استفاده از اشتراک اطلاعات در کتابخانه‌های دانشگاهی

منابع الكترونیكی در همه كتابخانه‌های دانشگاهی به‌صورت بخش برجسته و مهمی از مجموعه كتابخانه‌ درآمده‌اند. البته گسترش اینترنت و شبكه جهانی وب باعث این مسأله شده است. تقاضاهای كاربران برای دسترس پذیری منابع الكترونیكی در ساختار بنیادی و سازمانی خدمات كتابخانه‌های دانشگاهی تأثیر بسزایی داشته‌است.كتابخانه‌های دانشگاهی ایالت كولورادو از این مسأله مستثنی نیستند. بعضی از مؤسسات دانشگاهی با تأسیس محیط‌هایی در كتابخانه‌های دانشگاهی یا محل‌های دیگری در پردیس دانشگاه كه اغلب به‌عنوان" بخش اشتراك اطلاعات" از آن یاد می‌شود به این نیاز پاسخ داده‌اند. اگرچه تعاریف از بخش اشتراك اطلاعات تاحدودی متفاوت است اما تعریف بخش اشتراك اطلاعات به‌صورت عمومی به این صورت می‌باشد.
مكان خاصی است كه منابع الكترونیكی توسط تكنسین‌های فنی نگهداری می‌شود و جهت تحقیقات دراختیار دانشمندان قرار می‌گیرد.در csu[۱]، كتابخانه‌ها، برای تمام زمینه‌های دانش، پایگاه‌های اطلاعاتی و نمایه‌هایی كه وب پایه هستند را به فهرست‌های خود افزوده‌اند تا در برنامه‌های آموزشی و نیازهای تحقیقاتی دانشجویان، كارمندان و اعضاء هیأت علمی را یاری دهند. اكثر كارگاه‌های كامپیوتری در كتابخانه‌های اصلی مستقر شد‌ه‌اند كه EIC[۲] یا مركز اطلاعات الكترونیكی نامیده می‌شود.كه برای دسترسی به نمایه‌های الكترونیكی كتابخانه‌ها، پایگاه‌های تمام متن، فهرست‌های پیوسته و اینترنت طراحی شده بود در تمام طول ساعات كار همه كاركنان كانون توجهات خود را برای كمك به كاربران در استفاده از منابع الكترونیكی مبذول داشتند.
كتابخانه‌های csu مانند همه كتابخانه‌های دانشگاهی متعهد شدند كه با چالش‌های رو به افزایش فناوری اطلاعات روبه‌رو شوند. دسترسی به منابع الكترونیكی یكی از مراحل مهم در تحقیق دانشجویان و اعضاء هیأت علمی به‌شمار می‌رود. افزایش ثمربخش نرم‌افزارها به كارگاه‌های كتابخانه‌ای برای دانشجویان در گردآوری، تألیف و تكمیل مقالات و برگزاری آزمون‌ها در منزل و دیگر تكالیف موردنیاز در دوره تحصیلی آنها كمك زیادی كرد. روزانه بسیاری از دانشجویان درمورد دسترسی به این نرم‌افزار سؤال می‌كنند. برای پاسخگویی به اینگونه نیازهای دانشجویان مدیران كتابخانه‌ها به بخش خدمات مرجع دستور داده‌اند كه اینگونه نرم‌افزارها را به مجموعه كتابخانه‌ها بیافزایند، بنابراین EIC دقیقاً بخش اشتراك اطلاعات خواهد بود.
و مدیران باید طرح‌های آموزشی با مهارت‌های فناوری مورد نیاز را برای كارمندان فراهم كنند. این فرایند شامل مراحل زیادی است، پیامدهای بعدی این پروژه پس از انجام این فرایند در ماه اول رشد نمودند. و مراحل مورد نیاز به‌سرعت آشكار شدند.
این مراحل به قرار زیر هستند:استخدام، آموزش و ایجاد تعهد در كاركنان این بخش و نیز اطمینان از كافی بودن امكانات مورد نیاز.توضیح مختصری از تمایلات اصلی در تحصیلات عالیه و نگاه گذرایی به آثار كتابخانه‌ای كه در بخش اشتراك اطلاعات بوده‌ و به ‌وسیله كنكاش‌های بخش اجراء و به‌كارگیری اشتراك اطلاعات صورت گرفته و در مقالات زیادی یافت می‌شود و به قرار زیر هستند:
● تمایلات اصلی در تحصیلات عالیه:
كتابخانه‌های دانشگاهی در طول ده سال گذشته با تغییراتی كه هیچ اولویت بندی در مورد آنها رعایت نشده بود، مواجه شده‌اند كه با توجه به این مسأله، فناوری اطلاعاتی مورد نیاز دراختیار دانشجویان و اعضاء هیأت علمی در موسسات ملی آموزش عالی قرار گرفته است.بیورلی پی‌لینچ[۳] اظهار می‌كند كه فراگیری فناوری اطلاعات باعث ایجاد تغییر در روش‌ها و سبك‌های آموزشی می‌شود و مردم نیازمند این هستند كه درمورد راه و روش انجام كارهایشان بازنگری كنند. در گذشته كتابخانه‌ها مسئولیت فراهم‌آوری، سازماندهی، اشاعه و حافظت از اطلاعات را داشتند. اكنون شكل‌های دیجیتالی به‌طور شگرفی در انجام فعالیت‌های كتابداران و نحوه استفاده دانشجویان و اعضاء هیأت علمی از منابع كتابخانه‌ای تأثیر گذار بوده‌است.
