دور بسته تقسیم کار ، هماهنگی ، نظارت

۱) آیا حذف ادارات مدیریت و برنامه ریزی استان و ادغام وظایف آن در وظایف استانداری ها تصمیمی شایسته بود؟ آیا ادغام چند وزارتخانه یا چند سازمان به نحوی كه طی سال های گذشته شاهد آن بوده ایم می تواند بر اثربخشی كل بیفزاید؟ اصولا تغییر ساختار سازمان و فراتر از آن تغییر ساختار كلان دولت در چه صورت نتیجه بخش خواهد بود؟
۲) شاید بهتر باشد پرسشی بنیادی تر مطرح كنیم و بپرسیم هدف از سازماندهی چیست؟ آیا جز این است كه تقسیم كار اجتناب ناپذیر است و به تبع آن ایجاد هماهنگی (بین بخش های مختلف) ضروری است و اطمینان از اعمال این هماهنگی در مسیر تحقق اهداف مستلزم نظارت و كنترل موثر است؟ از سوی دیگر گاه این كنترل ها چنان بر اجزاء و فرایند كار غالب می گردند و دست و پای مجریان را می بندند كه گویی تقسیم كار و اعمال كنترل پیش بینی شده از اساس نادرست بوده است. در این صورت چه باید كرد؟ شاید طرح مثالی ساده ما را به فهم واقعیت نزدیك تر كند:
۳) در گذشته اغلب شركت ها از یك معاونت اداری، مالی، یك معاونت تولید و احتمالا یك معاونت فروش و بازاریابی یا امور مشتركین برخوردار بودند.
با تقویت نگرش استراتژیك در عرصه عمل كه البته به اقتضای زمان رخ داد؛ شركت ها دریافتند كه وجود یك معاونت برنامه ریزی نیز ضروری است. معاونتی كه از یك سو برنامه هایی هماهنگ برای سایر معاونت های سازمان تدوین نماید و از سوی دیگر با كنترل و نظارتِ كارشناسی از پیشبرد هماهنگ این برنامه ها در همه بخش ها در طول زمان و نیل به اهداف نهایی سازمان اطمینان یابد. حال سازمانی را تصور كنید كه معاونت برنامه ریزی آن، هم در وظیفه برنامه ریزی و هم در وظیفه نظارت، دچار نقیصه است. سایر معاونت ها اقدامات آن را مانع از تسریع در انجام فعالیت های خویش می بینند و معتقدند معاونت برنامه ریزی به جای كارِ كارشناسی و نظارت فنی و قانونی، خواسته یا ناخواسته، موانع موجود در مسیر فعالیت آنان را افزایش داده و بر اقتدار خویش افزوده است.
بالاخره سایر معاونان در جلسات متعدد از مدیر عامل می خواهند كه به منظور تسریع امور و كاهش بوروكراسی به آنان اجازه دهد از این پس وظیفه نظارت و هماهنگی بر فعالیت های تحت مسئولیت خویش را خود بر عهده گیرند. مدیر عامل نیز از آنجا كه این پیشنهاد را در راستای افزایش كارایی و تولید می بیند با آن موافقت می كند.
۴) تعارض تقسیم كار، هماهنگی و نظارت كه در متون علمی از آن با عنوان پارادوكس تمایز و انسجام نام می برند همواره و در همه فعالیت های سازمانی اجتناب ناپذیر است. آشنایی با مدل های مختلف طراحی ساختار یكی از راه كارهای كاهش این تعارض است. در واقع اغلب سازمان ها تلاش می كنند با ایجاد تغییرات برنامه ریزی شده ساختاری (شامل كاهش یا افزایش سطوح سلسله مراتب، طراحی مشاغل جدید، تغییر شرح و محتوای مشاغل، كاهش یا افزایش حیطه نظارت مدیران، افزایش و كاهش تمركز و تدوین و تغییر مقررات و ...) این تعارض را كاهش دهند و بخش های مختلف سازمان را با انسجام و هماهنگی بیشتر به سوی اهداف رهنمون سازند.
۵) این در حالی است كه انتشار پژوهش های اخیر درباره نقش هماهنگ كننده ارزش ها در سازمان و كاهش كنترل های بیرونی همگام با افزایش اعتماد متقابل و مشاركت خودخواسته كاركنان و ذینفعان سازمان؛ بیانگر رویكردی جدید در كاهش تعارض هماهنگی، تقسیم كار و نظارت است. از این دیدگاه بزرگترین و موثرترین راهكار افزایش هماهنگی و كاهش كنترل های قانونی؛ تحول فرهنگ سازمان، افزایش احترام و اعتماد متقابل و تقویت كنترل های خودخواسته است.
اما اعتماد متقابل بین سازمان های مختلف، بین كاركنان و نیز بین مدیران و كاركنان در چه صورت تحقق خواهد یافت؟ تردید نكنید كه بخش قابل توجهی از مشكلات ساختاری در نظام اداری ما نه ناشی از ساختار؛ كه ناشی از فرهنگ و ارزش های رایج است.

نویسنده: دكتر سعید جعفری مقدم

منبع : ماهنامه الکترونیکی مدیریت دانش سازمانی