نکات مهم و اساسی! در مورد نوشتن و پاسخ دادن به پست الکترونیکی (ایمیل) Email

در حقیقت برای ارسال پیامهای الکترونیکی مقررات مشخص وجود دارد که در مجموع به این مقرراتNetiquette گفته می‌شود. این استانداردها اساساً به حس مشترک و احترام متقابل اشاره می‌کنند و به ما یاد آوری می‌نمایند که فردی که در آن سوی خط قرار دارد، به عنوان یک کاربر و مخاطب باید مراعات شود توجه کنید می‌بایست با درنظر گرفتن برخی از اصول، اقدام به ایجاد ارتباط نمود. اصول مشترکی که براساس قواعدی خاص تدوین شده و با کمک آنها می‌توان ارتباط مناسبی را ایجاد نمود.
در این گفتار به اختصار به نکات مهم در مورد نوشتن وپاسخ دادن به پست اکترونیکی یا همان ایمیل Email را مرور می کنیم ؛ نمی دانم شما چگونه عمل می کنیم اما توصیه من این است جدی نگیرید!!!!!!!
● ملکه الیزابت دوم و اولین پیام الکترونیکی
به نشانه ورود رسمی به عصر کامپیوتر در انگلستان ، وقتی ملکه الیزابت دوم ، اولین پیام الکترونیکی خود را در سال ۱۹۷۶ ارسال نمود . یک گروه از متخصصین با استفاده از یک کامپیوتری بزرگ و قدیمی به او در این کار کمک کردند .
به راستی چه کسی در آن زمان فکر می کرد که امروزه بتوانیم به صورت مستقل در منزل یا محل کار خود ، آن هم با استفاده از کامپیوتر های کوچک و پیشرفته به این امر اقدام کنیم ؟ در واقع همواره پیشرفت تکنولوژی تأثیر و سهم زیادی بر سریعتر ، راحتتر و کم هزینه تر شدن کارها داشته است .
امروزه به جای پرداخت هزینه های زیاد و اتلاف وقت برای ارسال نامه و یا تصویری از طریق پست سنتی به هر نقطه از جهان ، و آن سوی مرزها ، می توان با کمترین هزینه و بالاترین سرعت از طریق پست الکترونیک اقدام به این کار کرد .
● دریافت و فرستادن پست الکترونیکی ؛ ایمیل E_mail
با توجه به این که دریافت و فرستادن E_mail یکی از کارهای روزمره شده و استفاده از این تکنولوژی به نوعی نمایش دهنده شخصیت ماست ، لازم دیدیم که نکاتی را برای دوستان شرح دهیم تا در مکاتبات خود دقت بیشتری نموده و احتمال موفقیت در کارهای خود را افزایش دهد.
شاید برایتان این امر تعجب انگیز باشد مگر دنیای مجازی هم چهارچوب ها ی معمول را پذیراست در صورتی که بی قیدی از مشخصه های اصلی این دنیا است ؛ این یک استدلال نادرست است؛
● اول: سعی کنید مانند یک نامه معمولی رفتارکنید!!!!
اینترنت تنها یک رسانه هست؛ رسانه ای که تنها در نقشی رسانه رقم خورده است روزی نامه بر با کاغذ و آدرس پستی نامه ما رو می فرستاد و امروز روترها؛ سرورها گیت ویتها در ستون فقرات اینترنت این زحمت را برعهده می گیرند که یک نامه الکترونیکی شما را یک چشم به هم زدن جابجا کنند ؛ سوال این است ؛ نوع انتقال یک پیام در محتوی و شیوه نگارش چه تفاوت ایجاد می کند!!!! پس تنها در این میان بعد زمان کم رنگ شده است؛ هنوز نامه ها و نوع نگارش آن ؛ شیوه گفتگو و ... نشان دهنده شخصیت شماست؛ پس اگر با اسم و عنوان رسمی خود نامه الکترونیکی ارسال می کنید؛ مواظب باشید شخصیت شما حفظ شود. فرانسوی ها عدم رعایت علایم نگارش مانند نقطه ویروگول را نشانه شخصیت مضحک شخص می دانند.
