دفتر کاغذی بی نیاز از کاغذ

فناوری دیجیتالی می تواند فرآیند های نولید، و کل کسب و کار شما را، دگرگون سازد. همچنین می تواند که کارکنان را از دام فرآیند های کند و انعطاف ناپذیر کاغذ و قلمی، رهایی بخشد. برپاساختن نظام های دیجیتالی، به کارکنان فرهیخته فرصت می دهد تا به آفرینش های تازه ای دست بزنند. یک محل کار تمام دیجیتالی را دفتر کار بدون کاغذ نامیده اند- عنوانی که بیشینه ی آن تا به سال ۱۹۷۳ می رسد. دیدگاه برجسته ای است؛ دیگر از توده ای از کاغذ که آنچه را بخواهی، نتوانی در میان آن ها پیدا کنی، خبری نیست! دیگر برای یافتن یک آمار فروش و یا ازاطلاعات بازاریابی، نیازی به برگ زدن ده ها کتاب و گزارش، ندارید. دیگر از این همه فرم های جابه جا شده، صورت حساب های گمشده، ثبت های فراوان، چک های ناپدید شده، و تاخیر های ناشی از نا تمام بودن کارهای کاغذی، خبری نخواهد بود.
فناوری دیجیتالی می تواند فرآیند های نولید، و کل کسب و کار شما را، دگرگون سازد. همچنین می تواند که کارکنان را از دام فرآیند های کند و انعطاف ناپذیر کاغذ و قلمی، رهایی بخشد. برپاساختن نظام های دیجیتالی، به کارکنان فرهیخته فرصت می دهد تا به آفرینش های تازه ای دست بزنند. یک محل کار تمام دیجیتالی را دفتر کار بدون کاغذ نامیده اند- عنوانی که بیشینه ی آن تا به سال ۱۹۷۳ می رسد. دیدگاه برجسته ای است؛ دیگر از توده ای از کاغذ که آنچه را بخواهی، نتوانی در میان آن ها پیدا کنی، خبری نیست! دیگر برای یافتن یک آمار فروش و یا ازاطلاعات بازاریابی، نیازی به برگ زدن ده ها کتاب و گزارش، ندارید. دیگر از این همه فرم های جابه جا شده، صورت حساب های گمشده، ثبت های فراوان، چک های ناپدید شده، و تاخیر های ناشی از نا تمام بودن کارهای کاغذی، خبری نخواهد بود.
ولی ناچار بپذیریم که دفتر کار بدون کاغذ هم مانند هوش مصنوعی، از آن پدیده های بر آستانه هستند که تاکنون به صورت کامل به درون نیامده اند. عنوان دفتر کار بدون کاغذ برای نخستین بار در سال ۱۹۷۳ در یک مقاله دریاره ی شرکت های تلفن، بیان گردید. شرکت زیراکس بیش از دیگران در پی پیاده کردن این اندیشه بود – هر چند آن را دفتر کار بدون کاغذ نمی نامید. در سالهای ۱۹۷۵-۱۹۷۴ ، این شرکت از دفتر کار آینده گفتگو می کرد که از رایانه، پست الکترونیکی، و اطلاعات در خط (مستقیمOnline ) برخوردار بود. در میان سال های ۱۹۸۷-۱۹۷۵، بسیاری از نشریه های بازرگانی خبر از نزدیک بودن برپایی دفتر کار بدون کاغذ، و دگرگونی ژرف در محل کار اداری می دادند. من در سال ۱۹۸۸ هم به گزارشگران گفتم که دیدگاه دفتر کار بدون کاغذ، هم چنان از ما دور است – رایانه ها تاکنون توان برپا ساختن آن را ندارند. ولی امروز همه ابزار مورد نیاز چنین محل کاری را در اختیار داریم. توان گرافیکی رایانه ها و ابزار گوناگون دیگر، ما را در به هم آمیختن و تجزیه و تحلیل بهتر داده ها، کمک می کنند. شبکه های رایانه ی شخصی(PCs) بسیار نیرومند درهمه جا حاضرند. اینترنت این رایانه ها را در سرتاسر جهان به هم پیوند داده است. با این وصف، مصرف کاغذ هر چهار سال یک بار، دو برابر می شود. هنوز بیش از ۹۵ درصد از اطلاعات در کشور ایالات متحده بر روی کاغذ ضبط می شوند و سهم ثبت الکترونیکی، تنها یک درصد است. کار با کاغذ، بسیار پرشتاب تر از آنی افزایش می یابد که فناوری دیجیتالی بتواند آن را از میدان به در کند!
