نظریهٔ عمومی نظام‌ها در کتابداری و اطلاع‌رسانی

این مقاله درصدد است به مطالعة جایگاه و اهمیت نظریة عمومی نظام‌ها در ادارة امور و عملیات کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی بپردازد. بر این اساس ضمن مرور و بررسی مفهوم نظام و هدف و ویژگی‌های نظریة عمومی نظام‌ها، به معرفی نظام‌های باز و بسته و ابزارها و کاربردهای نظریة عمومی نظام‌ها پرداخته و سعی در شناساندن اهمیت و نقاط قوت نظریة عمومی نظام‌ها در نگرش کتابداران و مراکز تصمیم‌گیری کتابداری و اطلاع‌رسانی دارد. از مهم‌ترین ویژگی‌های مطرح‌شده در مقالة حاضر می‌توان به مواردی همچون به‌هم‌پیوستگی و وابستگی اجزای نظام با یکدیگر، کل‌گرایی، هدف‌جویی، دارابودن ورودی و خروجی، پردازش، مقابله با بی‌نظمی (آنتروپی)، تنظیم، سلسله مراتب، جداسازی، و هم‌پایگی نظام اشاره کرد. از دیگر مباحث مقالة حاضر می‌توان به نقش مؤثر نگرش نظام‌مدار در برنامه‌های توسعه‌ای، شناخت ویژگی‌های نظام‌مدار در سازمان کتابخانه، و فواید به‌کارگیری این نوع تفکر در مدیریت کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی اشاره کرد.
● مقدمه
چگونگی شکل‌گیری جریان‌های فکری، روش‌های تحلیل در علوم، و روش‌شناسی‌ها، از جالب‌ترین مباحث علم و فلسفة علم هستند. بررسی اجمالی خیزش جریان‌های فکری در علم، بیانگر نحوة تأثیر دانش‌های گوناگون بر همدیگر و زایش شیوه‌های نوین تفکر در آن‌ها است. تفکر نظام‌‌مدار (برخلاف برخی از جنبش‌های فکری که در یک رشتة علمی و در محدودة معینی نشو و نما کرده‌اند) در خارج از محدودة یک علم معین متولد شد و در محیطی میان‌رشته‌ای رشد کرد. از آنجا که این شیوة تفکر، به طورکلی با مجموعه‌هایی متشکل از اجزا سروکار دارد و نه با خود اجزا، ضرورتاً از مرزهای سنتی علوم خالص فراتر رفته و عمومیت یافته است.
شاید تأثیر تفکر نظام‌مدار، بیشتر بر حوزة ابعاد انسانی سازمان بوده است. تفکر نظام‌مدار، بر تغییر نگرش مبتنی بر تفکیک علوم به حوزه‌های تخصصی و ریز، و بر نگرش مبتنی بر ترکیب یافته‌های رشته‌های گوناگون علمی، تأکید دارد. به این ترتیب متفکران نظام‌مدار، جو فکری موجود را به نحوی اثربخش تغییر دادند و اعتبار و کاربرد عام تفکر تحلیلی تجزیه‌مدار را (آن‌گونه که در فیزیک تکامل‌یافته و به‌کار گرفته می‌شد) زیر سؤال بردند.
کتابخانه نیز به عنوان پیوندگاه تحقیقات و مبتنی بر اهداف پژوهشگران، همواره بر ارائة شیوه‌هایی برای برقراری نظم در علوم و ترکیب یافته‌های رشته‌های گوناگون علمی و ایجاد ارتباط بین آن‌ها تأکید دارد. نظام کتابخانه‌ها- همانطور که ملاحظه خواهیم کرد- نمونة بارز یک نظام دارای ابعاد انسانی است که کلیة ویژگی‌های نظام‌های انسانی را دارا می‌باشد. توجه دقیق به چگونگی کارکرد نظام‌های انسانی نشان می‌دهد که «ارتباط» از عناصر اساسی آن‌ها است. ارتباط سبب می‌شود که انسان دربارة نیازها و شرایط محیط زندگی خود، اطلاعات لازم را به دست آورد. کنش‌های متقابل و هماهنگی با محیط نیز با تبادل اطلاعات، ساده می‌شود. ارتباط از طریق پیام‌های خود، مجراهای نفوذ بر محیط را نیز آماده می‌کند و متقابلاً از طریق بازخورد پیام‌ها، اطلاعات مربوط به عکس‌العمل‌های محیط و نیازهای متغیر آن را به نظام می‌رساند (محسنیان، ۱۳۶۹: ص. ۲۸) و این همان وظیفه‌ای است که کتابخانه‌ها در طول سالیان متمادی، در جهت شناخت نیازها و شرایط جامعة استفاده‌کنندگان خود و با هدف تأمین اطلاعات مناسب برای آن‌ها، برعهده داشته‌اند.
● تعریف نظام و شناخت جایگاه کتابداری و اطلاع‌رسانی در نظام اجتماعی
واژه «نظام» از علوم دقیقه (بویژه فیزیک) به علوم اجتماعی راه یافته است. فیزیک با ماده، انرژی، حرکت و نیرو سروکار دارد که همگی قابل سنجش‌اند و از قوانینی معین پیروی می‌کنند؛ به همین دلیل، در فیزیک «نظام» را با واژگانی بسیار دقیق و در قالب یک نمونه (مدل) ریاضی- که بر وجود روابط معینی میان متغیرها دلالت دارد- تعریف می‌‌کنند. به هرحال، در علوم اجتماعی (که کتابداری نیز به دلیل ابعاد ارتباطی و انسانی حرفة خود تا حد زیادی از نظریه‌ها و قوانین آن استفاده می‌کند)، به دلیل این‌که با متغیرهایی بسیار پیچیده‌تر و اغلب چندبعدی سروکار دارند، این نوع تعریف کاربرد کمتری دارد. تعریفی که در اینجا ارائه می‌شود، تعریفی کاربردی است که هرچند تعریفی غیرکم‍ّی است، ولی مانند آنچه که در علوم دقیقه مطرح می‌شود، تعریفی کاملاً دقیق و جامع است:
«نظام مجموعه‌ای از اجزا و روابط میان آن‌ها است که توسط ویژگی‌هایی معین، به هم وابسته یا مرتبط می‌شوند و این اجزا با محیطشان یک کل را تشکیل می‌دهند» (Hall & Fagen, ۲۰۰۱: p. ۸۱). همان‌گونه که در این تعریف ملاحظه می‌شود، هریک از اجزا، تحت تأثیر محیط کلان‌تری قرار دارد و نمی‌تواند از تحولاتی که در این محیط به وقوع می‌پیوندد جدا باشد. کتابداری و اطلاع‌رسانی نیز به عنوان عنصری از کل جامعة بشری دارای فلسفه‌ای دیرینه است که رابطه و تعامل بسیاری با سایر علوم و جامعة خود دارد. بنابراین کتابداری و اطلاع‌رسانی نیز همواره در مسیر تحولات جامعه و همگام با آن، در حرکت است و نمی‌تواند جز این عمل کند؛ زیرا نظام اجتماعی (کل) دارای اجزائی است که با یکدیگر در ارتباط‌اند و هر یک از این اجزا برحسب وظایفی که برعهده دارد دارای ویژگی‌های معینی است و این روند درنهایت باعث می‌شود تا این نظام در راه نیل به هدف نهایی و کمال، در حرکت باشد. همچنین نکتة مهم این است که نظام اجتماعی در راستای مرتفع ساختن نیازی خاص، به هر یک از عناصر خود موجودیت می‌بخشد، و این درواقع همان فلسفة وجودی هر یک از اجزا است. بنابراین، کتابخانه به منزلة یک نهاد، بخش جدایی‌ناپذیر سازمان اجتماعی (که در درون آن عمل می‌کند) محسوب می‌شود و پاگرفتن و توسعة آن نیز زاییدة نیازهای زندگی و در جهت پاسخگویی به نیازهای اجتماعی است و نقش اصلی آن به عنوان بخشی از سازمان اجتماعی، فراهم‌آوری و توسعة ابزاری است که به دستیابی آسان