● مفهوم اشتراك اطلاعات:
كتابخانه‌های مهم و موفق نقش‌شان را برای نیل به بسیاری از اهداف كاربران و آموزش عالی دوباره معنی كردند. آنها دریافته‌اند كه افزایش اهمیت منابع الكترونیكی بر مجموعه‌ها، خدمات و كاركنان مؤثر بوده و دانشجویان با استفاده از این منافع تحقیقات اولیه خود را تا انجام پروژه نهایی ادامه می‌دهند و نیز فناوری اطلاعات در تمام طول مراحل تحقیق دارای اهمیت زیادی بوده‌است. زمانی كه كتابخانه‌ها درگیر تحقیقات دانشگاهی می‌شوند می‌توانند از ابتدا تا تكمیل طرح با محقق همكاری كنند. برای دانشجویان دسترسی به منابع الكترونیكی كتابخانه‌ها و كاربرد نرم‌افزارها به‌صورت ثمربخش مفهوم اشتراك اطلاعات را آشكار می‌سازد. بررسی آثار موجود در كتابخانه‌ها و وب‌سایت‌های كتابخانه‌های دانشگاهی به‌سرعت نشان می‌دهد كه چگونه با اشتراك اطلاعات راه مهم و جدید انتقال منابع و خدمات به كاربران نمایان می‌شود.دونالدبیگل[۴] از دانشگاه كارولینای شمالی، شارلوت از طرفداران اصلی اشتراك اطلاعات است.كار او ایجاب می‌كند كه درقسمت مركزی اجرایی csu باشد. بیگل اظهار می‌كند كه اشتراك اطلاعات به‌عنوان مسأله مفهومی،‌ فیزیكی و آموزشی است كه از چاپ تا محیط دیجیتال یك تعدیل سازمانی را دربردارد. تأكید وی بر این مسأله است كه «تغییر» یك كلمه عملیاتی است زیرا اجرای موفق اشتراك اطلاعات شامل یكپارچگی فناوری و انتقال خدمات است، بیگل محیط ایده‌آل را برای كاربران اینگونه تجسم می‌كند كه كارشناسان خبره با نهایت تلاش، كاربر را در تمام فرایند شناسایی، بازیابی، پردازش، آماده‌سازی اطلاعات موردنیاز در هر شكل موجود یاری ‌كنند. كتابخانه‌ها باید خدمات سنتی میز مرجع را دوباره تعریف كنند. همین مسأله درمورد وظایف كتابداران نیز صادق است. اینگونه تغییرات مسلماً بسیار سریع بوده‌ و جهان را دچار چالش می‌كند.
بیگل همچنین بر این مسأله تأكید می‌كند كه در ارائه خدمات به دانشجویان باید از مدل‌های اطلاعاتی پویا و یكپارچه و متنی استفاده شود و همچنین فضای كاری مشتركی به‌وجود می‌آید كه در آن فضای كاری، این فرایند گروهی بتواند به‌صورت دانشی درآید كه در زمینه‌های مشابه علمی تغییرات وسیعی را به‌وجود می‌آورد كه این مسأله باعث ایجاد تحولات فرهنگی پیرامون ما می‌شود. اشتراك اطلاعات همبستگی و هماهنگی را در تغییرات خواسته‌های كاربران و توقعات آنها به‌وجود می‌آورد. البته این كار با ایجاد محیطی كه از محقق در تمام طول تحقیق حمایت می‌كند تحقق می‌یابد. مارتین هالبر[۵] از كتابخانه دانشگاه امرای[۶] با تعریف بیگل درمورد بخش اشتراك اطلاعات و اجزاء آن موافق است وی در امرای پروژه ساختمان بخش اشتراك اطلاعات را احداث كرده كه مجموعه‌ای از امكانات هماهنگ شده را به‌وجود آورده و باعث دسترسی وسیع فناوری اطلاعات شده است.
نتیجتاً این كتابخانهٔ جدید در نوع خود كاملاً بی‌نظیر می‌باشد.درواقع توضیحات هالبر از تجربیات كتابخانه‌اش درمورد اشتراك اطلاعات مشابه csu می‌باشد اكنون در امرای دانشجویان می‌توانند مقاله بنویسند، اطلاعات عددی خود را با ماشین تحریر جدول‌بندی كنند، صفحات وب طراحی كنند و بدون ترك كتابخانه در گروه‌های همكاری مشتركی از رایانه استفاده كنند.
این مسأله منجر به پیشرفت‌های متفاوتی در یادگیری و تحقیق شده كه منجر به افزایش كاربرد كتابخانه می‌شود و این مفهوم را داراست كه مدل‌های خدمات سنتی مرجع باید دوباره تعریف شوند. سؤال هالبر این است كه آیا خدمات موثر در بخش اشتراك اطلاعات نیاز به چند گروه از كارمندان با مهارت‌های مختلف دارد یا به یك گروه با مهارت‌های بسیار تخصصی در همه زمینه‌ها نیاز است؟ پاسخ این سؤال اینگونه نشان می‌دهد كه وجود هردو گروه مورد نیاز است. كارمندان مرجع قدیمی برای اینكه مؤثر واقع شوند نیازمند آموزش مهارت‌های جدیدی می‌باشند و ناگریزند كه این دوره‌ها را طی كنند. كاركنان بخش مرجع امرای معتقدند كه كیفیت خدمات آنها رشد كرده و اكنون آنها شیوه سرپرستی جدیدی دارند و مسئولیت‌های آنها با گذشته متفاوت بوده و دیدگاه‌های آنها درمورد خدمات و فعالیت‌های كتابخانه‌ای دانشجویان بسیار رشد نموده است ضمناً آموزش ضمن خدمت از بخش‌های مهم و اساسی می‌باشد. زمانی كه كتابخانه‌های امرای از مدل مفهومی بیگل تبعیت می‌كردند در موسسات دیگر گوناگونی‌های زیادی وجود داشت. در دانشگاه آریزونا «مركز تغییرات برنامه‌های آموزشی» بخش اشتراك اطلاعات را در سیزده دانشكده تأسیس كرد.این وب‌سایت شامل نظام‌های زیر بود:خلاصه گزارش‌ها درمورد مفاهیم و نظریات جدید، طرح‌ها، امكانات، مسایل مربوط به كاركنان، مدیریت، آموزش قسمت ایمنی و نگهداری و حفاظت از مؤسسات آمریكایی و كانادایی عضو. برای این ۶ مورد خدمات بخش اشتراك اطلاعات در كتابخانه‌ها وجود نداشت. ولی آنها ساختمان‌هایی را به همین منظور در محیط دانشگاه به‌وجود آوردند.زمانی كه خدمات اشتراك اطلاعات در كتابخانه‌ها تأسیس شد؛ هفت مؤسسه یادآور شدند كه مدیریت این بخش با همكاری كارمندان دانشگاه، كارمندان مركز آمار و یا كارمندان مركز فناوری اطلاعات صورت می‌گیرد.