در سال ۱۹۹۶ تصمیم گرفتم که وضعیت مصرف کاغذ در شرکت مایکروسافت – بزرگترین پشتیبان جانشین کردن کاغذ با بازار دیجیتالی- را بررسی کنم. با شگفتی دریافتم که در همان سال، ما بیش از ۳۵۰۰۰۰ نسخه گزارش فروش کاغذی تهیه کرده ایم. درخواست کردم تا از هر فرم، یک نمونه برایم بیاورند. پرونده ستبری که بر ر وی میز کارم قرار گرفت، هزاران گونه فرم را در خود داشت. در اداره ی مرکزی، واحد تدارکات به تنهایی ۱۱۴ فرم به کار می برد. برنامه ی بازنشستگی کارکنان، برای وارد و خارج کردن نام اعضا و تغییر ویژگی ها و روش پس اندازو سرمایه گذاری ایشان، از هشت فرم جداگانه استفاده می کرد. هرگاه در مقررات دولتی دگرگونی هایی رخ می داد، ما ناچار بودیم تا همه ی فرم ها را بازنگری و دوباره چاپ و جانشین نماییم. مصرف کاغذ، خود نشانه ی یک بیماری بس خطرناک تری بود: فرآیند های اداری دور و دراز و زمان بر. به پرونده ی کلفت فرم ها نگاه کردم و با خود گفتم: چرا باید این همه فرم داشته باشیم؟ همه ی ما رایانه های شخصی به هم پبوسته داریم. چرا نباید اطلاعات را به صورت الکترونیکی میان همدیگر جابه جا کنیم؟ من از موقعیت سازمانی خود استفاده کرده و دستور حذف همه ی فرم های غیر ضروری را دادم. به جای آن همه کاغذ، یک نظام الکترونیکی رشد کرد که کار با آن ساده و برای کاربران دل انگیز تر است. اطلاعات این نظام بسیار قابل اعتمادتر می باشد و به کارکنان، اختیارهای گسترده تری می دهد.
● آغاز سفر تنها با فشردن یک دکمه
امروزه کسانی که قصداستخدام شدن را دارند، حتما پیش از آغازبه کار، سفر الکترونیکی خود را آغاز می کنند. ما در مایکروسافت روزانه ۶۰۰ تا ۹۰۰ درخواست کار از راه دور پست، پست الکترونیکی، و شبکه ی ویژه ی خود، دریافت می کنیم. اکنون بیش از ۷۰ درصد درخواست ها با پست الکترونیکی و به کمک شبکه ی ویژه دریافت می شوند- این حجم، دو سال پیش ۶ درصد بود. نرم افزار ها به صورت خودکار، دریافت درخواست کاررا تایید می کنند و آن را برای بررسی به پایگاه داده پردازی می فرستند. همه درخواست ها به فاصله ی ۲۴ تا ۴۸ ساعت وقت ، در برابر نیازمندی های نیروی انسانی بررسی می گردند و پاسخ آشکار می شود.
کارشناسان نیروی انسانی با بازدید از "رست رک (Rastrac)" – نرم افزار ویژه ی دریافت و بررسی درخواست کار در پایگاه داده پردازی – ویژگی های درخواست کنندگان مناسب را به صورت حضوری یا با پست الکترونیکی در اختیا مدیر استخدام می گذارند. با کمک نرم افزار برنامه ریزی، ترتیب مصاحبه ی الکترونیکی با درخواست کنندگان داده می شود و ایشان همه اطلاعات لازم را با همان وسیله به مصاحبه کنندگان منتقل می کنند. نتیجه ی هر مصاحبه به بخش منابع انسانی، مدیر استخدام، و دیگر مصاحبه کنندگان، فرستاد ه می شود. بدین ترتیب، به جای دوباره کاری ها، مصاحبه کنندگان به آگاهی همدیگر می افزایندو تصمیم گیری برپایه ی این گونه بررسی همه جانبه ، انجام می گیرد. همینکه فردی مناسب شناخته شد، پیشنهاد و شرایط شرکت ، الکترونیکی به او ابلاغ می شود و پس از پذیرش، به کار دعوت می گردد.
تجربه ی کاری همه ی ۸۵ نفری که هر هفته استخدام می کنیم، به هم نزدیک است. فرض کنید که خانم الف برای کار در واحد ردموند – واشینگتن – برگزیده شده است. پیش ازاین که وی بر سر کار حاضر شود ، یکنفر دستیار کارگزینی از گروه او، فرم الکترونیکی " جا انداختن کارکنان تازه" در مایکروسافت را به شبکه ی درون سازمان وارد می کند. ترتیبی داده می شود تا پیش از ورود خانم الف، رمز پست آوایی( voice-mail account)، پست الکترونیکی ، اتاق کار، و رایانه با همه نرم افزار های مورد نیاز وی آماده گردد. همین فرم، ترتیب ثبت نام کارمند تازه در فهرست تلفن کارکنان ، دریافت تابلوی نام برای نصب بر در اتاق کار، و صندوق پستی ویژه در تالار پست ساختمان محل کارش را می دهد. این فرم به صورت تکمیل شده و الکترونیکی، به مسئول گروه کاری کارمند نیز ارسال می شود تا اجرای خواسته ها را پیِگیری نماید. یک گزارشگر الکترونیکی، انجام همه ی گا م ها را پیگیری و تایید خواهد کرد.
