تاثیر اتوماسیون اداری بر فرهنگ صنعتی

●مقدمه
از آنجا كه پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات و مكانیزه نمودن امور در دنیای امروزه سیر صعودی داشته و به سرعت در حال رشد می باشد ، عقب ماندن از این موضوع و ناتوانی از حركت همراه با موج پرتلاطم it نتیجه ای جزء غرق شدن نخواهد داشت و از این جهت است كه ریاست محترم جمهور توسعه فناوری ارتباطات و اطلاعات را شرط بقای كشور اعلام نموده است و این امر زمانی تحقق می یابد كه در سطح كشور تمامی سازمانها مجهز به سیستم های مكانیزه جهت انجام اكثر امور خود باشند و كاربران این سیستمها كسانی نیستند جزء نیروهای كاری كه قبلاً امور خود را به صورت دستی انجام می دادند .
و این بر همگان روشن است كه یكی از مهمترین پیش نیازهای تحقق دولت الكترونیكی پذیرش سیستمهای مكانیزه می باشد و هر چه سازمانها قدیمی تر و وسیع تر باشند ایجاد چنین فرهنگی در بین نیروهای كارشان كاری سخت تر خواهد بود و اكنون كه حدود یك سال از اجرای سیستم مكاتبات اداری در واحدهای ستادی شركت راه آهن جمهوری اسلامی ایران می گذرد شاهد این واقعیت هستیم كه دست اندركاران پیاده سازی سیستم ، بجزء مكانیزه نمودن گردش مكاتبات اداری ، با همت تك تك كاربران این سیستم اقدام به ارتقاء سطح فرهنگ پذیرش سیستمهای مكانیزه كه بستری مهم و شرط لازم تحقق دولت الكترونیكی می باشد ، نموده اند .
●شرایط عملیاتی شدن سیستمهای مكانیزه :
یك سیستم مكانیزه با بهترین نرم افزار درگام نخست در صورتیكه از حمایت مدیریت ارشد برخوردار نباشد، بدون این پشتوانه قابل پیاده سازی نبوده و هرگز عملیاتی نخواهد شد ودرگام بعدی، پرسنلی كه روش و فرایندی كه آنها به صورت دستی انجام می دادند و قرار است مكانیزه گردد نیز در پذیرش و اجرائی شدن سیستم نقش مهمی ایفاء می كنند ، این صاحبان فرایندها هستند كه از مرحله طراحی سیستمهای مكانیزه تا مرحله اجراء و پشتیبانی سیستم همراه با طراحان،تحلیلگران و مسئولین پیاده سازی سیستم قدم بر می دارند و در صورتیكه نخواهند سیستم مكانیزه ای شكل گیرد از همان ابتدای طراحی سیستم مانع بزرگی در اجرای روان چرخ مكانیزاسیون خواهند بود و این امر یكی از دغدغه های مدیران پروژههای سیستمهای مكانیزه می باشد كه می بایست با انجام مدیریت تغییر نسبت به شناسائی علل عدم پذیرش سیستمهای مكانیزه در جهت رفع آن گام برداند .
●علل مقاومت در برابر مكانیزاسیون :
از علل عدم پذیرش سیستمهای مكانیزه در بین صاحبان فرایندها و مقاومت در برابر تغییر می توان به موارد ذیل اشاره نمود :
▪ترس از موقعیت شغلی پس از مكانیزه شدن فرایند با توجه به نقش سیستمهای مكانیزه در كاهش نیروهای انسانی .
▪ترس از خلع ید شدن از قدرت حاصله از تجمع اطلاعات كه به دلیل غیر مكانیزه بودن فرایندها و عدم وجود اطلاعات ثبتی بوجود آمده است .
▪ترس از كاهش وابستگی سازمان به شخص ، چرا كه در صورت مكانیزه شدن امور ، روال كارها ، الگوریتم وار و مستند می گردند و از میزان وابستگی سازمان به پرسنل صاحب فرایند كاسته می شود .
▪ترس حاصله از ضعف و ناتوانی در كار با سیستمهای مكانیزه .
▪ترس از شفاف شدن اطلاعاتی برای آن دسته از افرادی كه سالها از شفاف نبودن و گل آلودی آب جاری در شریان اطلاعات سازمان سود جسته و آنرا مدیون طبیعت سیستمهای دستی می دانند .