چهار كتابخانه خودشان كاملاً مسئول خدمات‌رسانی بودند. پنج مركز اشتراك اطلاعات از دانشجویان، كتابداران و تكنسین‌های فنی كه اغلب ساعت‌های هفته را مشغول به كار بودند بهره می‌جستند در اغلب مراكز اشتراك اطلاعات از تكنسین‌های رایانه و دانشجویان و كتابدارانی كه مشغله زیادی نداشتند استفاده می‌شد. اكنون وب بهترین محل جهت یافتن اطلاعات كاربردی در كتابخانه‌هایی است كه دارای بخش اشتراك اطلاعات می‌باشند. اكنون بسیاری از كتابخانه‌ها‌ی دانشگاهی با پایانه‌های بسیار گسترده‌ای كه درمورد اشتراك اطلاعات به‌وجود آورده‌اند. به راحتی می‌توانند در این پایگاه‌ها طرح‌های پژوهشی پیشنهادی اهداف، مدارك طرح‌های موجود، وضعیت اطلاعاتی كارگاه‌های رایانه‌ای، طرح‌های معماری و نمونه‌های وظایف كاركنان و طرح‌های آموزشی كاركنان را مشاهده كنند.
▪ كتابخانه‌های دانشگاهی ایالت كولورادو:
یكی از دو موسسه سرشناس و اصلی در ایالت كولورادو می‌باشد برخلاف دانشگاه كولورادو، بولدر[۷] بزرگترین دانشگاه در ایالت می‌باشد، كه شامل ۳۱۰۰ عضو هیأت علمی كه دروس عمومی را تدریس می‌كنند، ۱۵۰۰ عضو هیأت علمی كه دروس تخصصی را تدریس می‌كنند و ۱۶۰۰ نفر مدیران اجرایی است تعداد دانشجویان ۲۳۰۰۰ نفر است كه ۳۹۰۰نفر از آنها در مقطع تحصیلات تكمیلی تحصیل می‌كنند و بیش از ۱۹۱۰۰نفر از آنها برای گرفتن مدرك لیسانس مشغول به تحصیل می‌باشند. كتابخانه‌های این دانشگاه شامل كتابخانه اصلی مورگان[۸] و دو كتابخانه اقماری می‌باشد.
ـ بخش مرجع از سه قسمت تشكیل شده:
قسمت آموزش، مدیریت و اطلاع‌رسانی مرجع كه سرپرستی آن بخش‌ها بر عهده سه نفر است كه اینها گزارش كارشان را به سرپرست میز امانت در بخش خدمات عمومی ارائه می‌دهند. این بخش مسئول به‌كارگماری كارمندان در این شش میز امانت می‌باشد. EIC محلی است كه مفهوم اشتراك اطلاعات به‌صورت یكپارچه درآمده است.
این بخش‌ها شامل میز مرجع عمومی، بخش مجلات، میز اطلاع‌رسانی و دو كتابخانه اقماری است. تعداد كاركنان در EIC ۲۱ كتابدار حرفه‌ای در بخش مرجع، ۱۶ كارمند رده‌بندی و تعداد زیادی دانشجو كه بسیاری از آنها حداقل در دو بخش مشغول به فعالیت هستند، را شامل می‌شود.میزهای خدمات كتابخانه مورگان، ۱۰۸ ساعت در هفته درطول ترم مشغول به فعالیت هستند و فقط ۷ روز در سال تعطیل می‌باشند.
ـ ارائه خدمات در بخش اشتراك اطلاعات در csu:
ایجاد خدمات در بخش اشتراك اطلاعات به‌صورت مشترك، با گسترش كتابخانه مورگان در اواخر دهه ۱۹۹۰ همراه بود اكنون همكاری با EIC در اكثر كارگاه‌های رایانه‌ای وجود دارد. قبل از پروژه این ساختمان گروه‌های كوچك كارگاه‌های رایانه‌ای در دو طبقه از سه طبقه ساختمان برحسب كاركرد خاصی كه داشتند سازماندهی می‌شدند.
قرار دادن كارگاه‌های رایانه عمومی در یك محل در طبقه اول بخش لاینفكی از طرح بود كه دسترسی به رایانه‌ها را آسان می‌نمود و نشان می‌داد كه كتابخانه‌ها در csu چگونه با هم در تغییرات بزرگ فناوری شركت می‌كنند. درواقع رشد درحال انفجار اینترنت، باعث به‌كارگیری فهرست‌های پیوسته و افزایش نمایه‌های وب‌ پایه و منابع تمام متن الكترونیكی به‌زودی شده‌است. خرید نمایه‌ها و منابع تمام متن الكترونیكی در csu سریع‌تر شده كه این امر تأثیر فوق‌العاده زیادی داشته است و از جولای ۱۹۹۷ انبوهی از این منابع الكترونیكی به كتابخانه‌ها سرازیر شدند. در عرض یكسال پایگاه‌های اطلاعاتی وب دسترس پذیر، برای كاربران از ۵۰ پایگاه به ۳۰۰ پایگاه افزایش یافت. اكنون كاربران به پایگاه‌های متنوع و گسترده‌ای ازقبیل مجموعه مجلات الكترونیكی منابع دانشگاهی كه در وب هستند دسترسی دارند.