پس از نشست آشنایی با مدیر منابع انسانی، و دریافت آگاهی های همگانی، خانم الف و دیگر کارکنان تازه استخدام همراه وی، به شبکه ی درون سازمانی شبکه معرفی می شوند تا نیازهای ویژه ی اداری خود را درخواست نمایند. این افراد " دستنامه ی کارکنان( handbook) " را که تنها به صورت الکترونیکی موجود است، وارسی می کنند و افزون بر نرم افزارهای استاندارد که در رایانه ی او پیاده شدند، هر روش کار و نرم افزار دیگرری را که لازم دارند، در رایانه ی خود پیاده می کنند.
کارمند پس ار استقرار در دفتر کار، به کمک نرم افزار های تدارکات در شبکه درون سازمانی با عنوان" بازار مایکروسافت( MS Market)"، نیازمندی های اداری، کتاب ها، تابلو سفید( white board)، قلم و پاک کن، کارت دیدار(business carrd) شامل نام و مشخصات فرد برای دادن به دیدار کنندگان، خود را سفارش می دهد. اداره ی تدارکات سفارش را به صورت الکترونیکی دریافت می کند و چیزهای درخواست شده را به دفتر کار فرد تحویل می دهد. چنان چه ارزش پاره ای از درخواست ها بیش از اختیار کارمند باشد، آن درخواست به صورت الکترونیکی و خودکار به نزد فرد بالاتر در سازمان می رود تا تایید کند.
خانم الف به بایگانی و کتابخانه الکترونیکی مایکروسافت هم سر می زند و برای دریافت خدمات خبری، ثبت نام می کند. بدین ترتیب، او همواره آخرین خبرها در نشریه های معتبر مانند وال استریت ژورنال، نیویورک تایمز، و دیگران را به صورت الکترونیکی در اختیار دارد. کتابخانه ی در خط الکترونکی نیز فهرست کتاب ها ، نرم افزار ها، و نوارهای ویدیویی موجود را عرضه می کند و کارمند می تواند هر چه را نیاز دارد، در شکل الکترونیکی و درد فتر کار خود، دریافت نماید. کتابخانه همواره نتیجه ی پژوهش ها درباره ی هر فرآورده ی مایکروسافت را نیز به هنگام، در اختیار دارد و به علاقه مندان عرضه می کند.
در بررسی سایت رایانه ای درون سازمانی، روش استاندارد و یکنواختی وجود ندارد و ما به کارکنان تازه استخدام فرصت می دهیم تا پس از آشنایی با اصول و بنیان های کار، خود اطلاعاتی را که علاقه دارند پیگیری و دریافت کنند.
وقتی که هنگام دریافت نخستین حقوق ماهانه فرا می رسد - وماههای دیگر نیز – خانم الف در یک صفحه ی ویژه و محرمانه از شبکه ی درون سازمانی، به ویژگی های حقوق خود دسترسی پیدا می کند و وجه به صورت الکترونیکی به حساب بانکی او واریز می گردد. هر کونه دریافت، پرداخت، و ایجاد دگرگونی در این حساب ، به کمک رایانه و در خط انجام می شود.
برای انجام هر گونه مسافرت، خانم الف و دیگر کارکنان، به کمک ابزار ذخیره جا در هواپیماها و مهمانسراها، اقدام می کنند. فهرست شرکت هایی که مایکروسافت با آن ها پیشتر گفتگو کرده و به توافق رسیده، و نرخ های ویژه ای دارند، در رایانه و در دسترس می باشد. نرم افزار AXI که با همکاری شرکت آمریکن اکسپرس تهیه گردیده است، همه ی این گونه خدمات را عرضه می دارد. چنان چه یک درخواست سفر بیرون از استاندارد پذیرفته شده باشد، نرم افزار AXI یک نسخه از آن را با پست الکترونیکی به مدیر ارشد هر کارمند می فرستد تا در خط تایید نمایند. پس از انجام سفر، هزینه ها به صورت دیجیتالی برای مدیر واحد فرستاده می شود و پس از تایید او ، سه روزه وجه به حساب کارمند واریز می گردد و نتیجه به آگاهی وی می رسد. همه این کارها دیجیتالی انجام می گیرند.