دانش می‌انجامد. بنابراین، از این منظر، کتابداری و اطلاع‌رسانی روندی اجتماعی است که به طرزی ظریف (همانند آموزش) به زندگی یک نظام اجتماعی وابسته است. از این‌رو، آرمان‌های عمدة جامعه باید سرچشمه و منبع اهداف اصلی کتابداری باشند و پیش از آن‌که فلسفه‌ای برای کتابداری به ضابطه درآید، باید آرمان‌ها و اهداف جامعه‌ای که آن فلسفه متناسب با آن خواهد بود، شناخته و درک شوند. دنیای امروز با آرمان‌های مردم‌گرایانه‌ای که نیازها و رفاه افراد آن، مسئولیت‌های گریزناپذیری را بر جامعه و اجزای سازندة آن تحمیل می‌کنند، هدایت می‌شود. دنیای امروز دنیای اطلاعات‌مدار است و بسیاری از جوامع امروزی جوامع اطلاعاتی هستند و افراد این جوامع برای هر فعالیت اجتماعی خود به اطلاعات و دانش وابسته‌اند. احتمالاً کتابخانه تنها نهاد اجتماعی است که در این خصوص زمینة مشارکت عمومی افراد را فراهم می‌سازد، حداکثر مشارکتی که به پربارترین نوع زندگی در دامن سنن مردم‌گرایانه می‌انجامد. به عنوان نمونه، یکی از اساسی‌ترین کارکردهای کتابدار، خدمت به آموزش است که انجام این وظیفه سبب انجام یک سلسله فعالیت‌ها توسط او می‌شود. او به طریقی نظام‌یافته و مستمر به گزینش کتاب‌های خوب می‌پردازد، پژوهش‌های نوین و آخرین کشفیات و ابداعات را درنظر می‌گیرد و تجربیات، دانش و اندیشه‌های تازه را در معرض توجه خوانندگان قرار می‌دهد. آن‌گاه آگاهانه به گروه‌بندی یا رده‌بندی آن‌ها می‌پردازد، آن‌ها را فهرست‌نویسی می‌کند، و مواد را چنان هماهنگ می‌نماید که اهمیت و برجستگی‌اش مورد توجه نظام اجتماعی (کل) قرار گیرد. با چنین سازماندهی و هدایت ماهرانه‌ای، مجموعه‌اش را به چنان کمالی می‌رساند که به نهایت، مفید واقع شود. بنابراین کتابداری دارای ویژگی‌هایی است که نظام همواره به آن وابسته است و این وابستگی به صورت متقابل نیز وجود دارد (موکهرجی، ۱۳۸۲: ص. ۱۳-۱۱).
● هدف‌های نظریة عمومی نظام‌ها
نظریة عمومی نظام‌ها می‌تواند دارای دو رویکرد باشد. نخستین رویکرد آن است که «با توجه به دنیای واقعی، پدیده‌های معینی که در نظام‌های گوناگون دانش بشری مطرح‌اند، انتخاب شوند و سپس برای ساختن نمونه‌های (مدل‌های) نظری عمومی در مورد این پدیده‌ها تلاش شود». رویکرد دوم آن است که «میدان‌هایی واقعی و عملی، در یک سلسله مراتب مبتنی بر پیچیدگی ساختار عناصر اساسی، یا پیچیدگی ساختار کنش‌ها (به منزلة کوچکترین واحد رفتار) درنظر گرفته شود و برای ایجاد سطح مناسبی از تجرد هریک از آن نمونه‌ها (مدل‌سازی)، تلاش شود» (Boulding, ۱۹۷۱: p. ۲۲).
نظریة عمومی نظام‌ها به شدت از یافته‌های زیست‌شناسی، ریاضی، فیزیولوژی، و اقتصاد بهره می‌گیرد. زمینة اصلی مطالعه و قلمرو موضوعی آن، «پدیدة رشد و تکامل» است و فرض اصلی آن، این است که مسائل پیرامون رشد و مراحل بعدی و نهایی آن (تکامل)، از یک الگوی یکسان تبعیت می‌کنند، خواه رشد یک موجود زندة واحد مطرح باشد، خواه رشد گروهی از موجودات زنده و خواه رشد یک جامعه (Schoderbek, ۱۹۷۷: p. ۱۲)؛ و همین نکته نیز به آن کاربردی عام بخشیده، به طوری که امروزه هر شاخه‌ای از علم سعی در شناخت اجزا و کارکردهای خود با نگرشی نظام‌مدار دارد.
برای مثال کتابدارانی را درنظر بگیرید که به نظریة عمومی نظام‌ها گرایش دارند و متمایل به تحلیل و پیش‌بینی پیرامون رشد یک کتابخانه یا تحلیل مسائل فراهم‌آوری آن هستند. آن‌ها می‌توانند به جهان واقع بنگرند و مطالعات زیست‌شناسان را در مورد پدیدة رشد موجودات زنده و گروه‌های سازه‌وار (ارگانیک) بررسی کنند. سپس دانش‌ گردآمده توسط زیست‌شناسان را برای تشریح و پیش‌بینی پدیدة رشد کتابخانه به کار ببرند. این عمل کتابداران مذکور کاملاً قابل توجیه است، زیرا:
۱) زیست‌شناسان و کتابداران بسیار علاقه‌مند به تشریح و پیش‌بینی پدیده‌های دارای «رشد متعادل‌»اند که بنا به فرض، از طریق انواع فرایندهای رشد جزئی و تدریجی (از رشد خطی ساده تا رشد تصاعدی) ایجاد می‌شوند. کتابداران درواقع براساس همین فرایندهای رشد جزئی و تدریجی پدیده‌ها است که قادر به پیش‌بینی افزایش نیازمندی‌های سال‌های آتی از نظر فضا، منابع، تجهیزات، نیروی انسانی و مانند آن می‌شوند.
۲) علاوه بر این، هر دو گروه علاقه‌مند به پیش‌بینی و تنظیم شرایطی برای اجتناب از «رشد نامتعادل» هستند- مانند رشد بیش از حد جمعیت موجودات یا رشد کم و انقراض نسل موجودات کمیاب (از نظر زیست‌شناسان) و رشد نامتعادل و بیش از حد یک قسمت از مجموعة کتابخانه که کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد و رشد کم یا کمبود منابع در بخشی دیگر از مجموعه که بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد (از نظر کتابداران).
۳) به علاوه، برای بررسی و تحلیل پدیدة رشد، همواره زبان واحدی به کار می‌رود (Rapoport, ۲۰۰۲: p. ۱۵-۲۵).
به عنوان مثالی دیگر می‌توان به پیدایش اندیشه «کتابخانة دورگه» [۴] اشاره کرد. اصطلاح «کتابخانة دورگه» تصویری از برخی موفقیت‌های مهندسی ژنتیک را مجسم می‌کند (Rusbridge & Royan, ۲۰۰۲: p. ۱۲۳). مهندسی ژنتیک با ترکیب‌کردن ژن‌های برتر موجودات زنده به تولید گونه‌های با کیفیت‌تر می‌پردازد. به عنوان مثال امروزه از ترکیب خواص نوعی گندم که درمقابل آفت مقاوم است با نوعی دیگر که میزان بیشتری محصول می‌دهد، به تولید گونه‌ای جدید از گندم که خاصیت هر دو نوع قبلی را دارا است می‌پردازند. کتابخانة دورگه نیز برای رفع- حداقل- دو نیاز اساسی به‌وجود آمده: نیاز به دسترسی سریع و از راه دور به منابع اطلاعاتی رقومی از یک‌سو و عدم مهارت بسیاری از کاربران در استفاده از منابع رقومی، و وجود منابع عظیم چاپی از سویی دیگر. این نوع کتابخانه که با الهام از پیشرفت‌های مهندسی ژنتیک شکل گرفت، با آمیزه‌ای از دو نوع منابع رقومی و چاپی، امکان دسترسی سریع و از راه دور به اطلاعات رقومی، و امکان استفاده از اطلاعات موجود چاپی به صورت محلی را فراهم ساخته و بدین ترتیب خدماتی ترکیبی را ارائه می‌دهد.
