آنچه روابط عمومی‌ها باید بدانند

الف) روابط عمومی و رسانه ها
۱) استفاده از اینترنت و فن آوری های نوین تجهیزات قدرتمندی را در اختیار روابط عمومی ها قرار داده و پدیده اینترنت آنچنان دنیای روابط عمومی را متحول کرده است که عده ای معتقدند اگر به شبکه متصل نیستید حیات ندارید.
۲) آشنایی با سایتها و پایگاههای اطلاع رسانی عامل مهمی در به روز رسانی اطلاعات است ، ایجاد یک وب سایت جذاب برای انتقال اخبار از بدیهی ترین اقدامات روابط عمومی در عصر اینترنت است و شرط موفقیت برای به کارگیری اینترنت در روابط عمومی داشتن نگاه استراتژیک و همچنین شناخت تمام زوایا و ویژگیهای ارتباطی اینترنتی می باشد.
۳) گرچه اطلاع رسانی از ویژگیهای روابط عمومی کارآمد است ، آنچه اولویت بیشتری دارد اطلاع یابی است.روابط عمومی ها باید در داخل سازمان به دنبال خبر بدوند نه اینکه منتظر خبر بمانند.
۴) گله روابط عمومی ها از خبرنگار در مورد چاپ نشدن یک خبر ، نشانگر دخالت بی مورد روابط عمومی در کار روزنامه نگاری است . روابط عمومی ها باید بدانند که انجام وظایف روزمره خبر نیست .
۵) در هیچ شرایطی روابط عمومی به صورت رسمی تقاضای جلوگیری از چاپ یک مطلب را نمی کند، بلکه با بر قراری ارتباطی صمیمانه و دوستانه با رسانه ها می توان ، از انتشار اخبار غیر واقعی و شایعات جلوگیری کرد.
۶) روابط عمومی باید بداند که رسانه ها پایگاه تبلیغاتی و سخنگویان یک طرفه سازمان او نیستند ، بلکه رسانه ها در انتخاب اخبار ، نیازها و علایق مخاطبان خود را در نظر می گیرند.
۷) تشکیل شورای مشورتی ارتباط با رسانه ها به منظور بحث و بررسی کارشناسی برای بهبود فعالیتهای روابط عمومی و استفاده از ظرفیتهای موجود رسانه ها عامل مهمی در موفقیت روابط عمومی ها در ایجاد ارتباط با رسانه ها است .
۸) از کارهای معمولی و اولیه روابط عمومی جستجوی سایتهای اینترنتی خبرگزاری ها و تهیه بریده جراید و توزیع آن بین مدیران سازمان است .
۹) با نصب العین قراردادن عبارت مشهور ( خیر الکلام ما قل و دل) و تنظیم اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری کوتاه نویسی را تجربه کنید.
۱۰) پرداختن به عناصر اصلی خبر و پرهیز از اخبار شخصیت مدار ( رییس مدار ) و حواشی کم اهمیت به افزایش أگاهی مردم و انعکاس بیشتر اخبار کمک می کند .
۱۱) برخی خبرنگاران مایلند با مدیران ارشد سازمان مصاحبه نمایند ، برداشتن موانع متعدد در این راه قابل اهمیت است. همچنین هماهنگی برای انجام مصاحبه های اختصاصی و مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی در انعکاس اخبار بسیار مهم است.
۱۲) در انتقال اخبار به رسانه ها تولید اخبار ابتکاری، توجه به خط مشی رسانه ها ، جامع و کامل بودن خبر ، ارسال عکسهای مرتبط با خبر ، سریع رساندن خبر و زمان فعالیت رسانه ها حایز اهمیت است .
۱۳) این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.
۱۴) باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران انها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .
۱۵) از رسانه های نوشتاری برای انتقال اطلاعات طولانی و تخصصی اخبار استفاده مطلوب را ببرید.
۱۶) خبرهایی که در رادیو و تلویزیون منعکس می شوند ، جذابتر از خبرهایی هستند که بر روی کاغذ درج می شوند.
۱۷) ارسال کارت تبریک به رسانه ها را به مناسبت سالروز تاسیس یا شروع سال نو جدی بگیرید.
۱۸) روابط عمومی ها باید بدانند که هرچه عنصر تبلیغات در یک خبر بیشتر باشد کم اثر تر خواهد شد
۱۹) اطلاعات مورد نیاز خبرنگاران را شخصا تهیه نموده و هیچ گاه سئوالات خبرنگاران را بی پاسخ نگذارید .