و بالاخره از مهمترین علل مقاومت در برابر مكانیزاسیون وجود فرهنگ مخالفت با تحولات ،تغییرات و نوآوریها و فرهنگ مخالفت با سیستمهای مكانیزه می باشد كه تغییر این فرهنگ نیازمند زمان بوده و هزینه و انرژی زیادی را می طلبد .
●سیستم مكانیزه مكاتبات اداری (اتوماسیون اداری) :
مكاتبات اداری یكی از پر حجم ترین و در بعضی از مواقع مشكل ترین فعالیتهای یك سازمان می باشد ،وجود یكی سیستم نامناسب مكاتبات اداری باعث اتلاف زمان ، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها ودرنتیجه غیربهره ورشدن سازمان می گردد كه در مقابل آن وجود یك سیستم متناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای از پاسخ ها و بروكراسیهای موجود را كاهش داده و در یك دوره زمانی باعث صرفه جویی اقتصادی و روانی انجام كار گردد كه با توجه به وضعیت شركت راه آهن و نظر به حجم زیاد مكاتبات و تعدد و پراكندگی واحدها ، تنها یك سیستم مكانیزه كه از آن طریق مبادله اطلاعات ، اسناد و مكاتبات اداری به صورت مكانیزه با حذف یا حداقل نمودن گردش دستی اسناد كاغذی میسر گردد ، مناسب برای راه آهن بوده و سبب روانی گردش مكاتبات اداری خواهد شد .
●مزایای سیستم مكاتبات اداری :
از مزایای سیستم مكانیزه مكاتبات اداری كه به غلط در بعضی از سازمانها تحت عنوان سیستم اتوماسیون اداری از آن نام می بردند و در واقع بخشی از یكی سیستم جامع اتوماسیون اداری بحساب می آید می توان به موارد ذیل اشاره نمود :
▪متمركز نمودن امور اداری
▪افزایش سرعت انتقال نامه ها و ارتباط متقابل واحدها
▪سهولت دسترسی به كلیه اطلاعات و سوابق بر اساس طبقه بندی از پیش تعیین شده
▪كاهش حجم مكاتبات اداری
▪تسریع در انجام فعالیتها و كاهش مراحل و زمان انجام كارها
▪از بین رفتن بایگانی های دستی و انفرادی و حذف مدارك و سوابق دستی
▪امكان استفاده از سیستم مكاتبات اداری جهت رسیدگی به نامه های ارجاعی از خارج از محل كار و از راه دور ( منزل یا محل ماموریت ) با توجه به وجود سیستم در محیط web base
▪ایجاد قابلیت پیگیری نامه های ارجاعی
▪حذف دفاتر اندیكاتور
▪حفظ و حراست از مدارك و اسناد
▪افزایش ضریب ایمنی حفظ اطلاعات
▪صرفه جویی اقتصادی ( به دلیل عدم خرید كاغذ و سایر ملزومات ) و كاهش هزینه های نگهداری ، انبارداری ، بایگانی و ….
▪یكسان شدن عملكرد پرسنل امور اداری كلیه واحدها
و بالاخره یكی از مهمترین مزایای سیستم مكانیزه مكاتبات اداری ایجاد فرهنگ پذیرش سیستم های مكانیزه و آماده سازی پرسنل سازمان كه صاحبان فرایندهایی هستند كه مكانیزه شدن آنها را در آینده ای نزدیك پیش روی خواهند داشت ، جهت پذیرش تغییر و تحولات آتی سازمان .
●تاثیر سیستم مكاتبات اداری بر فرهنگ صنعتی :
سیستم مكاتبات اداری برخلاف تمامی سیستمهای مكانیزه كه دارای كاربران خاصی می باشند ، با توجه به اینكه هر فردی در سازمان كه نامه ای به آن ارجاع می گردد می بایست دارای كاربری در سیستم مكاتبات اداری باشد ، از كاربران بسیار زیادی برخوردار می باشد و این كاربران از تمامی سطوح سازمانی تشكیل شده اند ، اعم از مدیران كه شرط لازم اجراء و پیاده سازی سیستمهای مكانیزه حمایتهای آنان بوده و می بایست فرهنگ پذیرش سیستمهای مكانیزه در اذهان آنها هر چه بیشتر ملكه گردد و دیگر پرسنل زیر دست مدیران كه در صورت نداشتن فرهنگ مذكور خود سدی بزرگ بر سر راه توسعه فناوری اطلاعات و تحقق دولت الكترونیكی خواهد شد .