● پشتیبانی از دگرگونی سازی الکترونیکی
برخلاف برداشت سنتی، کارکنان مایکروسافت در زندگی خصوصی خود نیز، پیوندهایی با شرکت دارند. کارمند تازه استخدام، خانم الف که پیشتر از او یاد کردیم، ازدواج می کند. او برنامه ی ماه عسل خود را در خط به نظام دیجیتالی وارد می نماید. پس از این که با همسرش به خانه ای تازه می روند تا زندگی مشترکی را آغاز کنند، نشانی تازه ی خود را در یک فرم دیجیتال به نظام می دهد. نشانی به صورت خودکار و برنامه ریزی شده، به دست واحدها و کسانی که بدان نیاز دارند- واحد پرداخت حقوق، واحد پس انداز و بازنشستگی، مدیری که مزایا و سهام ویژه ی کارکنان را اداره می کند، و... – می رسد. خانم الف شبکه ی رایانه ای درون سازمانی را بررسی می کند تا از مسیر اتوبوس های منطقه زندگی تازه و نیز کسانی که مایل به گزینش همسفر از خانه به محل کار و برعکس هستند آگاه شوند.
خانم الف به هنگام بچه دار شدن، به نظام دیجیتالی برخط شرکت مراجعه می کنند تا از چگونگی مرخصی سازمان ، مرخصی های نگهداری فرزند، همایش های راهنمایی پدر و مادران جوان، و کمک های بهداشتی و درمانی، اطلاعات لازم را به دست آورد. با ورود فرزند تازه به زندگی کارکنان، خودشان به یاری نظام دیجیتالی، وضعیت نظام خانوادگی در پرونده کارگزینی را تغییر می دهند. مایکروسافت در زمینه ی تامین خدمات بهداشتی/ درمانی، دندانپزشکی، عینک و چشم پزشکی، بیمه ی زندگی و از کارافتادگی، باشگاه مراقبت های بهداشتی، و خدمات حقوقی و دادگستری، گزینه های متفاوتی پیش پای کارکنان گذاشته است. هر فرد با بررسی و ارزیابی این گونه طرح ها، آن را که با وضعیت او مناسب تر است و بازده پولی بیشتری دارد، بر می گزیند و به نظام دیجیتالی وارد می کند.
کارکنان می توانند خود بخشی از حقوقشان را به برنامه های پس انداز، خرید سهام شرکت، و بازنشستگی های گوناگون، اختصاص دهند، و نیز هر گاه که اراده کنند، درصد آن ها را تغییر دهند.
به کمک کارگزاری بورس سالمون اسمیت بارنی و بخش ویژه ای که در شبکه ایجاد کرده است، کارکنان مایکروسافت می توانند در خط همه گونه داد و ستد سهام شرکت، دریافت و پرداخت وجه، و مانند آن ها را انجام دهند و از شرایط لازم برای برخورداری از وام های خرید و یا گسترش مسکن آگاه گردند، مگر در کشورهایی که به فرم های کاغذی هم چنان نیاز دارند.
هر یک از کارکنان مایکروسافت که شریک شرکت هم هستند، سالانه گزارش مالی وسود و زیان مایکروسافت را دریافت می کنند. این گزارش به ده زبان و هفت ارز مهم تهیه می شود و هر کارمندی می تواند گزارش را به زبان و بر پایه ی ارزی که می خواهد، در خط ببیند . مایکروسافت نخستین شرکتی است که ترتیب برگزیدن وکیل ویا رای دادن به مجمع های شرکت را به صورت الکترونیکی داده است. این برنامه شمار رای دهندگان و شرکت کنندگان در مجمع را از ۱۵ درصد به ۶۰ درصد رسانده است. ناگفته نماند که همه فعالیت های حساس یاد شده باامضا و رمز الکترونیکی ویژه ی هر فرد و در محیطی ایمن انجام می شوند.
● به کارگیری یک ابزار برای برآوردن نیازهای گوناگون
یکی از کارهای خانم الف در سمت بازاریاب، برنامه ریزی فرآورده هاست. تنها با یک رابط رایانه ای – نرم افزار گزارشگر مایکروسافت – بسیاری از نیازمندی های این خانم برآورده می شود: چگونگی هزینه ها، مشتریان، پیمان ها و بودجه ها. نرم افزار هد تراکس – نظام اصلی حسابداری – شامل وضعیت سرمایه گذاری های ثابت، حساب طرح ها(پروژه ها)، و آمارهای مدیریتی و آگاهی بخش دیگری است. این گونه اطلاعات را با ابزار بسیار پیشرفته، می توان از جنبه های مختلف دید و بررسی کرد. می توان به جای سردرگمی در رقم ها، به تجزیه و تحلیل و نتیجه های آن ها توجه نمود. پیشینه ی کارها و فعالیت های بازاریابی در زمینه ی هر فرآورده هم، در اختیار خانم الف است.
با بهره گیری از داده های مربوط و مورد نظر، خانم الف برنامه ی بازاریابی خود را به صورت مستقیم و در خط وارد نظام می کند و پیامد های آن را بررسی می نماید. با دریافت پاسخ به پرسش هایی هم چون نرخ و درصد هزینه ی بازاریابی من برای فلان فرآورده چه قدر است؟ در چه جاهایی باید هزینه کنم؟ چگونه می توانم منابع را به طرح های تازه اختصاص دهم؟ خانم الف فعالیت ها و برنامه های خود را سامان می دهد.
