برون‌سپاری مدیریت منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و متوسط

به عنوان یک مدیر باید بدانید که در هر شغل چه کوچک و چه بزرگ نیازمند تقسیم وظایف با کارکنان خود هستید. دست یابی به این هدف با تامین خدمات منابع انسانی در خارج از موسسه امکان پذیر خواهد بود.
درگیری‌های غیر سازمانی مشاغل، هم‌چون نظارت ناعادلانه‌ی برخی دولت‌ها و مانند آن سبب شده است تا آن‌ها به جای به دست آوردن اطلاعات تازه با مشکلات گمراه کننده دست و پنجه نرم کنند. آمار نشان می‌دهد که مشاغل کوچک و متوسط در حدود ۲۰ تا ۴۰ درصد وقت خود را برای عمل به الزام‌هایی صرف می‌کنند که بزرگ‌ترین مانع بر سر تولیدات آن‌هاست. مدیران نمی‌توانند تنها با پرداختن به منابع انسانی از پس مدیریت سازمان خود برآیند.
بهترین راه حل برای از بین بردن دغدغه‌ی خدمان منابع انسانی در سازمان‌ها سپردن این وظایف به بیرون از سازمان است. با برون‌سپاری خدمات منابع انسانی از درگیری‌های سازمان برای تامین این خدمات کاسته می‌شود. امروزه در کنار نیاز به مدیران فروش و مشاوران خدمات باتجربه، نیاز به برون‌سپاری بسیاری از احتیاجات شرکت انکارناپذیر است.
اما پیش از دست به کار شدن برای استفاده از تامین‌کنندگان در بخش خدمات منابع انسانی، یک بررسی دقیق در زمینه‌ی توان‌مندی‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها انجام دهید. "لیندا فورد"، مدیر بخش گروه فورد در رم، می‌گوید: "از خودتان بپرسید به کجا می‌خواهید برسید؟ برون‌سپاری بخش تامین خدمات منابع انسانی تا چه میزان شما را در رسیدن به هدف یاری می‌کند؟"
از دیدگاه فورد این خدمات ممکن است کاستی‌هایی داشته باشند:
۱) بدون هدف یا راهکار باشند.
۲) بدون بررسی دقیق نیازهای سازمان انجام شوند.
۳) ارتباط مناسبی با کارکنان نداشته باشند.
۴) برمبنای استانداردها تنظیم نشده‌ باشند
پس از مرتب کردن نیازها، باید از فهرست خدمات کوتاه‌مدت، اولویت‌ها را انتخاب کنید (مانند استخدام یک کارآموز به مدت یک یا دو هفته). می‌توانید چند نوع از این خدمات را با هم انجام دهید. در انتها نیز گزارشی از کارهای خود تهیه کنید.
● اصول منابع انسانی
صورت حقوقی کارکنان ساده‌ترین نوع خدمات منابع انسانی است. اگر بخش مالی سازمان خود را تامین کنندگان خارج از سازمان سپرده‌اید، می‌دانید که در این راستا تامین‌کننده در پایان هر ماه با کسر هزینه‌ها، مالیات و سایر حساب و کتاب‌ها برای کارمندان چک می‌کشد. قبل از امضای چک، به دقت صورت حقوق را بخوانید و آن را با صورت حقوقی تامین کنندگان داخلی مانند پردازش خودکار داده‌ها (www.adp.com)، مزایای خدمات حقوقی (www.advantagepayroll.com)، پرداخت چک(www.paychex.com) و... مقایسه کنید. حال بررسی کنید که هر کدام از این آمار و ارقام در جای درست خود قرار دارند یا نه. تمام تصمیم‌های مربوط به استخدام و اخراج یا برنامه‌های مربوط به تعطیلات و مرخصی استعلاجی را باید به درستی مرور کنید. در بسیاری موارد گاه این تصمیم‌ها به کلی فراموش می‌شوند.
