چگونه «وقت» تلف نکنیم؟

به این جمله خوب دقت كنید: «دوست دارم این كار را انجام دهم، اما حیف وقتش را ندارم!»
تا به حال چند بار این جمله را گفته اید؟ امروزه مدیریت بهینه زمان برای بسیاری از قشرها مانند كارفرمایان، كارمندان، دانشجویان و حتی خانه داران دردسری بزرگ محسوب می شود و این افراد اغلب از نداشتن وقت كافی برای انجام كارها شكایت می كنند.
اولویت بندی دركارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است. به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت. هدف های خود را تعیین و سپس آنها را براساس اهمیت شان اولویت بندی كنید. حالا نوبت تعیین یك برنامه زمانی برای اجرای این اهداف است.
سعی كنید روی اعمال خود كنترل بهتری داشته باشید تا استفاده بیشتری از زمان ببرید. برای آموختن مدیریت زمان، نخست باید آموخت چگونه اعمال و كارهای شخصی خود را مدیریت كرد.
مدیریت زمان ابزاری نیست كه شما را قادر به سخت تر و بیشتر كاركردن كند، بلكه به شما كمك می كند «هوشمندتر» كاركنید. به این معنا كه كارهای خود را ساده تر وسریعتر انجام دهید.
با استفاده از تكنیك های مدیریت زمان فرد می تواند به كار، استراحت، تفریح و دیگر فعالیت های اجتماعی خود برسد . برای استفاده بهینه از زمان لازم نیست كه تبدیل به یك آدم «معتاد به كار» شد.
بهره بری از زمان و آگاهی در این زمینه در هریك از ما به طرز چشمگیری متفاوت است. كارهایی را كه در طول روز انجام می دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، توانایی ها، مهارت ها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» كه درخلال آن به انجام كارها می پردازیم درواقع نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.
● زمان اوج بازدهی را مشخص كنید
منظور از زمان اوج، همان ساعت هایی است كه فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و كارایی اش بالاست. ساعت بیولوژیكی (ساعت زیستی) بدن كه تأثیر بسزایی برروی عملكرد فرد دارد، در هر یك از ما متفاوت است. به طور كلی می توان افراد را به سه گروه تقسیم كرد.
دسته اول كه در ساعت های آغازین بامداد بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا كارها را انجام می دهند. دسته دوم در ساعت های واپسین بعدازظهر بسیار پركارند و بازدهی كارشان در آن ساعت ها بیشتر از مواقع دیگر درطول روز است. آخرین گروه، شب زنده داران هستند كه نیمه های شب را بهترین موقع برای انجام دادن كارها می دانند. پیش از هرچیز شما باید زمان اوج كاری خود را معین كنید و آن را به كارهای سخت تر یا افكار خلاق خود اختصاص دهید.
● زمانی برای دیگران
درطول یك هفته یا گاهی در طول یك روز، باید زمانی را برای دیگران منظور كنید. برای مثال یك مدیرعامل را در نظر بگیرید كه دائم باید برای ملاقات با پرسنل اداره، مدیران قسمت های مختلف، كارگران و دیگر قسمت های تحت نظارتش برنامه ریزی كند.
خودتان را جای یك مدیرعامل درنظر بگیرید. دراین صورت باید بخشی از زمان را برای خانواده و همكاران كنار بگذارید. همچنین سعی كنید تا حد امكان عوامل بازدارنده یا اتفاق هایی را كه موجب وقفه دركار می شود كاهش دهید، بخصوص هنگام ساعت های اوج كاری تان. درواقع گاه می توان كار دو ساعت را در یك ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده، انجام داد.
● تجزیه و تحلیل مشكلات
▪ آیا می توانید با «تعادل» از زمان خود استفاده كنید؟ زمان ما در یك روز میان كار، عبادت، استراحت و تفریح تقسیم می شود. تعادل به این معناست كه باید زمان كافی برای انجام كارهای بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی، خواب، استراحت و فعالیت هایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.
▪ آیا نیاز اصلی شما قبول كردن محدودیت زمان است؟ یقیناً در بعضی از دوره های زندگی زمان كافی برای انجام هركاری كه دلمان می خواهد نداریم. این نكته بویژه برای خانواده هایی كه بچه های كوچك دارند و افراد مجردی كه باید كارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند، حائزاهمیت است. دراین حالت و با توجه به محدودیت هایی كه زمان به شما اعمال می كند، باید بیاموزید كه فعالیت ها و كارهای كم اهمیت تر را برای به دست آوردن زمان بیشتر و انجام كارهای ضروری تر، حذف كنید.
▪ آیا هدف اصلی تان كاهش زمان كاری است؟ گاهی اوقات لازم است كارها را ساده تر كرد. برای مثال می توان غذایی درست كرد كه ساده تر باشد و زمان كمتری صرف تهیه آن شود.