EIC تلاش‌های كتابخانه‌ها را در به‌وجود آوردن تغییرات، مهم و مؤثر تلقی می‌كند و این مسأله پاسخ تعدادی از پرسش‌های مهم بیگل است كه می‌پرسید: چگونه ما می‌توانیم كتابخانه‌هایی را كه رشد كرده‌اند با حالتی چاپی سنتی تطبیق داده و ارائه خدمات دیجیتالی بسیار پیچیده و سیال را مدیریت كنیم؟فناوری اطلاعات دقیقاً دامنه و ماهیت خدمات عمومی را دگرگون می‌كند و این كار با تغییر در فلسفه وظایف بخش مرجع، توقعات و فعالیت كارمندان و تخصیص منابع مالی جهت مواجه شدن با نیازهای كاربران انجام می‌شود. برخلاف موسسات دانشگاهی دیگر، كتابخانه‌های csu، خدمات EIC را به‌طور كامل انجام می‌دهند بدون اینكه از جانب دانشگاه دیگری حمایت شود. بخش رایانه و نظام‌های شبكه‌ای csu از كتابخانه‌هایی كه توانایی ارائه خدمات فنی و پرسنلی را ندارند منتقل شده است و هیچ تفاهم‌نامه‌ای بین ACNS[۹] و این كتابخانه‌ها منعقد نشده است. كتابخانه‌ها دفتر خدمات فناوری كتابخانه‌ای دارند و در LTS[۱۰] كه كارمندانی فعالیت می‌كنند كه زمینه علمی در رشته رایانه دارند. تكنسین‌های آموزش دیده خدمات شبكه‌ای را مدیریت كرده و با ایجاد وظایف اجرایی و حفظ فضای كاری و ایجاد كارگاه‌های رایانه‌ای سعی دارند در EIC باقی بمانند. آنها مداركی را كه پایگاه‌های اطلاعاتی، نصب نرم‌افزارها و كارهای ماشینی را در كارگاه‌های رایانه‌ای دربرمی‌گرفت از هم تفكیك نمودند.
كارمندان LTS برای كار در میزهای خدماتی آموزش ندیده‌بودند و هیچ یك از وظایف كمكی را درقبال استفاده كننده از كتابخانه انجام نمی‌دادند. آنها طبق برنامه از دوشنبه تا جمعه را كار می‌كردند، و در دیگر زمان‌ها تعطیل بودند مگر اینكه یك مسأله ضروری و حادی روی دهد. مدیر EIC یك كارمند ارشد باتجربه می‌باشد كه هم در زمینه فنی و هم در زمینه خدمات عمومی به‌خوبی آموزش دیده است و نیز دو نفر از كارمندان فنی با معلومات در EIC مشغول به فعالیت هستند و مسئولیت‌های متنوع خدماتی آنها تقسیم می‌شود و به‌طور منظم در قسمت میز خدمات كار می‌كنند.
ـ قطعاً از ابتدا وجود EIC به دو شیوه عمده در خدمات مرجع تأثیر گذار بوده‌است:
اولی خدماتی بود كه به همان سطح از كاركنانی كه در میز خدمات مرجع بودند نیاز داشت.بسیاری از كاركنان بخش مرجع برنامه منظم برای فعالیت در هر دو محل دارند و كارمندان كمكی و دانشجویان، كمبود پرسنل اصلی را پوشش می‌دهند مهم‌تر از آن فعالیت در EIC نیازمند داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌ها و دانش‌های جدید است كه هر روز پیچیده‌تر می‌شود و هر فردی كه با آن سروكار دارد باید آنها را بیاموزد. اول اینكه بعضی از كتابداران فكر می‌كردند كه توانایی‌های فنی كه مورد نیاز EIC می‌باشد بسیار دور از دامنه سنتی وظایف حرفه‌ای آنها می‌باشد و این مسأله نگرانی‌ها را در مورد فعالیت در شرایط موجود افزایش داد. آنها تصور می‌كردند كه بهترین استفاده را از زمان و توانایی‌های خود می‌كنند.
اگرچه آموزش یك مسأله مهم و پویا است ولی به‌علت تغییرات سریع در فناوری طرح آموزش كامل انجام نمی‌گرفت، اما جلسات به‌طور متناوب برگزار می‌شد، اغلب كاركنان مهارت‌های جدید را در هنگام كار در محیط می‌آموختند و در ترم بهار سال ۲۰۰۰، ۱۲۰ كارگاه رایانه‌ای را با امكانات زیر مهیا گردید:وجود كاركنان ماهر، وجود امكانات پیشرفته الكترونیكی، امكانات چند رسانه‌ای، امانت بین كتابخانه‌ای و…با وجود همه این خدمات همه روزه تعداد زیادی از كاربران درمورد پردازشگر كلمات، برگه‌های رایانه‌ای گسترده و شیوه كاربرد نرم‌افزارها سؤال می‌كردند كه این امكانات هنوز در كتابخانه آماده استفاده نبودند.▪ عقیده كاركنان درمورد مفهوم اشتراك اطلاعات:
بسیاری از كاركنان به افزودن نرم‌افزارها برای پاسخگویی به نیازهای كاربران بی‌میلی نشان می‌دهند. سرپرست بخش عمومی و مرجع طرحی را راه‌اندازی كرده است كه با اجرای این طرح كاركنان نیز برای همكاری در این طرح تشویق می‌شوند.
چند مرحله در اجرای این طرح وجود داشت:
دعوت از كاركنان بخش مرجع جهت شركت در جلسات متوالی و بحث درمورد آینده EIC برای شناسایی كاركنان، آموزش آنها و مسایل مربوط به دسترسی كاربران به امكانات موجود. در این جلسات از گروه‌ها خواسته می‌شد تا خدمات رایج دسترسی‌پذیر را همچنان كه در سیاهه‌‌های قبلی وجود داشت گروه‌بندی كنند. برای آینده برنامه مختصری ارائه دهند و همچنین بر این مسأله نیز توجه می‌كردند كه چگونه می‌توانند میزان خدماتشان را افزایش دهند. بعضی از كارمندان حرفه‌ای و نیمه حرفه‌ای كه به‌طور فعال در جلسات شركت می‌كردند به‌طور آشكار بسیاری از نظرات خود را اعلام می‌داشتند. در پاسخ‌ به تقاضاهای كاربران افزودن نرم‌افزارها به اتفاق آراء مورد قبول واقع شد و با استفاده از نرم‌افزارهای سودمند در تحقیقات كتابخانه‌ای موافقت گردید.