با توجه به این مطالب، هدف‌های اصلی نظریة عمومی نظام‌ها را می‌توان به ترتیب زیر بیان کرد:
۱) گرایش عمومی به سوی یگانگی در علوم گوناگون (طبیعی و اجتماعی) وجود دارد.
۲) به نظر می‌رسد که این یگانگی بر محور نظریة عمومی نظام‌ها متمرکز است.
۳) چنین نظریه‌ای ممکن است وسیله‌ای مهم برای رسیدن به نظریة دقیق در زمینه‌های غیرفیزیکی علم باشد.
۴) ایجاد اصول وحدت‌بخش که «به طور عمودی» از میان جهان علوم منفرد می‌گذرد، ما را به هدف وحدت علم نزدیکتر می‌کند.
۵) این (نظریه) می‌تواند به یگانگی در آموزش علمی که به شدت موردنیاز است منجر شود (برتالانفی، ۱۳۶۶: ص. ۶۰).
● ویژگی‌های نظریة عمومی نظام‌ها
ویژگی‌هایی که برای نظریة عمومی نظام‌ها درنظر می‌گیرند، متعدد و متنوع است. هدف نظریة عمومی نظام‌ها- چنانکه قبلاً اشاره شد- کشف قوانین و نظم ذاتی انواع پدیده‌ها است؛ از این‌رو می‌توان آن را سیال‌ترین نظریة نظام‌مدار به شمار آورد، زیرا در چارچوب نظری آن هیچ‌گونه نظریة قاطعی ارائه نشده است. ویژگی‌های مرتبط و هماهنگ زیر، در مجموع با عنوان «ویژگی‌های نظریة عمومی نظام‌ها» به منزلة یک نظام نظری شناخته می‌شوند:
۱) به‌هم‌پیوستگی [۵] و انسجام اجزا، ویژگی‌ها، رخدادها و مانند آن:
هر نظریة نظام‌مند باید عناصر درون نظام، کیفیت به‌هم‌پیوستگی آن عناصر، و نحوة وابستگی اجزای تشکیل‌دهندة نظام به یکدیگر را شناسایی و تبیین کند. عناصر و اجزای ناپیوسته و مستقل، هرگز نمی‌توانند نظامی را تشکیل دهد. بنابراین، کتابخانه در وهلة اول باید عناصر و اجزای تشکیل‌دهندة خود را شناسایی و تبیین کند و برای گریز از عدم یکپارچگی اجزا، ارتباط بین این عناصر را به بهترین نحو برقرار سازد، به طوری که هر کدام از آن‌ها به دیگری وابسته باشد و پیوستگی دائمی آن‌ها حفظ شود. با توجه به این ویژگی است که هیچ‌یک از بخش‌های کتابخانه از قبیل مرجع، گردش کتاب، نشریات، اطلاع‌رسانی، خدمات فنی، و ... مستقل از یکدیگر نیستند، بلکه در پیوستگی دائمی با یکدیگر قرار دارند و هرگاه خللی در این انسجام ایجاد شود، نظام کتابخانه را با بی‌نظمی، عدم تعادل و سرانجام نابودی مواجه خواهد ساخت. نیز با توجه به همین ویژگی است که کتابخانه یکی از عناصر جامعه محسوب می‌شود و با آن در پیوستگی و انسجام مستمر قرار دارد و هیچ‌گاه نمی‌توان آن را مستقل از جامعه دانست، زیرا در این صورت جامعه دچار بی‌نظمی و عدم تعادل و اختلال خواهد شد.
۲) کل‌گرایی: [۶]
رویکرد نظام‌مدار، رویکردی تحلیلی و تجزیه‌مدار نیست که کل را به اجزای تشکیل‌دهندة آن بشکند و آن‌ها را به‌طور جدا از هم مطالعه کند. این رویکرد، رویکردی کلی‌نگر است که کل را با همة اجزای تشکیل‌دهنده و به‌هم‌پیوسته و وابسته‌اش (که در تعامل با یکدیگرند) درنظر می‌گیرد، زیرا نظام را باید یک کل تفکیک‌ناپذیر دانست، نه اجزایی که سرهم شده و یک کل را به‌وجود آورده‌اند. این دیدگاه بیش از هر چیز در دیدگاه مدیران کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی اهمیت بسیار می‌یابد. مدیر باید در برنامه‌ریزی‌ها و تعیین اهداف، سیاست‌ها و خط‌مشی‌های کتابخانة خود، نظام کتابخانه را به عنوان یک کل تفکیک‌ناپذیر و همچون یک موجود زنده درنظر بگیرد. بدیهی است که این کل نیز خود دارای اندامواره‌هایی است که با یکدیگر در تعامل‌اند؛ اما در نگاه مدیر، نه تک‌تک اندامواره‌های این موجود زنده، بلکه کل آن در نظر گرفته می‌شود. به عبارت دیگر، از این منظر، کتابخانه به صورت یک کل و نظام (که البته دارای اجزائی وابسته به یکدیگر است و این اجزا در تعامل و ارتباط با یکدیگر می‌باشند) در نظر گرفته می‌شود. در غیر این‌صورت برنامه‌های آن نه در راستای اهداف کل نظام کتابخانه و در ارتباط با محیط بیرونی، بلکه برعکس به صورتی مجزا و در جهت تقویت یکایک بخش‌های آن خواهد بود، و این جزئی‌نگری عملاً تنظیم و مهار کل نظام و شناخت مسیر حرکت نظام را ناممکن می‌سازد و موجب رشد نامتعادل، بی‌نظمی و سرانجام نابودی آن خواهد شد.
۳) هدف‌جویی: [۷]
نظام از اجزای متعامل تشکیل می‌شود. این تعامل به یک «حالت یا هدف نهایی» یا «وضعیت تعادلی» منجر می‌شود و فعالیت‌ها را هدفدار می‌کند. کتابخانه نیز از بخش‌هایی که با یکدیگر در تعامل‌اند تشکیل می‌شود و همین تعامل بین بخش‌ها است که وضعیت تعادلی را در جهت هدف اساسی کتابخانه ایجاد می‌کند. در این دیدگاه نه یکایک بخش‌ها، بلکه تعاملات بین این بخش‌ها موردنظر است. مثلاً اگر فعالیت‌های هر یک از بخش‌های کتابخانه را نیز درنظر بگیریم، ملاحظه خواهیم کرد که آن‌ها دارای نوعی تعامل با یکدیگرند و مسیر حرکت همگی آن‌ها در جهت هدف یگانة کل نظام کتابخانه، که همانا دسترسی بهینه به اطلاعات و یاری مراجعه‌کنندگان در دستیابی به اطلاعات موردنیاز است، می‌باشد. همین حرکت به سوی هدفی یگانه که درواقع همان اهداف اساسی تشکیل کتابخانه است، وضعیت تعادلی را بین آن‌ها ایجاد می‌کند، به طوری که با حفظ این تعادل، قادربه حرکت و تعامل است. عکس این وضعیت نیز صادق است. یعنی اگر تعاملات هر یک از عناصر کتابخانه در جهت بقیة اهداف (که همانا اهداف کل نظام کتابخانه است) نباشد، نظام را دچار وضعیت نامتعادل و بی‌نظمی خواهد نمود و البته چنان‌که در ادامه خواهیم دید هر نظامی به طور طبیعی با بی‌نظمی در تضاد است و با آن مقابله می‌کند. از دیدگاه کلان نیز کتابخانه، خود جزئی از کل جامعه محسوب می‌شود و به طور طبیعی در راستای اهداف جامعه حرکت می‌کند. بنابراین با دیگر رشته‌ها و علوم جامعه در تعامل است و همین تعامل و حرکت به سوی هدفی مشترک، یک وضعیت تعادلی را در نظام اجتماعی بشر ایجاد می‌کند.