خانم الف می تواند به کمک یک ابزار برنامه ریزی دیگر با نام بر روی هدف، هر طرحی را جداگانه و با همه ریزه کاری های آن، بررسی نماید. این ابزار، وضعیت هر طرح را از روی حساب ویژه آن نشان می دهد. مدیران می توانند هزینه ی کامل طرح های واحد خود را بر پایه ی مراکز هزینه و نیز سالی مالی، دریافت و بررسی کنند.
● پاداش دهی به کارکنان هماهنگ با سیاست های شرکت
هنگامی که خانم الف در سازمان پیشرفت نموده و به سرپرستی و مدیریت برسد، یکی از وظایف وی ارزشیابی شش ماه هر یک از کارکنان است که به او گزارش می دهند. هر کارمند از خود یک ارزشیابی می کند و آن را به خانم الف می دهد. خانم الف هم دیدگاه های خودش و دیگر همکاران فرد را- که با پست الکترونیکی در خواست و دریافت نموده است) تنظیم می کند و با مدیر بالا دست خود ، در زمینه ی ارزش یابی ها و درصد پاداش ها، گفتگو می کند. سپس نتیجه ی ارزشیابی و نیز هدف ها و برنامه های آینده، به صورت رودررو با کارمند در میان گذاشته می شود.
در گذشته، تکمیل فرم های لازم و وقتی که بر سر آن ها گذاشته می شد، دشوارتر و وقت گیر تر از خود ارزش یابی بود. اینک به کمک نظام دیجیتالی و با رعایت مقررات شرکت، ارزش یابی ها به آسانی و با شتاب انجام می گیرند. برنامه رایانه ای، بر پایه ی درصد های پیشنهادی خانم الف، سطح شغل، و حقوق کنونی هر شاغل، یک پاداش موقتی و قابل تعدیل، محاسبه و عرضه می نماید. هر چند که بیشینه و کمینه ی پاداش کارکنا ن در هر دوره را مدیریت شرکت تعیین می کند، و در آن طیف می توان به افراد برجسته و کسانی که بازدهی ویژه ای داشته اند، پاداش و یا اضافه حقوق بیشتری داد. چنان چه که پاداش ها از میزان تعیین شده بالاتر و یا پایین تر بروند، نظام دیجیتالی موضوع را نشان خواهد داد تا اصلاح گردد.
دریافتی های هر فرد توسط مدیر ارشد تر هم به صورت الکترونیکی بررسی و تایید می شود و مستقیم وارد پرونده ی حقوقی او می گردد.
برنامه ی کاربردی ارزشیابی، روند فعالیت هر کارمند را پیش چشم مدیر می گذارد، و او می تواند با رویکرد به طرز کار فرد و نیز مقررات شرکت، همواره کارمند را بررسی و ارزشیابی کند. بنا یه تخمین ما، این برنامه ضمن رعایت همه جنبه ها، تا ۵۰ درصد در کارهای اداری و وقت، صرفه جویی می کند.
● انباشت صرفه جویی ها تا ۴۰ میلیون دلار
به کارگیری شبکه ی دیجیتالی درون سازمانی به جای کارهای کاغذی، تاثیر شگرف خود را نشان داده است. اکنون که این کتاب برای چاپ شدن می رود، شمار فرم های شرکت مایکروسافت که بیشتر از ۱۰۰۰ تا بود به ۶۰ فرم کاهش یافته است. از این شمار نیز ۱۰ فرم مورد نیاز قانون، ۴۰ فرم مربوط به کار با شرکت ها و سازمان هایی است که هم چنان نظام کاغذی دارند، و ۱۰ فرم باقی مانده در زمینه هایی است که هنوز نیاز به دیجیتالی کردن آن ها را احساس نکرده ایم. برای تمام دیجیتالی شدن نظام ها، بایستی همه ی سازمان ها، شرکت ها و دولت ها همکاری کنند.
صرفه جویی شرکت مایکروسافت در زمینه ای که آوردم، تنها در مدت ۱۲ ماه از سال ۹۸-۱۹۹۷ بالغ بر ۴۰ میلیون دلار بوده است. بیشترین بخش صرفه جویی، در کاستن از هزینه فرآیند ها به دست آمده است. بنا به محاسبه ی اداره حسابداری، هزینه هر داد وستد اسناد- که بیشر ناشی از صرف وقت کارکنان می باشد- به هر فقره ۱۴۵ دلار می رسد. اینک در مایکروسافت و با ابزار الکترونیکی، این هزینه به ۵ دلار کاهش یافته است. نرم افزار بازار مایکروسافت در سال نخست کار خود، به تنهایی ۲۵۰۰۰۰ سند شامل ۱.۶ میلیارد دلار صورت حساب، را جابه حا کرده است. همین کار ، برای ما بیش از ۲۵ میلیون دلار صرفه جویی در فرآیند به همراه داشت. داد و ستد های بازرگانی با شتاب رو به افزایش دارند، صرفه جویی در نیروی انسانی، یکی از مهم ترین بخش ها می باشد.