اگر انتظار و توقع بالایی از خودتان دارید، می توانید استانداردها و معیارهای آن را تعدیل كنید. می توان از امكانات مؤسسه های خدماتی نیز استفاده كرد.
▪ آیا زمان كافی برای پرداختن به امور شخصی تان دارید؟ گاهی اوقات زمانی كه باید صرف امور شخصی و كارهایتان بكنید، نخستین اولویت را پیدا می كند. شما به زمان احتیاج دارید تا به بررسی احساسات و اهدافتان بپردازید.
برای حفظ سلامت روان به سرگرمی ها و كارهای موردعلاقه تان بپردازید. توانایی خود را در «نه گفتن» بالا ببرید و رابطه ای شفاف با دیگران برقرار كنید. برای «نه گفتن» باید تمرین كرد. به خاطر داشته باشید كه نه گفتن و نپذیرفتن یك كار، می تواند موجب آری گفتن و پذیرفتن كاری مهم تر باشد.
● هدفگذاری كنید
برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید برروی اهدافتان متمركز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، كاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی مهم هستند و رسیدن به آنها نیازمند زمان است.
بیشتر مردم ترجیح می دهند برروی چند هدف در زندگیشان كاركنند. بررسی كردن اهداف به طور كامل و دقیق پیش نیاز اصلی برای موفقیت دراین كار است.
شما باید بدانید چه چیزی در زندگی می خواهید و چه كسانی و چه سازمانها، علت ها و انگیزه هایی برای شما مهمتر است؟ بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروی كاغذ بنویسید. در غیر این صورت ممكن است اهدافتان مبهم باقی بماند و هیچگاه متوجه نشوید كه آیا به آنها دست یافته اید یا نه؟
پس به فعالیت ها و كارهایی بپردازید كه شما را در نیل به این اهداف كمك می كند. پی بردن به این نكته كه نمی توان همه كارها را در آن واحد انجام داد، ممكن است شما را بر آن دارد تا كارهای بزرگ و پروژه های درازمدت را به زنجیره ای از كارهای كوچكتر و كوتاه مدت تر تقسیم كنید. انجام این كارها در یك دوره معین زمانی بسیار راحت تر و قابل كنترل تر است. حال به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدم های كوچك را كه درواقع همان اهداف كوتاه مدت است، بردارید. تكمیل بموقع این كارهای كوچك و كوتاه مدت اولویت دارد درغیر این صورت زمان را ازدست داده اید بدون آن كه پیشرفتی حاصل شود.
● زمان شما چگونه تلف می شود؟
حال كه درمورد اولویت ها و نظم و ترتیب انجام كارهای تان تصمیم گرفته اید، باید به زمان هایی كه بیهوده تلف می شود، توجه كنید. با یادداشت كردن زمان هایی كه به بطالت و بیهودگی می گذرند به مدت چند روز، به درستی متوجه خواهیدشد كه زمان را چگونه از دست می دهید. این جدول زمانی به شما كمك می كند تا با برنامه ریزی برای اوقات كار و فراغت، استفاده بهتری از زمان ببرید.
اغلب مردم هنگامی كه متوجه می شوند «چقدر» از زمانشان صرف كارهای بی اهمیت شده، بسیار متعجب می شوند. شما احتمالاً پی خواهید برد كه ساعت های معینی در روز و روزهای معینی در هفته سرتان بسیار شلوغ است. با كمك برنامه ریزی می توان این روزهای شلوغ را مدیریت كرد، برای مثال می توان زمانی را كه برای فعالیت های دیگر درنظر گرفته ایم، به طور موقت كاهش داد.
همچنین هر فعالیت و كار روزانه ای، بخش هایی تكراری دارد. برای هركاری مهلت خاصی تعیین كنید. مانند ساعت شروع و پایان كار، زمان ناهار، زمان جلسات، فعالیت های تفریحی یا سایر فعالیت ها.
بعد از برنامه ریزی برای تمام این كارها ممكن است به طور غیرمنتظره ای زمان زیادی برای انجام كارهایی كه دوست دارید باقی مانده باشد. این درواقع پاداش شماست. باید از آن به بهترین وجه ممكن استفاده كرد.
● عوامل هدر دهنده زمان
وجود بعضی از این عوامل هدردهنده زمان را می توان در همان جدول زمانی پیداكرد. هم درخانه و هم درمحل كار تلفن، میهمان سرزده، جلسات، ایمیل های غیركاری، تأخیرانداختن كارها، ندانستن این كه كار بعدی چیست و خرت وپرت های اطرافمان، از رایج ترین عواملی هستند كه وقت ما را تلف می كنند.
بی نظمی، نداشتن اولویت در انجام كارها، اهمال كاری، تماشای بیش از اندازه تلویزیون، یا بیش از حد درگیر جزئیات كارهای روزمره شدن از دیگر عواملی است كه ما بدون آن كه متوجه شویم، موجب اتلاف وقتمان می شود.