۴) ورودی‌ها و خروجی‌ها: [۸]
همة نظام‌ها برای فعالیت در جهت رسیدن به اهداف خود، به ورودی‌هایی وابسته‌اند. همچنین، همة نظام‌ها خروجی‌هایی تولید می‌کنند که مورد نیاز دیگر نظام‌ها هستند. در نظام بسته، ورودی یک‌بار و برای همیشه تعیین می‌شود، ولی در نظام‌های باز، ورودی‌های بیشتری به دفعات از محیط پذیرفته می‌شوند. «کتابخانه‌ به مثابه یک نظام، داده‌هایی را به عنوان ورودی دریافت می‌کند و آن‌گاه در درون نظام خود با انجام کارکردها و عملکردهایی، آن‌ها را تبدیل به بازداده یا خروجی‌هایی می‌کند. بازداده‌ها شامل فرآورده‌ها، خدمات و تأثیراتی است که از سوی «نظام کتابخانه» به منظور دگرگونی محیط اطراف صادر می‌شود و در اختیار جویندگان آن قرار داده می‌شود. بنابراین، همان‌گونه که پیدا است، خروجی‌های یک نظام همیشه تأثیر زیادی در دگرگونی محیط دارد و کتابخانه نیز به عنوان یک نظام، دارای خروجی‌هایی است که نظام بزرگتری که کتابخانه نیز جزئی از آن است (یعنی جامعه) را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد و متحول می‌سازد» (محسنیان، ۱۳۶۹: ص. ۲۷).
۵) پردازش:
در همة نظام‌ها، ورودی‌ به خروجی تبدیل می‌شود. یعنی هر چیزی که وارد یک نظام می‌شود، تغییر پیدا می‌کند و با نظام تعدیل می‌شود، به طوری که شکل خروجی آن با شکل اولیه‌اش (ورودی) تفاوت می‌یابد. هریک از داده‌هایی که به عنوان ورودی وارد نظام کتابخانه می‌شود نیز به نحوی دچار تغییر می‌شود، به طوری که خروجی آن‌ها بسیار متفاوت از ورودی آن‌ها می‌باشد. به عنوان مثال ورود یک نشریه به کتابخانه را درنظر بگیرید. وقتی نشریه‌ای وارد کتابخانه می‌شود، مطابق اهداف کتابخانه (که همان ایجاد سهولت دسترسی و کشف دقیق اطلاعات برای مراجعه‌کننده است) فعالیت‌های گوناگونی روی آن صورت می‌پذیرد، به طوری که خروجی‌های آن ممکن است شامل پایگاه‌‌های چکیدة مقالات، یا متن کامل مقالات همراه با کلیدواژه‌هایی باشد که حاصل عملیات چکیده‌نویسی و نمایه‌سازی کتابخانه بوده است. بدیهی است که شکل این ورودی در اثر عملیات نظام کتابخانه تغییر یافته و به اَشکال فوق تبدیل شده است.
۶) مقابله با بی‌نظمی و کهولت (آنتروپی): [۹]
این کلمه ریشه در ترمودینامیک دارد و بیانگر حالتی است که همة عناصر نظام در حداکثر بی‌نظمی قرار دارند و نظام روبه از هم گسیختگی و نابودی پیش می‌رود. به این ترتیب، برای نظام‌های باز، مفهوم حداکثر بی‌نظمی به معنای مرگ است. حداکثر بی‌نظمی در یک سازمان رسمی، یعنی نداشتن اطلاعات کامل برای ادارة نظام‌ها یا حداکثر وضعیت بی‌سامانی. برای این‌که یک نظام به حیات خود ادامه دهد، باید بتواند با چنین وضعیتی مقابله نماید و بی‌نظمی را مهار کند. عدم مهار حجم عظیم اطلاعاتی که در نظام اجتماعی تولید می‌شود، موجبات بی‌نظمی و نابودی آن را فراهم می‌سازد. بنابراین، نظام باید با این بی‌نظمی مقابله کند. تنها عنصری از نظام اجتماعی که وظیفة گردآوری، بسته‌بندی، ذخیره، بازیابی، یا به عبارت دیگر وظیفة مدیریت و سازماندهی این اطلاعات را برعهده دارد عنصر کتابداری و اطلاع‌رسانی است، که همان‌طورکه قبلاً نیز اشاره شد از منظری دیگر خود نیز به عنوان یک نظام، دارای عناصری با ویژگی‌ها و وظایف خاص خود است. کتابداری و اطلاع‌رسانی با تمامی فعالیت‌های وابسته‌اش (یعنی سازماندهی منابع، نظیر فهرست‌نویسی، رده‌بندی، نمایه‌سازی، سندداری، آماده‌سازی داده‌ها، بازیابی اطلاعات، و خدمات گستردة مرجع) به دنبال مرتفع‌ساختن همین بی‌سامانی است. کتابخانه به عنوان یک نظام، در درون خود نیز این بی‌نظمی را مهار می‌کند و برای مهار آن مقدار از بی‌نظمی که ممکن است با ورود هر منبع جدید به کتابخانه ایجاد شود، شیوه‌هایی را برگزیده است که به مجموعة این شیوه‌ها «سازماندهی منابع» اطلاق می‌شود. کتابخانه از این واقعیت آگاهی کامل دارد که متوقف‌شدن سازماندهی، برابر با بی‌نظمی است و هر منبع جدیدی که به کتابخانه وارد می‌شود، مادامی که سازماندهی نشده باشد، نظام کتابخانه و به دنبال آن نیز نظام اجتماعی را به سمت بی‌نظمی، ازهم‌گسیختگی و نابودی هدایت خواهد کرد. از این اصل می‌توان چنین نتیجه گرفت که در نظام کتابخانه، مفهوم سازماندهی- فارغ از روش‌ها و انواع آن- به عنوان یک کارکرد و ابزار حیاتی در مهار بی‌نظمی، همیشه در زندگی بشر مطرح بوده و خواهد بود.
۷) تنظیم: [۱۰]
نظام مجموعه‌ای از اجزای به‌هم‌پیوسته و به هم وابسته است. این اجزا باید به گونه‌ای تنظیم شوند که به تحقق هدف‌هایی معین بینجامند. تحقق این امر در سازمان‌ها، متضمن هدفگذاری و تعیین فعالیت‌هایی است که به کسب هدف منجر می‌شوند. بدین‌ترتیب، برنامه‌ریزی و مهار شکل می‌گیرد. مهار متضمن وجود یک طرح اولیه برای انجام عملیات است تا بتوان براساس آن، هرگونه انحراف از عملیات را ثبت و آن را اصلاح کرد. برای اعمال این برنامة مهار اثربخش، وجود بازخورد ضرورت دارد. بازخورد [۱۱] عبارت است از ارزیابی و تفسیری که پس از اجرای عملیات، بر روی عملیات انجام می‌شود. لازمة بازخورد، بازگشت به عقب و بررسی عملیات و مطابقت آن با اهداف تعیین‌‌شده و درنهایت اصلاح آن و به عبارت دیگر، مهار و تنظیم نظام می‌باشد. ساده‌‌ترین نوع بازخورد همان است که مطلبی را می‌نویسیم، بعد آن را می‌خوانیم، و سپس اصلاح می‌کنیم. در کتابخانه نیز بازخورد به وفور وجود دارد. علاوه بر بازخوردهایی که یک مدیر کتابخانه ممکن است از کار خود داشته باشد، بسیاری از پژوهش‌هایی که روی مراجعان و عملیات کتابخانه انجام می‌پذیرد نیز خود نوعی بازخورد محسوب می‌شود که با هدف مهار و تنظیم نظام کتابخانه به مرحلة اجرا درمی‌آید. پژوهش‌هایی همچون «بررسی میزان رضایتمندی مراجعین از خدمات کتابخانه»، «بررسی نحوة استفادة مراجعین از ابزارهای جستجوی منابع کتابخانه»، «بررسی میزان انطباق قواعد و ابزارهای کتابخانه درخصوص سازماندهی منابع با قالب‌های متفاوت»، و موارد بسیاری از این قبیل همگی سعی در تطبیق میزان موفقیت کتابخانه در دستیابی به اهداف خود (که همانا بازیابی سریع، جامع، و مانع و دسترسی آسان مراجعین به منابع کتابخانه و سازماندهی مطلوب دانش است) دارد. هرگاه چنین بازخوردهایی نشان دهد که ابزارهای کتابخانه در مهار بی‌نظمی نظام از کارآیی لازم برخوردار نیست، نظام کتابخانه در جستجوی یافتن ابزارهای جدیدتری خواهد بود که قابلیت مهار بی‌نظمی در محیط جدید را دارا باشند. تحولاتی که در سال‌های اخیر در ارتقای ابزارهای خدمات مرجع، سازماندهی منابع، بازیابی اطلاعات و مانند آن در کتابخانه‌ها به وقوع پیوسته و همچنین کلیة تغییراتی را که در این خصوص هم‌اکنون کتابخانه‌ها را در مرحلة گذار قرار داده است می‌توان در زمرة همین ویژگی آن دانست.