"آرلن ورنون"، مشاور بخش تامین خدمات منابع انسانی، در موسسه‌ی "ادن پرری" می‌گوید: "شما به یک حساب‌رسی منابع انسانی نیازمندید. صاحبان مشاغلی که به موسسه‌ی ما رجوع می‌کنند، دو دسته‌اند: افرادی که با کارکنان خود همواره مشکلات جدی دارند یا افراد فعالی که خود را ناتوان از مدیریت کارکنان می‌پندارند."
ورنون می‌گوید: "پس از برآورد نیازهای سازمان، من این نیازها را در دفترچه‌ای که پیش از این توسط یک وکیل مطالعه شده است، یادداشت می‌کنم. سپس توضیحات مربوط به شغل هرکدام از کارمندان را نیز یادآور می‌شوم. این دفترچه حاوی سیاست‌های شرکت درباره‌ی خدمات سلامت و رفاه یا استخدام کارآموز و جدا شدن کارکنان است. افزون بر این شما باید قوانین ضد تبعیض، تامین امنیت و ... تنظیم کنید."
جمع‌آوری چنین اطلاعاتی برای سازمان هزینه‌ای در حدود بیش از ۳ هزار دلار به همراه خواهد داشت. بنابراین اگر سعی کنید در تامین خدمات نیروی انسانی از بخش بیرون از سازمان کمک بگیرید، می‌توانید در مراحلی در هزینه و وقت صرفه‌جویی کنید. در بسیاری از کشورها بنگاه‌‌های موقتی وجود دارند که مهارت‌های منابع انسانی ویژه عرضه می‌کنند. برای مثال گروه "آشر" در "روزلند"، قراردادهای حرفه‌ای منابع انسانی را به مبلغ ۵۰ تا ۶۰ دلار برای یک ساعت کار تنظیم می‌کند. "سوزان آشر" مدیر اجرایی این موسسه می‌گوید: "امروزه بسیاری از مدیران منابع انسانی از کار برکنار می‌شوند. پیش از استخدام افراد حرفه‌ای در پروژه‌ها، مدیران باید گزارش‌هایی کامل از تمام فعالیت‌های احتمالی خود تهیه کنند. به این ترتیب، اهداف از ابتدا تعریف و هزینه‌ها برآورد می‌شوند و شما به هیچ کس بر خلاف این دستورالعمل مبلغی پرداخت نخواهید کرد.‍"
● منابع انسانی آماده‌ی کار
"تریسیا نیکل"، مربی نیروهای تازه‌کار ( نیروهای با کم‌تر از۱۰ سال سابقه) در موسسه‌ی تحقیقاتی "ولف تک"، که در زمینه‌ی فناوری در شیکاگو فعالیت می‌کند، می‌گوید: "شرکت‌های کوچک‌تر بیش‌تر با بهره‌گیری از راه‌های مخرب، دعواهای حقوقی یا منابع ناکافی، از پاسخ‌گویی در زمینه‌ی منابع انسانی می‌گریزند. آن­ها بر این گمان هستند که بی­توجهی به منابع انسانی برای­شان سودآور است."
او می‌گوید: "من از مشاهده­ی این همه کمبود و بی­توجهی به قوانین و اصول استخدام افراد، متحیر می­شدم."
نیکل یک پیش­نهاد توسعه­ی شغل در سطوح بالا و قراردادی با سهم­های ۲ میلیون­ دلاری را مورد بررسی قرار داد. او مسوول بررسی این ماموریت پیش­نهادی بود.
او می­گوید: "۵ جمله در نامه­ی پیش­نهاد قرارداد نادرست بود." به این ترتیب شرایط مناسبِ پیش آمده از بین می­رود و قرارداد منتفی می­شود.
این اتفاق و تجربه­های مشابه، نیکل را واداشت به دنبال شرکت­های دیگری باشد. شرکت Padigent. نیکل در دو سال گذشته فعالیت­های مثبت زیادی در این شرکت انجام داده است. Padigent، روش مشخصی در آموزش افراد تازه­کار دارد و کارکنان خود را برای شرکت­های کوچک­تر حفظ می­کند.