به کارگیری نظام دیجیتالی در برنامه های اداره سهام کارکنان، سالانه بیش از یک میلیون دلار صرفه جویی در هزینه ی نیروی انسانی به بار آورده است. این روند در برخی جاها موجب کاهش در شمار نیروی انسانی می شود، ولی ما این گونه کارکنان را به جاهای دیگری می گماریم که مورد علاقه و خواستشان باشد، در نتیجه ی بازده ی ایشان بالاتر می رود. کارمندی که در گذشته وظیفه ی پاسخگویی به تلفن ها را داشته است، اینک در پای رایانه می نشیند و با بررسی بخش ویژه پرسش کنندگان، برای آن ها پاسخ آماده نموده و می فرستد. هر چند اکنون حجم این کار از ۲۴ درصد به ۵۱ درصد افزایش یافته است، مسئولان پرسش و پاسخ با مشتریان ، از کارشان بسیار خشنودند ، زیرا جنبه های آموزنده و انگیزشی فراوانی برای خودشان و سراسر سازمان دارد.
نظام در خط امور مسافرت ما، بهره وری در این بخش را سه برابر کرد ه است. اکنون هر کارمند می تواند روزانه تا ۲۵ سفر کامل فردی و یا گروهی را تنظیم کند. آمار این فرآیند در گذشته روزانه ۸ سفر بوده است. اکنون برای برنامه ریزی هر سفر که بیشتر دست کم ۱۷ دقیقه مکالمه ی تلفنی و ارسال و دریافت پست الکترونیکی نیاز داشت، به صورت در خط تنها ۵ دقیقه وقت صرف می شود.
همه ی فعالیت های مالی و اداری که یاد کردم، توسط دوازده رایانه ی پشتیبان که هر کدام از دو یا چهار پردازنده برخوردارند، انجام می گیرد. بهای همه ی سخت افزارها بالغ بر ۳۰۰۰۰۰ دلار، هزینه ی نصب در دوسال برابر با ۸ میلیون ، و هزینه ی اجرایی سالانه ۷۶۵۰۰۰ دلار می باشد. هر چند این هزینه ها بسیار کمتر از به کارگیری نظام های دیگر است، در برابر پیاده کرده همین طرح در دیگر شرکت ها، اندکی بالاتر می باشد. دلیلش این است که ما در بسیاری از گام ها، و حل مساله ها، پیشاهنگ بوده و راه را برای دیگران هموار نموده ایم. با گسترش فعالیت های استاندارد و همسان، و افزایش کارایی نرم افزار های بازرگانی و تولید انبوه، در آینده این گونه هزینه ها باز هم کاهش خواهند یافت.
حتا برای خود ما در مقام پیشاهنگ فناوری در راه اندازی نظام اطلاعات ، هزینه ی کار از سال ۱۹۹۶ تا ۱۹۹۹ دست کم ۳ درصد کاهش یافته است. این کاهش به ویژه، پیامد استاندارد ساختن داده ها و یکپارچه کردن نظام های اطلاع رسانی می باشد.
● مسئولیت ها را به دست کسانی که ازآن تاثیر می پذیرند، بسپاریم
ابزار الکترونیکی افزون بر کاهش هزینه های داد و ستد، مزایای دیگری هم به ارمغان می آورند. برای مثال، از ان جایی که خرید های تدارکاتی بایستی به تایید و امضاهای مجاز برسند، امکان رد شدن یک سند بدون تایید – آن چنان که در نظام توده ای از کاغذ پیش می آید- وجود ندارد. درخواست ها به جای نوشته شدن، ماشین می شوند. بنابراین اشتباه خواندن متن ها و رقم ها کاهش می یابد. ارتباط ها با تامین کنندگان به صورت سند در می آید و ما از پیش، بها و هزینه هر داد وستد را می دانیم و نگرانی بحث ها و پیگیری های مالی در آینده وجود ندارد. تامین کنندگان می دانند که پرداخت به ایشان بی درنگ انجام می شود – از این رو در تحویل درخواست ها، با شتاب اقدام می کنند. رعایت مقررات دقیق تر می شود، زیرا نظام به گونه ای طراحی می گردد که از به جریان افتاده درخواست های نادرست، به صورت خودکار پیشگیری می شود. این رشته از امتیاز ها سر دراز دارد...