۸) سلسله‌مراتب: [۱۲]
هر نظام، معمولاً کل پیچیده‌ای است که از خرده‌نظام‌های کوچکتری تشکیل می‌شود، ضمن آن که خودش خرده‌نظامی برای نظام‌های بزرگتر به شمار می‌آید. به این ترتیب، سلسله مراتبی از نظام‌ها قابل تصور است. بر همین مبنا، هر کتابخانه‌ای علاوه بر این که خود یک نظام محسوب می‌شود و دارای بخش‌هایی همچون خدمات فنی، خدمات عمومی، و هر بخش نیز به نوبه خود دارای زیربخش‌هایی همچون فهرست‌نویسی و رده‌بندی، آماده‌سازی، گردش کتاب، نشریات، مرجع، و مانند آن می‌باشد، خود نیز به عنوان عضوی از جامعة بزرگ کتابخانه‌ها به شمار می‌رود. این دیدگاه سلسله‌مراتبی از آن جهت اهمیت دارد که نظام‌ها در سطح معینی از سلسله‌مراتب دارای خصوصیت «همشکلی [۱۳] رفتاری» می‌باشند. یکی از مفاهیم همشکلی رفتاری در نظام کتابخانه‌ای، بدین معنا است که کتابخانه‌هایی که از نظر سطح سلسله‌مراتبی با یکدیگر هم‌تراز باشند می‌توانند از تجارب، فنون، همکاری‌ها و راهنمایی‌های یکدیگر در پیشبرد اهداف خود به بهترین نحو ممکن، استفاده کنند. بر این اساس اثرات مثبت یا منفی هرگونه برنامه‌ریزی کلانی که توسط دولت‌ها روی نظام کتابخانه‌‌های یک کشور انجام می‌پذیرد، به طور طبیعی هر یک از زیرنظام‌های آن (یعنی یکایک کتابخانه‌های آن کشور که در سطح مشابهی از سلسله‌مراتب قرار دارد) را تحت تأثیر قرار خواهد داد.
۹) تفکیک: [۱۴]
در نظام‌های پیچیده، واحدهای تخصصی متعددی برای انجام وظایف تخصصی نظام ایجاد می‌شوند؛ یعنی یکی از ویژگی‌های موجود در همة نظام‌ها این است که وظایفشان برحسب اجزای تشکیل‌دهندة آن‌ها قابل تفکیک و جداسازی است. بر اساس این اصل، با وجود این‌که نظام، یک کل است و دارای اجزایی می‌باشد که در تعامل با یکدیگرند، هریک از این اجزا نیز عهده‌دار وظایفی در راستای اهداف نظام هستند که با وظایف عنصرهای دیگر، متفاوت و از آن‌ها قابل تفکیک‌اند. بنابراین کتابخانه‌ها نیز باید در تفکیک و جداسازی بخش‌های تخصصی خود به نحوی عمل کنند که این بخش‌ها در انجام عملیات خود با همپوشانی مواجه نشوند. تفکیک وظایف اجزای تخصصی یک کتابخانه، علاوه بر افزایش توان مهار نظام بر اساس نوع وظایف مشخص‌شده، باعث می‌شود که آن‌ها سرگرم انجام امور تکراری نشوند و همچنین از انجام پاره‌ای دیگر از امور غافل نگردند. عدم جداسازی صحیح وظایف تخصصی اجزای تمام کتابخانه‌ نیز تداخل امور را درپی خواهد داشت و درنهایت آن را به سوی بی‌نظمی هدایت خواهد کرد. در سطح کلان نیز به همین صورت است. کارکرد سازماندهی و اشاعة دانش هیچ‌گاه به اجزای دیگر نظام اجتماعی محول نگردیده است؛ زیرا این امر، تداخل این وظایف، انجام امور تکراری، غفلت از پاره‌ای دیگر از امور و درنهایت عدم توان مقابلة صحیح با بی‌نظمی و سپس نابودی نظام کل را در پی خواهد داشت.
۱۰) هم‌پایانی: [۱۵]
در نظام‌های باز، از وضعیت‌های آغازین متفاوت، می‌توان به یک حالت نهایی معین رسید؛ یعنی هر حالت و نتیجة نهایی ممکن است از مسیرهای گوناگونی قابل حصول باشد (فرشاد، ۱۳۶۲: ص. ۶۸-۶۷؛ (Litterer, ۲۰۰۰: p. ۳-۶. این بدان معنا است که نظام کتابخانه برای دستیابی به نتیجة نهایی، همواره مسیرهای گوناگونی را در پیش‌رو دارد که لازم است ضمن بررسی کلیة این شیوه‌ها، مناسب‌ترین آن‌ها را برگزیند. به عنوان مثال، امروزه اشتراک شکل‌های مختلفی از یک نشریه (همچون نشر کمکی، نشر ریزفیلمی، نشر کوتاه، نشر مختصرشده، و نشر الکترونیکی) امکان‌پذیر است (دیانی، ۱۳۷۷: ص. ۶۶-۶۴) و هریک از کتابخانه‌ها باید با توجه به امکانات، بودجه و شرایط خاص خود، بهترین شکل آن را انتخاب کند. همچنین، از دیدگاهی دیگر، در مورد روش‌های سفارش نشریات و منابع کتابخانه‌ای نیز شیوة سفارش مستقیم و سفارش غیرمستقیم (از طریق کارگزار) وجود دارد که هردوی این روش‌ها، از مسیرهای گوناگون، کتابخانه را به نتیجة نهایی که در این‌جا همان اشتراک نشریه است خواهد رساند و هر کتابخانه باید به فراخور وضعیت خود، بهترین این شیوه‌ها را برگزیند. نظام اجتماعی نیز همواره در جستجوی مناسب‌ترین شیوه برای دستیابی به دانش است و با توجه به پیشرفت‌ها و ابداعاتی که همواره در زمینة نحوة تفکر، شناخت، اندیشه و همچنین تولید ابزارهای نوین در درون خود ایجاد می‌کند، ارائة روش‌های جدیدتر، تکامل‌یافته‌تر و پویاتری را طلب می‌نماید. بر این اساس، امروزه نظام اجتماعی از نظام کتابداری متوقع است که به جای اطلاعات، دانش را در اختیار او قرار دهد و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، به بیشترین منابع از اقصی نقاط جهان دست یابد، به سرعت پاسخ سؤالات مرجع خود را به دست آورد، و از راه دور با کتابدار مرجع به گفتگو بنشیند. او امروزه بیش از هر زمان دیگری به اهمیت و قدرت دانش و دانایی در دستیابی به موفقیت پی برده و برای به دست آوردن دانش با کیفیت، حتی حاضر به صرف هزینه‌های گزافی نیز شده است. حال در این شرایط، نظام کتابداری و اطلاع‌رسانی نیز همچون گذشته تلاش می‌کند تا با بهره‌گیری از فنآوری روز، بیش از پیش بر کیفیت ارائة خدمات خود بیفزاید و از این فناوری در همسو وسازگارساختن خود با نیازهای نوین کاربران استفاده کند.
