیک در گزارش اماکن منعکس می‌شود آیا نرخ اتاق همزمان با تغییر همراهان میهمان تغییر می‌کند و آیا اصلاً کنترلی روی این‌گونه امور دارید یا اینکه باید به‌طور ۲۴ ساعته و شبانه‌روزی در هتل حضور داشته و از میز پذیرش جدا نشوید (جهت کنترل و صحت عملکرد پرسنل).

ـ آیا سیستم شما لیست ماهانه مسافرین را می‌تواند نمایش دهد و آیا لیست عوارض ماهیانه به شکل تعداد مسافرین مقیم ایرانی، خارجی، تعداد اتاق‌ها و تخت‌های اشغالی روزانه به همراه عوارض دریافتی روزانه می‌تواند نمایش دهد.

ـ آیا در سیستم شما اشیاء پیدا شده با ذکر صاحب آن (شماره رجیستر، نام میهمان و . . .) می‌تواند نگهداری نماید.

ـ آیا در سیستم پذیرش شما این قابلیت وجود دارد که تلفن هر اتاق فقط بتواند با اتاق هم رجیستر خود و یا اتاق هم تور خود تماس بگیرد یا آزاد (جهت جلوگیری از مزاحمت تلفنی).

ـ آیا در پایان هر شب همزمان با چارج اتوماتیک اتاق‌ها خلاصه تلفن هر اتاق به صورت‌حسابش منتقل می‌شود و نیز هر زمان که بخواهید می‌توانید ریز صورت‌حساب تلفن را دریافت نمایید (شماره تماس، مبلغ، مدت زمان تماس).

ـ آیا می‌توانید از سیستمتان درآمد تلفن روزانه خود را مشخص نمایید و یا می‌توانید گزارش از تلفن‌های داخلی دیگر خود را دریافت نمایید؟

ـ آیا اپراتور تلفن شما هر زمان که تلفن زنگ خورد می‌تواند بداند که چه اتاقی با او تماس می‌گیرد و می‌تواند نام میهمان و جنسیت را قبل از برداشتن گوشی بداند و یا می‌بایست برای این کار به سیستم پذیرش مراجعه نماید و بعد گوشی را بردارد.

ـ آیا در سیستم شما از روی مانیتور رسپشن می‌تواند بداند کدام اتاق‌ها نظافت شده و آماده پذیرش میهمان است و کدام نیست؟ (یا یک نفر را باید بفرستید ببیند اتاق نظافت شده).

ـ آیا می‌توان به‌طور اتوماتیک لیست اتاق‌هائی را که باید نظافت شوند را مشخص نمود.

ـ آیا در سیستم شما اگر اتاقی به‌طور موقت در اختیار فردی قرار گرفت در گزارشات منعکس می‌گردد یا اینکه کسی متوجه نخواهد شد.