ضرورت تغییردرسازمانهای موفق

مقاومت در برابر تغییرات در سازمانها بویژه سازمانهایی كه به تازگی به سطح مطلوبی از موفقیت رسیده اند امری عادی است. مزایای هرگونه تغییر قابل حصول اغلب ممكن است كه به علت مقاومت دچار تغییر یا اختلال گردد. به منظور غلبه بر مقاومت در برابر تغییر در سازمانها و درجهت ایجـــــاد مسیری هموار به سوی نتایج مثبت، متن زیر رویكردی منطقی را به نمایش می گذارد.
● چرا سازمانهای موفق به تغییر نیازمندند؟
بنجامین فرانكلین می گوید اگر تغییرات را خاتمه دهید، زندگی خود را خاتمه داده اید. شمار اعتراضات نسبت به تغییر در سازمانها با تعداد نفرات سازمانها برابر است. حتی اگر این تغییرات دستاوردهای مثبت آشكاری را هم درپی داشته باشند بازهم با اعتراضهایی مواجه خواهندشد و ممكن است كه از فرایند تغییر جلوگیری شود. سازمانهایی كه به انجام تغییرات وسیع دست می زنند باید اعتراضهای مربوطه را شناسایی كنند و در راستای غلبه بر این اعتراضها به كاركنان و افراد ذی نفع كمك كنند.
افــــرادی كه در برابر تغییرات مقاومت می كنند از پیـــامدهای احتمالی تغییرات یعنی بی نظمی، پیچیده شدن و سردرگمی اوضاع واهمه دارند.
هزینه ها و پریشانی ناشی از مسائل جاری نیز ترس و واهمه ایشان را تقویت كرده و ممكن است سبب تضعیف دیگر ابتكار عملهای ارزشمند گردد. اگر سازمانها بخواهند تغییرات به صورتی موفق انجام پذیرد باید زیربنایی را برای حمایت از تغییر بسازند.
این امر، بویژه درباره سازمانهای موفقی كه به تغییرات ضـــروری ملزم نیستند نیز صدق می كند. برخلاف سازمانهای بحران زده، علائم وجود مشكلات، به آسانی در سازمانهای موفق قابل تشخیص نبوده و پیامدهای آن در زیان مالی، كاهش شمار مشتریان، تولید ناقص و جرائم مكرر نمایان نمی گردد.
ضرب المثل قدیمی سری كه درد نمی كند را دستمال نمی بندند درباره سازمانهای موفقی كه در محیطهای پویا به كار مشغولند مصداق ندارد زیرا:
▪ موفقیت را نبایست با خوش اقبالی اشتباه گرفت: موفقیت با پیروی از رویكردی روشمند درجهت تكمیل وظیفه ای مشخص به دست می آید. البته ممكن است كه در فرایند پیروی از رویكرد مذكور، اقبالی نیز به وجود آید كه درنتیجه آن فرصت و پاداشی فراتر از نتایج مثبت وظیفه مورداشاره حاصل گردد. اقبال به دست آمده ممكن است درعمل مشكلات جدی را به گوشه ای براند ولی باید دانست كه اقبال قابل پیش بینی یا تكرار نیست درحالی كه موفقیت بیشتر قابل ردیابی است.
موفقیت چالشگرانی نو را از میان رقیبان، شریكان و مشتریان جذب می كند: تلاشهایی كه در راستای موفقیت صورت می گیرد، به طور قطع رقبا را وادار خواهدكرد كه به منظور برابری و سبقت جستن از رهبران بازار، محصولات و خـــدمات خود را دوباره سازمان دهی كنند. پیامد تغییرات مزبور این است كه نوآوریهای استثنایی دیروز را به انتظارات استاندارد امروز تبدیل می كند.
شركای سازمان به منظور كسب ابعاد سودآور و پرارزش تری از معاملات سعی خواهندكرد كه محدوده كاری و نقش قبلی خود را گسترش دهند. اگر آنان قسمتی از زنجیره تامین محصول باشند، ممكن است كه خود مستقیماً خدماتی را به مشتریان پیشنهاد و با این اقدام و به عنوان واسطه ای زائد سازمانهای موفق را تهدید كنند. اگر آنها به مشتریان نزدیك تر باشند، حتی ممكن است كه با گسترش محدوده فعالیت خود سازمان موفق را حذف و خدمات را در خانه عرضه كنند.
مشتریان همیشه فشار زیادی به فروشندگان وارد می كنند و می كوشند تا برپایه منافع خود به مذاكره بنشینند. از این رو، ممكن است بیش از پیش به منابع داخلی روی آورند و از میزان وابستگی خود به شركت موفق بكاهند.
اثرات فشار این سه گروه مجزا بر سازمان موفق این است كه سازمان مذكور همواره در تمامی جهات با رقبایی روبرو خواهدبود. موفقیت انتظارات را بالا می برد، از تحمل نقائص می كاهد و بر رویارویی با محدودیتها اصرار می ورزد: خصوصیاتی كه امروزه ابداعی و مطلوب به شمار می روند در آینده به موارد استاندارد تبدیل خواهند شد. رشد خصوصیات موردانتظار سبب تغییرات دائمی خواهد گردید.
تكامل كالاها و خدمات نیز سبب كاهش تحمل نقائص توسط (مشتریان) خواهدشد. هرچه سازمانهای بیشتری به نوآوری روی آورند، انتظارات درباره اطمینان و كاركرد دائمی كالا گستردگی بیشتری پیدا می كند. به این تــرتیب شركت تحت فشار بیشتری قرار می گیرد تا كیفیت محصول خود را تضمین كند و از قانون پیروی كند.
