ویژگی‌های نرم افزار هتلداری

در حال حاضر اکثر هتل‌ها از سیستم دستی یا ماشینی استفاده می‌کنند و علت آن عدم اطلاع صحیح از کامپیوتر و نرم‌افزارهای مختلف هتلداری و تفاوت آنها می‌باشد مطلب زیر می‌تواند به مدیران و صاحبان هتل تا حدود زیادی در انتخاب نرم‌افزار از بین نرم‌افزارهای گوناگون کمک کند. یک کامپیوتر بدون نرم‌افزار به کارگیرنده آن عملاً کاری انجام نمی‌دهد. این نرم‌‌افزار است که می‌تواند کامپیوتر را به هر شکل برنامه‌ریزی نموده و نهایتاً آن را به‌کار گیرد. نرم‌افزارهای بسیاری تحت عناوین نرم‌افزارهای هتلداری، پذیرش، رستوران، رزرو، صندوق و . . . نوشته‌اند و در بعضی از هتل‌ها نصب و در حال استفاده می‌باشند ولی آیا تمامی این نرم‌افزارها دارای قابلیت‌های یکسانی هستند؟ آیا یک برنامه نویسی که می‌خواهد سیستمی را بنویسد مراجع مورد استفاده وی یکسان است؟ آیا تحلیل‌گر سیستم اطلاعات کافی از سیستم و گردش کار هتل و حسابداری و . . . داشته است؟

اکثر نرم‌افزار نویسان با توجه به آن مقدار اطلاعاتی را که از سیستم پذیرش یک هتل به‌دست می‌آورند یا با مدیر هتل صحبت می‌کنند اقدام به نوشتن نرم‌افزار خود می‌کنند. (این اطلاعات همراه با دخالت سلیقه‌های افراد نیز همراه است و لذا سیستمی که آن برنامه‌نویس می‌نویسد طبعاً خام و فقط دارای قابلیت‌های ابتدائی می‌باشد. چرا که به‌طور اصولی، عملی و علمی سیستم گردش کار یک هتل را بحث نکرده است) و بدین طریق انواع نرم‌افزارها همگی کار هتلداری انجام می‌دهند نوشته می‌شود ولی آیا تمامی آنها نیازهای واقعی یک هتل را برآورده می‌کند.

در بررسی‌هائی که در هتل‌های مختلف انجام شده و نرم‌افزارهای گوناگون مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته به گزارشات بسیار مهم و ضروری اصلاً اشاره‌ای نشده و به همین دلیل سیستم درستی ندارند و با وجود داشتن کامپیوتر بسیاری از آمارها را نمی‌توانند داشته باشند و باید دستی انجام دهند که این مهم باعث شده بسیاری از مدیران تیزبین هتل بعد از خرید نرم‌افزار و کار با آن رضایت چندانی نداشته باشند و دائم در حال تغییر برنامه نرم‌افزاری می‌باشند که در نهایت کیفیت مطلوبی به‌دست نخواهند آورد.

با دستکاری‌هائی که هر بار روی سیستم انجام می‌دهند وضعیت چرخه کار هتل بدتر از روز اول شده به این دلیل برای آشنائی بیشتر صاحبان هتل و مدیران ویژگی‌های نرم‌افزار هتلداری را به‌طور خیلی خلاصه توضیح می‌دهیم که چنانچه بناست نرم‌افزاری تهیه کنند که دارای قابلیت‌های مطلوب و مورد نیاز باشد تا در عمل بتوانند به‌طور مطلوب از سیستم استفاده ببرند و نیز اگر در حال استفاده از سیستمی می‌باشند با نکاتی که در این بحث آشنا می‌شوند که در برنامه نرم‌افزاری که خریده‌اند پیش‌بینی نشده است.

نرم‌افزارهای مورد بحث به دو بخش اساسی فرانت آفیس (Front Office) و بک ‏آفیس (Back Office) و نیز سیستم‌های تلفیقی تحت وب (Web based) تقسیم می‌گردند.

ـ نرم افزارهای فرانت آفیس شامل:

۱. پذیرش

۲. صندوق

۳. رزرواسیون

۴. سیستم اعتبارات هتل و . . .

۵. خانه‌داری

۶. کاست کنترل قیمت‌ها

۷. بنکوئت

۸. نمکدون

۹. تریا

۱۰. کافی‌شاپ

۱۱. روم سرویس

۱۲. تیاره

۱۳. روتیسری

۱۴. کنار استخر

۱۵. کارکنان

۱۶. حسابداری مدیریت فرانت آفیس شامل گزارشات مدیریتی و کنترل نرم‌افزارها اسناد حسابداری و تست روند عملیات

ـ بک آفیس شامل:

۱. نرم‌افزارهای انبارها (فنی مهندسی، ملزومات، خواروبار، مواد فاسدشدنی، نوشابه)

۲. سیستم‌های تبدیل مواد (قصابخانه، قنادی، نانوائی و . . .)

۳. اموال

۴. نگهداری مواد شکستنی

۵. حقوق و دستمزد لینک شده با سیستم حضور و غیاب موجود در هتل و حسابداری هتل

۶. سیستم صدور چک و . . .

۷. سیستم‌های لاتین پذیرش

۸. صندوق

۹. مدیریت حسابداری لاتین

۱۰. گزارشات تلفیقی ترازنامه حسابداری و سود و زیان کل هتل‌ها سیستم‌های نگهداری اطلاعات جاری که در زمان قطع شبکه یا سرور مرکزی وظیفه خدمات‌رسانی به صندوق مرکزی و پذیرش و رزرواسیون را به عهده دارند تا در زمان قطع شبکه یا قطع کابل خللی در جریان پذیرش میهمان، رزرو میهمان و یا خروج میهمان به وجود نیاید. شامل نرم‌افزارهای پذیرش، صندوق و رزرواسیون مختص این امر.

ـ سیستم‌های تحت وب WEB BASED به‌صورت گزارشات (فارسی و لاتین) شامل:

۱. Occupancy

۲. Report From Tour/Co

۳. Daily Balance Report

۴. Fulio Report For Rooms

۵. Room Rack Report

۶. Occupancy Reserve With Waiting List

۷. Occupancy Reserve

۸. Front Office Cash Report

۹. Report From Kind Of Sold Rooms

۱۰. Profit And Loss Accounting

۱۱. Daliy Report From Restaurant Guests

ـ سیستم گزارشات WEB BASED (فارسی) مخصوص آژانس‌ها و تورها شامل:

۱. گزارش از صورت‌حساب‌های فعال تور شرکت

۲. مشاهده روم رک اتاق‌های مقیم یک آژانس به همراه نام میهمانان و فولیوی آنان

۳. گزارش از رزروهای فعال تور شرکت

۴. گزارش از صورت‌حساب‌های بایگانی تور شرکت

۵. گزارش از ورود و خروج میهمانان تور شرکت

۶. رزرو Online

۷. کنترل رزرواسیون توسط آژانس

شایان ذکر است هر شرکت، آژانس یا تور با داشتن مجوز می‌تواند به این سیستم گزارشات مراجعه نموده و به صورت‌حساب‌ها و اتاق‌های خود دسترسی داشته باشد. جستجوهای میهمانان از طریق سیستم وب شامل جستجوی میهمانان مقیم، غیرمقیم، کل میهمانان، جستجوی رزروهای فعال، کل رزرو، جستجوی میهمانان بر اساس ملیت و . . .