راهنمایی جهت مدیریت بهتر وقت

اگر معمولا جمله " من وقت انجام این كار را ندارم " را بكار می‌برید یا كارهایتان را به دلیل نداشتن وقت ، به تعویق می اندازید ، یك لحظه صبر كنید و سپس با نظارت بیشتری روی وقتتان ، دوباره برنامه‌های خود را از سر گیرید . در این جا چند شیوه مؤثر ، جهت مدیریت وقت مطرح شده است. پیدا كنید وقتتان چگونه می گذرد ؟
اگرمایل به استفاده بهتر از اوقات خود هستید؛ ابتدا باید دقیقا بدانید كه در حال حاضر وقت خود را چگونه سپری می كنید . به همهٔ فعالیت‌هایی كه به طور معمول در هر روز كاری دارید، بیندیشید:
قرار ملاقات‌های، سرپرستی افراد، حضور در جلسات، مرور یا نوشتن طرح‌های پیشنهادی، تصمیم‌گیری‌ها، تكمیل طرح‌ها، تماس تلفنی، تهیه گزارش، سفرها، مطالعه نشریات و.....
همچنین، لازم است راجع به اوقاتی كه هر روز به دلیل مسائلی مانند امور پیش‌بینی نشده، مزاحمت های مكرر، تأخیرها، برنامه‌ریزی‌های نادرست، بحران مدیریت، هدر می‌روند ، نیز بیندیشید.
یك روش مناسب به منظور مشخص كردن اوقات از دست رفته و جلوگیری از آن، تهیه دفتر یادداشت یا سررسید و ثبت فعالیت‌های روزانه‌تان به مدت یك یا دو هفته درآن است. سپس مندرجات مشروح در دفترتان را تحلیل والگویی راكه نمایانگر نوع فعالیت‌های روزانه شماست ، پیدا كنید.
آنگاه كلیه جزئیاتی كه شامل اجرای یك كار یا طرح می‌باشد و یا كلیه مشكلات و مزاحمت‌های موجود را ردیابی كنید.
این كار را چند ماه انجام دهید و یاد داشت‌های خود را برای یافتن الگوهای تكراری نظیر مزاحمت‌ها و اخلال‌های مكرر یا عادت‌های غیرخلاق، مطالعه كنید. سپس راههایی جهت حذف و یا رفع آنها پیدا كنید.
عملكردهای روزانه خود را كه آشكارا در یادداشت‌های خود آورده‌اید ، با آنچه تصمیم به انجام آن داشته‌اید، مقایسه كنید.
این روش به راستی شما را هشیار خواهد كردو نشان خواهد داد ، به چه میزان موقعیتها را به دیگران واگذار می‌كنید و برنامه زمانبدی شما تحت فرمان دیگران و رویدادها "ونه شما "قرار دارد.
● تعیین هدف
نكته كلیدی در مدیریت وقت، داشتن اهداف تعریف شده و روشن است. آنها را بنویسید ومشخص سازید . یك‌بار اهداف خود را بر اساس اولویت‌هایتان تنظیم كنید، وقت مشخصی را به آنها اختصاص دهید ونیز كلیه فعالیت‌های لازم برای تحقق اهداف را یادداشت كنید .
جهت آسان‌تر شدن كار خود، زمان لازم را برای انجام هر هدف در كنار آن یادداشت كنید آنگاه اهداف خود را به سه طبقه تقسیم نمائید:
▪ اهداف روزمره، كه عبارتست از: مدیریت وقت و شامل تخصیص وقت معین جهت برنامه‌ریزی روزمره، مشخص ساختن آخرین فرصت برای هر كاری ووقت شناس بودن است.
▪ اهداف تحصیلی، (شغلی)، یا اهداف دراز مدت كه شما و مدیریت تعیین كرده‌اید. یكی از روش‌های خوب جهت نگه داشتن حساب چنین هدفی آن است كه مشخص كنید كه حرفه شما ، از شما چه می‌خواهد و سپس فعالیتهای كاری خود را در ریز یك طبقه‌بندی كلی ( فعالیت‌هایی نظیر: بازاریابی، حراج، موارد مالی و اجرایی) فهرست كنید.
▪ اهداف شخصی یا فعالیت‌ها وتعهدهای خارج از محدوده فعالیت‌های كاری شما . تنظیم وقت جهت انجام این دسته از كارها بسیار مهم است.
اختصاص اوقاتی برای تفریح و بازی، به برخورداری از زندگی سالم ومتعادل كمك می‌كند، گذراندن وقت با خانواده و دوستان تخصیص وقتی برای ورزش روزانه‌، پرداختن به علاقمندی‌های شخصی یا سرگرمی‌ها در صورتی در برنامه‌زمان‌بندی شما می‌گنجد كه به خوبی طراحی شده باشد. یاد بگیرید چگونه برای فعالیتهای خود طرح ریزی كنید:
تنظیم اهداف وطرح‌ریزی آنها توأمان پیش می‌روند . با فهرست كردن همه گامهای لازم جهت تحقق اهداف خود، اقدام به عملی ساختن آنها نمائید وخود را در یك موقعیت زمان بندی شده لازم الاجرا ، قرار دهید.
● راهنمایی جهت مدیریت بهتر وقت
وقت چگونه صرف می شود/ تعیین هدف / طرح ریزی برای فعالیت / تعیین اولویت ها / به حداقل رسانیدن وقفه ها.
كنترل وقت جلسات / ایجاد ارتباطات موثر / نظم بخشیدن به محیط كاری / مطالعه انتخابی/ استفاده از برنامه ریز.

منبع : دفتر مرکزی مشاوره وزارت علوم، تحقیقات و فن‌آوری