● دوم ؛ E_mail کوتاه ، مختصر
E_mail باید کوتاه ، مختصر و واضح باشد . از حاشیه پردازی و داستان سرایی پرهیز شود و جملات با گذاشتن نقطه از هم جدا شده و هر پاراگراف حداکثر ۱۰ سطر باشد .
البته برخی نوشتن کوتاه و مفید را با کوته نویسی و به کارگیری کلمات ناقص و شکسته و گاهی بی معنا جایگزین می کند؛ فعل ، فاعل ؛ مفعول و ... را حذف می کنند و یا از کلمات ناقص مانند سام بجای سلام علیکم و رحمته الله وبرکت . استفاده می کنند که خیلی مطلوب نی !!!!
● عنوان نامه Subject را مطلوب انتخاب کنید
عنوان نامه ( Subject ) به خصوص با زیاد شدن هرزنامه ها که به همهٔ کاربران ارسال می شود بسیار مهم است چون می تواند عاملی جهت خوانده یا نخوانده پاک کردن آن توسط گیرنده شود . عنوان نامه باید به قدری گویا باشد که گیرنده هرگاه آن را دید ، به محتوای نامه پی ببرد .
توجه داشته باشید که پست الکترونیکی ؛ ایمیل E_mail بدون عنوان None بدترین نوع پست الکترونیکی است که اکثراً توسط سیستم به صورت اتوماتیک و یا گیرنده حذف می شود . سعی کنید یک استاندارد خاص در نامه های الکترونیکی خود به کار گیرید مثلا محمد در نگارش عنوان نامه ؛ در ابتدا ای دی گیرنده و دونقطه و سپس نام فامیلی خود و در انتهای شرح مختصر می گذارد مانند Wyazdit:taghvaei-for_ali وقتی رمز آن را پرسیدم گفت ؛ در ابتدا وقتی بخواهم نامه هایی که به Wyazdit فرستادم را جستجو کنم راحتم دوم فرد فامیل مرا می شناسد و در نهایت با عنوان می تواند حدس بزند موضوع از چه قرار است البته این یک استاندارد برای اوست شما می توانید برای خود نظم دیگری تعریف کنید
● فرهنگ طرف مقابل را بدانید
چنان چه به خط و زبان لاتین می نویسید ، از نوشتن تمام کلمات به صورت حروف بزرگ ( Capital ) خودداری کنید . این کار در نگارش مانند فریاد زدن در گفتار است که نوعی بی ادبی تلقی می شود . ایمیل باید محترمانه و با حروف عادی نوشته شود .
این مثالی بود که به خوبی دریابید در هرکشوری ممکن است نوع نگارش ؛ ترکیب بندی کلمات و حتی به کارگیری جملات در جایگاه خاص معنا خاصی پیدا کند !!! تعجب نکنید شاید روزی رییس شما را مجبور کرد تا به وزیر بهداشت کشور ساحل عاج ایمیل بزنید و از او بخواهید که چه دارویی هایی در کشورش مورد نیاز است ؛ رییستان در فکر ساعل عاج است و شما حتی سلام و علیک را نمی دانید البته لازم نیست همه را بدانید اما سعی کنید قبل مکالمه با سفارت ساع عاج تماس گرفته راهنمایی بخواهید . این درمورد شهرها و قومهای کشور نیز صادق است اما فهمیدن رفتار اقوام ایرانی ساده تر است اما درهرحال در نگارش شما بسیار پراهمیت است.
▪ یک مثال مهم
به عنوان نمونه دوستی اشاره می کرد که با دانشجویی از فنلاند از طریق محیط اینترنت آشنا شده و این دانشجوی فنلاندی پس از جلساتی گفتگو و ایجاد اعتماد و علاقمندی دو جانبه در حفظ ارتباط ، از باب دوستی و عرض ارادت ، این دوست محترم را سگی وفادار خطاب کرده است . طبیعتاً دوست ما بسیار دلخور شده و به این موضوع اشاره کرده است .
