ضرورت تقویت حافظه سازمانی

كسانی كه نمی توانند گذشته را به یاد آورند محكوم به تكرار آن هستند. جورج سانتایانا
مـــــارك آكرمن از دانشگاه كالیفرنیا می گوید: فناوری اطلاعات سازمانها را قادر ساخته تا كوهی از اطلاعات را تولید و نگهداری كنند.
بسیاری از سازمانها از عرضه بیش از حـــد اطلاعات رنج می برند. یا اینكه می داننــــد اطلاعات موردنظر را دارند اما نمی توانند آنها را پیدا كنند. ایجاد و بهبود حافظه سازمانی، یكی از شیوه های مدیریت منابع فكری و فرهیخته است. سازمانها بایستی راجع به تلاشهای گذشته و شرایط محیطی خود دانشی را در حافظه نگهداری كنند. وقتی سازمان مطلبی را می آموزد، از آن پس بایستی نتیجه آن مطلب دردسترس باشد.
ثبت و ضبط مطالب به صورت مكتوب تنها یك فرم از حافظه سازمانی است. آشكارترین محل در این زمینه گنجینه های اطلاعاتی همچون كتابچه شركت، پایگاههای داده، سیستم های نگهداری فایل ها و حتی داستانها و حكایتها نیز می شود. علاوه بر این، افراد نیز یكی دیگر از محلهای اصلی نگهداری و حفظ دانش سازمانی هستند.
● فناوری اطلاعات به دو شیوه از حافظه سازمانی پشتیبانی می كند.
یكی از طریق بازیابی دانش ثبت و ضبط شده و دیگری ازطریق دردسترس قراردادن افراد با دانش در سازمان.
همانگونه كه می دانیم اقتصاد جدید مبتنی بر كارهای دانش محور بوده و ارابه این اقتصاد، كاركنان با دانش هستند كه دارای تحصیلات رسمی و قوی بوده و آموخته اند كه چگونه یاد بگیرند و استمرار جدی یادگیری در طول زندگی، برای آنها به یك عادت رفتاری تبدیل شده است.
این فرد با دانش برخلاف سایر كاركنان و كارگران ساده و سنتی، یك كارشناس متخصص است. زیرا برای استفاده اثربخش تر، بایستی دانش را تخصصی كرد. درنتیجه كاركنان با دانش برخلاف اسلاف خود، بایستی در گروهها و قالبهای تیمی كاركرده و به صورت منظم و كاملاً عادی برای حل مسایل پیچیده گردهم آیند. برای یك كارمند با دانش، داشتن تخصص به تنهایی كافی نیست.
او همچنین بایستی مهارتهای همكاری و همفكری با سایر كاركنان دانشی را داشته باشد. به عنوان مثال، او بایستی قادر باشد افرادی را كه فاقد آن دانش پایه اند درك كرده و البته خود او نیز بایستی از سوی آنها به خوبی درك شود. همچنین باید به گونه ای عمل كند تا افرادی را كه احیاناً ارزشها و بینشهای متفاوتی دارند درك كرده و خود نیز برای آنهـــا قابل درك باشد. بهره وری تیم های دانش مدار، بستگی به توانایی آنها در ایجاد ارتباط و تعامل دوسویه با وجود موانعی از این قبیل خواهد داشت. البته باید اذعان كرد كه موسسات آموزشی و دانشگاهها ما را كمتر برای این سطح از توان همكاری و همفكری با دیگران تربیت می كند. همانگونه كه پیتر دراكر گفته است:بهره وری كارهای دانش مدار (كه هنوز به طرز تأسف باری پایین است!)، چالش جدی جامعه دانش مدار است». (دراكر ۱۹۹۴)
سازمان دانش مدار سازمانی است كه دارایی كلیدی آن، دانش است.
مزیت رقابتی این سازمانها از داشتن دانش و استفاده اثربخش از آن سرچشمه می گیرد. حافظه سازمانی این دارایی كلیدی را ازطریق گردآوری، ضبط، سازماندهی، توزیع، ترویج و استفاده مجدد از دانشی كه توسط كاركنان ایجاد شده، توسعه و تقویت می كند.
دلایل منطقی و متعددی جهت پیگیری و ایجاد حافظه سازمانی وجود دارد. چنانچه حافظه یك شخص شبیه حافظه سازمانهای معمولی امروز بود، فكر می كردیم او آدم بسیار احمقـــی بوده و یا از یك بیماری عصبی رنج می برد.