با وجود این اتفاق نظر عادلانه در اجراء این طرح شرایط مهمی نیز وجود داشت: اول توانایی كارمندان كتابخانه در ارائه خدمات كافی به كاربران در استفاده از این نرم‌افزارهای جدید، مهارت كاركنان در استفاده سودمند از نرم‌افزارها یقیناً در آینده تعاریف مجددی از وظایف شغلی كاركنان را به همراه خواهد داشت. این مسأله مهم در مورد روش‌های كاری كاركنان كتابخانه برای انجام مأموریت‌های كتابخانه و همچنین تعریف كارمندان كتابخانه درمورد وظایف‌شان در قسمت خدمات عمومی سؤالات بنیادینی را به‌وجود می‌آورد. آیا باید كاركنان كتابخانه حمایتی را برای اینگونه ابزارها فراهم كنند؟ آیا این مسأله وظیفه كارگاه‌های رایانه‌ای دیگر در محیط دانشگاه نیست؟ در این بحث و بحث‌های مربوط به جلسات دیگر درمورد خدمات مرجع، اغلب كتابداران به این مسأله اشاره كردند كه بیشتر سؤالاتی كه در EIC دریافت می‌كنند بسیار فنی است و غالباً به تخصص، تجربه و تحصیل آنها در بخش مرجع مربوط نمی‌شود. دانشجویان سؤالاتی از این قبیل دارند: پروتكل انتقال فایل (FTP)، بار گذاشتن تصاویر در رایانه، یا دسترسی بر نظام‌‌های پست الكترونیكی وب‌پایه و پرینت گرفتن.اما سؤالات آنها درمورد ایجاد راهبرد جستجو در یك پایگاه اطلاعاتی خاص یا پیدا كردن اطلاعات در وب نمی‌باشد.سؤالات و مسایل درمورد خدمات عمومی به‌شدت مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته است.كتابخانه‌های دانشگاه كولورادو مانند كتابخانه‌های مؤسسات دیگر دسترسی به خدمات خود را برای كاربران میسر ساخته‌اند.
زمانی كه كاركنان بخش مرجع قادر به پاسخگویی نیستند كاربران انتظار دارند كه به یك متخصص موضوعی ارجاع داده شوند. ارجاعات مستقیماً در زمانی كه امكان داشته باشد به دفتر كار كتابدار فرستاده می‌شود. زمانی كه متخصصان موضوعی در دسترس نباشند مراجعان با ارائهٔ آدرس یا تلفن یا آدرس پست الكترونیكی با متخصص موضوعی قرار ملاقات می‌گذارند.EIC شیوه خدماتی متفاوتی دارد. سؤالاتی كه نیاز به پاسخ فوری دارند برای زمان‌های بعد ارجاع نمی‌شوند بلكه با امكانات موجود همانگونه كه اشاره شد در سریع‌ترین زمان پاسخ داده می‌شوند. كاركنانی كه در EIC مشغول به فعالیت می‌باشند نیازمند مهارت‌های مختلفی هستند و این مهارت‌ها باید به‌سرعت، به موازات تحولات در زمینه فناوری تغییر پیدا كنند. بسیاری از افراد درمورد افزودن سودمند نرم‌افزارهایی كه باعث افزایش نیاز به تخصص‌های فناورانه می‌شوند اتفاق نظر دارند درنهایت تركیب این سه معیار باعث پذیرش گسترده‌ای شد و بحث‌هایی درپی توجهات سرپرست كتابخانه درجهت برآوردن نیازهای كاربران به‌وجود آورد و هركس می‌دانست كه دانشجویان به چه نحوی درباره خدمات سودمند نرم‌افزاری سؤال می‌كنند. زمانی كه در بهار گذشته رایانه‌های قابل حمل در كتابخانه‌ برای استفاده دانشجویان قرار داده شد بسیاری از نگرانی‌ها درمورد برنامه office ۲۰۰۰ كاهش پیدا كرد اگرچه این بیست بخش كاملاً به برنامه office ۲۰۰۰ مجهز شده بودند ولی درهنگام ارائه خدمات گاهاً نیاز به كمك مشاهده می‌شد.رهنمودهایی جهت كسب حداقل تبحر فنی:مشخص كردن نیاز آموزشی كاركنان قدم بعدی در اجرا و به‌كارگیری فرآیند بخش اشتراك اطلاعات بود. اگرچه تقاضا جهت كمك درمورد رایانه‌های قابل حمل كم بود ولی كارمندان بخش ارائه خدمات به‌یاد می‌آورند زمانی را كه در EIC مشغول به فعالیت بودند و باید سؤالات گسترده و متنوعی را پاسخ می‌دادند.
سؤالاتی درمورد پست الكترونیكی نرم‌افزار، سخت‌افزار و نرم‌افزار office، همانگونه كه قبلاً گفته شد سرپرست كتابخانه‌ها بر این مسأله تأكید فراوان داشت كه توقعات درمورد ارائه خدمات كتابخانه‌ای باید شناسایی گردد و طبق توقعات كاربران باید به كاركنان آموزش لازم ارائه شود. اگرچه بسیاری از مردم بعضی از تخصص‌های فنی را كه در EIC بدان نیازمند هستند دارا می‌باشند ولی اكنون سطوح تخصصی به‌طور گسترده‌ای تغییر پیدا كرده است. زمانی كه اغلب مردم از نرم‌افزار word استفاده می‌كردند بعضی از گروه‌های مردم تجربه كمی درمورد نرم‌افزار و Excel , Access و كار با پویش‌گر و یا پروتكل انتقال فایل (ftp) داشتند. درحقیقت بعضی از مردم به‌صورت كلی از مجموعهٔ نرم‌افزار office شناخت داشتند ولی ارائه خدمات فنی موردنیاز كاربران به‌راحتی انجام نمی‌شد و نیاز به طرح آموزشی جامع كاملاً مشهود بود، همچنین زمان مناسبی برای اینگونه آموزش‌ها مورد نیاز بود. شرح و توضیح درمورد دورهٔ آموزشی كتابخانه‌ها و شرح خلاصه‌ای از فعالیت‌های گروه فنی كتابخانه‌ها و گروه ویژه‌ای از كارمندان كه بر دیگر كاركنان و كاربران درطی ماه‌هایی كه در جلسات شركت می‌كردند، یاری می‌رساندند پیگیری گردید.