۲۰) اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک ) را جدی بگیرید.
۲۱) برقراری ارتباط نظام مند با مراکز اطلاع رسانی مختلف و ایجاد بخش مستقل ارتباط با رسانه ها را پیگیری نمایید
۲۲) جهت شرکت در مراسم و مناسبتهای مختلف دعوت از خبرنگاران را فراموش نکنید .
۲۳) برای انعکاس اخبار در رسانه ها از تمام امکانات و نفوذ خود استفاده نمایید و برای این که مطمئن شوید اخبار ارسالی به سرویس مورد نظر رسیده است ، با برقراری تماس تلفنی ، توصیه های دوستانه را فراموش نکنید .
۲۴) موضع گیری شخصی و سیاسی را در تنظیم خبر دخالت ندهید .
۲۵) در صورتی که قصد ارسال جوابیه را دارید در اسرع وقت اقدام نمایید ، زیرا در غیر اینصورت مطلب چاپ شده تاثیر خود را در اذهان عمومی گذاشته و صحیح تلقی می گردد.
۲۶) در هنگام تهیه جوابیه، اشاره به مستندات منطقی ، خودداری از ذکر عبارات توهین آمیز و رعایت کردن عدالت الزامی است.
۲۷) فراموش نکنید افزایش حجم اخبار غیر موثق و اخباری که نیاز به جوابیه( تاییدیه و تکذیبیه و .... ) دارند ناشی از عملکرد ناقص روابط عمومی در زمینه اطلاع رسانی می باشد.
۲۸) بعضی از رسانه ها مایلند که مطالب مورد نیاز خود را از طریق اینترنت دریافت کنند، این وظیفه روابط عمومی است که به نحوه عملکرد این سیستمها آشنا شوند.
۲۹) روابط عمومی ها در مواردی که از نظر خبری فعال نیستند باید با استفاده از تشابه ، تعارض ، تعمیم ، تولید شبه رویداد و... دست به تولید اخبار ابتکاری زده و از شیوه های تخصصی تولید خبر بهره ببرند .
۳۰) روابط عمومی باید بیش از پیش به اهمیت رسالت خطیر رسانه ها آگاه بوده و در ایجاد حسن رابطه با آنها کوشا باشد.
۳۱) روابط عمومی موفق ، نویسنده ای است که از هر رویدادی ( event) چندین خبر بسازد.
۳۲) هرچه شناخت روابط عمومی از خبر بیشتر و از نیازها و حساسیتهای مخاطب اگاه تر باشند توفیق بیشتری در تهیه و نگارش متن خبر به دست خواهند آورد .
۳۳) نگاه به اخبار چاپ شده در نشریات عامل مهمی در شناسایی و ارزیابی روند ارتباط با رسانه ها است.
۳۴) روابط عمومی ا درک صحیح از کار رسانه ای و محدودیتها و مشکلات اقتصادی و اجتماعی جامعه باید در قبال خدماتی که از رسانه ها دریافت می کنند ، درصدد حل بخشی از مشکلات آنها برآیند.
۳۵) همزمان با ارسال خبر به رسانه ها یادآور شوید که کار شما تبلیغات تجاری نیست و هر زمان که تشخیص دادند که بعضی از اخبار جنبه تبلیغی و تجاری دارد ، از درج آن خودداری نمایند.
۳۶) به رسانه ها اطمینان دهید که هر مطلبی که توسط شما برای آنها فرستاده می شود ، از روی کمال دقت و صحت تنظیم شده و هرگاه نیاز به جزییات و تفضیلات بیشتری داشتند ، خواسته آنان را در اسرع وقت برآورده خواهد شد.
۳۷) قبل ازارسال مطلب خود به رسانه هاآن را یکبار دیگر مرور کرده و آن را درکوتاهترین و روان ترین شکل تهیه کنید .
۳۸) روابط عمومی ها باید ویژگیهای خبر را شناخته وتوانایی تشخیص رویداد خبری را از غیر خبری داشته باشد. .
۳۹) روابط عمومی و رسانه محورهای اصلی اطلاع رسانی هستند ، اگر اطلاع رسانی این دونهاد در جامعه شفاف و گویا و کامل نباشد طبیعی است که مخاطبان به سوی رسانه های غیر رسمی خواهند رفت که این امر سبب سلب اعتماد افکار عمومی خواهد شد.
۴۰) در هنگام برگزاری گردهمایی ها و همایشها و ... اختصاص چند خط تلفن و فاکس برای خبرنگاران جهت تسهیل ارتباط الزامی است. همچنین در پایان مراسم نظرسنجی از مدعوین می تواند به شناخت نقاط ضعف و قوت برنامه کمک نماید.
ب) روابط عمومی و مخاطب
۱) یکی از مهمترین اقدامات روابط عمومی ها توجه به افکار عمومی است.روابط عمومی باید بتواند به افکار عمومی جهت بدهد .
۲) مهمترین عامل عدم موفقیت یا کمی مقبولیت سازمانهایی که خوب کار می کنند ، نداشتن روابط عمومی موفق است.
۳) از روابط عمومی بسیار چیزها باید بیاموزیم که کمتر آموخته ایم
۴) همه چیز را از دید علائق شخصی مخاطبین خود نگاه کنید .
۵) فرمول نیکی با همگان ، شناخت مخاطب و دشمنی با هیچ کس را سرلوحه فعالیتهای روابط عمومی قرار دهید .
۶) مشارکت و حضور موثر در انجمنهای تخصصی روابط عمومی را جدی بگیرید .
۷) نسبت به فراهم نمودن حسن ارتباط متقابل بین مردم و مسوولین کوشا باشید.
۸) از مهمترین فعالیتهای روابط عمومی اطلاع رسانی اقناعی است .
۹) موش خرما همان موش صحرایی است ولی با روابط عمومی بهتر
۱۰) روابط عمومی باید قابلیت انتقال پیام صحیح و متناسب با زمان را داشته و مجرایی برای تبادل اندیشه ها و افکار باشد.
۱۱) مخاطب خود را بشناس این اولین توصیه به نویسندگان روابط عمومی است.
۱۲) پرسیدن و کسب اطلاع از حقوق مسلم مردم و رسانه ها و پاسخ دادن از مسوولیتهای روابط عمومی است.
۱۳) روابط عمومی باید در زمینه توزیع صحیح اطلاعات بین مخاطبان کوشا بوده و از حبس کردن اطلاعات بپرهیزد.
۱۴) از دید منتقدان روابط عمومی کمترین کار را می کند و بیشترین حرف را می زند.
۱۵) روابط عمومی آینه ای واقعی و بدون خش است که نقش شفاف سازی ارتباطی و اطلاعاتی را بر عهده دارد.
۱۶) روابط عمومی یعنی اطلاع رسانی درست در هر زمان و در هر مکان و با استفاده از ابزارهای مناسب
۱۷) ماهیت روابط عمومی رسیدن به تفاهم و ایجاد نگرش مشترک بین سازمان و مخاطبان است.
۱۸) توجه به بازتاب اخبار و بازخورد رسانه ها و مردم از طریق نظرسنجی ها توسط روابط عمومی بسیار ضروری است .
۱۹) فلسفه وجودی روابط عمومی ، انتشار و ابلاغ اطلاعات و اخبار است.
ج) روابط عمومی و سازمان متبوع
۱) شرط توفیق روابط عمومی آن است که به عنوان یک عمل مدیریتی مدنظر قرار گیرد .
۲) روابط عمومی مهمترین قسمت هر سازمان و درست اندیشی و صداقت مهم ترین روش روابط عمومی است.
۳) با توجه به این مطلب که چهره هر سازمان را در روابط عمومی آن می توان دید و عنایت به این مطلب که فعالیتهای
روابط عمومی بر تمامی فعالیتهای سازمان تاثیر گذار است،نقش روابط عمومی در سازمان ها بسیار مهم است.
۴) اجرای مطلوب طرحها و برنامه های روابط عمومی با میزان علاقه مندی و دلبستگی کارکنان ارتباط مستقیم دارد.
۵) اجرای نظام پیشنهادها سبب ایجاد انگیزه و بروز خلاقیتها و قابلیتها شده و برگزاری تریبون آزاد فرصتی مناسب برای بیان آزاد و صمیمانه نظرات کارکنان است .
۶) روابط عمومی باید زبان کارکنان وسخنگوی آنان بوده و به ازای آن، خواستهای مدیران سازمان را به کارکنان منتقل نماید.
۷) تقویم مناسبتها ابزار مفیدی برای روابط عمومی است تا بر اساس آن به مدیریت مراسم و مناسبتها مبادرت کند .
۸) از مهمترین اقدامات روابط عمومی در داخل سازمان ، انتشار نشریه داخلی ، سازماندهی نظام پیشنهادها ، راهنمایی ارباب رجوع ، مشارکت در غم و شادی کارکنان ، برگزاری مراسم مختلف ، اطلاع رسانی به مسوولان سازمان و سنجش افکار ، نصب صندوق انتقادات و پیشنهادها است .
۹) جلوگیری از مصرف هزینه های غیر ضروری به ویژه در بخش تبلیغات،عامل مهمی در باور کردن برنامه های سازمان است.
۱۰) شرکت در جلسات مهم و برقراری ارتباط مستمر و مستقیم با مسوولین را از دست ندهید .
۱۱) روابط عمومی باید این نکته را بداند که به مثابه اتاق شیشه ای سازمان است و هرقدر که سازمان خوب عمل کند ، ولی اگر روابط عمومی نتواند با مردم ارتباط برقرار کند در نهایت سازمان بازنده خواهد بود .
۱۲) روابط عمومی هم طراز با مقام اول تشکیلات باید از شرح وظایف و اهداف و کارکرد کلیه قسمتهای سازمان آگاه باشد.
۱۳) طرحهای روابط عمومی باید براساس زیر بنای شناخت همه جانبه مسائل سازمان و مخاطبین ذیربط استوار باشد.
۱۴) وظیفه مهم روابط عمومی تقویت ارتباط با رسانه هاست ، نه نصب پرچم تبریک و تسلیت
۱۵) زمانی روابط عمومی موفق است که از سوی مدیران رده بالای سازمان پذیرفته ، حمایت و باور شود.
۱۶) روابط عمومی باید شهامت انتقال انتقادات و اعتراضات مخاطبان به مدیریت سازمان را داشته باشد.
۱۷) روابط عمومی باید بین منافع عموم و منافع سازمان هماهنگی و تعامل برقرار کند.
۱۸) روابط عمومی باید مشروعیت خود را در اعتماد به مردم بیابد ، نه در خوشایند مدیران همچنین روابط عمومی نباید به کانونی برای تبلیغ مدیر سازمان تبدیل شود.
۱۹) روابط عمومی چشم و گوش سازمان است.و باید مدیران را در جریان افکار عمومی قرار دهند .
۲۰) روابط عمومی باید این اطمینان را داشته باشد که از امنیت شغلی برخوردار است.
۲۱) تشکیل کمیته همیاری برای برطرف کردن مشکلات شخصی و خانوادگی کارکنان زیباترین و انسانی ترین کار روابط عمومی به شمار می رود.
۲۲) روابط عمومی تنها یک فن نیست ، یک هنر و از آن بالاتر یک اخلاق است .
۲۳) روابط عمومی وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعی العموم مردم در داخل سازمان است
د) روابط عمومی و ویژگیهای شخصیتی و فردی :
۱) آموزش ضمن خدمت را هیچگاه فراموش نکنید و در تقویت ارتباط گفتاری و نوشتاری خود کوشا باشید.
۲) مطالعه مستمر در زمینه های مختلف و پشتوانه علمی غنی عامل مهمی در موفقیت روابط عمومی است . تشکیل کتابخانه تخصصی روابط عمومی و اشتراک نشریات تخصصی لازمه کار روابط عمومی است.
۳) تجهیز روابط عمومی به امکانات و دانش روز را مهم بدانید .
۴) روابط عمومی ها باید خوش برخورد و خوش پوش ، اجتماعی و مودب ، پرحوصله و معقول ، صادق و صمیمی ، مبتکر و خلاق و مطلع از کار با وسایل ارتباط جمعی بوده و این نکته را بدانند که کار روابط عمومی محدود به زمان و مکان نیست .
۵) برقراری ارتباط با همکاران و استفاده از تجربیات شاغلین روابط عمومی ادارات و خبرنگاران رسانه ها عامل مهمی درموفقیت روابط عمومی است .

نگارش : مهندس شبیر دائمی
رییس اداره روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی گرگان
نماینده خبرگزاری آنا درگرگان
مسوول روابط عمومی انجمن کارگزاران روابط عمومی استان گلستان

منبع : بانک مقالات ارتباطات اجتماعی