چهار گام در راه رسیدن به دولت الکترونیک

یکی از مفاهیمی که در دهه های اخیر به گونه یی بسیار گسترده در جوامع پیشرفته مورد بررسی قرار گرفته و حتی در بعضی مواقع با موفقیت به اجرا درآمده است مفهوم دولت الکترونیک است. روند ایجاد دولت الکترونیک بدین صورت آغاز شد که در طول نیمه دوم دهه ۱۹۹۰، بخش خصوصی امریکا مسوول خلق خدمات الکترونیکی شد. وجود فناوری وب به برانگیختن برخی اقدامات تجاری در شرکت ها منجر شد، بنابراین نتایج خوب و قابل سنجشی از این اقدامات حاصل شد. زمانی که فناوری وب در اکثر بخش های خصوصی به کار گرفته شد، دولت از این بابت عقب مانده بود و توجه دولت به این مساله معطوف شد که ارائه خدمات به شهروندان به صورت الکترونیک بسیار ساده تر خواهد بود.
به هرحال بهره گیری از امکانات دولت الکترونیک می تواند موجب ارائه بهتر خدمات دولتی به شهروندان شود و امکان استفاده و دسترسی برای کلیه شهروندان، تعامل اثربخش تر با طرف های درگیر و غنی سازی شهروندان را فراهم آورد و در مجموع، به ایجاد مدیریت دولتی اثربخش تر منجر شود. از جمله نتایج مورد انتظار از چنین فرآیندی، کاهش فساد اداری و شفافیت بیشتر امور، بالا رفتن میزان مسوولیت، دائمی شدن بهبود روندها و فرآیندها، راحتی بیشتر، رشد منابع و کاهش هزینه خدمات است. با ظهور فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، مراکز خدمات رسانی به مشترکین نزدیک تر می شوند و افراد می توانند حتی از طریق رایانه های شخصی، خدمات خود را دریافت کنند. همچنین دولت الکترونیک موجب صرفه جویی در وقت و هزینه دولت و شهروندان می شود.
● دولت الکترونیک و تعاریف
تاکنون تعاریف بسیاری از دولت الکترونیک شده است که تعدادی از آنها به صورت زیر ارائه می شود. دولت الکترونیک استفاده آسان از فناوری اطلاعات به منظور توزیع خدمات دولتی به صورت مستقیم و شبانه روزی به مشتری است و در تعریف دیگر گفته می شود دولت الکترونیک استفاده دولت و سایر سازمان های دولتی از فناوری اطلاعات به منظور ایجاد تحول در رابطه با شهروندان، مراکز تجاری و سایر مواردی است که با دولت در حال تعامل هستند. در تعاریف دیگری که در خصوص دولت الکترونیک ارائه شده است به جنبه های پاسخگویی، مسوولیت پذیری، شفاف سازی و این گونه موارد اشاره شده است. در کل باید گفت دولت الکترونیک مجموعه یی از کلیه ارتباطات الکترونیک است که بین دولت، شرکت ها و شهروندان رخ می دهد. در ضرورت ایجاد دولت الکترونیک عوامل متعددی زمینه های لازم برای تحقق این امر را فراهم می آورند که همگی ناشی از فناوری و پیچیده تر شدن بشر است. دولت ها برای پاسخ به این پیچیدگی ناگزیرند اقدام به ایجاد دولت الکترونیک کنند. مهم ترین عوامل عبارتند از؛
۱) رشد فناوری های جدید و به ویژه فناوری اطلاعات
۲) سرمایه گذاری بنگاه های اقتصادی در بخش فناوری اطلاعات
۳) رشد اینترنت و فراگیری عمومی استفاده از آن
۴) تغییر انتظارات شهروندان و بنگاه های اقتصادی
۵) جهانی شدن و فشارهای ناشی از رقابت
● مزایا
گام نخست در فرآیند ایجاد دولت الکترونیک، امکان استفاده آزاد و آسان از اطلاعات برای شهروندان است. این گام در تمامی کشورهایی که در این مسیر قدم گذاشته اند مشترک است. برخی از کشورهای پیشرفته حتی قبل از ایجاد شبکه جهانی، اقدام به ایجاد مجموعه های الکترونیک غنی از اطلاعات به دوایر مختلف دولتی کرده و آن را به روش های مختلف در اختیار شهروندان قرار داده اند. امروزه اکثر سازمان های دولتی در کشورهای غربی، دارای سایت مستقل اینترنتی هستند که در ضعیف ترین حالت، اطلاعات و قوانین جاری شرکت را در اختیار شهروندان قرار می دهند. در برخی دیگر از کشورها نیز این مجموعه به صورت یک سایت مادر که حاوی پیوندهایی به زیرمجموعه های دولتی است، وجود دارد و شهروند با ورود به این سایت می تواند راه خود را تا جزیی ترین خدمات موجود، به راحتی انتخاب کند.