رهنمودهای سرپرست كتابخانه درمورد همكاران خدمات مرجع و آموزش را در ذهن داشته باشید وی با این مسأله كه باید هر شخص از حداقل تخصص خود آگاه باشد و طبق نیاز EIC تخصص خود را افزایش دهد، موافق است.برای شروع این كار، مدیر باید EIC كتابدارانی كه با وب كار می‌كنند و كارمندان فنی كتابخانه‌ها را جزء سیاهه كسانی قرار دهد كه دارای حداقل تبحر فنی هستند. جلساتی كه درمورد خدمات مرجع برگزار می‌شد این فرصت را برای بحث درمورد اضافات و تغییرات فراهم می‌آورد. پس از تغییراتی كه رخ داد طرح ارائه شده درمورد خدمات مرجع به اتفاق آراء مورد پذیرش قرار گرفت. مجموعه هفت‌گانه كلاس‌های داخلی آموزش حداقل مهارت فنی برای تمام كاركنان بخش خدمات مرجع سازماندهی و برنامه‌ریزی شد.كاركنان خبره LTS و خدمات مرجع در این كلاس‌های نود دقیقه‌ای شركت می‌كردند كه مجموعه ساعات این كلاس‌ها برنامه كار متنوعی را به‌وجود می‌آورد، كه به قرار زیر است:
ویندوز NT/ ویندوز ۲۰۰۰
ـ مرورگرها ـ راهنمای میانبر در صفحه كلیدها ـ مدیریت ویندوز
مدیریت فایل قسمت اول:
انتخاب، باز كردن، تغییر مكان، انتقال و حذف فایل‌ها و فولدرها
عیب‌یابی و نگهداری:
ـ راهنمای عیب‌یابی ـ اسكن ویروس‌ها ـ آموزش شرایط مختلف موجود در اینترنت
سرویس‌های الكترونیكی:
ـ جایگزین‌های الكترونیكی ـ امانت بین كتابخانه‌ای ـ خدماتی كه در محیط دانشگاه هست
ـ پست الكترونیكی
مدیریت فایل قسمت دوم:
ـ فرمت كردن دیسكت‌ها ـ گسترش فایل‌ها
كاربردها (مرورگرها و رابط‌ها):
ـ مرورگر اینترنت و نت‌اسكیپ[۱۱]
كاربردهای خدمات:
ـ پروتكل انتقال فایل ـ تل‌نت
زمانی كه این كلاس‌ها اجباری نبود اشخاص برای رشد مهارت‌های فردی به شركت در این كلاس‌ها تشویق می‌شدند بعد از هر كلاسی كه تشكیل می‌‌گردید مطالب تدریس شده به‌صورت جزوه برای سایت كتابخانه‌ها فرستاده می‌شد.همچنین LTS صفحات وب را برای كاركنان كتابخانه‌ها می‌فرستاد كه این صفحات وب دارای پیوندهایی ازقبیل صفحات با متن‌های گسترده در زمینه‌های كاربردی، برنامه‌های پست الكترونیكی، برنامه ویندوز ۹۵/NT و كارهای اجرایی نت اسكیپ بود.در زمان كار در EIC كاركنان با دسترسی به یكی از پیوندهای وابسته در وب از هریك از كارگاه‌های اینترنتی قادر به ارائه راه‌حل و پاسخگویی به سؤالات كاربران بودند. تعداد زیادی از نسخه‌های راهنمای نرم‌افزار Office ۲۰۰۰ چاپ شد و در دفاتر كار EIC برای پاسخگویی به سؤالات كاركنان و كاربران قرار گرفت: همچنین با برنامه‌ریزی جهت برگزاری كلاس‌های اضافی برای پویایی و تداوم حداقل تبحر و مهارت فنی اشخاص موافقت به عمل آمد و محتوای درسی این كلاس‌ها با تغییر فناوری، دچار تحول گشت. ارزیابی از كلاس‌ها كه به‌خوبی مورد استقبال واقع شده بود، بسیار مثبت بود و كاركنان اغلب اظهار می‌كردند كه شركت در این كلاس‌ها در هنگام كار در EIC و دفاتر كارشان به آنها كمك می‌كند.