● نظام‌های باز [۱۶] و بسته [۱۷]
طبقه‌بندی نظام‌ها به نظام‌های باز و بسته، مبتنی بر مفاهیم «مرز» و «منابع» نظام است. درواقع، همة آن چیزهایی که برای اجرای فعالیت‌ها و تحقق اهداف نظام در دسترس آن قرار می‌گیرد، جزئی از منابع نظام است. بنابراین، مفهوم منابع، علاوه بر نیروی انسانی، سرمایه، و تجهیزات، مصادیق دیگری نظیر فرصت‌های موجود (در مقابل فرصت‌های از دست رفته) برای ترفیع و توسعة قابلیت‌های انسانی و غیرانسانی نظام را نیز دربرمی‌گیرد. در نظام بسته، میزان منابع ثابت است و همة منابع یکباره عرضه می‌شوند؛ یعنی ورود منابع اضافی یا نفوذ انرژی جدید از محیط به مرز نظام و درون آن امکان‌پذیر نیست؛ در حالی که نظام باز می‌تواند به تبادل منابع و نفوذ انرژی اضافی خود بپردازد .(Davis, ۱۹۹۹: p. ۲۷۴-۲۷۶)
نظام بسته، نظامی است که عملیات خود را به طور خودکار، از طریق ابراز واکنش نسبت به اطلاعات تولیدشده توسط خود، مهار یا تعدیل می‌کند. برای مثال، چاپگرهای سریع نظام‌های رایانه‌ای، به طور معمول کلیدی دارند که وجود کاغذ در چاپگر را تشخیص می‌دهد و اگر کاغذ تمام شده باشد، با فرستادن علامت، نظام را متوقف می‌سازد. به دیگر سخن، نظام بسته، به محیط خود وابسته نیست، بلکه خود اتکا می‌باشد و رابطه‌اش با محیط خارج، قطع است. نظام بسته، همة انرژی لازم برای انجام دادن وظیفه‌اش را دارا است و بدون صرف منابع خارجی عمل می‌کند (Robbins, ۱۹۸۷: p. ۱۳).
نظام باز، نظامی است که با محیط خود تبادل انرژی ، ماده و اطلاعات دارد. به دیگر سخن، نظام باز سازوکار خود- نظارتی یا خود- تعدیلی ندارد. «نظام باز فاقد بازخورد»، نسبت به عملکرد خود، آگاهی ندارد و نمی‌تواند بر آن نظارت‌ کند (Forrester, ۲۰۰۱: p. ۵). بنابراین، باید تحت نظارت یک عامل خارجی (نظیر انسان) قرار گیرد. مثلاً اگر چاپگر سریع نظام رایانه‌ای، کلید مخصوص تشخیص وجود کاغذ را نداشته باشد، یک فرد باید مراقب باشد تا در صورت تمام شدن کاغذ، کلید متوقف‌کنندة دستگاه چاپ را فشار دهد.
شاید مناسب‌ترین روش بررسی «میزان باز بودن و بسته بودن نظام» این باشد که آن را روی یک پیوستار درنظر بگیریم که در یک انتها، نظام باز و در انتهای دیگرش نظام بسته قرار دارد. یعنی باز و بسته بودن نظام، امری نسبی است که به میزان ارتباط آن با محیط بستگی دارد. یک نظام کاملاً بسته، نظامی است که به هیچ وجه از محیط انرژی دریافت نمی‌کند و به هیچ وجه نیز از خود به محیط، انرژی ساطع نمی‌کند. البته شاید در عمل، نظام کاملاً بسته اصلاً وجود نداشته باشد (رضائیان، ۱۳۷۶: ص. ۵۹). بر این اساس کتابخانه به عنوان یک نظام باز عمل می‌کند، چون قادر است به تبادل منابع و انرژی اضافی خود بپردازد و همچنین با محیط خود تبادل انرژی، ماده و اطلاعات داشته باشد. به علاوه سازوکار خود نظارتی یا خودتعدیلی ندارد و برای تنظیم و مهار بازخورد، همواره باید تحت نظارت یک عامل خارجی نظیر انسان قرار گیرد.
● کاربرد «نظریة عمومی نظام‌ها» در سازمان‌ها
«رویکرد نظام‌مدار (سیستمی)» یا کاربرد نظریة عمومی نظام‌ها، علم مهار (کنترل) و ارتباطات، به تدریج در مطالعة سازمان‌هایی که به دست انسان ساخته شده بود، رایج شد. درواقع، پژوهشگران و نظریه‌پردازان به بررسی موضوع رشد (پیدایش) و تکامل سازمان علاقه‌مند بودند.
علم مهار و ارتباطات، به مسئلة مهار و خرده‌نظام‌ها و ارتباطات درون نظام‌ها می‌پردازد. گاهی در نگرشی به مفهوم کلان سازمان، جامعه نیز به منزلة یک سازمان درنظر گرفته می‌شود، و تعریف جامعی از جامعه، با تأکید بر مفهوم «یک نظام پیچیده و انطباق‌پذیر» ارائه می‌شود (Buckley, ۱۹۶۷ & ۱۹۶۸: p. ۴۹۰-۵۱۳). در یک نگرش دیگر (باز هم با تأکید بر مفهوم کلان)، سازمان به منزلة یک خرده‌نظام از جامعه درنظر گرفته می‌شود و اصطلاح «نظریة جدید سازمان»- با مضامینی مشابه نظریة عمومی نظام‌ها- مطرح می‌گردد.
در سطح خرد نیز استفاده از روش‌های تحقق در عملیات، بر به‌کارگیری رویکرد نظام‌مدار در سازمان دلالت دارد. در این زمینه «چرچمن»، «آکف»، و «آرنوف» تلاش کردند که ابعاد نظام‌مدار تحقیق در عملیات [۱۸] را که یکی از ابزارهای نگرش نظام‌مدار است تا حد امکان روشن سازند. آنان در مقدمة کتاب «تحقیق در عملیات» نوشته‌اند که هدف از تحقیق در عملیات، یافتن راه‌های «جامع و نظام‌‌مدار» برای حل مسائل متنوع است (Churchman, Ackoff & Arnoff, ۱۹۶۱: p. ۱). «تحقیق در عملیات» یا «پژوهش عملیاتی» (که از آن با عنوان «فنون کمک به تصمیم‌گیری» نیز نام می‌برد) عبارت از کاربرد روش‌های علمی تحلیل و فنون محاسبه در سازماندهی عملیات انسانی است (دوران، ۱۳۷۰: ص. ۸۴-۸۲).
پژوهشگران نظام‌گرای حوزه‌های کتابداری و اطلاع‌رسانی می‌توانند با استفاده از نظریة عمومی نظام‌ها و پیمایش در دنیای واقعی و کشف شباهت‌های موجود در میان پدیده‌ها، نمونه‌ای (مدلی) برای آن ارائه کنند و پس از آن به جمع‌آوری اطلاعات بپردازند. مدیران کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی نیز می‌توانند بر اساس نظریة عمومی‌ نظام‌ها، نمونه‌ای برای کل سازمان کتابخانه‌ یا مرکز اطلاع‌رسانی خود تهیه کنند.
خلاصه این که در نتیجة این جنبش‌ میان‌رشته‌ای در میان دانشمندان- که به قول «بولدینگ» با توسعة «زمینه‌های کلی» همراه بود- تقاضای فوق‌العاده‌ای برای فناوری‌های اخذ، ارزیابی، ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات ایجاد شد؛ به طوری که گاهی این تحول در فناوری اطلاعاتی را «انقلاب صنعتی دوم» می‌نامند. به هر حال، در این‌جا فقط نقش فناوری اطلاعاتی در به‌کارگیری رویکرد نظام‌مدار مد نظر قرار دارد.