جالب اینکه این جوان فنلاندی در کمال احترام عذر خواهی کرده و گفته است که در فنلاند سگ ها بسیار مورد احترامند و در آنها افراد اگر از جهت وفاداری ، نجابت و حس مقاومت با سگ مقایسه شوند ، کاملاً به خود می بالند و خلاصه
● کمی جدی برخورد کنید
هر چند که در E_mailهای دوستانه شکلکها ( Smiler۹ ) حالتی خودمانی و مهربان ایجاد می کنند ولی از به کار بردن شکلک در ایمیل های اداری جداً بپرهیزید زیرا باعث برداشتی اشتباه از شخصیت شما در نزد گیرنده می شود .
این یک مثال بود ؛ در به کارگیری کلمات و جمله بندی متن دقت لازم را انجام دهید تا خداناکرده باعث آزار فرد مقابل نشوید؛ سعی کنید فکر کنید یک نامه اداری و رسمی ارسال کرده اید ؛ فرقی ندارد ، تنها فردی که وظیفه رساندن نامه را دارد به جای آقای رجبی پسچی ؛ Stmp وب سایت یاهو میل است .پس مانند وضعیت واقعی رفتار کنید.
هنگامی که برای گروهی از دوستان یک E_mail ارسال می کنید ، دیدن آدرس دیگران در متن آن چندان جالب و مؤدبانه نیست . برای پیشگیری از این حالت ، به راهنمای بخش BBC در نرم افزار مدیریت E_mail خود مراجعه کنید .
این امر به نوعی تضعیع حقوق دیگران می شود؛ شاید برخی نخواهند ای دی که به شما داده اند دست دیگران بیافتد ؛ از طرف دیگر اگر از بخش بی بی سی ارسال ایمیل جهت مخفی سازی آدرس ها می کنید ؛ حتمی به گونه در نامه خود ذکر کنید که این نامه به افراددیگر هم فرستاده شده است ؛ اینگونه حریم خصوصی افراد حرمت نهاده می شود در دنیای مجازی تمام تعاریف به حکم خود باقی است
● نامه های اداری راه دستیابی به خود را اعلام کنید
در نامه های اداری و شغلی ، نوشتن آدرس و شماره تلفن شما بسیار الزامی است تا در صورت نیاز ، گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد . به طور کلی نمایش و ارائه اطلاعات بیشتر برای دسترسی به شما باعث افزایش اعتبار شماست . ولی دقت کنید که این توضیحات هرگز نباید طولانی تر از متن نامه باشد .
به یاد داشته باشید در ادارات و اگانها به خصوص دولتی ها ؛ افراد لایق و امانت داری برسر کار هستند ؛ پس دستیابی به برخی از مشخصات حوزه فردی شما نامطلوب نیست؛ البته حتمی و در اکثر نامه های اداری وشاید هم غیر اداری در انتها آدرس ایمیل باکس و ای دی خود را کامل درج کنید، شاید نامه شما به صورت مجزا و خارج از باکس بررسی قرار گرفت ؛ مانندکاغذ نامه ای که آدرس در روی آن نباشد و پاکت آن به نوعی جداشود؛ آدرس گیرنده هم نامعلوم می شود.
● نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت کنید
نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت کنید که در غیر این صورت گیرنده این کار شما را ، نوعی بی توجهی و بی احترامی نسبت به خود ارزیابی می کند .
می توان در دو حالت ارسال نامه را متصور شد؛ اول نامه رسمی و اداری است ؛ هرگز طرف مقابل شما دوست ندارد او را با نام کوچک و عناوین عاشقانه صدا کنید؛ القاب و عناوین رسمی نشانه احترام شما به شخصیت وی است.