▪ گروه فنی كتابخانه: برای ‌راحتی در انتقال مفید نرم‌افزارها در EIC قبل از اینكه افراد دوره آموزشی حداقل تبحر فنی را بگذرانند. گروه فنی در بخش خدمات مرجع برای كمك به كاربران در ارائه خدمات انتخاب شد. این گروه تجربه زیادی در ارائه راه‌كارهای مناسب درجهت رفع مشكلات داشتند و تأكیدشان به خدمات عمومی و فنی در EIC بود آنها همچنین در زمینه آزمایش و به‌كارگیری نرم‌افزار جدید در كارگاه‌های كامپیوتری EIC با LTS همكاری نزدیكی داشتند این مسأله‌ای طبیعی بود كه اعضاء گروه با منابع یكپارچه به ارائه خدمات می‌پرداختند و كارمندان كم‌تجربه زمانی كه با مشكل یا سؤالی روبه‌رو می‌شدند كه قادر به پاسخگویی به آن نبودند از این منابع كمك می‌گرفتند. كارمندان در EIC اغلب برای پاسخ به سؤالات فوری با تماس تلفنی از اعضاء گروه فنی درخواست كمك می‌كردند كارمندان دیگری كه در EIC فعالیت می‌كردند دانش و تجربه‌ای كه در كاربرد یا عیب‌یابی مشكلات خاص نرم‌افزاری داشتند با دیگران به اشتراك می‌گذاشتند با این حال ارجاعات به‌صورت یكپارچه افزایش می‌یافت به‌خاطر تأثیر جلسات آموزشی حداقل مهارت‌های فنی اكنون به‌ندرت از اعضاء گروه فنی خواسته می‌شود كه به EIC بیایند ولی هنوز هم آنها آماده پاسخگویی به سؤالات و مشكلات غیرعادی می‌باشند.درنهایت یك سؤال درمورد ایستگاه‌های كاری وجود دارد، آیا نرم‌افزارهای سودمند در ایستگاه‌های كاری EIC تقاضاهای زیادی را برای كارگاه‌های رایانه‌ای به همراه می‌آورند؟ چون پردازش كلمات كاری عامیانه و بسیار وقت‌گیر است بنابراین، چگونه یك كتابخانه می‌تواند تضمین ‌كند كه كاربران در همه زمان‌ها دسترسی به فهرست‌های پیوسته و بانك‌های اطلاعاتی را خواهند داشت؟تین كلانیت[۱۲] اغلب برای هدایت (وب) پردازش واژه‌ها و مدیریت فایل‌ها بسیار مناسب می‌باشد. ۳۸ رایانه شخصی برای تأمین خدمات اضافی به كاربران درنظر گرفته شده‌اند خدماتی ازقبیل:پایگاه اطلاعاتی CD-ROM، امكانات چند رسانه‌ای، اسكن تصاویر، امكان كاربرد CIS.وجود فناوریهایی كمكی و نصب نرم‌افزارها توسط كاربران تلاشی مستمر برای برآوردن نیازهای كاربران معلول به شمار می‌آید.فناوری‌های كمكی با همكاری مركز منابع فناوری‌های كمكی (ATCR)[۱۳] به‌وجود آمده‌است و دفتری را برای دانشجویان معلول در دانشگاه تأسیس نموده و برای همكاری با دفتر خدمات آموزشی (ois)[۱۴]، كتابخانه‌ها فضای همكاری نزدیكی را با EIC بوجود آورده‌‌اند لذا به همین خاطر دانشجویان به نوارهای ویدئویی آموزشی و نوارهای كلاس‌های تشكیل شده دسترسی دارند و می‌توانند از آنها استفاده نمایند.زمانی كه برای اولین بار بخش اشتراك اطلاعات به‌وجود آمد تأثیر عكسی بر بودجه كتابخانه داشت البته نتایج حاصل از ایجاد این بخش بسیار بیشتر از هزینه‌ها بود.تعهد كتابخانه‌ها درقبال بخش اشتراك اطلاعات و استفاده بسیار زیاد دانشجویان از این بخش بهره‌‌گیری از كتابخانه‌ها را به‌طور چشمگیری گسترش داد.دیگر بخش‌ها در دانشگاه توجه زیادی را به كتابخانه‌ها مبذول داشتند تا كتابخانه‌ها آنها را به‌سوی فناوری‌های جدیدی از قبیل تین‌كلاینت، شبكه كردن بدون سیم، دسترسی به رایانه‌های قابل حمل و فناوری چاپ درقبال گرفتن هزینه هدایت كنند. بودجه‌ها ازطریق منابع بیرونی و مبالغ ویژه‌ای كه جهت هزینه‌های برنامه‌های فناوری وجود داشت، به‌دست می‌آمد. كتابخانه‌ها بودجه به‌كارگیری خدمات جدید را ازطریق جذب هدایای مالی بیرون از كتابخانه مانند بودجه دانشگاه تأمین می‌نمودند. مدیران مؤسسات دانشگاهی ایالتی جهت یادگیری نوآوری‌های ارائه شده در EIC از آنجا بازدید می‌كردند.
▪ برون دادهای به‌كارگیری این بخش:
مدیران كتابخانه‌های csu و كاركنان آنها به كاربرد مفهوم اشتراك اطلاعات و به‌دست آوردن نتایج مطلوب آن توجه دارند زمانی كه ارزیابی رسمی انجام نشده باشد این موفقیت به‌طرق دیگر آشكار می‌شود و اهداف فرعی را كه در راه‌های دیگر رشد كرده‌اند منعكس می‌كنند. اول اینكه بخش اشتراك اطلاعات درطی چهار ماه پس از درخواست سرپرست تأسیس شد، پس از آن مدت كوتاه كاركنان متعهد شدند كه شیوه ارائه خدمات را برای هرچه بهتر مواجه شدن با نیازها و توقعات دانشجویان عوض كنند. تعداد جلسات آموزشی زیادتر شد و سطح مهارت كاركنان و EIC افزایش یافت و آموزش‌های لازم به كاركنان جهت ارائه خدمات گسترده داده شد. گروه فنی، تغییر از كتابخانه‌های سنتی به بخش اشتراك اطلاعات را با فراهم كردن كمك‌های فوری مورد تقاضای كاربران سهولت بخشید. زمانی كه برخی از مشكلات داخلی به‌وجود می‌آمد، تین كلاینت‌ها در EIC به‌آسانی مشكلات را حل می‌كردند. درآمدی كه از فناوری تین‌كلانیت به‌دست آمد اجازه داد كه كتابخانه‌ها پایگاه‌های رایانه‌ای جدیدی را خریداری نمایند. اگرچه این فضای كاری شلوغ‌تر از همیشه بود و تمام ایستگاه‌ها در تمام طول روز و بعدازظهرها به ارائه خدمات می‌پرداختند ولی دانشجویان به‌ندرت منتظر پایانه‌ای می‌ماندند. افزایش منابع الكترونیكی و نرم‌افزارهای سودمند به این مفهوم نیست كه باید تعداد كاركنان هم افزایش یابد، اكنون EIC با تعداد كمی از كاركنان مشغول به فعالیت است و ساعات كار دانشجویان و تكنسین‌های فنی كه در كتابخانه مشغول به كار بودند نیز كم شده است. آموزش مداوم كاركنان تا زمانی كه این رویه ادامه پیدا كند همچنان وجود خواهد داشت. این آموزش‌ها تعدیل خواهند شد یا نمونه‌های جدیدی برای ایجاد تغییر در فناوری افزوده خواهند شد.