یک نظام اطلاعاتی مدیریت، شبکه‌ای از اطلاعات است که برای فراهم‌آوردن اطلاعات دقیق، در زمان مناسب و با کمترین هزینه، طراحی می‌شود و مشتمل بر بخش‌های اساسی زیر است:
۱) یک نمونه (مدل) از جریان اطلاعات، که از مبادی معین به مقاصد معین امتداد دارد (با توجه به نظریة عمومی نظام‌ها)؛
۲) یک رایانه، که ابزار اطلاعات است؛
۳) یک نرم‌افزار، که برای ترجمة نمونة مبتنی بر نظریة عمومی نظریه‌ها، به یک زبان قابل درک برای رایانه به کار می‌رود.
با این که تجزیه و تحلیل نظام باید مبتنی بر به‌کارگیری رویکرد نظام‌مدار باشد (تا بتوان به طراحی و استقرار نظام‌های اطلاعاتی مدیریت مبادرت کرد)، بیشتر تلاش‌هایی که با این مقصود آغاز می‌شوند، صرفاً به رایانه‌ای کردن نمونة مفهومی نظام می‌انجامند (Roberts, ۲۰۰۰: p. ۴۱۵).
به این ترتیب، روابط میان تفکر نظام‌مدار، نظریة عمومی نظام‌ها، علم مهار و ارتباطات، و رویکرد نظام‌‌مدار نیز به شرح زیر قابل توضیح است:
۱) تفکر نظام‌مدار:
نحوة نگرش جدیدی برای مطالعة پدیده‌های طبیعی به مثابه یک نظام، به شمار می‌آید.
۲) نظریه عمومی نظام‌ها:
بر به‌کارگیری تفکر نظام‌مدار، با توجه به مسائل رشد و تکامل تأکید دارد.
۳) علم مهار و ارتباطات:
بر به‌کارگیری تفکر نظام‌مدار، با توجه به مسائل مهار و ارتباطات تأکید دارد.
۴) رویکرد نظام‌مدار:
بر نحوة به‌کارگیری «نظریة عمومی نظام‌ها» و «علم مهار و ارتباطات» در مسائل صنعتی و اجتماعی دلالت دارد (رضائیان، ۱۳۷۶: ص. ۲۱-۲۰).
کاربرد اصول نظریة عمومی نظام‌ها در تحلیل‌هایی پیرامون تجسم و طراحی اهداف، ساختار کارها، ساز وکارهای نظارتی، محیط، وابستگی‌ و تعامل اجزا، مرزها، خرده‌نظام‌ها، ورودی‌ها، فرایند تبدیل، و خروجی‌ها اهمیت بیشتری می‌یابد. در حوزه‌های کتابداری و اطلاع‌رسانی نیز درواقع فقط از طریق شناخت آگاهانة سازمان کتابخانه به منزلة یک نظام است که مدیر می‌تواند بر پیچیدگی سازمانی که باید آن را اداره کند، آگاه شود. بنابراین، ذکر برخی از مزایای بالقوة نظام‌مدار برای مدیران کتابخانه‌ها مفید خواهد بود. این مزایا عبارت‌اند از:
۱) تفکر نظام‌مدار، خطر محدود شدن نگرش مدیر به یک وظیفه را برطرف می‌کند و او را مجبور می‌سازد تا خرده‌نظام‌های دیگری را که تأمین‌کنندة ورودی‌ها، یا استفاده‌کنندة از خروجی‌های نظام (کتابخانه) تحت مدیریت او هستند، شناسایی کند. بسیاری از نظام‌های کتابخانه‌ای از محصولات و خدمات دیگر نظام‌ها (سازمان‌ها)- نظیر کتابخانه‌های ملی، ناشران، کارگزاران، انجمن‌های حرفه‌ای، و ...- استفاده می‌کنند. شناسایی این نظام‌ها (سازمان‌ها) یا خرده‌نظام‌های خارجی برای سازمان‌ کتابخانه‌ها ضرورت دارد، زیرا سازمان کتابخانه به همکاری بسیاری از نظام‌های موجود در خارج از مرزهای خود (نظام سازمان) نیاز دارد.
۲) تفکر نظام‌مدار این امکان را برای مدیر کتابخانه ایجاد می‌کند که هدف‌های خود را با مجموعه هدف‌های کلان سازمان کتابخانه‌، مرتبط سازد؛ زیرا مدیر موظف است که علاوه بر تلاش برای تحقق هدف‌های خود، نحوة تلفیق آن‌ها با هدف‌های گستردة نظام کتابخانه را نیز شناسایی کند. مدیر باید بداند که جمع هدف‌های هر سطح سازمانی، از مجموع هدف‌های سطح قبلی بیشتر، یا با آن برابر است. اگر اهداف مذکور به این صورت درنظر گرفته شوند، توجه همگان به وابستگی متقابل کارهایی که فردفرد اعضای سازمان کتابخانه‌ انجام می‌‌دهند، جلب می‌شود؛ در غیر این‌صورت بین اهداف کلان سازمان کتابخانه و اهداف مدیر تعارض ایجاد می‌گردد و موجبات عدم تعادل و بی‌نظمی را فراهم می‌آورد.
۳) تفکر نظام‌‌مدار این فرصت را برای کتابخانه ایجاد می‌کند که خرده‌نظام‌هایش را به‌گونه‌ای ساختار دهد که با اهداف خود او سازگار باشند. یعنی سازمان کتابخانه می‌تواند با بهره‌گیری از تفکر نظام‌مدار، از مزایای تخصص‌گرایی و تفکیک در درون نظام و خرده‌نظام‌هایش برخوردار شود، زیرا با درنظرگرفتن کتابخانه به مثابه یک نظام، این واقعیت به ذهن متبادر می‌شود که به منظور تأمین نیازهای گوناگون نظام، باید بخش‌های تشکیل‌دهندة آن را به گونه‌ای طراحی کرد که کسب هدف‌های آن‌ها، اثربخشی مجموعة سازمان کتابخانه را به همراه داشته باشد.
۴) تفکر نظام‌مدار با درنظرگرفتن نمونه نظام هدفمند، امکان ارزیابی سازمان کتابخانه و تعیین میزان اثربخشی خرده‌نظام‌ها را فراهم می‌سازد؛ به این ترتیب که در نمونة مذکور، نظام‌ها را با توجه به هدف‌های مشخص آن‌ها ارزیابی می‌کند، زیرا نمونة نظام هدفمند، مبتنی بر مفروضات ضمنی معینی است- نظیر این که همة سازمان‌ها هدفمندند، این هدف‌ها قابل شناسایی‌اند، و پیشرفت در مسیر تحقق آن‌ها قابل سنجش و ارزیابی است. البته این مفروضات در بیشتر وضعیت‌ها فاقد استحکام کافی هستند، و استفاده از آن‌ها امکان‌پذیر نیست (Schoderbek, ۱۹۹۸: p. ۲۶).
۵) تفکر نظام‌مدار لازمة اصلی برنامه‌ریزان کلان توسعة کشور، در شناخت عناصر اصلی نظام اجتماعی است. آنان بدون شناخت هر یک از عناصر نظام اجتماعی قادر به برنامه‌ریزی دقیق نخواهند بود. آنان در صورت بهره‌گیری از تفکر نظام‌مدار از دیدگاه اطلاعات و آگاهی، کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی را در نظام اجتماعی دارای نقش اساسی و منحصر‌به‌فرد، با کارکردهای خاص خود خواهند یافت و بر این اساس آن را به عنوان شرط اساسی توسعه، مورد تقویت و توجه خاص قرار خواهند داد.
خلاصه این که، تفکر نظام‌مدار در طول سالیان متمادی، به منزلة یک مرحلة منطقی در سیر بهبود رویکرد آدمی به مطالعة پدیده‌های پیچیده، با تغییر از تأکید بر نگرش کلان به تأکید بر نگرش خرد و بازگشت به تأکید بر کلان‌نگری، شکل گرفت. با این تفاوت که در رویکرد کلان نخستین، بسیاری از جزئیات مربوط به مطالعات سطح خرد (که بعدها مورد توجه قرار گرفتند) نادیده گرفته می‌شدند. در نتیجه، این جزئیات به صورت متمایز و جدای از یکدیگر مورد توجه قرار می‌گرفتند، به طوری که نمی‌توانستند «معرف خوبی» برای کارکرد کل نظام باشند. اما رویکرد کلان کنونی، اجزای تشکیل‌دهندة نظام را در جایگاه مناسبی نسبت به یکدیگر درنظر می‌گیرد، به طوری که مطالعة تعامل‌های متقابل آن‌ها و ارزیابی تأثیر این تعامل‌ها بر کل نظام و همچنین بررسی نحوة اثرگذاری متقابل نظام و محیط، امکان‌پذیر می‌گردد (رضائیان، ۱۳۷۶: ص ۲۶-۲۵).