سازمانها به صورت روتین آنچه را در گذشته انجام داده و دلایل انجام آن را فراموش می كنند. قدرت یادگیری این گونه سازمانها به شدت ضعیف و آسیب دیده است. و این بدان خاطر است كــــه توانایی ارائه و نمایاندن جنبه های حیاتی و مهم دانسته های خود را ندارند.
حافظه سازمانی، تنهـــا وسیله و ابزار جمع آوری و نگهداری دانش نیست بلكه وسیله ای برای به اشتراك گذاشتن دانش نیز محسوب می شود.
چنانچه دانش موجود در سازمان به خوبی آشكارسازی و مدیریت شود، خرد سازمانی تقویت و تبدیل به مبنایی برای انتقال دانش و یادگیری به دیگران خواهدشد. این دانش را می توان در اختیار افراد و تیم ها كه نیاز به حافظه پروژه ای دارند، همچنین دراختیار سازمان به عنوان یك كلیت كه نیاز به حافظه درازمدت و بین تیمی دارد، قرار داد. «مك مستر» (۱۹۹۵) می گوید: «ماهیت سازمانها و محیط رقابتی پیرامون آنها بیانگر این است كه یادگیری سازمانی و گردآوری دانش هم در كوتاه مدت و هم برای بقا در درازمدت عامل مهمــــی جهت سلامت و بالندگی آنها به شمار می رود.
فواید ناشی از داشتن سیستم حافظه سازمانی، در كوتاه مدت نیز مهم و قابل توجه است. وقتی تیم درجریان فرایند حل مسئله اقدام به آشكارسازی افكار، ایده ها و روشهای خود می كند، از آن پس تیم های دانشی در هنگام تكرار پروژه و یا انجام كار به شكلی نو، دیگر با مشكلات كمتری روبرو خواهندبود. جلسات نیز بسیار اثربخش تر خواهدشد. هرچه آشكارسازی دانش در سازمان بیشتر شود، جدیت و دقت افزایش یافته، همكاری و هماهنگی ها نیز بهبود می یابد. افراد جدید با مرور منابع دانش پروژه، خیلی سریعتر با پروژه آشنا می شوند. وقتی یكی از اعضای تیم، تیم یا سازمان را ترك می كند، حداقل بخشی از دانش غیررسمی او درمیان گروه باقی خواهدماند.
● موانع موجود برای عادی شدن حافظه سازمانی
علی رغم فواید آشكار حافظه سازمانی، چالشهایی در زمینه ایجاد یك حافظه سازمانی اثربخش وجود دارد: ۱ - دانش سازمانی غیررسمی مانند یك حیوان وحشی گریزپا به سختی قابل ثبت و ضبط شدن است. ۲ - رویكرد معمولی و متعارف در زمینه حافظه سازمانی یعنی ثبت و نگهداری اسناد، نمی تواند شرایط و واقعیت مطلب را منعكس كند. ۳ - به مرور زمان مرتبط بودن دانشو درنتیجه ارزش آن از دست می رود.
دانش سازمانی تنها در مغز افراد سازمان وجود ندارد، بلكــــه ماهیت پراكنده بودن آن به طور تلویحی بیانگر آن است كه در ساختارها و فرایندهایی كه تحقق و وجود خارجی دارند مانند خط مشی هـــا، مدارك، مستندات، فناوری ها، آرایش و نظم فیزیكی، روشها، نمادها و غیره نیز تجلی می نماید.
دانش سازمانی از تجارب و آموخته های گذشته و عملكردهای جاری سازمان شروع شده، رشد و تكامل یافته و به طور سیستماتیك بسیاری از افكــــــار و اقدامات ما را جهت می بخشد و به گونه ای ما را در مواجهه موثرتر با مســایل جدید و الزامات پیچیده آنها كمك می كند. بدین ترتیب، ابعاد مهم و متعددی از فرایند حل مسئله را از ذهن خارج كرده، به دوش ساختارها و فراینـــــــدهای بیرونی می اندازیم. این گونه ساختارها و فرایندها به عنوان عوامل و اجزای حافظه سازمانی، باعث تسهیل فرایند حل مسئله و بهبود توانائیهای شناختی فردی و جمعی خواهدشد.

سیداحمد ابراهیمی

منبع : ماهنامه تدبیر