● برای خودتان برنامه زمانی بنویسید
یك برنامه زمانی هم می تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می خواهید در آینده نزدیك انجام دهید، هم یك برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان. اغلب مردم در یك زمان نمی توانند برروی تمام برنامه ها، فعالیت ها و اهدافشان متمركز باشند.
بنابراین آنها را روی كاغذ بنویسید و فهرست های متفاوتی از برنامه هایتان تهیه كنید. آسانترین راه برای نوشتن برنامه زمانی فهرستی از كارهای بزرگ و كوچكی است كه باید انجام گیرد. این فهرست به تنهایی كافی است تا با یادآوری كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهید.
راه دیگر برای داشتن یك برنامه زمانی در واقع نوشتن كارهایی است كه باید به صورت زنجیره ای انجام دهید. دراین فهرست باید توالی زمان نیز رعایت شود. شما باید تصمیم بگیرید كدام كار مهم تر است و به انجام آن بپردازید و بعد سراغ كارهای دیگر بروید.
سومین نوع جدول زمانی، برنامه ای است با تمام جزئیات. این برنامه هم دربرگیرنده ترتیب كار است و هم زمان تقریبی برای تكمیل آنها را دراختیارتان می گذارد. مزیت این برنامه این است كه شما را وادار می كند با دقت بیشتری به ساعت های روز و به روزهای هفته نگاه كنید و تصمیم های بهتری كه منطبق با اهمیت كارهای تان است، بگیرید. به یادداشته باشید كه اگرچه در آنها، برنامه ریزی كمی دشوار و وقت گیر است اما درنهایت بیش از آنچه انتظار دارید از اتلاف وقت تان جلوگیری می كند.
● اجرای برنامه زمانی
▪ هیچ برنامه زمانی ای معجزه نمی كند. همیشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجوددارند. به هرحال، یك برنامه زمانی كه از قبل ریخته می شود، كمك می كند تا وظیفه محوله را درحد قابل قبولی انجام دهید و وقت تان كمتر تلف شود.
▪ از قبل برای روزهایی كه كارهای زیاد و سخت باید انجام دهید برنامه ریزی كنید.
▪ برای پرهیز از انجام با عجله كار در دقایق آخر، آن را زودتر انجام دهید.
▪ اول به انجام دادن كارهای تكراری بپردازید تا در صورت پیش آمدن كاری ضروری، زمان لازم را دراختیار داشته باشید.
● استراتژی های مدیریت زمان
جدا از برنامه زمانی كه برای خودتان نوشته اید، استراتژی های مدیریت زمان نیز می تواند بسیار مفید باشد، هرروز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شود تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیت شان انجام دهید.
همیشه یك دفترچه یادداشت و تقویم جیبی به همراه داشته باشید. از آن می توان برای نوشتن فهرست خرید، كارهایی كه باید انجام شود و ثبت زمان قرارهای ملاقات استفاده كرد.
از زمان انتظار به نحو احسن استفاده كنید. می توان در این فاصله به انجام كارهای خانه، مطالعه، نوشتن نامه یا فهرست خرید پرداخت. به این زمان ها كه باید منتظر باشید مانند یك هدیه نگاه كنید نه زمانی تلف شده.
خودتان را برای نه گفتن به كارهایی كه زمان كافی برای درست انجام دادن شان ندارید، آماده كنید. نه گفتن را بیاموزید و سرحرف خود محكم بایستید.تا حد امكان اجازه ندهید كارهایی را كه برای شان برنامه ریزی نكرده اید، مخل برنامه ریزی شما شود، تلفن هایی كه مربوط به شما نیست را جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج كاری تان مزاحمتان شوند.
اگر می خواهید دوستانتان با شما تماس بگیرند ساعت خاصی را برای آن تعیین كنید. دوستان منطقی این موضوع را می فهمند و به خواست شما احترام می گذارند.
سعی كنید در منزل نیز مانند اداره منظم و با برنامه باشید. نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد می تواند از خستگی و هدررفتن وقت شما بكاهد.
در یك زمان، فقط برروی یك چیز متمركز شوید. تمام انرژی خود را معطوف به كاری كنید كه در دست دارید. عواملی را كه دركارتان وقفه ایجاد می كند حذف كنید و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهایی كه باید انجام دهید، نكنید.
به یاد داشته باشید ۸۰ درصد دستاوردهای شما هم در زندگی تان و هم در كارتان، تنها حاصل ۲۰ درصد از فعالیت هایی است كه انجام می دهید. پس می توان آن را بهبود بخشید. از مدیریت زمان به عنوان یك ابزار برای هدفگذاری، اولویت بندی هدف ها و معرفی فعالیت هایی كه به شما در راستای نیل به این اهداف كمك می كند، استفاده كنید. درواقع مدیریت زمان به شما این امكان را می دهد تا هوشمندتر كاركنید، نه سخت تر.

رامین مصطفوی

منبع : روزنامه ایران