● نتیجه‌گیری
نگرش نظام‌مدار چارچوب سودمندی را در اختیار مدیران کتابخانه‌ها، مراکز اطلاع‌رسانی و کتابداران قرار می‌دهد تا بتوانند استنباط درستی از سازمان کتابخانه‌ و اجزای درهم‌پیچیدة آن، و نقش و جایگاه آن درنظام اجتماعی داشته باشند. نگرش نظام‌مدار این امکان را برای آن‌ها ایجاد می‌کند که کتابخانه‌ را به منزلة یک «کل متشکل از اجزای درهم تافته» و همچنین جزئی از یک نظام بزرگتر یعنی جامعه درنظر بگیرند. این نگرش، مدیران این مراکز را از ساده‌اندیشی و پندار مبتنی بر فرض ایستایی و مجزابودن عوامل سازمانی باز می‌دارد و آنان را تشویق می‌کند تا محیطی را که کتابخانه‌شان (یا بهتر بگوییم نظام‌هایشان) در آن عمل می‌کند، بررسی نمایند و آن را به خوبی شناسایی کنند. به علاوه، این نگرش به مدیران کمک خواهد کرد تا کتابخانة خود را در قالب نمونه‌ها و فرایندهای پایدار در یک محدوده، درنظر بگیرند و در مورد علل مقاومت برخی از کتابخانه‌ها در برابر تغییر و تحول، بینش کافی به‌دست آورند، و سرانجام، توجه این مدیران را به وجود داده‌ها و فرایندهای جایگزین برای رسیدن به هدف، معطوف می‌دارد.
همان‌طور که اشاره شد از منظر کلان نیز هر کتابخانه به عنوان یک خرده‌نظام برای کل نظام کتابداری و اطلاع‌رسانی کشور، و کل نظام کتابداری و اطلاع‌رسانی کشور نیز به مثابه جزئی از نظام اجتماعی بشر که دارای کارکردهای خاصی است، عمل می‌کند و با سایر خرده‌نظام‌ها در تعامل است و بر آن‌ها اثر می‌گذارد و از آن‌ها اثر می‌پذیرد. از طرف دیگر در سطوح سلسله‌مراتبی مشابه نیز، بسیاری از این کتابخانه‌ها در امور زیادی از جمله جذب نیروی انسانی، سفارش نشریات و کتاب، ماشینی‌کردن عملیات و مانند آن با شرایط و مسائل مشابه و مشترکی روبرویند و بدین ترتیب امکان انتقال تجربه و دانش بین یکدیگر را خواهند داشت.
نهایت‌ این‌که، نگرش نظام‌مدار در حوزه‌های کتابداری و اطلاع‌رسانی می‌تواند نقش مؤثری در برنامه‌ریزی‌های توسعه‌ای کشور ایفا کند. در صورت وجود این نوع تفکر نزد برنامه‌ریزان کلان کشور، به کتابخانه در قالب کلی برنامه‌های توسعه توجه خواهد شد و جایگاه و نقش واقعی آن که همانا تأمین اطلاعات و دانش برای نظام اجتماعی است، بازشناخته خواهد شد. در جوامعی که از تفکر نظام‌مدار در کلیة مراحل برنامه‌ریزی سود می‌برند، به کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی به عنوان ستون اصلی توسعه نگریسته می‌شود. بر این مبنا نقش خاص کتابخانه در نظام برنامه‌ریزی مشخص می‌شود و برنامه‌ریزان می‌کوشند تا از تمام منابع اطلاعاتی و ارتباطی آن برای تحقق هرچه وسیع‌تر هدف‌های عمومی توسعة مملکتی استفاده کنند. در پی نگرش نظام‌مدار به کتابخانه، تنها مسائل مربوط به انتقال فناوری‌های نوین و کاربرد معمولی آن‌ها مورد توجه نیست، بلکه کاربرد آن در جهت گسترش امکانات و توانایی‌های فراگیر و آموزش بهره‌گیری از امکانات (که امروزه به صورت سواد اطلاعاتی جایگاه محکمی یافته است) نیز مورد دقت، مطالعه و تأکید قرار می‌گیرد.

نظریة عمومی نظام‌ها [۱] در کتابداری و اطلاع‌رسانی
دکتر اسدالله آزاد [۲]
عبدالرضا نوروزی چاکلی [۳]
منابع
برتالانفی، لودویگ فون. (۱۳۶۶). نظریه عمومی سیستم‌ها. ترجمه کیومرث پریانی. تهران: نشر تندر.
دوران، دانیل. (۱۳۷۰). نظریه سیستم‌ها. تهران: انتشارات و آموزش انقلاب اسلامی.
دیانی، محمدحسین (۱۳۷۷). مجموعه‌سازی و فراهم‌آوری در کتابخانه‌ها. اهواز: دانشگاه شهید چمران.
رضائیان، علی. (۱۳۷۶). تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم‌ها. تهران: سازمان مطالعه و تدوین کتب علوم انسانی دانشگاه‌ها (سمت).
فرشاد، مهدی. (۱۳۶۲). نگرش سیستمی. تهران: امیرکبیر.
محسنیان، مهدی. (۱۳۶۹). ارتباط‌شناسی: ارتباطات انسانی (میان‌فردی، گروهی، جمعی). تهران: سروش.
موکهرجی، آجیت کمار. (۱۳۸۲). تاریخ و فلسفه کتابداری. ترجمة اسدالله آزاد. تهران: نشر کتابدار.
Boulding, Kenneth. (۱۹۷۱). "General systems theory: the skeleton of science". In peter p. Schoderbek (ed.), Management systems, ۲nd ed., New York: John Wiley & Sons.
Buckley, Walter. (۱۹۶۸). Sociology and Modern systems theory. Englewood Cliff NJ: Prentice- Hall Inc., (۱۹۶۷), Ibidom Modern systems Research for the behavioral scientist. Chicago, IU: Adline pub. Co.
Churchman, C. West. Ackoff, Arnoff. (۱۹۶۱). Prediction and Optimal Decision. London: Prentice Hall.
Davis, Gordon B. & Margaret H. Olson. (۱۹۹۹) Management information systems: conceptual foundations, structure and development. ۲nd ed. New York: McGraw-Hill book Co.
Forrester, Jay W. (۲۰۰۱). Principles of systems. ۲nd ed. Cambridge Mass: MIT Press.
Hall, A. D. & R. E. Fagen. (۲۰۰۱). "Definition of system". Modern systems research for the behavioral scientist. Chicago III: Aldine publishing co.
Litterer, joseph A. (۲۰۰۰). Organization: systems, control and adaptation. ۲nd ed. New York: McGraw-Hill book co.
Rapoport, A. (۲۰۰۲). Modern system theory: An outlook for coping with change, General systems. Chicago: John Wiley & Sons.
Robbins, Stephen P. (۱۹۸۷). Organization theory: structure, design, and applications. ۲nd ed. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall Inc.
Robert, Edward B. (۲۰۰۰). Industrial dynamics and the design of management control systems". In Management systems. ۲nd ed. New York: John Wiley & Sons.
Rusbridge, Chris & Royan, Bruce. (۲۰۰۲). "Towards the Hybrid library: developments in UK higher education". In Libraries in the information society. Munchen.
Schoderbek, Peter P. & other. (۱۹۷۷). Management systems: conceptual consideration. Dallas, Texas: Business pub. Inc.
Schoderbek, Peter P. & other. (۱۹۹۸). Management systems: conceptual considerations. Texas: Business pub. Inc.
مسعود بهمن آبادی