كاربران این سیستم این تغییر را پذیرفته اند كه بجای استفاده از كاغذ و قلم كه در طی تاریخ سیر تكاملی داشته و از كنده كاری بر روی سنگها و دیوارهای غار شروع شده است ، از صفحه كلید دستگاه كامپیوتر و یا قلم های نوری استفاده نمایند و به نامه های خود در كارتابلهای شخصی موجود در سیستم مكانیزه پاسخ دهند .
بسیاری از این كاربران كه قبلاً با سیستم مكانیزه ای سروكار نداشته و با كامپیوتر ناآشنا بودن ،هم اكنون با یك سیستم مكانیزه تحت ویندوز كارمی كنند و روزانه چندین ساعت با آن سروكار داشته و با نرم افزارهای كاربردی چون word و تایپ در آن محیط آشنا شده اند .
بسیاری ازمدیران كه خود مستقیماً با كامپیوتر سروكارنداشتند وامورات و نیازهای خود به سیستم های مكانیزه را از طریق منشی و یا كارشناسان زیر دستشان بر طرف می نمودند و تنها شاهد گزارشات اخذ شده از سیستمهای مكانیزه بودند ، هم اكنون با این سیستم خوگرفته اند وشخصاً چندین ساعت برای رسیدگی به نامه های ارجاعی خود از كامپیوترهای موجود در محل كارشان كه سالها تنها به عنوان یك دكور در گوشه ای بلااستفاده افتاده بودند ، استفاده می كنند و یا حتی از منزل نیز برای رسیدگی به مكاتبات اداری واحد خود از كامپیوترهای شخصی استفاده نموده و با اتصال به سایت مربوطه به سیستم مكاتبات اداری و كارتابل خود وارد می شوند .
این تعدد كاربران و گستردگی فعالیت آنها با سیستم سبب شده است اجرای سیستم مكانیزه مكاتبات اداری همراه با خود ، فرهنگ سازمان را ارتقاء داده و این امر كه در حاشیه پیاده سازی سیستم شكل گرفته است یكی از مزایای اصلی آن بحساب آید تا انشاء ا… در آینده ای نزدیك شاهد تحقق شرط لازم بقای كشور یعنی توسعه و فناوری اطلاعات در كشور باشیم .
●تاثیر سیستم مكاتبات اداری در ایجاد سازمانی یادگیرنده :
با توجه به تعداد زیاد كاربران سیستم ، امكان آموزش تك تك كاربران به صورت مستقیم برای مجریان كار میسر نبود و تنها به تعدادی از پرسنل هر واحد آموزش داده شد و آنها مسئولیت انتقال آموزش به زیر مجموعه خود را برعهده داشتند و عملاً دیده شد كه سوالات و پرسشهای كاربران كه در عمل با آن روبه رو می شوند توسط آنان و یا حتی دیگر همكارانشان كه به سیستم مشرف تر بودند ،پاسخ داده می شد و این امر نیز خود حاكی از تبلور سازمانی فراگیر و یادگیرنده است كه در آن آموزش و انتقال اطلاعات در بین پرسنل جاری بوده و این پرسنل هستند كه خود را موظف به انتقال معلومات به همكارانشان می دانند .
●حرف آخر، سخنی با مجریان سیستم مكاتبات اداری :
مجریان و مسئولین پیاده سازی سیستم باید بدانند كه اجرای سیستم مذكور نظر به تعددكاربران و ماهیت آن همان طور كه مزایای بسیار زیادی را در پی داشته است در صورتیكه از پشتیبانی ضعیفی برخوردار شود و به خواسته ها و نیازهای عموم كاربران در فاز توسعه سیستم جامع عمل نپوشانند ، می تواند سبب دلسردی كاربران از سیستم مكاتبات اداری و ایجاد بدبینی آنان به سیستم های مكانیزه گردد كه امید است با درایت كامل مجریان سیستم ، شاهد توسعه كمی و كیفی سیستم در سطح شركت اعم از واحدهای ستادی و صف باشیم .

سیدمحمدحسن حاجی محمدی

منبع : وزارت صنایع و معادن