● نتیجه‌گیری:
ظهور شبكه جهانی وب بسیاری از ماهیت‌ها و ساختارها را در جامعه تغییر داد و به چگونگی ارتباط مردم با خودشان، جامعه حرفه و زندگی دانشگاهی‌شان تأثیر گذاشت. تیم بارنرزـ‌ لی[۱۵] تفكر خود را وسیله‌ای برای قدرتمند كردن مردم جهت استفاده رایگان و آزاد از اطلاعات قرار داد و از یك نگاه دیگر می‌توان دنیا را فقط از دیدگاه ارتباطات نگاه كرد و نه چیز دیگر. تغییرات سریع در فناوری اطلاعات تأثیرات زیادی در دانشگاه‌ها و دانشكده‌ها گذاشته است. دانشجویان و اعضاء هیأت علمی به‌طور روزافزونی تحقیقات‌شان را برپایه فناوری اطلاعات قرار داده‌اند و كتابخانه‌های دانشگاهی منابع الكترونیكی را به‌طور چشمگیری به مجموعه‌شان اضافه می‌كنند. درحالی كه این منابع منافع زیادی را به‌وجود می‌آورند، چالش‌های زیادی را نیز به همراه خواهند داشت. كتابخانه‌هایی كه استفاده مراجعه كننده علت تداوم فعالیت‌های آنهاست وظایف و خدمات كاركنان را برای پیش‌بینی و پاسخگویی به افزایش یكپارچگی فناوری اطلاعات در فرآیند آموزشی و تحقیقاتی تحلیل می‌كنند. بخش اشتراك اطلاعات برای حمایت از ارتباط بین فناوری اطلاعات و میزان دانش و دانشگاه موردنظر فضایی را در كتابخانه‌ها به‌وجود می‌آورد كه باعث دسترسی به تمام نرم‌افزارهای سودمند و منابع كتابخانه می‌شود.
كتابخانه‌های دانشگاهی در هنگام تصمیم‌گیری درمورد بخش اشتراك اطلاعات باید به برخی از نتایج توجه كنند:
اول اینكه تمایلات اجرایی و حمایت‌ها بسیار مهم هستند چون تصمیم‌گیری درمورد كاركنان و منابع مشكلاتی دارد و این مسأله از لحاظ معماری نیز پرهزینه خواهد بود. خوشبختانه csu قادر به تغییرات ساختمانی مورد نیاز برای تغییر در طرح خواهد بود. برای این طرح به ابزارهای بسیار گران‌قیمت نیاز نمی‌باشد. برای اینكه سخت‌افزارها و نرم‌افزارها به‌طور مداوم نیازمند ارتقاء و تعویض هستند.تلاش csu این است كه بودجه‌بندی را برمبنای واقعیت ادامه دهد. تعریف مجدد وظایف حرفه‌ای و مسئولیت‌ها از چالش‌های مهم به‌شمار می‌رود و مدیران باید با حساسیت ویژه‌ای در برطرف كردن مقاومت‌های روانی كاركنان به آنها كمك كنند. آموزش‌های مستمر قطعاً دارای اهمیت است و اینكه كارمندان احساس راحتی كنند و قادر به كمك به كاربران در محیط فناورانه‌ای كه تغییرات به‌سرعت انجام می‌شود، باشند مسأله پراهمیتی است. اطمینان از مشاركت طرح‌های داخلی با طرح موردنظر برای كاركنان بااهمیت است.بحث‌های آزاد به‌طور گسترده‌ بر درون دادها تأثیر می‌گذارد و در هر مرحله‌ای جهت پذیرش و تأیید ضروری است.
امروزه دانشجویان به‌طور فزاینده‌ای به خدمات متنوعی كه برپایه ابزارهای رایانه‌ای است نیاز دارند كه این ابزارها می‌توانند اطلاعات را جستجو، شناسایی، بازیابی و در یكجا گردآوری كنند. درواقع ویژگی اساسی در تغییرات الكترونیك این است كه انتقال اطلاعات به‌طور تفكیك‌ناپذیری به‌خودی خود پایبند اطلاعات می‌باشد. همچنین انتقال اطلاعات با استمرار دانش از زمان به‌وجود آمدن آن در یك ذهن تا تولید محصول نهایی پیوند خورده است. باتوجه به گفته‌های بیگل بخش اشتراك اطلاعات درمورد مهارت‌های رایانه‌ای كارمند برای حمایت از كاربر، مهارت‌های اطلاعاتی وی از منابع مرجع و مهارت‌های سودمند رسانه‌ای او تشریك مساعی‌ای را به‌وجود می‌آورد. فراخوانی مداوم كاركنان جهت بازآموزی و تعریف مجدد از وظایف‌شان و به‌وجود آمدن نگرش‌های جدید در جهت شناسایی و ایجاد خدمات كتابخانه‌ای جدید كه برپایه انتظارات كاربران و نحوه استفاده آنها از اطلاعات می‌باشد، صورت گرفته است. تأسیس بخش اشتراك اطلاعات به‌ویژه باعث افزایش كتابخانه‌های دانشگاهی و به‌وجود آمدن گروه‌های همكاری شده است.

* Allison Cowgill, Joan Beam, lindseywess. Implementing an Information Commons in a university Library. The Journal of academic Librarianship, Vol۲۷, Number ۶, pp ۴۳۲-۴۳۹.
[۱]- Colorado state university
[۲]- Electronic Information center
[۳]- Beverlyp. lynch
[۴]- Donald Beagle
[۵]- Martin Halber
[۶]- Emary
[۷]- Boulder
[۸]- Morgan
[۹]- Academic computer and Networking systems
[۱۰]- Library Technology services
[۱۱]- Netescape
[۱۲]- Thin client
[۱۳]- Assistive Technology Resource center
[۱۴]- office of Distinction services
[۱۵]- Tim Barneers - lee
آلیسیون كوگیل، جان بیم، لیندسی وس(Allison Cowgill, Joan Beam, lindseywess)
ترجمه و تلخیص: فرشید دانش
دانشجوی كارشناسی ارشد علوم كتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شهید چمران اهواز

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران