آیا شما هم یکی از کاربران Office هستید؟

اگر شما هم یکی از میلیون‌ها استفاده کننده از مجموعه نرم‌افزار Office شرکت مایکروسافت باشید، می‌دانید که Office متشکل است از چند نرم‌افزار از جمله word, Excel, powerpoint و ... هر یک از شما ممکن است با یک یا چند نرم‌افزار از مجموعه Office کار کرده باشید و با آن آشنا باشید و به نوعی کاربر این مجموعه به شمار بیایید. در این صورت بد نیست بدانید که جدیدترین نسخه Office پس از چند ماه تست وارد بازار شد. Office ۲۰۰۳ که نزدیک به ۶ ماه در حال تست بود، بالاخره روز ۲۱ اکتبر (۲۹ مهر) ارائه شد. ما هم لازم دانستیم تا شما را با ویژگی‌های این نسخه جدید آشنا کنیم تا بتوانید براحتی برای لزوم نصب آن تصمیم گیری کنید.
قبل از هر چیز اشاره کنیم که Office ۲۰۰۳ یک بسته نرم‌افزاری است که بیشتر با هدف رساندن خدمات و سرویس‌های بیشتر و کامل‌تر به سازمان‌ها، ادارات و مجموعه‌هایی که به صورت گروهی از این محصول استفاده می‌کنند. طراحی و ساخته شده است. مایکروسافت سعی کرده است با ارائه ترکیبی از ابزارها و سرورها در این بسته، کار را برای کاربران گروهی این مجموعه نرم‌افزار ساده‌تر کند. در واقع این نسخه جدید دیگر مجموعه‌ای از ابزارهای مجزا از هم نیست. بلکه بخشی از یک بستر یکپارچه جهت تسهیل ارائه خدمات آنلاین است. برای مثال به کار گیری ابزارهای آشنای Office با wiondows share point services امکان ایجاد محیط‌های کاری مشترک را برای شما پدید می‌آورد که افراد می‌توانند به کار مشترک روی مستندات بپردازند. کاربران می‌توانند یک متن word یا یک جدول Excel را به اشتراک بگذارند و از تغییرات ایجاد شده در آن آگاه شوند و آنها را ببینند. برای استفاده از این نوع امکانات و خدمات جدید Office، باید نسخه‌ای از آن را خریداری کرد که برنامه‌ها و سرورها را با هم به شما عرضه کند؛ اما کاربران ساده و انفرادی Office نیز می‌توانند خدمات جدیدی را در این نسخه بیایند.
مهم‌ترین تغییرات در نرم‌افزار outlook رخ داده است و این تغییرات تسهیلات خوبی را برای مرتب کردن صندوق پست الکترونیکی شما در اختیارتان می‌گذارد. اولین تغییر که در outlook به چشم می‌آید، ارائه ایمیل‌ها و محتوای آنها در پنجره‌های عمودی است. در واقع به جای دو پنجره که به شکل افقی از هم جدا بودند و بالایی ایمیل‌های موجود در فلدر انتخابی و پایینی محتوای ایمیل انتخاب شده را نمایش می‌داد، حالا این دو پنجره به شکل عمودی از هم جدا شده اند. شاید در نگاه اول این تغییر مهمی به شما نیاید. اما این تغییر باعث شده شما تعداد بیشتری از ایمیل ها را در هر لحظه ببینید و ایمیل‌های با بدنه طولانی را نیز بدون scroll مشاهده کنید. از امکانات دیگر نسخه جدید outlook، امکان گروه بندی پیغام بندی‌ها و نامه‌ها بر اساس زمان رسیدن است که outlook آنها را با برچسب‌های امروز، دیروز، هفته گذشته و ... مشخص می‌کند. امکان فیلتر کردن outlook نیز بسیار بهبود یافته است و شما را از شر نامه‌های تبلیغاتی خلاص می‌کند. همچنین این نسخه از outlook مراقب است نامه‌های رسیده اطلاعات و تصاویر مختلف را از صفحات مختلف وب بدون اجازه شما دریاقت نکنند و بدین سریق ارتباط نامه‌ها را با دنیای اینترنت کنترل می‌کند تا کد خطرناکی به رایانه شما منتقل نشود. یکی از ویژگی‌های جدید Office که شاید در روزهای اخیر بیش از همه تبلیغ آن را دیده‌ایم، استفاده از IRM یا Information Right Management است. با کمک این فناوری مایکروسافت به کاربران امکان کنترل بیشتری روی مستنداتشان را می‌دهد. برای مثال کاربران می‌توانند ایمیل‌هایی بفرستند که در زمان تعیین شده از بین بروند. همچنین مایکروسافت ادعا دارد که کاربران با استفاده از نسخه جدید می‌توانند تعین کنند که چه کسانی امکان خواندن ایمیل را داشته باشند و حتی از ارسال مجدد نامه به دیگران (Forwarding) یا چاپ آن جلوگیری به عمل آورند. مایکروسافت سعی دارد با استفاده از IRM یا مدیریت حقوق اطلاعاتی، امنیت بیشتری روی نرم‌افزارهایش حکمفرما کند و از درز کردن اطلاعات حساس جلوگیری نماید.
البته IRM تنها برای outlook مورد استفاده قرار نگرفته است، بلکه شما می‌توانید مستندات خود را در محیط‌های powerpoint یا Excel نیز با کمک این فناوری نسخه جدید Office محافظت کنید. در صورتی که فردی فایل‌های حفاظت شده با IRM را دریافت کند. تنها در صورتی می‌تواند آنها را مشاهده کند که Office ۲۰۰۳ داشته باشد و یا از viewer جدیدی که قرار است مایکروسافت به همین منظور ارائه کند، استفاده کند.
سایر برنامه‌های Office ۲۰۰۳ تغییر چندانی برای کاربران منفرد نداشته است. در محیط word ۲۰۰۳ شما امکان مطالعه و مشاهده ستون را به صفحات روبرو در قالب یک کتاب خواهید داشت و با ورق زدن به دو صفحه بعدی منتقل خواهید شد. این ویژگی جدید، خواندن متون را برای شما تسهیل می‌کند.
همچنین نسخه جدید word تصاویر کوچکی (thumbnail) از تمامی صفحات را در گوشه سمت چپ صفحه نمایش، نشان می‌دهد.
Office ۲۰۰۳ در ۶ بسته بندی برای ۶ گروه کاربر خانگی و تجاری طراحی و ارائه شده است و شما می‌توانید بسته به نیاز خود از یکی از این مجموعه‌ها بهره برداری کنید؛ اما اگر یک کاربر منفرد Office هستید که مثلا روی رایانه خود در منزل از آن استفاده می‌کنید، توصیه می‌کنیم تنها outlook خود را به روز کنید و مابقی نرم‌افزار Office ۲۰۰۳ را نصب نکنید و از همان نسخه xp یا ۲۰۰۰ استفاده کنید.

منبع : هوای تازه