در صورتی که نامه شخصی و دوستانه باشد؛ سعی کنید حدود را حفظ کنید اگر برای یک همکلاسی دانشگاه نامه می نویسید به طبع کلماتی که برای نامزدتان به کار می برید استفاده نمی کنید ؛ اینهم نشانه احترام به شخصیت دوست ؛ رفیق و حتی معشوق شماست.
● حداکثر تا ۲۴ ساعت بایدبه پست الکترونیکی خود پاسخ بدهید
به تمامی پست الکترونیکی یا همان ایمیلهایی که دریافت می کنید حداکثر تا ۲۴ ساعت باید پاسخ بدهید . در صورتی که برای مدتی در تعطیلات هستید و یا دسترسی به اینترنت ندارید ، قسمت پاسخ خودکار را در سیستم ایمیل خود فعال کنید تا فرستندگان از دریافت E_mail خود توسط شما اطمینان حاصل کنند . در صورت که پاسخ شما مبتنی بر تحقیق ؛ تفحصص؛ مذاکره و یازمان بیشتر است ضمن ارسال ایمیل دلیل تاخیر و زمان نهایی جوابگویی را به فرستنده اعلام کنید لااقل رسیدن نامه مطلع شود.
● علامت حق تقدم اضافه کنید
چنان چه نرم افزارهای مدیریت ، E_mail یا نامه ای می فرستید ، علامت حق تقدم اضافه کنید . با این کار گیرنده شکلکی در کنار E_mail خود دریافت می کند که او را از اولویت این نامه خبردار می کند . ولی این کار باعث ایجاد بی نظمی و جو عدم اعتماد نسبت به شما می شود . باید توجه داشته باشید که تمامی E_mailهایی که دریافت می شوند به یک اندازه اهمیت دارند .
● ایمیل ثابت به افراد متعدد کمتر ارسال کنید
امکان ارسال یک پیام به افراد متعدد ، یک مورد بسیار مفید محسوب می گردد ، ولی استفاده زیاد از این ابزار مطلوب نیست . از ارسال یک متن ثابت به همه Mailing ها و Newagroup ها خودداری کنید ، زیر این امر موجب رنجش اعضای آن گروه می شود .
به عبارت دیگر مطالب شخصی و یا تا حدی کم ارزش را به صورت انبوه ارسال نکنید . این کار یاوه گویی / هرزگویی نام دارد و جامعه اینترنتی این امر را تقبیح می کند .
● از صندوق الکترونیکی واحد استفاده کنید
هم در ارسال وهم در دریافت سعی کنید که از یک صندوق الکترونیکی یا میل باکس Mailbox واحد بهره بگیرید دلیل امر هم ساده است ؛ فرد مورد نظر شما سر درگم نمی شود؛ اعتبار ایمیل شما پس از یک باز ارسال حفظ می شود و کاربر می داند که این ایمیل ارسالی از فلان باکس حتمی مربوط به شماست ؛ در جوابگویی هم دچار مشکل نمی شود و می تواند به یک صندوق ایمیل خود را ارسال نماید ومطمن باشد به دست شما می رسد و تا ۲۴ بعد جواب خواهد گرفت.
● از صندوق الکترونیکی دوستتان استفاده نکنید
دلیل زیادی می توان برشمرد که شما از ایمیل دوستتان استفاده می کنید ولی من دلایل زیادی خواهم آورد که این کار جالب نیست؛ در ابتدا یک نوع بی احترامی به شخص است فرد فکر می کند شما از فاش شدن ایمیلتان ابا دارید یا مثل این ..... پست الکترونیکی هم حکم لوازم شخصی را دارد ؛ این نوع استفاده مشترک جالب نیست؛ شاید هم فرد یا ارگان یک جواب کاملا سری ومجرمانه فرستاد که دوستتان ناگزیز آن را بخواند اگر مسله فاش شود تقصیر کار شما هستید و هزاران دلیل ؛ حالا که ساختن یک پست الکترونیکی و شناسه کاربری رایگان و حد چند ثانیه است لطفا اقدام کنید.