نظام دیجیتالی، روش کار در تدارکات، منابع نیروی انسانی، و خدمات کارکنان را دگرگون ساخته است. بسیاری از این گونه فعالیت ها به شکل خودخدمتی – توسط خود بهره وند- انجام می گیرند، به گونه ای که در مورد کارمند تازه استخدام، خانم الف، بیشتر یاد کردیم. همه بخش ها به ویژه واحد منابع نیروی انسانی، می کوشند تا به صورت بنیادین فرآیند سنتی انجام کارها را تغییر بدهند. ما خود در پی تبدیل کارهای نیرو بر به کارهای دانش بر هستیم.
● رویارویی با انعطاف پذیری، نه کاغذ
با پافشاری من بر حذف سند های نوشته بر کاغذ، شاید فردی ضد کاغذ پنداشته شوم ولی چنین نیست. من با به کارگیری فراوان فرم های کاغذی مخالف هستم، در حالی که خود نیز برای بررسی پاره ای از سند های دور و دراز الکترونیکی و یادداشت برداری از آن ها موضوع را بر روری کاغذ می آورم. هنوز هم برای درک آسان تر و یکپارچه مطالب دراز، از آنها جدول و نمودار کاغذی تهیه می کنیم- کاری که از رایانه ی شخصی برنمی آید تا به نتیجه رسیدن ابداع و ساخت فناوری پرده ی تخت- کاری که هم اکنون بسیاری از مراکز دانشگاهی و پژوهش صنعتی مانند دانشکده ی فنی ماساچوست، زیراکس، کنت استیت، مایکروسافت، و دیگران در ایالات متحده و ژاپن بدان سرگرمند – چیزی به پای فراوانی و جابه جایی پذیری کتاب ها و مطبوعات نمی رسد.
در آینده انباشته از اطلاعات، وجود نمایشگرهایی با کیفیت برتر، بسیار ضروری است. مایکروسافت در اواخر سال ۱۹۹۸ یک روش و فناوری ساخت را به نمایش گذاشت که الگوی روشن نام گرفت. برپایه ی این روش، نمایشگرهای کریستال مایع، تصویرها را بسیار روشن تر از نمونه های پیشین نشان می دهند. ترکیب این ویژگی با سخت افزار های پیشرفته تر، نتیجه ای انقلابی به بار خواهد آورد. برخی از پرده نمایش های پاینده ، آن چنان نرم خواهند بود که می توان آن ها را هم چون یک صفحه روزنامه لوله کرد و با خود به هر جایی برد. در پاره ای از پرده نمایش های نازک دیگر، مدارهای رایانه ای کار خواهند گذاشت و خود پرده، نقش یک رایانه را بازی خواهد کرد. یک فناوری تازه، به پرده نمایش توان نگهداری تصویر پس از جداشدن از نیروی برق را خواهد داد. به مرکب های واقعی دیجیتالی بیاندیشید! می توان با آن ها تصویر کشید و هم چون تابلو به دیوار آویخت.
رایانه های شخصی امروزین در بخشی از فعالیت ها هم چون کار با نوشته های کوتاه، کارهای چند نفره( و دور از همدیگر)، و جستجو در میان داده های فراوان، بهتر از کاغذ هستند. از این روست که دانشنامه های الکترونیکی بیشتر از گونه های کاغذی آن ها طرفدار پیدا کردند.
در جاهایی که از فرم کاغذی استفاده می کنند، ناچارند تا برای بررسی ها و نتیجه گیری های گسترده، آن ها را به رایانه وارد کنند. این دوباره کاری، دشوار و اشتباه خیز است. داده ها را باید از ابتدا به صورت دیجیتالی ذخیره کنیم و به کار گیریم. در نظام دیجیتالی، فرم ها دارای راهنما، چکیده، و نیز ریزه کاری های هر برنامه هستند. پرسش های همگانی را می توان به گونه ای سنجیده پاسخ داد و بسیاری از کارکنان و مسئولان را از پاسخ گویی های پیاپی رهانید.
در فرم های الکترونیکی، همین که کاربران کاستی هایی ببینند، با فشردن چند دکمه و فرستادن پیامی کوتاه مانند این برنامه باید بهتر کار کند! بانی درست شدن آن درچند روز می شوند- کاری که در نظام کاغذی به سال ها وقت نیاز دارد. از آن جایی که مهار دیگر سازمان ها به دست ما نیست، ممکن است شما بسیاری از سند ها را به صورت کاغذی دریافت کنید. فناوری پویش و نرم افزار های ایست من و پلاتینیوم این امکان را فراهم ساخته اند تا چنین سند هایی را به رایانه ی خود وارد کرده و به صورت دیجیتالی آن ها را با داده های دیگر به کار گیرید.