او می­گوید: "به نفع شرکت­هاست که به جای صرف هزینه­ی بیش­تر و استفاده از کارمندان باتجربه و خبره از کارآموزان استفاده کنند. درست مانند استفاده از دوچرخه که به جای اتومبیل افراد را هرچه سریع­تر به مقصد می­رساند. ما ۹۳ فرم الکترونیکی شامل نامه­های تقاضا، توافق­ها و فرم­های انتقال کارکنان و ... در اختیار داریم." این روش ویژه ۵۰هزار دلار هزینه دربردارد و اجرای کامل آن سه ماه طول می­کشد.
یکی از مشتریان نیکل، یک شرکت ارتباطات الکترونیکی و طراحی در شیکاگو به نام پروژه­ی ۳۶، چهار شریک دارد. در جریان تحقق این اهداف، نیکل از این شرکا درخواست کرد تا پاسخ­هایی به ۴۲ سوالی که ممکن است داوطلبان جویای کار به هنگام مصاحبه بپرسند، بدهند. شرکای این شرکت پاسخ­هایی بسیار متفاوت به بیش از ۱۹ مورد از این سوال­ها دادند. "اریک لرد"، رییس این شرکت می­گوید: "هیچ کدام از این افراد تجربه­ای در زمینه­ی منابع انسانی ندارند."
از نظر لرد مهم­ترین رابطه­­ی منابع انسانی و استخدام افراد در Pandigent، تاثیری است که منابع انسانی بر اخراج افراد دارد! او می­گوید: "چند شرکت هستند که پس از فروش و واگذار شدن به بخش نیروی انسانی پیش­رفت کرده­اند. آن­ها در حقیقت به نیروهای آماده به کار و آموزش دیده تبدیل شده­اند."
● قراردادهای کارفرما:
شما می­توانید خدمات و مدیریت منابع انسانی را به یک سازمان پیمان­کار حرفه­ای(PEO[۱]) واگذار کنید. "کارلوس رودریگز"، رییس شرکت AOP Totalource یک PEO در میامی می­گوید: "در اوایل دهه ۹۰ چنین خدماتی تازه به وجود آمده بود، اما به خاطر قوانین فدرال و قوانین مالیاتی کاری از پیش نبرد. در چنین اوضاعی، با هزینه­های بیمه­ی فراوان و با نیروی کار غیرماهر، PEO به عنوان یک راه میان­بر، نظر همه را به خود جلب می­کند.
با امضای یک قرارداد PEO، در حقیقت شما یک رابطه­ی همکاری با کارفرماهای دیگر به وجود می­آورید.
بنا به گزارش جامعه­ی ملی صنعت (www.napeo.org) تا به امروز ۳ میلیون آمریکایی در این مراودات شرکت کرده­اند، که این میزان با توجه به قوانین متفاوت ایالت­ها رقم قابل توجهی است. PEO، به طور گسترده به حقوق اصلی، مسوولیت­ها و خطرات می­پردازد:
▪ لیست حقوقی
▪ استخدام
▪ مزایا
▪ آموزش و پیش­رفت کارکنان
▪ اطلاعات از دولت
انتخاب یک PEO یک تعهد کامل است. باید قبل از امضای قرارداد با دقت کامل، شرکت و منابع مرتبط با آن را بررسی کنید.
رودریگز می­گوید: "هزینه­ها، حدود ۲ تا ۴ درصد لیست حقوق هستند."
امروزه ده­ها مرکز ارایه­ی خدمات منابع انسانی وجود دارد. فقط باید مرکز مناسب شرکت خود را پیدا کنید و هیچ نیازی را فراموش نکنید.
لرد می­گوید: "من پیش از این به اهمیت منابع انسانی چندان واقف نبودم و فکر می­کردم موفقیت در داشتن تعداد مشتریان بیش­تر است. اما اکنون می­دانم هر ۱ دلاری که روی منابع انسانی هزینه می­کنم، ۱۰ برابر می­شود.

[۱]- Professional Employer Organization
http://mastor.blogfa.com/۸۶۰۳.aspx