● با هماهنگی پیوست بفرستید
با توجه به اینکه ویروسها از طریق پیوست ( Attachement ) کامپیوترها را آلوده می کنند ، فرستادن پیوست بدون هماهنگی با گیرنده ممکن است از سوی گیرنده گستاخی تلقی شود . پس بهتر است نخست از او پرسید که آیا مایل است پیوستی دریافت کند یا خیر ؟ و سپس برایش ، نامه با پیوستی که حداکثر یک مگابایت است فرستاده شود .
سعی کنید پیوست مطمن ترین دوستانتان را قبل از اطمینان از صحت آن باز نکنید؛ تنها راه ورود ویروس و کدهای مخرب همین پیوستها ذکر شده است!!! فراموش نکنید شاید دوست شما قابل اعتماد است اما ممکن است ایمیل وی قابل اعتماد نباشد همین کافی است بگوییم نرم افزارهایی هک طراحی شده اند که یک ایمیل واقعی با آدرس نام و حتی مشخصات واقعی می فرستند بدون آنکه حتی خود صاحب صندوق هم به جعلی بودن آن پی ببرد تنها می توانید تلفنی از دوستتان در موردصحت پست الکترونیکی سوال کنید
● با تروجان ؛ ویروس و کرمها شوخی نکنید
با تروجان ؛ ویروس و کرمها شوخی نکنید این نکته لازم به توضیح نیست؛ بسیاری از بچه هکرها و تازه وارده ها به محض یادگیری اولین نرم افزار و یا روش هک یا کرک ؛ یک تروجان یا کرم دست ساز ساخته به پست الکترونیکی دوست خود ارسال می کنند ؛ دوست متقابل با اعتماد به فرد ایمیل را باز می کند در بهترین حالت موضوع با به دست آوردن پاسورد طرف و یک شوخی اتمام می رسد اما ممکن با حضور این تروجان ؛ ویروس یا کرم یاهر کد مخرب ؛ کامپیوتر دوست شما مورد هجوم هزاران هکر رنگارنگ و حرفه ای قرار گیرید دوست که ندارید عکس خانوادگی دوستتان جیمی در وبلاگهای منتشر شود!!!!
● هیچ پست الکترونیکی را باز نکنید
بهترین راه برای اینکه دچار حوادث دور از انتظار و مخرب اینترنتی نشوید مانند گرفتاری به تروجان و کدهای مخرب ؛ انتشار ویروس در سطح شبکه ؛ نفوذ هکرهای کلاه سیاه و ... این است که هرگز وارد اینترنت نشوید؛ اگر شدید سعی کنید از وبلاگها و وب سایتها بازدید نکنید لااقل سعی کنید از وبلاگها و وبسایتهام معتبر استفاده کنید چون یکی از عوامل منتشر کننده همین وبلاگها و وبسایتها غیررسمی هستند؛ سعی کنید صندوق پست الکترونیکی را بازنکنید اگر هم مجبورید سعی کنید حتمی پست الکترونیکی غریبه ها را باز نکنید؛ یکی دیگر از اگر منتظر ایمیل از دوستتان نبودید حتمی قبل از هرکاری او را تلفنی در جریان بگذارید یادتان باشد ساختن یک ایمیل جعلی مثل آب خوردن است؛ اگر هم به دوستتان دسترسی ندارید به هیچ وجه ایمیل را باز نکنید بهترین راه برای انهدام یک نامه الکترونیکی مشکوک پاک کردن آن است بدون اینکه آن را باز کنید یا جایی کپی کنید ؛ پا ک کنید برروی هیچ لینکی در ایمیل هم کلیک نکنید!!!

نویسنده محمد حسین تقوایی زحمتکش
http://www.yazdit.myblog.ir/More-۷۱۶.ASPX