● دریافت بازخوردها = روشی کهنه
بسیاری از پشینهاد ها و بازخوردها در راه بهسازی برنامه بازار مایکروسافت را ما از راه تماس های الکترونیکی دریافت کردیم و تنها اندکی دیدارهای رودررو داشتیم. تیم مسئول اجرای برنامه، دیدگاه های همه کاربران را گرفته و به کار بست. تنها یک نفر مدیر ارشد، سد راه پیاده کردن برنامه بود – رئیس هیات مدیره استیو بالمر، انسانی هوشمند و بسیار کارساز.
خانم لیندا کریدل مدیر تولید نرم افزار بازار مایکروسافت رئیس را به دفتر خود دعوت کرد و از وی پرسید که کاستی های برنامه در چیست؟ بالمر که به جای بخش های دور و دراز و توجیه گرانه، این چنین درخواست یاری مدیر برنامه برنامه را دریافت کرد، با متانت پاسخ داد که می خواهم سند ها یش از رسیده به من، به تایید مدیران هر بخش برسند، همه ی ضمیمه های پشتیبان همراه باشند، و بتوانم هر سند را جداگانه و ناپیوسته با دیگر سندها امضا نمایم.
این راهنمایی ها بسیار روشن بودند. دو بخش از خواست رئیس هیات مدیره هم اکنون در حال کامل شدن بود و انجام خواسته ی سوم به چند ماه وقت نیاز داشت که پیگیری گردید.
این داستان کوتاه، چندین نکته در خصوص روند برخورد مایکروسافت با نظام اطلاعات دیجیتالی را نشان می دهد. ابزار الکترونیک بایستی مشگل گشای کاربران و دست اندرکاران فعالیت های گوناگون باشند و ما تا رسیدن به این مرحله از پای نمی نشینیم. استیو از آن رو توانست بازخورد هوشمندانه ای به لیندا بدهد، که خود با علاقه مندی کوشیده بود تا نظام یاد شده را به کار گیرد.
● بی پرده به اولویت های خود بردازید
حرکت در جهت جانشین سازی نظام کاغذی با نظام دیجیتالی، گام برجسته ای در فرگشت(تکامل) برپاساختن دستگاه عصبی دیجیتالی در سازمانهای پیشرفته است. در این هنگام، شما باید همه فرآیندهای حساس و مهم در کسب وکار خود را تغییر دهید و تنها به آن چه از فناوری نوین در اختیا دارید، قانع نشوید.
اگر درست آغاز کنید، برپا ساختن دستگاه عصبی دیجیتالی چندان دشوار نیست؛ برخورداری از یک شبکه ی مناسب رایانه ای، نظام خوب پست الکترونیکی، و روش آسانی در ایجاد صفحه هایی در تور جهان گستر، همه چیزهایی است که نیاز دارید. با ایجاد این زیر بنا، می توانید هرگونه ابزار دیگر را بدان بیفزایید.
شبکه ی داخلی ما دو هدف اصلی دارد: انجام کارهای روزمره و تکراری که کارکنان فرهیخته را از پرداخت بدان ها آزاد می کند، و دادن فرصت به انسان ها تا به تجربه های ارزشمندی دست بیازند. در برپا ساختن شبکه ی داخلی، همانگونه که پیشتر یاد کردیم، قانون پخت تخم مرغ عسلی – زمان سه دقیقه – به بسیاری از برنامه های دیجیتالی وارد شده و از آن بیرون آیند. این معیار، ما را بدان وا می دارد که درخود کارکردن فعالیت ها، از به کارگیری ابزار کند و پردردسر دوری جوییم. سرراست کردن فرآیند های درون سازمانی و اداری گام مهمی در کاراتر کردن نیروی انسانی است . گذاشتن ابزار کار خوب در اختیار کارکنان فرهیخته و برداشتن تنگناهای اداری از پیش روی ایشان، این پیام را نیز با خود دارد که که سازمان وقت آن ها را بسیار با ارزش می داند و بایستی از این منبع گران بها به خوبی بهره برداری کنند. ارزیابی کارهای دستی بسیار آسان است، ولی نمی توان بازده کارکنان فرهیخته را به آسانی اندازه گرفت. یک نکته روشن است و آن این که، کارکنان فرهیخته با آزاد شدن از فعالیت های یکنواخت و خسته کننده، برای خشنودی خود و نشان دادن به دیگران، بالاترین کوشش ها را می نمایند. بهره ی آشکار مشتریان از نظام نوین این است که، کارکنان برای دادن خدمات به ایشان، دیگر به زیر و رو کردن توده های از کاغذ نمی پردازند و وقت خود را در برآوردن نیاز مشتریان صرف می کند.
من از یک چیز مطمئن هستم، کسی نمی تواند که کارکنان شرکت مایکروسافت را دوباره به انجام کار به روش پیشین وادارد. پیش بینی کار کردن در ادره های بدون کاغذ درست بوده – تنها چند دهه ای به صورت نارس مانده است.

منبع : انجمن علمی دانشگاه شیخ بهایی