محدودیتها از نوع زمان، بودجه، مهارتهای انسانی و دیگر هزینه های آماده سازی مرتبط با اجرا، تداوم استفاده و تعمیر و نگهداری محصولات یا خدمات هستند. حتی پس از ایجاد ویژگیهای موردنظر و كاهش ریسك های مهم، باز هم گرایشها به دریافت خدماتی تمایل دارند كه هزینه خود را پیوسته كاهش دهند. كاهش هزینه ها به هزینه ای مالی، زمان و مهارتهای انسانی و اختلال در كسب وكار مربوط است. این سه جنبه از خصوصیات، نقائص و محدودیتها همگی سبب ایجاد تغییرات می گردند.
▪ موفقیت سبب نوآوری در محصولات، فرایندها و منابع می گردد: توانایی سازمانها در مواجهه با انتظارات روزافزون هم به ویژگیهای محصول و هم به فرایندها و منابع مورداستفاده بستگی خواهد داشت. به منظور تضمین وجود فرایند و موثربودن آن، فرایندهای پویا مستلزم ممیزی و اقدامات اصلاحی دائمی هستند. اقدامات اصلاحی، مثالی از تغییرات به شمار می آیند.
منابع نوین می تواند محدوده ای از به كارگیری كاركنان یا مشاورانی با مهارتهای خاص تا به كارگیری تجهیزات و توسعه توانایی و اثربخشی توانایی سازمان درجهت تكمیل فرایندهای كسب و كار مربوط به خود را شامل شود.
▪ موفقیت سبب ایجاد تمایل به رشد و تكامل فردی می گردد: افراد درگیر در تلاشهای موفق می خواهند كه در مقام رهبری صنعت و به عنوان صاحب نظری برجسته در رشته مربوطه جایگاهی را برای خود ایجاد كنند. تمایل به رهبری سبب گزینش مطلوب تر بهترین عملیات درجهت هدایت سازمان به وضعیت مناسبی از بهره وری، كارایی و رفاه می شود. این امر به جذب دیگــــــر متخصصانی كه می خواهند به اهداف خود در بهترین سازمان مرتبط با رشته شغلی شان دست یابند، منجر خواهدشد.
▪ محیط بیرونی سازمان بر عوامل هدایت كننده تغییرات اثـــر می گذارد: بنجامین دیزرائیلی می گوید: تغییر غیرقابل اجتناب است. تغییر بدون تغییر است. اكثر سازمانهای موفق در خلاء كار نمی كنند و در معرض عوامل محرك كسب و كار قرار دارند كه سبب ایجاد تغییرات دائمی می گردند. این عوامل عبارتند از:
حمایت كنندگـــــــــان، سرمایه گذاران و وام دهندگانی كه منتظر بازپــرداخت اصل و بهره وام خود هستند. چه سازمان توسط بخش خصوصی اداره شود و چه توسط دولت، درهرحال برای سرمایه گذاری و عملیات از پول مردم استفاده می شود. سرمایه گذاری مورداشاره براساس درك افراد از این مفهوم حاصل شده كه سازمان، پول را با درنظر گرفتن جنبه های اقتصادی سرمایه گذاری خواهدكرد و به دستاوردهای مطلوبی هم دست خواهد یافت.
در بخش خصوصی، سرمایه گذاریها با هدف رشد سرمایه ای و تكرار رشد سالانه درآمد خالص، انجام می شود. برای غلبه بر چالشها و تهدیدها، زیربنای چنین رشدی باید به اندازه كافی استوار باشد. همچنین برای این رشد باید توسعه لازم نیز صورت گیرد.
▪ تغییرات را با پشتكار و تحلیل فاصله ها هدایت كنید: تغییرات باید براساس سنجش و توجه به امتیازات حاصله صورت گیرد. برای تعیین اولویت اقدامات، شناسایی نقاط ضعف احتمالی ضروری است. برای افزایش توان رقابت و زمینه كار و فرصتهای سازمان می توان برتری ها را افزایش داد.
فاصله ها را كاهش دهید و براساس نقاط قوت خود كار كنید: تغییرات باید با هدف حصول اهدافی شرك صورت گیرند. همواره پیش از شكل گیری تهدید باید تغییرات مثبت را هدایت كنید تا علاوه بر غلبه بر آنها از روند تغییر عوامل هم بهره مند شوید.
▪ اقبال مطلوب به دنبال پذیرش و اجرای تغییر حاصل می شوند: نولان ریان می گوید: لذت بردن از موفقیت مستلزم توانایی تغییر است. تنها با پذیرش تغییرات می توانید فرصت واقعی بیشترین بهره گیری از استعداد خود را بیابید.
اقبال مطلوب نتیجه به ثمررساندن فرصتهای مناسب در زمان مناسب است. اولین سازمانی كه این امر را به نتیجه برساند، بیشترین بخت مساعد را به دست خواهد آورد. پذیرش تغییرات الزامی سبب افزایش توانایی سازمان در پذیرش اقبال مساعد خواهد شد. محدودساختن تغییرات از منافع اقبال بلندمساعد خواهد كاست چرا كه سبب پیشی گرفتن دیگران در بهره برداری از آن می گردد. اقبال مساعد دستاورد اتفاقی یك رویكرد عقلایی است كه بر فداكاری تكیه دارد، با كوشش مستمر گسترش پیدا می كند و با استقبــال از تغییــــر و پذیرش آن به دست می آید.

مقاله حاضر كه توسط دان زریمیاك (DAN ZRYMIAK) نوشته شده از سایت ذیل تهیه شده است:
www.esi-intl.com/public/publications/۰۵۰۳ change.asp
مترجم: علی پورقاسمی

منبع : ماهنامه تدبیر