▪ مزایای دولت الکترونیک عبارتند از؛
۱) دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات مالی
۲) ارتباط مستقیم با مقامات دولتی
۳)صرفه جویی در زمان، حمل و نقل، ساعات کار، هزینه های خدمات و منابع انرژی
۴) افزایش کارایی عملیات دولتی
۵) ارائه خدمت به شهروندان به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته
۶) امکان ارائه خدمات در هر مکان
● دولت الکترونیک و نمادها
نمادهای دولت الکترونیک نشان دهنده این است که یک دولت الکترونیک می تواند چه بخش ها و چه افرادی را با یکدیگر مرتبط سازد.
۱)رابطه موسسه دولتی با شهروند؛ مهم ترین و گسترده ترین نوع کاربرد دولت الکترونیک، رابطه دولت با شهروند و بالعکس است. رابطه دولت با شهروند شامل ارائه اطلاعات مناسب به افراد، در اختیار قرار دادن فرصت ها، پرداخت قبض های مختلف و غیره می شود. این نوع رابطه با شهروند، به ایجاد تغییراتی در زندگی افراد منجر می شود
۲) رابطه دولت با دولت؛ این نوع رابطه بین دولت ها بدین خاطر است که معمولاً سازمان های دولتی، متکی به دیگر نمایندگان دولتی هستند و تعامل الکترونیک بین آنها، از اهمیت خاصی برخوردار است. در رابطه با دولت عموماً نیاز به دسترسی مستقیم به پایگاه های اطلاعاتی وجود دارد.
۳) رابطه دولت با کسب و کار؛ این نوع رابطه اولین رابطه یی بود که توسعه پیدا کرد، بنابراین به نیازهای خاصی از جامعه کسب و کار توجه می شود. این خدمات چندوجهی هستند. بنگاه های اقتصادی عرضه کننده شریک، مشتری و اتفاقاً رقیب دولت محسوب می شوند.
۴) رابطه دولت با کارکنان؛ این نوع رابطه بدین منظور طراحی شده است که کارکنان دولتی اطلاعاتی را برای بخش عمومی ارائه کنند تا بتوانند از شبکه داخلی دولتی یا شبکه های خصوصی بر اطلاعات منابع انسانی دست پیدا کنند. این اطلاعات می تواند شامل اطلاعات مربوط به بازنشستگی پرسنل، فرم های درخواست، نظام پیشنهادات و... شود. این چهار نوع کاربرد، ستون های اصلی دولت الکترونیک را تشکیل می دهند و در واقع این ارتباطات است که روح دولت الکترونیک را تشکیل می دهد. برای برقراری این ارتباط دولت باید اعتماد طرف های ذی نفع در دولت الکترونیک را به منظور مشارکت در این امر جلب کند.
● دولت الکترونیک و چالش ها
در راه ایجاد دولت الکترونیک موانعی وجود دارد که به طور اختصار می توان به برخی از آنها اشاره کرد؛
- عدم احساس نیاز به وجود دولت الکترونیک
- ناتوانی در مرزبندی اطلاعات محرمانه و غیرمحرمانه
- هزینه های سنگین ایجاد، نگهداری و توسعه شبکه های اطلاع رسانی و پایگاه های اطلاعاتی
- فقدان یا کمبود نیروهای متخصص فناوری اطلاعات در برخی از کشورها
- مشکلات مرتبط با چگونگی حفاظت از اطلاعات شخصی افراد
- چگونگی تحلیل مجدد خدمات دولتی به منظور استفاده از دولت الکترونیک
- نحوه ارائه کلیه اطلاعات مورد نیاز مشتریان
در مجموع به منظور ایجاد یک دولت الکترونیکی موفق می توان چهار گام را پیشنهاد کرد؛
۱) مشخص کنید مشتریان شما چه کسانی هستند.
۲) مشتریان خود را به سمت استفاده از خدمات سوق دهید.
۳) دریابید که مشتریان شما چه نیازهایی دارند و چه چیزهایی می خواهند.
۴) رابطه با مشتری را ادامه دهید.

نویسنده : کیاون دستمالچی

منبع : مرکز توسعه و تبادل دانش فناوری اطلاعات